Produktaktualisierung

Verwaltung von Ad-hoc-Ausgabenanfragen in Ihrem Unternehmen

2 August 2022   |   13 Minute lesen

Einführung von temporären, virtuellen Zahlungskarten, eine noch flexiblere Möglichkeit zur Deckung von Ausgaben

Unsere neue Funktion „Vorab freigegebene Ausgaben“ ersetzt die Funktion „Einkäufe“, sodass Sie temporäre, virtuelle Zahlungskarten erstellen können, die mehr als eine Transaktion abdecken. Erhalten Sie mehr Flexibilität, Transparenz und Kontrolle über noch mehr Ausgaben. Hier erfahren Sie, wie und warum temporäre, virtuelle Zahlungskarten für Ihr Team und Unternehmen vorteilhaft sind.

Angesichts der anhaltenden wirtschaftlichen Unsicherheit ist es wichtig, dass Unternehmen schnell und flexibel handeln können, um Projekte am Laufen zu halten und Teams effektiv arbeiten zu lassen. Zeit zu verschwenden mit Freigaben für essenzielles Equipment, Software oder Mitgliedschaften, ist schlichtweg keine Option.

Aus diesem Grund haben wir unsere virtuellen Einweg-Zahlungskarten verbessert, um Unternehmen mehr Kontrolle darüber zu geben, was sie genau ausgeben. Unsere vorausbezahlten, temporären und virtuellen Zahlungskarten ermöglichen es Einzelpersonen, Projekten oder Teams, nach ihrer Aktivierung sieben Tage lang Einkäufe zu tätigen – und zwar bis zu einem vorab freigegebenen Ausgabenlimit. Das Einkaufslimit kann zwischen einer und zehn Transaktionen gesetzt werden. Die Karten können jedoch auch ohne Transaktionslimit ausgestellt werden. Dieser Vorgang schaltet flexible, kurzfristige Ausgaben wie Geschäftsreisen, Kurse oder Schulungen frei. Und wir haben dafür gesorgt, dass der Freigabeprozess schneller und einfacher angewendet sowie angepasst werden kann.

Die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben kann eine Herausforderung sein

Freigaben und Erstattungen sind ein großer Mehraufwand für den Administrator

Jeder Mitarbeiter, jedes Projekt und jede Abteilung muss Ausgaben vornehmen – aber allen eine Unternehmenskarte auszuhändigen, ist einfach unpraktisch. Das kann dazu führen, dass Teams Zeit verschwenden, um Spesenabrechnungen zu sortieren, die sie aus eigener Tasche bezahlt haben. Dabei müssten sie sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren. Und das Warten auf Freigaben, selbst für sehr kleine Beträge, kann für die Handlungsunfähigkeit von Einzelpersonen sorgen, da sie ohne wichtige Geräte oder Software nicht arbeiten können. Projekte kommen zum Stillstand und die Arbeit wird vorerst gestoppt.

Das Teilen von Karten erhöht das Risiko

Um langwierige Freigabeprozesse zu umgehen, sind Einzelpersonen oft dazu gezwungen, Karten zu leihen, um Ad-hoc-Einkäufe in letzter Minute zu tätigen. Dadurch entstehen unnötige Sicherheitsrisiken und alles kann schnell außer Kontrolle geraten. Kartendaten können leicht in die falschen Hände geraten, sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens. Durch Online-Zahlungen, die auf dem Vormarsch sind, und Card-not-present-Transaktionen, bei denen Betrüger versuchen, Transaktionen mit Kartendaten statt einer physischen Karte vorzunehmen, gibt es zunehmend mehr Bedrohungen.

Das Teilen von Karten blockiert die vollständige Sichtbarkeit der Ausgaben

Wenn Mitarbeiter Karten teilen, können die Finanzteams nicht genau nachvollziehen, wer was und warum ausgegeben hat. Dadurch fällt es ihnen schwer, Budgets zuzuweisen, künftige Ausgaben vorherzusehen und doppelte oder ineffiziente Einkäufe zu reduzieren. Die Erstellung von detaillierten Berichten, die die Ausgaben nach Einzelpersonen, Händlern oder Einkaufsarten aufschlüsseln, hilft Unternehmen dabei, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten.

