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Sollten große Unternehmen Firmenkreditkarten für ihr Ausgaben-Management einsetzen?

Veröffentlicht am 27 August 2021 von Soldo

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine große Anzahl an Mitarbeitern beschäftigen, scheint eine Firmenkreditkarte die perfekte Lösung für das Ausgaben-Management zu sein.

Mitarbeiter können die Karte für Dienstreisen ausleihen, Kunden zum Essen einladen oder Büromaterial kaufen. Die Zahlungskarte gehört dem Unternehmen, weshalb die Mitarbeiter nichts aus eigener Tasche bezahlen müssen, nur um diese Ausgaben später wieder einzufordern. Die Kreditkartenabrechnung dient gleichzeitig als Spesenabrechnung.

Klingt einfach und unkompliziert, oder?

Nur leider ist das nicht der Fall.

Wenn Sie eine Kreditkarte nutzen, fallen zwar keine Rückerstattungen an. Dennoch müssen Sie Unterlagen einholen, jede Transaktion abstimmen und Ihre Bücher ausgleichen.

Je mehr Mitarbeiter Sie beschäftigen und je mehr variable Ausgaben anfallen – wie z. B. Reisekosten, Geschäftsessen mit Kunden und Büroartikel wie Schreibwaren und Software-Abonnements –, desto unpraktischer wird die Nutzung einer Kreditkarte.

Wie können Sie variable Ausgaben also ohne Kreditkarte effizient und effektiv verwalten? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Prepaid-Karten Ihrem Finanzteam einen reibungsloseren Ablauf und einen Überblick über variable Ausgaben in Echtzeit bieten, der auf Mitarbeiter und Abteilungen aufgeschlüsselt ist.

So nutzen Unternehmen Firmenkreditkarten für ihr Ausgaben-Management

Ausgabenvorgänge mit Prepaid-Karten

Normalerweise werden Firmenkreditkarten folgendermaßen genutzt:

  • Der Abteilungsleiter (oder in Unternehmen mit flacher Struktur ein erfahrener Mitarbeiter) besitzt die Karte
  • Die Mitarbeiter leihen sich die Karte aus, wenn sie sie für geschäftliche Zwecke benötigen
  • Nachdem der Einkauf abgeschlossen ist, bewahren die Mitarbeiter die Rechnung auf und geben die Karte zurück
  • Am Ende des Monats erhalten Sie die Kreditkartenabrechnung. Sie müssen von jedem Mitarbeiter, der die Kreditkarte in diesem Monat verwendet hat, die entsprechenden Rechnungen einholen.
  • Danach arbeiten Sie sich Zeile für Zeile durch die Kreditkartenabrechnung, gleichen sie mit den Belegen ab und stellen sicher, dass jede Transaktion den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entspricht
  • Sie geben die Daten in Ihr Buchhaltungssystem ein, damit Sie die Bücher ausgleichen können

Wahrscheinlich ist das nun viel komplizierter, als Sie eigentlich dachten, nicht wahr?

Auch aus praktischer Sicht entstehen durch diese Arbeitsweise viele Probleme.

Was ist falsch daran, eine Firmenkreditkarte für das Ausgaben-Management zu nutzen?

Bei der Nutzung einer Firmenkreditkarte für das Ausgaben-Management gibt es vier große Herausforderungen:

  • einen langwierigen und oftmals chaotischen Abstimmungsprozess
  • einen zu hohen Verwaltungsaufwand
  • je größer das Unternehmen, desto schneller wird das Kartenlimit erreicht
  • Was passiert, wenn nicht jeder die Karte benutzen darf?

Sehen wir uns diese Probleme einmal genauer an.

Abstimmung von Transaktionen

Der am häufigsten angepriesene Vorteil einer Firmenkarte ist, dass keine Rückerstattungen an Mitarbeiter gezahlt werden müssen. Dies ist richtig. Das Ausgaben-Management wird dadurch jedoch nicht einfacher. Es ersetzt lediglich ein lästiger Prozess einen anderen.

Grundsätzlich stellen Kreditkartenanbieter in der Regel einmal monatlich eine Kreditkartenabrechnung aus. Angesichts der Tatsache, dass oft zahlreiche Mitarbeiter dieselbe Karte verwenden, kann es vorkommen, dass Sie eine äußerst lange Abrechnung erhalten.

