Come GetYourGuide ha aumentato le vendite globali del 14% con Soldo

Introduzione

GetYourGuide sa cosa rende indimenticabile un viaggio. L’agenzia di viaggi online offre ai clienti 200.000 esperienze in più di 12.000 città in tutto il mondo.

Intessendo solide collaborazioni con musei, operatori turistici, parchi avventura e altro ancora, GetYourGuide può garantire ai suoi clienti l’ingresso alle principali attrazioni.

Acquistando all’ingrosso e da fornitori accuratamente selezionati, spunta prezzi migliori e dà ai clienti accesso privilegiato ad attività molto richieste.

Sapendo che i consueti e lunghi processi dell’Ufficio Acquisti sarebbero stati inadeguati per un settore in rapida evoluzione come quello turistico, GetYourGuide ha dotato il suo team di vendite di carte di credito. Tuttavia, si è presto resa conto della mancanza di controllo e visibilità.

Abbiamo parlato con Gianmichele Zappia, Head of Risk and Fraud, di come GetYourGuide sia diventata più efficiente, abbia visto ridotto il rischio di frodi e si sia concentrata nella creazione di esperienze di viaggio memorabili per i clienti.

La sfida

GetYourGuide stava espandendo rapidamente le sue operazioni a livello globale e, con l’aumento della domanda di attività turistiche, gestire le finanze in modo efficiente è diventato sempre più complesso.

L’azienda ha affrontato ostacoli operativi che frenavano la crescita e mettevano a dura prova le risorse, rendendo necessaria una soluzione più snella.

Ostacolo #1: Spese limitate

GetYourGuide per aggirare il tradizionale e lungo processo di approvvigionamento aveva scelto di dotare i dipendenti di carte di credito per i loro acquisti.

Tuttavia, con i limiti restrittivi delle carte di credito, il limite alla quantità di denaro che spendibile in un determinato periodo si è rivelato un problema.

Per un’azienda come GetYourGuide, che acquista biglietti in grandi quantità e per molte attività, i limiti di spesa possono essere – e sono stati – raggiunti rapidamente.

Questo ha portato i team di vendita a rimandare acquisti critici e tempestivi in attesa che i limiti delle carte non venissero ripristinati o temporaneamente aumentati, minando la produttività e alimentando la frustrazione.

Ostacolo #2: Spese incontrollate

Sforare i budget è ovviamente una preoccupazione importante per GetYourGuide.

La spesa aziendale è, per sua natura, “decentralizzata”, il che significa che molti dipendenti sono responsabili di molti acquisti presso diversi fornitori in tutto il mondo.

Ma senza un sistema unificato per tracciare queste transazioni in tempo reale, il team finanziario non aveva visibilità dei modelli di spesa fino alla ricezione degli estratti conto a distanza di giorni o di settimane. Al momento della riconciliazione delle spese, l’azienda poteva già aver superato il budget per quel periodo, creando inefficienze e sforamenti di budget.

Ostacolo #3: Reportistica imprecisa e lenta

In quanto azienda globale, GetYourGuide seguiva diversi protocolli di riconciliazione per fornitori e regioni diverse, rendendo il processo di approvvigionamento incoerente e dispendioso in termini di tempo. I dipendenti dovevano gestire vari requisiti locali, occupandosi spesso manualmente di fatture, ricevute e approvazioni.

Questa mancanza di standardizzazione tra fornitori e regioni non solo rallentava gli acquisti, ma aumentava anche il rischio di errori durante la riconciliazione. Tracciare e abbinare i pagamenti agli acquisti specifici diventava un processo lungo, rallentando le operazioni e distraendo il team dal compito più importante: aumentare le vendite.

L’esigenza

GetYourGuide aveva bisogno di una piattaforma di gestione delle spese che consentisse:

• Libertà di spesa
• Visibilità in tempo reale
• Reportistica più semplice

La soluzione

Dal 2017, il team di prodotto di Soldo collabora con GetYourGuide per offrire scalabilità, sicurezza ed efficienza. Soldo ha garantito a GetYourGuide:

• Capacità di gestire i limiti di spesa: Soldo ha sviluppato una funzione che ricarica automaticamente i conti entro un importo prefissato, permettendo al team di continuare a spendere senza raggiungere i limiti o fermare la produttività.
• Carte virtuali monouso: Soldo ha introdotto una soluzione personalizzata in cui è possibile creare carte virtuali per singoli acquisti specifici, per poi disattivarle immediatamente dopo il completamento della transazione, migliorando la sicurezza e prevenendo le spese eccessive.
• Processi contabili Intercode: Soldo ha supportato le sedi globali fornendo carte separate per ciascuna sede e assicurandosi che i dipendenti potessero effettuare acquisti senza dover gestire processi di rimborso.

Questo approccio completo ha consentito ai team di GetYourGuide di concentrarsi sulla creazione di esperienze di viaggio eccezionali senza subire rallentamenti dal punto di vista finanziario, permettendo all’azienda di crescere più velocemente che mai.

L’impatto

Ora GetYourGuide dedica più tempo alla creazione di esperienze di viaggio indimenticabili e meno alla gestione manuale delle spese.

Con la funzione di ricarica automatica dei conti Soldo, ora c’è la possibilità di pre-acquistare i biglietti non appena possibile senza dover interrompere le vendite.

Avere eliminato la costrizione dei limiti delle carte di credito ha già portato a un risultato misurabile: un aumento del 14% delle vendite.

GetYourGuide ora ha anche un maggiore controllo sulle spese.

“È molto facile gestire le spese aziendali e vedere tutto in tempo reale”, spiega Gianmichele. “Posso impostare regole che controllano chi è autorizzato a fare cosa, creare ricariche automatiche istantanee per mantenere il budget e disabilitare particolari categorie di spese o aree geografiche.”

Infine, nella fase post-pagamento, Soldo ha snellito il processo di riconciliazione tra diversi fornitori e regioni, riducendo gli errori e i ritardi nella reportistica e risparmiando tempo prezioso al team.

In sintesi, un aumento delle vendite e un maggiore controllo hanno facilitato la crescita, sostenendo in ultima analisi le ambizioni di espansione globale di GetYourGuide.

“Lavorare con Soldo è stato fantastico. Non avremmo potuto gestire le operazioni in Asia in modo così efficiente, senza Soldo,” afferma Gianmichele, riferendosi a uno dei mercati chiave dell’azienda.