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Aumento del costo della vita: qual è l’impatto sulle aziende di piccole e grandi dimensioni?

16 Gennaio 2023   |   10 Minuti di lettura

Con la vita tornata a un certo grado di normalità nell’attuale fase di resilienza post-pandemica, i CFO di tutto il mondo sono finalmente pronti a guardare al futuro con ottimismo. Ma negli affari, come nella vita, l’unica certezza è l’incertezza.

L’impatto inflazionistico della pandemia e della guerra in Ucraina ha conquistato i titoli di tutti i giornali: l’inflazione in Italia è balzata all’11,6% a dicembre 2022, il dato più alto dal 1985. Ma c’è da fare i conti anche con l’interruzione della catena di approvvigionamento, la contrazione del mercato del lavoro e la crisi energetica che ha un notevole impatto sul potere di acquisto. E nonostante si preveda che entro il 2024 la crescita economica riacquisterà progressivamente slancio, con una media dell’1,6% nell’UE e dell’1,5% nella zona euro, il risultato è l’attuale aumento del costo della vita.

Fortunatamente, ci sono dei rimedi da adottare per mitigare la crisi: difficile, ma non impossibile.

Aziende e costo della vita: come controllare l’incontrollabile

Il crescente costo della vita non impatta soltanto i consumatori: start-up e PMI, così come le grandi imprese, sono ancora alle prese con le conseguenze dei quasi due anni di stop imposto dalla pandemia e si ritrovano adesso anche a fare i conti con picchi d’inflazione sempre più alti e caro bollette per energia e carburante. Quali sono allora le soluzioni da adottare per affrontare la crisi e in che modo i reparti finanziari possono gestire l’incertezza di questo momento storico?

Implementare una buona strategia volta ad un controllo più granulare delle spese aziendali, previsioni di budget più accurate e la fidelizzazione dei propri dipendenti potrebbe non solo aiutare le aziende a destreggiarsi in un momento difficile, ma persino portare ad una crescita nel lungo termine.

CFO e reparti finanziari: oggi più importanti che mai

Man mano che la pressione sui prezzi cresce e i problemi della catena di approvvigionamento aumentano, i CEO necessitano sempre più di reparti finanziari con CFO capaci e coraggiosi.

Misure come il rebudgeting richiedono una totale comprensione delle infinite sfumature dello scenario commerciale attuale. Essendo lo scenario complesso e in costante mutamento, la soluzione più immediata si conferma l’azione interna: proprio internamente all’azienda è possibile individuare degli aspetti controllabili su cui cominciare immediatamente a lavorare.

La spesa aziendale, ad esempio, costituisce un terreno su cui è semplice lavorare in ottica di risparmio.

Il problema è che in tempi di recessione le uscite, soprattutto se modeste, numerose e continue, vanno a sommarsi fino a costituire una grande massa critica. L’introduzione della giusta tecnologia di automazione può semplificare la gestione delle spese e far risparmiare denaro e ore di lavoro.

Ma quali sono alcune delle mosse fortemente strategiche che i CFO e i team finanziari possono intraprendere per mitigare l’impatto del costo della vita sulla propria azienda?

1. Lavorare a stretto contatto con i fornitori:

Sandeep Dasgupta, Head of Finance di M&S Food, uno dei principali rivenditori del Regno Unito, ha osservato che la pressione sui costi è in gran parte causata da problemi legati alla catena di approvvigionamento. Una misura che M&S ha messo in atto sono i piani aziendali congiunti con i fornitori (in particolare i più piccoli). “Potrebbero aver bisogno di sostegno nel breve termine, ma poi si lavora insieme per guidare un rialzo e una strategia di crescita a lungo termine per entrambe le parti”.

2. Osservare le abitudini dei consumatori e adattarsi:

Durante i momenti di turbolenza economica, fare previsioni si rivela un compito più complicato del solito. Tuttavia, alcuni segnali ci sono, se si presta attenzione. Nel caso di una catena di supermercati, ad esempio, Dasgupta ha notato che l’aumento delle vendite di piatti pronti suggerisce che la gente tende a frequentare meno spesso i ristoranti ed è dunque alla ricerca di soluzioni alternative.

3. Anticipare le spese non è più sostenibile:

Una pratica ancora in uso da parte di molte aziende è quella di richiedere ai propri dipendenti di anticipare le spese utilizzando la propria carta di credito personale per poi richiedere un rimborso a fine mese.