Schlimmer noch, die Belege dazu liegen bei unterschiedlichen Personen, die sie vielleicht falsch aufbewahrt oder sogar verlegt haben. Wie die Buchhalterin und Geld-Mentorin Gail Bainbridge anmerkt:

Fehlende Belege bedeuten, dass Sie nicht all Ihre Ausgaben abschreiben oder Mehrwertsteuer zurückfordern können..”

Gail Bainbridge – Buchhalterin und Geld-Mentorin

Zu guter Letzt ist auch die Zuordnung schwieriger, wenn mehrere Personen eine Kreditkarte gemeinsam nutzen, da Sie bestimmte Transaktionen nicht sofort einer Einzelperson zuordnen können. Das bedeutet, dass Sie mühsam herausfinden müssen, wer in der örtlichen Kneipe 75 Euro für ein „Geschäftsessen“ ausgegeben hat.

Endloser Verwaltungsaufwand

Die Abstimmung von Ausgaben ist nicht der einzige Zeitfresser – die Arbeit geht danach nämlich noch weiter. Als Nächstes müssen Sie all diese Daten in Ihr Buchhaltungssystem eingeben.

Bainbridge sagt dazu: “Bei der Auswahl einer Kreditkarte ist das wahrscheinlich nicht die erste Überlegung, aber das Problem mit Kreditkarten ist, dass sie sich nicht immer in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lassen..”

Sie haben also zwei Möglichkeiten: Entweder geben Sie die Kreditkartenabrechnung manuell in Ihre Buchhaltungssoftware ein, oder Sie konvertieren die Abrechnung in ein Format, das Ihre Software verarbeiten kann. So oder so ist das mühsam.

Kartenlimit erreicht

Die Höhe des Limits Ihrer Kreditkarte hängt von mehreren Faktoren ab. Nehmen wir an, dass Ihr Unternehmen eine einigermaßen gute Kreditwürdigkeit aufweist, alle Anforderungen des Kreditkartenanbieters erfüllt und die Vergleichswebsite SmallBusinessPrices.co.uk Ihr Kreditlimit auf etwa 10.000 Euro bis 50.000 Euro schätzt.

Dies scheint auf den ersten Blick eine Menge zu sein. Überlegen Sie jedoch, wie hoch die variablen Ausgaben Ihrer Mitarbeiter sind.

Sehen wir uns dazu einmal ein paar Zahlen an. Studien haben ergeben, das Unternehmen Folgendes ausgeben:

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto schneller erreichen Sie mit variablen Ausgaben Ihr Limit.

Da Ihre Mitarbeiter die Karte nur ausleihen, wenn sie sie benötigen, und keinen Zugriff auf die App des Anbieters haben, wissen sie nicht, ob die Karte schon am Limit ist. Dadurch kann es passieren, dass das Kreditmaximum versehentlich ausgeschöpft wird. In der Folge fallen Gebühren an und die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens wird herabgesetzt.

Das Problem mit eingeschränktem Zugriff auf Ihre Firmenkreditkarte

Vielleicht haben Sie sich dazu entschlossen, dass Praktikanten, Auszubildende oder neue Mitarbeiter keinen Zugriff auf Ihre Firmenkreditkarte erhalten sollen. In Ordnung. Das heißt aber nicht, dass sie keine geschäftlichen Ausgaben tätigen.

In diesem Fall müssen Sie ihnen das Geld zurückzahlen, was wiederum ein arbeitsintensiver, mühsamer Verwaltungsauswand ist.

So verdoppeln Sie Ihre Arbeitsbelastung.

Sind Prepaid-Karten eine bessere Alternative zu Firmenkreditkarten?

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Firmenkreditkarte und eine Ausgabenabrechnung die perfekte Kombination sind, sollten Sie sich eines Besseren belehren lassen. Durch Kreditkarten müssen Sie zwar keine Rückzahlungen an Mitarbeiter leisten, der Abstimmungsprozess ist jedoch ebenso problematisch.

