Comunità Sant’Egidio

Dalle missioni internazionali alle esperienze di cohousing, la Comunità di Sant’Egidio deve mettere volontari e responsabili nelle condizioni di sostenere spese molto diverse, spesso lontano dalla sede centrale. Con Soldo ha costruito un modello che combina autonomia operativa, controllo e visibilità in tempo reale.

Una realtà globale, esigenze di spesa molto diverse 

Nata a Roma nel 1968, la Comunità di Sant’Egidio è oggi presente in oltre 70 Paesi. Le sue attività spaziano dalle iniziative sociali ai progetti di cooperazione, dalle missioni internazionali agli interventi a sostegno delle persone più fragili. 

Tra queste attività rientrano anche le esperienze di cohousing, che consentono a persone anziane sole o con disabilità di continuare a vivere in un ambiente familiare. 

Contesti molto diversi, con una necessità comune: far arrivare le risorse dove e quando servono, mantenendo al contempo controllo e tracciabilità. 

In un’organizzazione così distribuita, far passare ogni singola decisione di spesa dalla sede centrale rallenterebbe inevitabilmente le attività. Allo stesso tempo, lasciare completa autonomia, senza un sistema condiviso, renderebbe più difficile sapere come vengono utilizzati i fondi e rendicontarli con precisione. 

La sfida: mantenere il controllo su una spesa decentralizzata 

Prima di adottare Soldo, una parte delle spese veniva gestita con contanti, carte condivise e anticipi personali. 

Il risultato era un processo frammentato: i giustificativi potevano andare persi e la visibilità sulle uscite arrivava spesso solo a posteriori. 

La complessità emergeva soprattutto nelle attività quotidiane. In una casa di cohousing, per esempio, il volontario responsabile può dover fare la spesa al supermercato, pagare una bolletta o sostenere piccole spese per la gestione della casa. Quando questo schema si ripete in decine di convivenze, attribuire e rendicontare ogni costo tramite processi tradizionali risulta oneroso. 

Nelle missioni internazionali cambia il contesto, ma non l’esigenza. Quando si presenta un’emergenza, chi parte deve poter essere operativo in tempi rapidi, mentre l’amministrazione deve continuare ad avere visibilità sull’utilizzo dei fondi. 

Serviva quindi un modello che lasciasse libertà di azione sul campo all’interno di un quadro di regole comune. 

“Soldo dà esattamente questa possibilità: un controllo centrale, ma un’attenzione al dettaglio in tempo reale.” 

Stefano Carmenati – Amministratore Delegato, Comunità di Sant’Egidio 

La soluzione: autonomia entro regole condivise 

Con Soldo, la Comunità di Sant’Egidio ha digitalizzato la gestione delle spese, rendendola più semplice da controllare e da tracciare. 

Le persone possono accedere ai fondi necessari tramite strumenti di pagamento associati a regole e limiti definiti dall’organizzazione. Dalla sede centrale, invece, è possibile vedere le transazioni man mano che avvengono. 

La configurazione varia in base alle esigenze. Per una missione internazionale si possono definire limiti, modalità e tempi di utilizzo specifici. Nelle attività continuative, come il cohousing, i responsabili possono invece disporre di budget prestabiliti per le spese quotidiane. 

Il vantaggio è che non è necessario approvare centralmente ogni singolo acquisto. Le regole vengono stabilite in anticipo e chi opera sul territorio può muoversi con maggiore autonomia. 

Rendere più semplice la spesa quotidiana 

Il cohousing mostra bene in pratica come funziona questo modello. 

In passato, la documentazione fiscale veniva raccolta e successivamente attribuita alle singole spese. Con decine di convivenze e numerosi acquisti quotidiani, questo comportava molto lavoro per la contabilità. 

Oggi il volontario può effettuare un acquisto, fotografare subito lo scontrino e associarlo alla transazione. Gli uffici centrali hanno così una rendicontazione più tempestiva rispetto a quanto avviene nelle singole case. 

La tracciabilità è importante anche verso l’esterno. In alcuni casi, infatti, la Comunità deve poter fornire informazioni ai familiari degli anziani, agli amministratori di sostegno delle persone con disabilità o ai giudici tutelari. 

Associare ogni transazione alla relativa documentazione consente di raccogliere tali informazioni nel normale processo di spesa, senza doverle ricostruire successivamente. 

Agire rapidamente quando il tempo conta 

Nelle missioni internazionali le esigenze variano. 

Quando nasce un’emergenza, la Comunità può dover mettere rapidamente una persona nelle condizioni di partire e sostenere le prime spese. La formalizzazione del progetto può richiedere più tempo, ma l’intervento sul campo spesso non può aspettare. 

Con Soldo è possibile definire disponibilità, limiti e tipologie di spesa per la singola missione, dando alle persone accesso ai fondi necessari senza rinunciare a un modello di controllo comune. 

“Si mantiene una governance centrale, si lascia autonomia operativa, con regole condivise, a chi poi si deve confrontare con le necessità del campo.” 

Sergio Rivabene – Responsabile dei Rapporti Istituzionali, Comunità di Sant’Egidio 

L’impatto: più visibilità, meno passaggi 

Per Sant’Egidio, il cambiamento va oltre il semplice strumento di pagamento. 

L’amministrazione può visualizzare le transazioni in tempo reale, anziché ricostruire la situazione solo a fine mese. Questo rende più semplice monitorare i budget, individuare eventuali sforamenti e lavorare con dati più aggiornati anche per le previsioni di cassa. 

Sul territorio, volontari e responsabili possono invece sostenere le spese necessarie senza ricorrere sistematicamente a contanti, a anticipi personali o a richieste ad hoc alla sede centrale. 

Il risultato è un modello comune che può adattarsi a contesti molto diversi, senza imporre a tutti lo stesso processo operativo. 

Il futuro: estendere il modello 

Sant’Egidio sta lavorando a una maggiore integrazione dei propri sistemi, con l’obiettivo di mantenere un punto centrale di controllo senza perdere la flessibilità necessaria alle attività sul territorio. 

Dopo le prime sperimentazioni, l’organizzazione intende estendere ulteriormente l’uso di Soldo a livello nazionale. 

La direzione resta la stessa che ha guidato il progetto fin dall’inizio: dare autonomia a chi opera sul campo e, al contempo, offrire all’amministrazione una visione chiara e tempestiva della spesa. 

Autonomia sul campo, controllo al centro 

Per una realtà distribuita come la Comunità di Sant’Egidio, gestire le spese significa trovare un equilibrio tra esigenze diverse. 

Chi opera sul territorio deve poter agire quando necessario. L’amministrazione deve sapere dove vengono utilizzati i fondi e poterli rendicontare con precisione. Le stesse regole devono valere sia per una missione internazionale sia per le spese quotidiane di una casa. 

Con Soldo, queste esigenze confluiscono in un unico modello: regole definite a monte, visibilità in tempo reale e autonomia operativa dove serve.