Firmenkarten: Welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Debitkarten, traditionelle Kreditkarten, Charge Cards oder Prepaid Credit Cards – wer fürs Unternehmen Firmenkarten sucht, sollte alle Vor- und Nachteile abwiegen.


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Die richtige Firmenkarte: klassisch, charge oder prepaid?

Bei der Anschaffung einer Firmenkarte haben Sie verschiedene Möglichkeiten: eine traditionelle Business Kreditkarte, eine Charge Card oder eine Prepaid Karte. Wo liegen die Vorteile einer Prepaid-Karte?

Verwalten Sie die Ausgaben für Prepaid-Karten

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Befähigen Sie die Mitarbeiter, verantwortungsbewusst Ausgaben zu tätigen; legen Sie Budgets fest und verfolgen Sie die Ausgaben in Echtzeit und von jedem Ort aus.

Unkomplizierte Buchführung

Erfassen Sie Einnahmen und Mehrwertsteuer an der Kasse

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, Quittungen zu fotografieren und Mehrwertsteuer, Kategorien und mehr auf der mobilen Soldo-App hinzuzufügen.

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Verfolgen Sie die Daten in Echtzeit auf dem Desktop und mobil; übertragen Sie die Daten automatisch in Ihre Buchhaltungssysteme.

Je nach Art der Firmenkarte ergeben sich jedoch unterschiedliche Vor- und Nachteile.

Ganz gleich, ob Sie Neugründer sind oder die Bank wechseln, ob Sie Selbstständiger und Alleinunternehmer sind oder mehrere Mitarbeiter beschäftigen – die Frage nach der passenden Firmenkarte für das Unternehmen bedarf guter Überlegung. Elektronischer Zahlungsverkehr ist heute unumgänglich, und besonders bei beruflichen Reisen oder in Firmen der Logistik-Branche müssen die Mitarbeiter in der Lage sein Ausgaben und Spesen autonom und unkompliziert durchführen zu können. Je nach Art der Firmenkarten ergeben sich jedoch unterschiedliche Vor- und Nachteile.

Klassische Kreditkarten galten lange als die geläufigste Lösung.

Sie sind mit einem bestimmten Kreditlimit ausgestattet und gewähren dadurch allen Karteninhabern eines Kontos relativ viel Spielraum und Flexibilität. Am Monatsende wird ein bestimmter Mindestbetrag fällig, der abbezahlt werden muss. Dadurch ergibt sich jedoch ein gewisses Verschuldungsrisiko, wenn die Karte monatlich nicht komplett ausgeglichen und ein Restbetrag in den nächsten Monat weitergetragen wird, in dem selbstverständlich erneut Ausgaben getätigt werden. Für nicht vollständig ausgeglichene Summen werden in der Regel relativ hohe Zinsen berechnet – womit die Schuldenlast schnell Monat für Monat zunimmt. Sinn machen kann dies für neue Unternehmen, und wenn größere Einnahmen ausstehen, um das Unternehmen über eine gewisse „Trockenzeit“ zu bringen. Erheblichen Aufwand erfordern diese Karten jedoch in der Buchhaltung. Sie werden gewöhnlich am Monatsende abgerechnet. Bis dahin müssen sämtliche Quittungen gesammelt, anschließend sortiert und  abgerechnet werden. Oftmals kann es dabei zu unangenehmen Überraschungen kommen, wenn weitaus mehr ausgegeben wurde, als eingeplant war.

Etwas sicherer sind Charge Cards als Firmenkarte, bei denen zudem keine Zinsen anfallen.

Dabei ist selten ein fester Kreditrahmen festgelegt, was einem Unternehmen mehr Flexibilität bietet. Am Monatsende muss solch ein Konto jedoch komplett ausgeglichen werden. Dies verhindert zwar die Anhäufung von Schulden, doch auch hier erfordert die Abrechnung einmal im Monat einigen Zeit- und damit Kostenaufwand in der Buchführung. Unlimitiert kann auch mit einer Charge-Card nicht eingekauft werden. In der Regel sind sie je nach Liquidität und Kredithistorie des Anwenders auf eine bestimmte Summe begrenzt und höhere Ausgaben erfordern eine individuelle Genehmigung durch die Bank. Auch Charge Cards verhindern nicht komplett das Risiko, dass die Mitarbeiter mehr ausgeben, als das Budget erlaubt.