Con il costo della vita sempre più alto e la difficoltà nel tracciare ogni singola spesa effettuata per conto dell’azienda, questa pratica è diventata ormai insostenibile: i lavoratori non possono essere costretti ad anticipare denaro, compilare note spese e attendere un rimborso, o magari ritrovarsi a superare il plafond della propria carta di credito per pagare spese aziendali e attendere il ripristino della disponibilità di credito per le quelle personali.

Una piattaforma automatizzata di gestione spese come Soldo aiuta a eliminare il problema degli anticipi di denaro e fornisce un’alternativa ideale ai vecchi fondi cassa in contanti grazie a un sistema integrato composto da:

  • Carte di pagamento, che consentono a dipendenti e team di effettuare pagamenti con i fondi aziendali, in negozio e online, per spese di trasferta, pubblicità online o acquisti IT, garantendoti il massimo controllo.
  • Dashboard intuitiva, che ti permette di accedere e visualizzare i dati delle transazioni, impostare i budget e gestire la spesa a livello aziendale da qualsiasi dispositivo.
  • App mobile, che permette ai membri del team di ricevere una notifica non appena effettuano un acquisto, in modo che possano caricare la ricevuta. La app permette inoltre di controllare il saldo sulla loro carta, disabilitare la carta in caso di smarrimento e ordina una carta sostitutiva con un clic.

4. Rafforzare il controllo sulle spese:

Il controllo è sempre un fattore critico, ma in tempi di recessione assume un’importanza cruciale. E purtroppo è la congiuntura economica stessa a far aumentare i rischi, soprattutto quando una pressione economica maggiore accresce il potenziale di frode.

Implementare soluzioni automatizzate che consentono di monitorare in tempo reale tutte le spese aziendali può aiutare le aziende ad eliminare il rischio di frode, oltre che a garantire una visibilità completa sulle uscite. Con Soldo, puoi:

Adottare una piattaforma automatizzata per la gestione delle spese aziendali è il primo passo verso un maggiore controllo del modo in cui i fondi aziendali vengono impiegati, una pratica che oggi più che mai può aiutare le aziende a destreggiarsi al meglio in un periodo di incertezza economica e concentrare le proprie risorse su attività a valore aggiunto.

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Come scegliere una piattaforma automatizzata per la gestione delle spese aziendali

5 Gennaio 2023   |   14 Minuti di lettura

Che si tratti di porre fine a note spese fuori controllo o creare previsioni di budget più accurate, una piattaforma di gestione spese può darti maggiore visibilità e controllo sulle finanze della tua azienda e aiutarti a prendere decisioni più oculate per il futuro.

Ma con così tante piattaforme di gestione spese sul mercato, e che promettono di aiutarti a portare le tue finanze a livelli mai immaginati prima, come si fa a scegliere quella che si adatta meglio alle esigenze della tua azienda? Scopri tutto ciò che rende eccezionale una piattaforma di gestione spese e gli aspetti da considerare prima della registrazione.

Cos’è una piattaforma di gestione delle spese?

Una piattaforma di gestione delle spese aziendali tiene traccia delle transazioni effettuate all’interno della tua organizzazione, per aiutarti a gestire le tue finanze in modo più efficiente.

Come la maggior parte delle aziende che ancora non hanno implementato soluzioni automatizzate, probabilmente anche tu gestisci le spese utilizzando un mix di quanto segue:

  1. Nota spese: un documento da compilare quando i dipendenti effettuano acquisti aziendali, anticipando le spese di tasca propria, per ottenere un rimborso spese. È però un processo dispendioso in termini di tempo: una singola nota spese in genere richiede un lavoro di circa 60 minuti.
  2. Carte di credito aziendali: a seconda delle dimensioni della tua attività, puoi assegnare una carta di credito a singoli dipendenti o una condivisa dai componenti di un intero team. Avrai notato però che spesso risulta difficile responsabilizzare il personale utilizzando carte di credito che hanno un plafond di default mensile. Inoltre, le carte di credito sono ad alto rischio di frode perché i codici della carta possono essere facilmente clonati.
  3. Contante: banconote e monete di cui il personale può servirsi per effettuare acquisti aziendali. Limitare i pagamenti in contante e preferire un sistema di carte prepagate è la soluzione ideale per tenere sotto controllo le spese ed evitare acquisti non autorizzati.

Quali sono le caratteristiche di una soluzione digitale di gestione delle spese?

