Unternehmensausgaben

So entscheiden Sie sich für die richtige Ausgabenverwaltungsplattform

18 November 2021   |   13 Minute lesen
Ausgabenverwaltungsplattform
Ausgabenverwaltungsplattform

Es gibt jedoch so viele Ausgabenverwaltungsplattformen auf dem Markt, die allesamt versprechen, Ihre Finanzen in bislang ungeahnte Höhen zu bringen – doch welche ist die Richtige?

Hier erfahren Sie im Detail, wodurch sich eine hervorragende Ausgabenverwaltungsplattform auszeichnet und welche Dinge Sie vor dem Kauf beachten sollten.

Was ist eine Ausgabenverwaltungsplattform?

In einer Ausgabenverwaltungsplattform können Sie alle Ausgaben in Ihrem Unternehmen nachverfolgen. Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Finanzen effizienter und effektiver zu verwalten.
Wenn Sie wie die meisten Unternehmen sind, verwalten Sie Ihre Ausgaben vermutlich mit einer Mischung aus den folgenden Maßnahmen:

Spesenabrechnungen

Dabei tätigen Mitarbeiter geschäftliche Einkäufe mit ihrem eigenen Geld, das sie dann von Ihnen zurückerstattet bekommen.
Dieser Vorgang ist sowohl zeitaufwändig als auch papierintensiv – ein einziger Ausgabenbericht benötigt von der Einreichung bis zur Zahlung durchschnittlich 60 Minuten Zeit.

Firmenkreditkarten

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens haben Sie vielleicht eine gemeinsame Karte oder – im anderen Extrem – eine Kreditkarte für jedes Team.
Es ist schwierig, mit Kreditkarten den Überblick über die Ausgaben von Mitarbeitern zu behalten. Schlimmer noch: Kreditkarten stellen ein Betrugsrisiko dar. Der durchschnittliche Kreditkartendieb gibt umgerechnet gut 140€ aus, bevor die Karte gesperrt wird. Den Rest können Sie sich selbst ausrechnen.

Portokasse

Eine Kasse voller Geldscheine und Münzen, aus der sich die Mitarbeiter nach Belieben bedienen können. Was kann da schon schief gehen?

Ausgabenverwaltungsplattformen gibt es in allen Ausprägungen, von einfachen Lösungen bis hin zu High-End-Produkten mit jeglichem Schnickschnack. Eine gute Ausgabenverwaltungsplattform unterstützt Sie auf folgende Weise:

  • Mit ihr können Sie alle Transaktionen im Unternehmen an einem Ort erfassen
  • Sie zeigt auf, wie viel Geld von wem und wofür ausgegeben wird
  • Sie hilft Ihnen dabei, Kontrolle über Ihre Ausgaben zu behalten und Ihre Ausgabenrichtlinien einfacher durchzusetzen (Sie haben sowas, oder?)
  • Mit ihr verringern Sie die Zeit, die Sie für Dateneingaben, Abstimmungen und andere, die Moral und Seele zerfressende Verwaltungsaufgaben aufwenden

Wie entscheiden Sie jedoch, ob die Plattform das gut macht?

Stellen Sie sich die folgenden sechs Fragen.

1. Was sind die Pluspunkte der Ausgabenmanagement-Plattform?

Finanzsysteme enthalten äußerst sensible Daten. Bevor Sie diese Daten auf eine externe Plattform hochladen, sollten Sie sicherstellen, dass diese vertrauenswürdig ist.

Eine gute Möglichkeit ist dabei, zu überprüfen, ob die Plattform Regulierungen unterliegt. In Deutschland kann man dies über die BaFin tun, in Großbritannien müssen Sie dazu einfach den Namen in das Register der Financial Conduct Authority eingeben.

BaFin- und FCA-regulierte Plattformen müssen strenge Standards, Prozesse und Verfahren einhalten. Dadruch hat der Anbieter auch ein besseres Verständnis dafür, wie Geschäfte vor Ort getätigt werden und welche Bedenken Ihrerseits auftreten können. Das bedeutet, dass Ihnen ein persönlicherer Service geboten werden kann.

Sie sollten auch herausfinden, was mit Ihrem Geld gemacht wird.