Eine neue Lösung für Ad-hoc-Ausgaben: temporäre, virtuelle Zahlungskarten

Temporäre, virtuelle Zahlungskarten sind Teil der neuen Funktion für vorab freigegebene Ausgaben von Soldo, mit der Sie alle gelegentlichen Ausgabenanfragen in Echtzeit verwalten können.
Mit Ihrem bestehenden Anfrage- und Freigabeprozess in Soldo können Sie jetzt in Sekundenschnelle eine vorausbezahlte, virtuelle Zahlungskarte mit einem festgelegten Budget erstellen. Jede Karte läuft sieben Tage nach dem Aktivierungsdatum ab und die Aussteller können ein Transaktionslimit festlegen – zwischen eins und zehn oder unbegrenzt. Wenn Sie eine Karte erstellen, generiert Soldo eine neue Kartennummer, die bei Ablauf der Karte zerstört wird. Diese Kartendaten werden sicher an einem Ort gespeichert und können nur vom Aussteller und vom Benutzer abgerufen werden, sodass keine Gefahr besteht, dass sie in die falschen Hände geraten.

Warum sollte man eine temporäre, virtuelle Zahlungskarte nutzen?

Mehr Flexibilität

Unsere neue Funktion „Vorab freigegebene Ausgaben“ ersetzt unser Tool „Einkäufe“. Mit „Einkäufe“ konnten Sie eine einmalige Kartennummer für eine einzelne Transaktion erstellen. Aber mit „Vorab freigegebene Ausgaben“ entscheiden Sie über die Ausgaben und Anzahl der Transaktionen (zwischen einer und zehn oder unbegrenzt), welche Einzelpersonen oder Teams vornehmen können, während sie das Geld flexibler ausgeben können. Temporäre, virtuelle Zahlungskarten sind ideal für Mitarbeiter, die innerhalb von sieben Tagen mehrere Einkäufe tätigen müssen. Beispielsweise die Deckung von Ad-hoc-Ausgaben während Geschäftsreisen, Schulungen oder Veranstaltungen.

Effizienzsteigerung

Temporäre, virtuelle Zahlungskarten reduzieren die Zeit und den Aufwand, den Mitarbeiter benötigen, um Ausgabenanfragen zu erstellen, zu verfolgen und freizugeben. Der spezielle Freigabeworkflow ermöglicht es Teams, sowohl einzelne als auch mehrere Zahlungen anzufragen und zu verwalten. Es wird alles in einem System durchgeführt – ohne dass dafür Ausgabenformulare in Papierform, unzählige E-Mails oder Unternehmenskarten geteilt werden müssen. Und Anfragen werden zur richtigen Zeit an die richtige Person weitergeleitet, damit Mitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, auf die Freigabe von Ausgaben zu warten.

Mitarbeiterbefähigung

Anstatt die Ausgaben auf einige wenige Mitarbeiter zu beschränken, ermöglichen temporäre, virtuelle Zahlungskarten es jedem einzelnen, Ausgaben zu tätigen – ganz ohne das Risiko von Betrug, Überausgaben oder Missbrauch von Unternehmenskarten zu erhöhen. Zum einen sind Mitarbeiter, Teams und Projekte dazu befähigt, die Einkäufe zu tätigen, die sie benötigen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Und zum anderen behalten Finanzteams die Kontrolle über die Ausgaben. Und all das geschieht in Echtzeit über die Mitarbeiterausgaben-App und das Dashboard.

Schützen Sie Ihr Unternehmen

Durch die starke Kundenauthentifizierung (SCA, Strong Customer Authentication) kann wirklich nur derjenige die temporäre, virtuelle Zahlungskarte verwenden, der sie angefordert hat. Sobald die Transaktion abgeschlossen ist, wird die Karte vernichtet.

Weitere Blogs