LHi

LHi è un gruppo che comprende quattro marchi nel settore del recruitment, attivi in ambiti quali tecnologia, scienze naturali, energie rinnovabili ed edilizia. Hanno iniziato con un solo marchio nel 2002, ma l’espansione globale li ha messi sulla strada giusta e da allora hanno registrato una crescita straordinaria. Ecco come utilizzano Soldo per gestire le spese in quattro paesi.

L’orientamento internazionale di LHi Group li ha portati ad aprire otto uffici nel mondo: tre nel Regno Unito, tre negli Stati Uniti, uno a Parigi e uno a Monaco. Tuttavia, questa crescita ha rappresentato una sfida per la gestione delle spese dei dipendenti e delle spese aziendali.

“Volevo un sistema unico che coprisse tutte le nostre sedi”, afferma Ed Parkes, CFO. “Ci piaceva l’idea di una carta prepagata, perché con le carte di credito è piuttosto difficile cambiare i limiti. Con Soldo posso farlo dal mio telefono.”

Problemi strutturali a livello globale

Una storia già sentita: Ed si è reso conto che i sistemi basati sulla carta utilizzati per gestire le spese aziendali non erano più adatti alla dimensione raggiunta. Ai dipendenti veniva chiesto di anticipare le spese lavorative con fondi personali, con tempi di rimborso spesso irragionevoli.

Anche il team Finance, Ed compreso, sprecava troppo tempo in attività amministrative manuali, con errori e continue ricerche di ricevute mancanti. Con così tanti uffici nel mondo, questo sistema non era in grado di fornire controllo sulle spese, né aiutava a mantenere alta la soddisfazione dei dipendenti (a cui non piaceva affatto anticipare le spese).

Successivamente sono passati a un sistema di gestione delle spese online, ma non risolveva il problema dei pagamenti anticipati né dei lunghi tempi di rimborso – così hanno provato con una carta di credito aziendale.

Anche se questa soluzione risolveva parte dei problemi, secondo Ed era poco pratico dover trattare con la banca o la società della carta ogni volta che dovevano cambiare i limiti. Aggiungere un dipendente nuovo al conto comportava una burocrazia interminabile – e comunque il team Finance doveva ancora gestire montagne di ricevute e inseguire i colleghi per sistemare tutto.

“Era un incubo.” , le parole di Ed Parkes. Così, dopo una ricerca approfondita e un’attenta valutazione, ha capito che le carte prepagate Soldo erano esattamente quello di cui LHi aveva bisogno.

Il primo vantaggio che ha distinto Soldo dalla concorrenza è stata la possibilità di emettere carte prepagate in GBP, EUR e USD. Considerando la presenza internazionale del gruppo, poter gestire le spese in valuta locale significa non dover usare sistemi diversi in Europa e negli Stati Uniti.

Addio alle ricevute smarrite

Per Ed, Soldo ha superato ogni aspettativa sin da subito: l’implementazione in azienda è stata facile e rapida. Utilizzano attualmente da 15 a 20 carte, gestite da Ed e da altri due membri del team Finance.

Finalmente il team non deve più rincorrere le ricevute: i dipendenti usano la carta prepagata per effettuare una spesa, poi caricano la ricevuta tramite l’app mobile Soldo.

“A nessuno piace tenersi le ricevute. Con Soldo scatti una foto, e in tre clic è tutto nel sistema.”

Non ci sono più scuse per le ricevute perse – e non è più necessario che qualcuno le inserisca manualmente ogni mese. L’intero processo di riconciliazione è molto più semplice.

Per esempio, hanno ordinato una carta Soldo dedicata alle spese di marketing e un’altra per i costi d’ufficio, così possono gestire diverse categorie di spesa ed esportare report distinti per ciascuna di esse. L’integrazione con Xero, il sistema contabile utilizzato, sincronizza automaticamente i dati delle spese dei dipendenti.

Il risultato? 12 giorni di lavoro risparmiati, ogni anno.

Dipendenti felici, azienda efficiente

C’è dell’altro: con Soldo il team Finance ha guadagnato in flessibilità, visibilità e controllo. È possibile ordinare nuove carte a seconda delle necessità (incluse carte virtuali, che Ed è entusiasta di usare sempre più spesso) e impostare limiti personalizzati per ciascuna carta.

“Se devo modificare qualcosa, posso accedere al sistema e impostare i limiti di qualcuno in pochi secondi.”

Ed apprezza anche la sicurezza del sistema: è facile sospendere immediatamente una carta – cosa che sarebbe molto più complicata con una banca tradizionale o una società di carte di credito.

Ora Ed e il suo team sanno esattamente dove vengono spesi i fondi aziendali. Possono monitorare tutto in tempo reale tramite la console web, controllare lo storico spese di ogni carta e ricevere avvisi quando il saldo di una carta è basso. Gli amministratori ricevono anche email automatiche in caso di ricevute mancanti, così sanno subito chi deve ancora completare la procedura. (In LHi, niente ricevuta = niente ricarica.)

Il risultato complessivo? La soddisfazione dei dipendenti è aumentata da quando è stato adottato Soldo.

“I dipendenti sono contenti di non dover più anticipare i soldi di tasca propria. E questo ci rende felici” afferma Ed.

E noi siamo felici di averli aiutati.