Bei Soldo bewahren wir Kundengelder auf zweckgebundenen Konten bei führenden Banken auf. Diese Konten sind strengstens von unseren eigenen Konten und Vermögenswerten getrennt. Daher können unsere Gläubiger im unwahrscheinlichen Fall, dass Soldo zahlungsunfähig wird, nicht auf Ihr Geld zugreifen und Sie bekommen es problemlos zurück.

2. Wie einfach ist die Plattform einzurichten?

Können Sie die Plattform sofort nutzen? Oder müssen Sie sie erst monatelang optimieren und eigens Mitarbeiter schulen?

Einer der Hauptgründe für eine Investition in eine Ausgabenverwaltungsplattform ist es, Ihnen das Leben zu erleichtern. Stellen Sie also sicher, das Sie durch diese Entscheidung nicht vor weiteren, noch größeren Herausforderungen stehen.

Mit Soldo können Sie gleich nach der Anmeldung virtuelle Zahlungskarten erstellen, diese Mitarbeitern zuweisen sowie Regeln und Limits festlegen. Wenn Sie physische Zahlungskarten benötigen, halten Sie diese nach nur zwei Werktagen in Händen.

Ausgabenlimits und -einstellungen

Im Vergleich dazu dauert es bei manchen anderen Ausgabenverwaltungsplattformen bis zu zwei Wochen, bis physische Karten geliefert werden. Und einige bieten entweder physische oder virtuelle Karten an, aber nicht beides.

3. Ist die Ausgabenverwaltungsplattform für Remote-Arbeit geeignet?

Vor der Pandemie arbeiten ca 4% der deutschen Arbeitnehmer im Homeoffice. Durch Covid-19 stieg diese Zahl sprunghaft auf 27% an, und dürfte sich mittlerweile auf einem deutlich höheren Level als vor der Pandemie eingependelt haben.

Ob dies das Ende des Büros, wie wir es kennen, bedeutet, bleibt abzuwarten. Doch schon vor Covid-19 war Remote-Arbeit ein begehrter Anreiz. Es lohnt sich also, in eine Ausgabenverwaltungsplattform zu investieren, die nutzbar ist, ohne dass Ihre Mitarbeiter an einem bestimmten Ort anwesend sein müssen.

Folgende Funktionen begünstigen die Remote-Arbeit. Achten Sie besonders darauf, dass Ihre Lösung folgendes anbietet:

  • Virtuelle Zahlungskarten. Sie sind in der Cloud verfügbar, sodass Sie sie einem Teammitglied zuweisen und sofort aufladen können, ohne die tatsächliche Plastikkarte per Post verschicken zu müssen.
  • Cloud-basiertes Dashboard. Dadurch können Sie sich von jedem Gerät aus anmelden, Transaktionsdaten ansehen, Budgets festlegen und unternehmensweite Ausgaben verwalten. Natürlich vorausgesetzt, Sie haben eine Internetverbindung.

Soldo bietet auch eine App, die Ihre Mitarbeiter auf ihre Handys herunterladen können. Die Teammitglieder erhalten dann eine Benachrichtigung, sobald sie einen Kauf getätigt haben, damit sie den Beleg hochladen können.

Belege unterwegs hochladen

Außerdem können sie:

  • das Guthaben auf ihrer Karte überprüfen
  • die Karte deaktivieren, falls sie diese verlegt haben
  • mit einem Klick eine Ersatzkarte bestellen

4. Wie viel Kontrolle haben Sie?

Es versteht sich vielleicht von selbst, aber die besten Ausgabenverwaltungsplattformen machen die Kontrolle Ihrer Ausgaben so einfach und mühelos wie nur irgendwie möglich.

Budgets und Kartenlimits pro Mitarbeiter oder Team einstellen

Mit Soldo können Sie beispielsweise:

  • automatische Aufladungen festlegen, entweder zu bestimmten Zeitpunkten oder wenn das Guthaben ein vorab bestimmtes Limit unterschreitet
  • monatliche, wöchentliche oder tägliche Ausgabenlimits festlegen
  • eingrenzen, was mit einer bestimmten Karte gekauft werden darf oder nicht. Legen Sie Kategorien, Regionen oder beides fest und stellen Sie ein, ob Bargeld-Abhebungen und Online-Transaktionen mit der Karte möglich sind oder nicht.