Una buona piattaforma di gestione delle spese deve sempre:

  • Registrare tutte le transazioni dell’azienda;
  • Mostrarti dove, da chi e per cosa vengono impiegati i fondi aziendali;
  • Aiutarti a mantenere il controllo e la visibilità sulle uscite;
  • Ridurre il tempo speso per l’immissione di dati, le riconciliazioni mensili e altre mansioni amministrative.

Ma come scegliere la migliore piattaforma di gestione delle spese aziendali?

Prima di scegliere la piattaforma che fa per te, ecco sei aspetti da considerare:

1.     Quali sono le credenziali della piattaforma di gestione spese?

I sistemi finanziari contengono dati estremamente sensibili. Quindi, prima di collegarli ad una piattaforma di terze parti, assicurati che la piattaforma sia considerata attendibile.

Per farlo è necessario verificare che la piattaforma sia regolamentata, seguendo standard, processi e procedure di sicurezza rigorose. La piattaforma Soldo è regolamentata dalla Banca Centrale D’Irlanda e conforme allo standard PCI.

Non si tratta di un conto corrente bancario ma è le sue funzionalità sono complementari all’offerta bancaria per le aziende, in quanto fornisce servizi finanziari avanzati ed innovativi. Per fare questo, la piattaforma è regolata come istituto di moneta elettronica per poter custodire i fondi dei clienti in maniera sicura e per effettuare servizi di pagamento in conformità con la regolamentazione vigente.​

2.     Quanto è facile da configurare?

Uno dei motivi principali per investire in una piattaforma di gestione spese è quello di semplificarti la vita, mantenendo controllo e visibilità su ogni transazione.

Con Soldo puoi iniziare ad utilizzare le sue funzionalità immediatamente, richiedendo la tipologia di carte di pagamento di cui hai bisogno:

  • Carte fisiche: carte di plastica Mastercard che supportano transazioni Chip & Pin e Contactless per pagamenti in negozio, che si tratti di carte utenti o aziendali;
  • Carte virtuali: vengono emesse istantaneamente e dotate di numero identificativo, data di scadenza e CVV per essere utilizzate per i pagamenti online;
  • Carte carburante: dedicate all’acquisto di benzina, gasolio, GPL, metano e la ricarica per auto elettriche e valide presso qualunque distributore che accetti carte del circuito Mastercard.

3.     La piattaforma di gestione spese è semplice da utilizzare da remoto?

Negli ultimi due anni, oltre 5 milioni di lavoratori hanno adottato lo smart working come risposta alle esigenze dettate dalla pandemia, un numero che non sembra calare sulle proiezioni dei prossimi anni. È per questa ragione che investire in una piattaforma di gestione spese che puoi utilizzare facilmente anche quando il personale non è fisicamente presente in ufficio è un grosso vantaggio.

Le funzionalità da remoto da tenere d’occhio includono:

  • Carte virtuali: risiedono nel cloud, quindi puoi assegnarle a un membro del team e ricaricarle all’istante.
  • Dashboard intuitiva: ti permette di accedere e visualizzare i dati delle transazioni, impostare i budget e gestire la spesa a livello aziendale da qualsiasi dispositivo.
  • App mobile: i membri del team ricevono una notifica non appena effettuano un acquisto, in modo che possano caricare la ricevuta. La app permette inoltre di controllare il saldo sulla loro carta, disabilitare la carta in caso di smarrimento e ordina una carta sostitutiva con un clic.

4.     Quanto controllo puoi avere?

Inutile dire che le migliori piattaforme di gestione spese renderanno il controllo dei costi il più semplice e agevole possibile. Soldo, ad esempio, ti permette di:

  • Impostare ricariche automatiche, in una data specifica o quando il saldo scende al di sotto di un limite prescelto
  • Impostare limiti di spesa mensili, settimanali o giornalieri
  • Limitare ciò che puoi o non puoi acquistare con una singola carta per categoria o area geografica, inclusa l’autorizzazione di prelievi di contanti e transazioni online

Uno dei vantaggi più importanti è che ricevi aggiornamenti in tempo reale in modo da poter vedere esattamente cosa viene speso in quel preciso istante. E puoi organizzare i dati per categoria di spesa per dipendente, per carta o per un’altra categoria a tua scelta.