Traditionelle Kreditkarten und auch Charge Cards sind über alle Großbanken und Anbieter wie Mastercard, Visa oder American Express erhältlich. Gerade Geschäftskunden müssen mit erheblichen Jahresgebühren rechnen, abhängig auch davon, wie viele Mitarbeiter mit eigenen Karten ausgestattet werden müssen.

Mehr Sicherheit und Schutz vor ungewollter Verschuldung bieten Debitkarten für Unternehmen, da dabei direkt vom Firmenkonto abgebucht wird.

Die Abrechnung geschieht demnach nicht erst am Monatsende, sondern ad-hoc. Auch Zinsen und hohe Gebühren fallen hier in der Regel nicht an. Besonders wenn ein Schufa-Eintrag oder eine negative Kreditwürdigkeit existiert und Kreditkarten keine Option darstellen, glauben viele Unternehmer zur Nutzung von Debitkarten als Firmenkarte gezwungen zu sein. Gleichzeitig bieten Sie damit den Mitarbeitern aber direkten Zugriff auf die Unternehmensgelder, was selbstverständlich Risiken bergen kann.

Modern und immer beliebter als Firmenkarten sind Prepaid-Kreditkarten, die Flexibilität und Autonomie im Zahlverkehr garantieren.

Damit gehören Verschuldungsrisiken und aufwändige Verwaltung der Vergangenheit an. Prepaid Kreditkarten für Firmen von Soldo sind zu sehr niedrigen Gebühren erhältlich und bringen Transparenz und Sicherheit in die Firmenausgaben, während sie gleichzeitig der Buchhaltung Zeit ersparen.  Zu Ihrem Soldo-Account, den Sie innerhalb weniger Minuten online beantragen können, können Sie für sich und beliebig auch für jedes einzelne Teammitglied die Prepaid-Kreditkarte von Soldo beantragen. Diese lassen sich gebührenfrei aufladen und auch alle Inlandtransaktionen sind unbegrenzt kostenlos. Außerdem fällt bei Reisen und der Nutzung im Ausland lediglich eine Bearbeitungsgebühr von 1% an. Mit dem smarten Prepaid-System behalten Sie zudem stets Überblick über Firmenausgaben. Belege können direkt nach dem Bezahlen in die mobile App eingelesen werden, die Ausgaben werden dann wiederum in Realzeit auf der Admin Web-Konsole ersichtlich.

Zudem lässt sich Ihr Soldo-Account bequem in die wichtigsten Buchhaltungs-Softwares integrieren. Lästiges Abrechnen am Monatsende ist somit passé.  Die Prepaid-Kreditkarten können automatisch aufgeladen werden, wobei Sie individuelle Nutzerprofile anlegen können, je nach Verantwortungsbereich und notwendigem Verfügungsrahmen. Es können jedoch jederzeit auch zusätzliche Überweisungen auf die Prepaid-Kreditkarte erfolgen, wenn kurzfristig weitere Geldmittel gebraucht werden.

Aufgrund der praktischen Prepaid-Funktion können Sie sichergehen, dass es nicht zu unerwarteten Ausgaben kommt, während die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen und im Ausland ganz flexibel und autonom bezahlen können. Besonders geeignet sind die intelligenten Zahlsysteme damit auch für Unternehmen in der Logistik-Branche. Fordern Sie beispielsweise eine Firmenkarte beim TÜV an, um die zurückgelegten Fahrtstrecken Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, ist auch die Beantragung einer Unternehmerkarte von Soldo mit Prepaid-Funktion praktisch, womit sich Benzinkosten übersichtlich und einfach verwalten lassen. Die Angestellten und Team-Mitglieder können die Quittungen dann an Ort und Stelle einlesen, die wiederum von der Web-Konsole aus umgehend eingesehen und in die Buchhaltungssoftware integriert werden können.

Wer eine Firmenkarte beantragen will, sollte sich vorab gründlich informieren. Wichtig ist, welches Geschäftskonto und elektronisches Zahlungsmittel am besten den individuellen Anforderungen des Betriebs entspricht und dabei kostengünstig bleibt. Die meisten Direktbanken bieten eine gebührenfreie Kreditkarte zum Geschäftskonto an. Diese ist oftmals sogar unlimitiert für verschiedene Nutzer, während bei den meisten Filialbanken Jahresgebühren anfallen, die meist nach einer Einführungsphase recht teuer werden können. Firmenkarten über Online-Banken eignen sich dabei in erster Linie für Unternehmen, die kaum Bargeldeinzahlungen tätigen müssen und die meisten Bankgeschäfte über Internet-Banking abwickeln können. Welche Firmenkarten Sie dabei verwenden, hängt ebenfalls von individuellen Bedürfnissen ab, die Prepaid-Karten von Soldo sind jedoch immer eine sichere, unkomplizierte und transparente Alternative zu traditionellen Kreditkarten, Charge-Karten und Debit-Karten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Charge-Card und einer Prepaid Firmenkarte?