Das Beste dabei ist: Sie erhalten Updates in Echtzeit und sehen so jederzeit genau, was in dieser Minute ausgegeben wird. Danach können Sie die Daten nach Kategorien, Mitarbeiter, Karte oder anderen Buchhaltungskategorien Ihrer Wahl organisieren.

5. Lässt sich die Plattform in Ihr Buchhaltungssystem integrieren?

Letzten Endes müssen Sie Ihre Ausgabendaten in Ihr Buchhaltungssystem importieren, um die Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen. Wenn sich Ihre Ausgabenverwaltungsplattform nicht in die Buchhaltungssoftware integrieren lässt, muss ein Mitarbeiter das manuell erledigen. Dann wären Sie wieder zurück am Anfang.

Eine gute Ausgabenverwaltungsplattform sollte es Ihnen zumindest ermöglichen, Ihre Daten als CSV-Datei oder in einem anderen Format, das die meisten Buchhaltungsplattformen verarbeiten können, zu exportieren. Noch besser ist es, wenn sich die Plattform direkt integrieren lässt – dann können Sie sich diesen Schritt nämlich sparen. Soldo ist beispielswiese mit Xero, QuickBooks und Netsuite kompatibel.

Es ist auch eine gute Idee zu überprüfen, ob es für die Ausgabenverwaltungsplattform eine API (Application Programming Interface, also eine Programmierschnittstelle) gibt und wie diese aussieht. Derzeit brauchen Sie vielleicht keine erweiterte oder individuelle Integration, aber vielleicht ändert sich dies im Laufe der Zeit. Mit einer guten API sind Sie auch für die Herausforderungen und Veränderungen der Zukunft bereit.

Das bringt uns schon zum letzten Punkt …

6. Wie einfach lässt sich die Plattform skalieren?

Möglicherweise ist es für Sie derzeit noch Zukunftsmusik, in allen größeren Städten Büros zu eröffnen. Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto wichtiger wird es jedoch, Ihre Ausgaben im Blick zu behalten. Daher ist es gut zu wissen, dass Ihre Software mit Ihnen wachsen kann.

Mit Soldo können Sie gegen sehr niedrige Gebühren pro Karte so viele psychische und virtuelle Karten erstellen, wie Sie benötigen. Es gibt also keine Begrenzung für die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie in Zukunft einstellen können.

Bei der Ausgabenverwaltungsplattform von Soldo werden Unternehmens-Wallets eingesetzt, die Sie zweckgebunden für eine Abteilung, eine Person, ein bestimmtes Projekt oder bestimmte Ausgaben eingrenzen können. Die Möglichkeiten sind endlos.

Wir sind die einzige Plattform, die sogenannte „nicht-nominative“ Karten anbietet. Anders als Debit-, Kredit- oder Prepaid-Karten werden diese nicht für eine bestimmte Person ausgestellt. Stellen Sie sich vor, ein wichtiger Mitarbeiter, der für bestimmte Dinge wie Abonnements, die von mehreren Personen genutzt werden, bezahlt hat, verlässt das Unternehmen. Da die Karte von Soldo nicht-nominativ ist (also nicht auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt wurde), können Sie die Karte mit einem Klick einfach einem anderen Mitarbeiter zuweisen.

Sie sollten auch überprüfen, ob die von Ihnen gewählte Ausgabenverwaltungsplattform über eine eigene Infrastruktur verfügt. Dies scheint auf den ersten Blick nicht wie ein Deal-Breaker, aber Plattformen, die nicht auf Drittanbieter angewiesen sind, sind flexibler, reaktionsschneller und innovativer, da sie nicht durch Faktoren eingeschränkt werden, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen.

Zusammenfassung

Viel Auswahl scheint eine gute Sache zu sein, doch die Qual der Wahl kann auch lähmend wirken.
Wenn Sie unseren Tipps folgen, wird die Sache für Sie einfacher. Entscheiden Sie sich für eine vertrauenswürdige, geradlinige Plattform, mit der Sie einfach nachverfolgen und kontrollieren können, wofür Ihre Mitarbeiter Geld ausgeben – und schon sind Sie auf dem richtigen Weg zu einer erfolgreichen Ausgabenverwaltung.

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