5.     La piattaforma si integra con il tuo sistema di contabilità?

Una volta raccolti, dovrai importare i tuoi dati di spesa all’interno del tuo sistema di contabilità.
Una buona piattaforma di gestione spese dovrebbe consentirti di esportare i tuoi dati come .csv o in un altro formato. Soldo inoltre permette la sincronizzazione dei pagamenti con i seguenti software gestionali:

  • Xero snellisce la riconciliazione delle spese e riduce gli errori legati all’inserimento manuale dei dati;
  • QuickBooks velocizza il lavoro di contabilità;
  • NetSuite ti permette di inviare i dati di ciascuna transazione per avere una visione chiara della tua attività da un unico posto.

È anche una buona idea verificare se queste piattaforme dispongono di un’API, l’interfaccia di programmazione dell’applicazione, anche se potresti non aver bisogno di integrazioni avanzate o personalizzate in questo momento.

6.     Quanto è facile far crescere la propria azienda?

La tua azienda potrebbe non essere ancora pronta ad un’espansione su larga scala, ma più la tua attività cresce, più importante sarà tenere sotto controllo le tue spese, quindi è utile sapere che il tuo software può crescere con te per far fronte a nuovi scenari.

Vale anche la pena verificare se la piattaforma di gestione della spesa scelta possiede una propria infrastruttura, perché le piattaforme che non devono fare affidamento su terze parti sono più flessibili, più reattive e possono innovare le proprie funzionalità più rapidamente perché non sono vincolate da limitazioni al di fuori del loro controllo.

I vantaggi della piattaforma Soldo

Soldo semplifica la gestione delle spese attraverso un sistema automatizzato di carte aziendali per i dipendenti, app mobile per i pagamenti e web console di controllo delle spese.

Inoltre, la piattaforma di gestione delle spese di Soldo ti permette di:

Scegli una piattaforma affidabile e semplice che renda facile tenere traccia e controllare ciò che il personale sta acquistando e sarai sulla buona strada per spendere il successo nella gestione.

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Come gestire le spese di una impresa di costruzioni

4 Gennaio 2023   |   8 Minuti di lettura

Construction

Dalla progettazione e costruzione fino alla manutenzione, il settore dell’edilizia e delle costruzioni si avvale della digitalizzazione in ogni fase del suo processo operativo. Ma di quali vantaggi potrebbero usufruire le ditte edili semplicemente implementando metodi altrettanto innovativi nella gestione delle spese aziendali?

Coordinare ciascuna commessa assegnata alla ditta e gestire un budget diverso per ciascuna di esse non è certo uno scenario privo di problematiche, senza contare che spesso i dipendenti sono chiamati ad effettuare acquisti utilizzando contante o carte di credito personali, collezionare ricevute e scontrini e completare una nota spese a fine mese per richiedere un rimborso: scopri come Soldo può aiutarti a gestire le finanze aziendali, prevedendo diversi scenari per cercare le soluzioni che assicurino la redditività e la crescita dell’impresa edile.

Pagare di tasca propria mette sotto pressione i tuoi dipendenti

Problema

A seconda del settore in cui l’azienda è specializzata, i tuoi dipendenti potrebbero trovarsi a risistemare la pavimentazione di una strada, allestire un bar o ristrutturare un appartamento nel centro della città; in ciascuno di questi casi, potrebbero aver bisogno di fermarsi a fare rifornimento lungo la strada o acquistare materiali o attrezzi da lavoro, anticipando denaro di tasca propria e conservando gli scontrini per compilare un modulo di nota spese alla fine del mese, che dovrà successivamente essere verificato dal reparto amministrativo aziendale prima che il denaro possa essere rimborsato.

Col costo della vita sempre più alto, alcuni lavoratori non possono permettersi di anticipare le spese per conto dell’azienda e attendere i rimborsi a fine mese.

Soluzione

Con Soldo, puoi assegnare a ciascun dipendente una carta aziendale prepagata, collegata ad un sistema centralizzato di gestione delle spese aziendali. Grazie a ricariche automatiche e all’assegnazione di budget personalizzati per ogni carta, puoi assicurarti che ognuno di loro abbia accesso ai fondi aziendali di cui ha bisogno per portare a termine il lavoro di ciascun cantiere, tenendo traccia di ogni singola transazione nel momento stesso in cui viene effettuata.

Con Soldo non è più necessario utilizzare una carta personale per gli acquisti aziendali.

Inseguire le ricevute è una perdita di tempo per tutti

Problema

Collezionando ricevute per un intero mese si rischia spesso di ritrovarsi a svuotare tasche e perlustrare ogni scomparto del proprio portafoglio alla ricerca dello scontrino perduto. Di conseguenza il tuo reparto amministrativo sarà costretto a perdere del tempo prezioso in attesa di ricevere tutti i giustificativi di spesa.