Charge Karten ähneln traditionellen Kreditkarten, mit dem Unterschied, dass Sie jeden Monat komplett ausgeglichen werden müssen. In der Regel verfügen sie deshalb nicht über ein festes Limit und bieten ein gewisses Maß an Flexibilität. Größere Beträge sind jedoch oft nicht möglich und müssen im Einzelfall autorisiert werden. Während das Verschuldungsrisiko bei Charge-Karten geringer ist als bei Kreditkarten, werden sie ebenfalls nur einmal im Monat abgerechnet und sind nur wenig transparent. Prepaid-Karten werden automatisch oder manuell nach Bedarf aufgeladen und Transaktionen sind sofort nach dem Einlesen der Belege sichtbar. Die Abrechnung erfolgt ad-hoc, was wiederum Aufwand in der Buchhaltung erspart und Übersichtlichkeit bei den Ausgaben garantiert. Angestellte können außerdem nur das ausgeben, was auf die Karte eingezahlt wurde.

Beantragung Unternehmerkarte : Brauche ich ein Geschäftskonto für Soldo Firmenkarten?

Ihr Soldo Konto existiert neben einem separaten Geschäftskonto und fungiert als intelligentes Ausgabenkonto inklusive Firmen-Prepaid Karten für Ihre Mitarbeiter. Besonders vorteilhaft ist die leichte Integration in Ihre Buchhaltungssoftware sowie die klare Übersicht über getätigte Ausgaben. Anstatt Kreditkarten bei einer Filialbank zu beantragen, die gerade bei mehreren Nutzern oft hohe Gebühren bergen, können Sie ein Soldo Konto samt Prepaid-Kreditkarten bereits ab 5 Euro im Monat einrichten.

Sind Soldo Firmenkarten Kreditkarten?

Soldo Guthabenkarten sind flexibel wie Kreditkarten und können nahezu überall zur Zahlung genutzt werden. Um eine Kreditaufnahme handelt es sich hierbei jedoch nicht, weshalb nie Zinsen anfallen und das Risiko einer Verschuldung nicht besteht. Sie können für sich und Ihre Mitarbeiter individuelle Nutzerprofile einrichten, je nach Verantwortungsbereich und benötigten Geldmitteln, die dann automatisch oder nach Bedarf auf die Firmenkarte geladen werden. Daraus ergeben sich Vorteile sowohl für das Unternehmen wie auch für die Nutzer: Ausgaben können in Realzeit eingesehen und verwaltet werden, es kommt am Monatsende zu keinen bösen Überraschungen. Gleichzeitig bieten Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit autonom und verantwortlich zu zahlen, ohne lästige Spesenabrechnung. Sie können sich sicher sein, dass niemals mehr ausgegeben wird, als Sie auf die Karten eingezahlt haben.

Klugere Geschäftsausgaben beginnen hier

Melden Sie sich in nur fünf Minuten bei Soldo an und übernehmen Sie die Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens.

 

Vor Soldo war die Verwaltung von Geldmitteln im Büro schwierig. Eines unserer Ziele besteht in der Schaffung eines bargeldlosen Büros – und Soldo ermöglicht es uns, dies so effizient wie möglich umzusetzen.
Mit Soldo haben Sie die Kontrolle, da man die Karten aufladen kann und somit weiß, was man in den kommenden Monaten zu bezahlen hat

 Nigel Oanea-Cram, Business Manager bei Emmaus

Prepaid-Mastercard®-Karten

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Integrierte Budgets und Regeln

Definieren Sie benutzerdefinierte Regeln, die für jede einzelne Karte bestimmen, über welchen Betrag verfügt werden kann und wo.

Web-Konsole und mobile App

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Integration der Buchhaltung

Exportieren und importieren Sie Transaktionsdaten in Ihre Buchhaltungssoftware.

Kostenlose und unbegrenzte Transaktionen

Bei Mastercard®-Karten von Soldo fallen für inländische Transaktionen keine Gebühren an und unsere Wechselkursgebühr beläuft sich auf nur 1 %.

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