Der Finanzdirektor von Soldo, Gareth Crouch, sagt dazu:

 “Kreditkarten sind nicht das einfache, unkomplizierte Tool für das Ausgaben-Management, als das sie angepriesen werden, sondern oft ein bürokratischer Albtraum.

Gareth Crouch – Finanzdirektor bei Soldo

Es gibt jedoch eine Möglichkeit, die Vorteile einer Firmenkreditkarte ohne die oben erwähnten Probleme zu nutzen. Hier kommen Prepaid-Zahlungskarten wie die von Soldo ins Spiel.

Prepaid-Karten sind mit Unternehmensgeld vorgeladen, damit Ihre Mitarbeiter nicht aus der eigenen Tasche zahlen und keine Auslagenerstattung erhalten müssen. Der Abstimmungsprozess ist ebenfalls wesentlich einfacher.

So würde der Prozess aussehen:

  • Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Karte, die mit einem festgelegten Geldbetrag vorgeladen ist
  • Der Mitarbeiter tätigt einen Kauf, startet die App (nach Erhalt einer sofortigen Benachrichtigung) und lädt ein Foto des Belegs hoch
  • Melden Sie sich im Dashboard an, um in Echtzeit einen Überblick über variable Ausgaben im gesamten Unternehmen zu erhalten. Soldo verfügt auch über eine API, mit der Sie das Dashboard in Ihre Buchhaltungssoftware wie Xero integrieren können, sodass Transaktionen automatisch importiert werden

Dieser Ansatz bietet gegenüber einer Unternehmenskreditkarte mehrere Vorteile:

Sie haben alles unter Kontrolle

Sie können jede Karte mit einem bestimmten Betrag aufladen, je nachdem, wer der Mitarbeiter ist. So bekommt der Praktikant beispielsweise 50 Euro pro Monat, während Ihr „Head of Digital“ 2.000 Euro pro Monat erhält.

Sie können auch entscheiden, wofür jeder Einzelne das Geld ausgeben oder nicht ausgeben kann. Sie können beispielsweise die Dashboard-Einstellungen so anpassen, dass bestimmte Mitarbeiter die Karte nur zum Bezahlen von Tankfüllungen verwenden können.

Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Da jeder Mitarbeiter seine eigene Karte erhält, können Sie jederzeit direkt auf dem Dashboard sehen, wer wie viel Geld ausgegeben hat. Und da Sie eine Ausgabe sofort einer bestimmten Person zuordnen können, ist es weniger wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter unseriös und locker mit Ihrer Ausgabenpolitik umgehen.

Einfacheres Ausgaben-Management

Mitarbeiter laden ihre Belege direkt in das Dashboard hoch, sodass Sie nicht herumgehen müssen, um Unterlagen einzusammeln.

Es kommt noch besser: Das Dashboard zeigt Ihnen Transaktionen in Echtzeit. Sie müssen nicht erst warten, bis ein Kontoauszug verfügbar ist, um Transaktionen abzugleichen oder herauszufinden, wie viel variable Ausgaben Sie angehäuft haben. Und da Sie das System in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren können, müssen Sie Daten nicht manuell eingeben.

Es ist an der Zeit, dass Thema „variable Ausgaben“ anzugehen

Unternehmenskreditkarten können zwar einige Probleme im Zusammenhang mit dem Ausgaben-Management lösen, aber sie schaffen ebenso beschwerliche neue. Der Prozess ist so umständlich, verwaltungslastig und zeitaufwendig wie die Erstattung von Mitarbeiterauslagen.

Zum Glück müssen Sie sich nicht mit dem kleineren Übel zufriedengeben. Mit Prepaid-Karten können Sie die Auslagenerstattung UND ein kompliziertes Ausgaben-Management umgehen.

Wer hat gesagt, dass Sie nicht das Beste aus zwei Welten haben können?

Das Thema variable Ausgaben sollte Ihnen keine Kopfschmerzen bereiten. Es sollte einfach und unkompliziert zu verwalten sein. Lesen Sie in unserem E-Book zur besseren Ausgabenkontrolle, vor allem in der Zeit der Erholung von der Pandemie, wie Sie Ihre Ausgaben kontrollieren und so Kosten einsparen können.

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