Riconciliare manualmente una manciata di ricevute ogni quattro settimane è un grattacapo di cui dipendenti e contabili preferirebbero fare a meno.

Soluzione

Oltre alle carte di pagamento, Soldo fornisce un’app mobile per smartphone con cui tracciare ogni singola spesa, così non c’è più bisogno di intascare la ricevuta e conservarla per un mese intero: basta scattare una foto dello scontrino, collegarla all’acquisto effettuato e aggiungere una nota sul cliente o sul progetto a cui si riferisce.

Grazie a questi processi di dematerializzazione dei documenti, la riconciliazione di fine mese richiede la metà del tempo e nessuno in azienda deve preoccuparsi di inseguire pezzi di carta e verificare la validità delle spese.

La riconciliazione di fine mese è un processo macchinoso e soggetto a errori

Problema

Hai gestito un’impresa edile di successo per anni, ma la contabilità è ancora un lavoro di routine che ti fa perdere tempo prezioso che potrebbe essere investito in attività più utili e strategiche.

Soluzione

Sei passato a un software di contabilità basato su cloud alcuni anni fa: adesso ti basta collegare Soldo alle piattaforme contabili che usi quotidianamente per automatizzare i flussi di lavoro:

In cosa consiste dunque l’intero processo, dall’acquisto alla riconciliazione?

  1. Il dipendente utilizza la sua carta Soldo presso un distributore di benzina;
  2. Usa l’app per contrassegnare la transazione come carburante, scattare una foto della ricevuta e aggiungere una nota sul nome del cliente da cui si stava recando;
  3. Soldo trasmette automaticamente tale transazione, ricevuta e nota a Xero.

Metti in pratica queste soluzioni

Rifornimento di carburante, acquisto di attrezzatura e abbigliamento da lavoro sono solo alcune delle spese che un dipendente di un’azienda di costruzioni si trova ad affrontare, spesso anticipando i costi di tasca propria.

Soldo aiuta le aziende a trovare il giusto equilibrio tra costi in entrata e in uscita e a dare la libertà ai tuoi dipendenti di spendere i fondi aziendali per effettuare tutti gli acquisti legati all’esercizio della propria professione, garantendo allo stesso tempo la massima visibilità.

Scegli il piano più adatto alle esigenze della tua ditta e iscriviti subito per iniziare a risparmiare tempo sulla riconciliazione, dimenticare la caccia alle ricevute e semplificare le spese per tutto il team aziendale.

Automatizza le spese aziendali

Soldo offre un modo più semplice per gestire le spese aziendali.

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5 lezioni di business che puoi imparare dal tuo shopping natalizio

19 Dicembre 2022   |   10 Minuti di lettura

Christmas shopping

Natale è dietro l’angolo, l’avevi notato? Le vetrine risplendono di luci e offerte da non perdere, le strade sono addobbate a festa e da nord a sud ci si prepara all’ultimo weekend di acquisti prima del Natale. Ma in che modo tutto questo ha a che fare con il successo della tua azienda?

Sembra incredibile, ma ci sono lezioni di business che perfino una buona esperienza di shopping natalizio può insegnare. Ecco i cinque consigli di business ispirati alle feste che abbiamo impacchettato per te.

Scopri cosa soddisfa le aspettative

Abbiamo tutti ricevuto un regalo di Natale indesiderato, che è poi stato abbandonato chissà dove o riciclato senza nessun rimorso. Ecco perché è importante provare a capire cos’è che davvero familiari e amici vorrebbero trovare sotto l’albero.

Fare la tua ricerca è importante e lo stesso vale nella gestione di un’azienda: è fondamentale che i tuoi prodotti o servizi soddisfino le aspettative di un pubblico di clienti in trepidante attesa.

Offri qualcosa di cui si ha davvero bisogno

I tuoi clienti sono alla ricerca di un prodotto o un servizio che risponda alle loro richieste. Per fare questo, adatta la tua offerta alle loro esigenze. Scopri quali sono i problemi che la tua azienda può risolvere e assicurati di creare una soluzione su misura.

In questo modo, potresti scoprire che i tuoi clienti sono alla ricerca di un prodotto o servizio che soddisfi un’esigenza specifica o, al contrario, potresti identificare un bisogno di cui i tuoi clienti non sono ancora pienamente consapevoli. In questo caso, concentra la tua attenzione sulla ricerca dei dati prima di passare all’esecuzione: la chiave è offrire un prodotto o un servizio di cui i tuoi clienti hanno effettivamente bisogno.

