EIGENSONNE

Der Anbieter für Solarstromanlagen EIGENSONNE ist durch umfassende Digitalisierung aller Vorgänge, ein innovativer Vorreiter in der Branche. Auch interne Prozesse werden im Unternehmen genau unter die Lupe genommen und optimiert: Mit der digitalen Ausgabenverwaltung von Soldo sind unübersichtliche und nicht nachvollziehbare Unternehmensausgaben bei EIGENSONNE ein Ding der Vergangenheit.

Branche

Energie; Produktion & Fertigung

Hauptsitz

Berlin

Mitarbeiter

250

Vorteile

Vereinfacht die Kreditkarten-Abrechnung grundsätzlich

Ermöglicht das Pflegen von Kostenstellen

Ermöglicht den Upload der Rechnungen direkt nach einzelnen Abbuchungen

Der digitalisierte Handwerksbetrieb EIGENSONNE lebt die Digitalisierung vor: obwohl verschiedene regionale Teams in ganz Deutschland Kunden vor Ort bei der Installation von Photovoltaikanlagen unterstützen, wird das Ganze von Berlin aus, oft mit fortgeschrittenen digitalen Hilfsmitteln und Tools, erfolgreich gesteuert.

Obwohl viele Kundenprozesse schon digitalisiert waren, war das noch nicht genug für EIGENSONNE. Auch interne, unterstützende Vorgänge sollten so weit wie möglich optimiert, automatisiert und digital ablaufen. Dazu zählte auch die Art und Weise, wie Mitarbeiter Ausgaben und Spesen tätigen, und wie die Finanzabteilung die Kosten auf digitalem Wege kontrollieren kann.

Flexibilität in der Ausgabenverwaltung

Genau wie bei dem eigenen Vertriebskonzept – Kunden können Photovoltaikanlagen flexibel modifizieren, Module dazukaufen und sogar ganze Anlagen nur mieten, ganz nach Anforderungen und Bedarf des Kunden – war EIGENSONNE auch bei den Ausgaben klar: was auch immer für ein Konzept in Frage kommt, muss flexibel und auf lange Zeit wandelbar und anpassungsfähig sein.

Bei EIGENSONNE kam Soldo über eine Empfehlung eines externen Dienstleisters ins Unternehmen: Die persönliche Erfahrung von einem bekannten Ansprechpartner zeigte EIGENSONNE schnell, dass sie mit der umfassenden Ausgaben- und Spesenverwaltung die Ansprüche an ein zukünftiges Tool für Finanzausgaben schnell und einfach lösen können.

Mit Soldo konnten nicht nur beliebig viele Karten für neue Teammitglieder hinzugefügt werden, Budgets können flexibel verteilt und ausgegeben werden und Kostenstellen hinterlegt werden.
Gerade der Monatsabschluss war ein wichtiges Kriterium für EIGENSONNE: der Überblick über Ausgaben und Investitionen des vergangenen Monats sind nun leicht einzusehen und werden für Reporting und Budgetierungsprozesse weiterverwendet.

„Von Anfang an war es unser Ziel unsere Unternehmensausgaben zu vereinfachen. Es sollte weniger Aufwand machen, einfacher sein als vorher.“ beschreibt Elena Alves, Senior Finance Managerin bei EIGENSONNE das letztendliche Ziel.

Mit Prepaid-Debitkarten von Soldo, verbunden mit einer digitalen Plattform zur Kostenkontrolle, konnten alle Anforderungen erfüllt werden.

Von Konzept bis zur Einführung

Nachdem eine erste Recherche abgeschlossen war, ging die Einführung dann relativ schnell und einfach vonstatten.

Die internen Nutzer waren der Plattform und den neuen Prozessen aufgeschlossen. Es war einfach zu verstehen, wie nach Zahlung mit der Soldo-Karte, Rechnungen und Belege in die Soldo-App hochgeladen werden müssen. Da die neuen Prozesse die Abrechnung deutlich verkürzten, waren die Benutzer mit der Umstellung sehr zufrieden.

Auch die Finanzabteilung gewinnt jeden Monat dank einer deutlich verkürzten Abrechnungsphase wertvolle Stunden für andere Aufgaben zurück, und hat einen regelmäßigen Einblick in alle Ausgaben.

Anwendungsbeispiele bei EIGENSONNE

EIGENSONNE hat sich entschieden viele verschiedene Entscheidungsträger im Unternehmen mit Prepaid-Debitkarten auszustatten.

So können z.B. in der IT-Abteilung Soft- und Hardware für vorher abgestimmte Personengruppen, Neueinstellungen und Projekte eingekauft werden, ohne einen langwierigen Abstimmungsprozess anzustoßen oder die Kontrolle über Ausgaben zu verlieren.

Die Planer für Photovoltaikanlagen wiederum nutzen die Karten, um Förderungen und Inbetriebnahme der Anlagen voranzutreiben, Qualitätskontrollen und -abnahmen anzufordern oder um Simulationsprogramme, für die Berechnung von Erträgen, zu erwerben.

Auch die Finanzabteilung selbst nutzt die Karten, um Ausgaben leicht für verschiedene Projekte und regelmäßige Anschaffungen zu ermöglichen und doch alle ausgehenden Zahlungsströme im Blick zu behalten.

Wie geht es weiter?

Während die Pandemie viele Unternehmen ausgebremst hat, hat es bei EIGENSONNE kaum Änderungen gegeben: Die Installateure sind weiterhin für ihre Kunden auf dem Dach tätig, und die Büromitarbeiter unterstützen ohne große Probleme, wie auch schon oft davor, ihre Teams aus dem Home Office. Dank einem starken Fokus auf Digitalisierung und Prozessoptimierungen arbeitet EIGENSONNE weiter effizient wie zuvor, auch dank der Unterstützung und Kontrolle durch das umfassende Ausgabenmanagement von Soldo.