Digitalisieren Sie mit unserer neuen Belegarchivierungsfunktion

18 November 2022   |   13 Minute lesen

Mit Soldo können Sie jetzt Ihre Belege in Frankreich und Deutschland mit unserer neuen Funktion digital archivieren.
Jedes Land hat andere Anforderungen, wenn es darum geht, Belege konform zu speichern. In Frankreich müssen Unternehmen ab 2017 keine Papierkopie ihrer Belege mehr aufbewahren, wenn sie über eine rechtlich beglaubigte digitale Kopie verfügen. Diese Belege müssen vor der Aufbewahrung mit einem Zeitstempel versehen und unterzeichnet sowie mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.
In Deutschland müssen Unternehmen Belege 10 Jahre lang aufbewahren und sie vor der Archivierung mit einem Zeitstempel versehen und digital signieren.
In diesen verschiedenen Ländern muss der Abrufprozess einfach und aus der Ferne erfolgen können. Schauen wir uns also an, wie das mit Soldo funktionieren würde.

Wie funktioniert es?

Mit Soldo ist die digitale Belegarchivierung einfach, wir erledigen die harte Arbeit für Sie.
Alles, was Sie und Ihre Mitarbeiter tun müssen, ist, ein Foto des Belegs aufzunehmen und es in die mobile App hochzuladen oder über die Web-Konsole an Ihre Transaktion anzuhängen. Wir werden dann automatisch den Beleg mit einem Zeitstempel versehen, digital signieren und für Sie archivieren.
Bei jeder Transaktion können Sie im Anhang den Status des digitalen Archivs einsehen und bei Bedarf Ihre ZIP-Datei herunterladen.
Die Möglichkeit zur Archivierung von Belegen wird von unserem Partner InfoCert, der größten Zertifizierungsstelle und dem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter in Europa, bereitgestellt und wurde in Übereinstimmung mit der EU-Verordnung einschließlich der EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS) und den Grundsätzen der EU-Verordnungen 2016/679 (DSGVO) entwickelt. InfoCert folgt auch den lokalen Vorschriften in Spanien, Frankreich und Deutschland.

Wie kommt Ihnen diese Funktion zugute?

Das Speichern von Papierbelegen kann zeitaufwendig und schwierig zu verwalten sein. Außerdem können Sie Papierbelege leicht verlieren. Durch die Nutzung von Soldo speichern wir Ihre Belege jedoch automatisch in einer konformen Weise. Außerdem können Sie im Falle eines Audits leicht abgerufen werden.
Die digitale Speicherung Ihrer Belege reduziert die manuelle Arbeit, die Sie erledigen müssen, reduziert Ihren Zeitaufwand für das Sammeln von Papierbelegen und die Notwendigkeit, diese zu speichern, ganz zu schweigen von den Kosten für die physische Aufbewahrung von Papierbelegen. Es ist eine Win-win-Situation für alle!
Länderspezifische Anforderungen können sich ändern, daher ist es am besten, Ihre lokalen Anforderungen bei der Archivierung von Belegen im Auge zu behalten.
Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer oder Kundenerfolgsmanager, um zu überprüfen, ob Sie für unsere digitale Belegarchivierungsfunktion in Frage kommen.

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