Scopri le loro abitudini, interessi e preferenze

Utilizza le ricerche di mercato e il feedback dei clienti per comprendere le abitudini, gli interessi e le preferenze del tuo pubblico in modo da poter indirizzare la tua offerta in modo più efficace. E, cosa più importante, fai questa ricerca per capire se il tuo prodotto o servizio stia davvero avendo un impatto positivo: risolve i problemi dei tuoi clienti? È facile da usare o da accedere? Hai reso semplice per i clienti capire come funziona? C’è una funzione da migliorare perché non considerano particolarmente utile?

Raccogli tutti i dati e i commenti dei clienti e regola il tuo approccio di conseguenza.

Vai a caccia delle migliori offerte

Fare regali da mettere sotto l’albero può essere parecchio costoso. Trovare il regalo perfetto è importante, tanto meglio se acquistato ad un prezzo conveniente. Quindi, mettersi alla ricerca delle migliori offerte può essere la chiave per risparmiare denaro senza rinunciare alla qualità.

Nell’era digitale, è più facile che mai cercare i prezzi più economici e comparare le offerte a disposizione. E lo stesso principio può essere applicato alla tua attività:

  • Effettua le tue ricerca online: cerca online gli articoli che acquisti per l’azienda e confronta i prezzi su diversi siti per trovare quelli più convenienti;
  • Affidati ai fornitori di fiducia: se hai un rapporto di fiducia e di lunga data con i tuoi fornitori, è più probabile che accettino di trattare sul prezzo oppure offrano sconti per l’acquisto all’ingrosso;
  • Guardati intorno: se per anni ti sei affidato agli stessi fornitori per abitudine piuttosto che per fedeltà, potrebbe essere il momento di iniziare a esplorare nuove opzioni (potenzialmente più economiche);
  • Gioca d’anticipo: acquista ciò di cui avrai bisogno con largo anticipo per ottenere prezzi più bassi sugli articoli fuori stagione, quando la domanda per quei prodotti è inferiore.

Distribuisci le spese

Il costo combinato dello shopping natalizio, delle decorazioni e delle cene con familiari e amici ha un impatto notevole sulle tue spese. Un modo per ridurlo è quello di distribuire la spesa nei mesi che precedono il Natale, allentando parte della pressione sulle tue finanze personali.

Lo stesso vale per la spesa aziendale. Distribuire le spese in un periodo più lungo aiuta a bilanciare entrate e costi, in modo da mantenere il flusso di cassa sempre in attivo. Per alleviare l’impatto sulla spesa:

  • Spendi meno ma più spesso: se hai costi fissi regolari, prova a distribuire l’acquisto di articoli o servizi durante tutto il mese, in modo da alleviare l’impatto sul flusso di cassa;
  • Usa il credito se necessario: se hai accesso alle linee di credito, utilizzale per ritardare il pagamento di alcune spese e distribuirle tramite rimborsi.

Anche la presentazione è importante

Chi di noi non è mai stato attirato da un regalo splendidamente incartato sotto l’albero di Natale? Il modo in cui impacchettiamo, decoriamo e presentiamo i nostri regali è una parte importante dell’atmosfera natalizia. E lo stesso vale per il modo in cui presenti il tuo brand.

Quando si tratta del tuo marchio, l’aspetto dei tuoi prodotti e la qualità della tua presentazione sono fondamentali per coinvolgere i clienti e invogliarli ad acquistare.

Rendi il tuo brand accattivante

Colori audaci, un logo entusiasmante e un design innovativo sono tutti modi per rendere i prodotti più allettanti per i tuoi clienti.

Pensa al tuo sito web come ad una vetrina: cosa dice della tua attività? Cosa comunica alla gente e, soprattutto, cattura l’attenzione del tipo di clientela che ha maggiori probabilità di entrare in negozio ed effettuare un acquisto? Il testo e gli elementi di design dovrebbero funzionare in armonia, raggiungendo un equilibrio perfetto tra SEO, posizionamento del brand e una copy chiara e che converta.

Rispetta le linee guida del tuo brand

Per mantenere i tuoi prodotti e servizi uniformi e coerenti, attieniti all’identità visiva del tuo brand. I clienti saranno in grado di individuare i tuoi prodotti da lontano.

Lo stesso vale per tutto ciò che un cliente potrebbe vedere e attribuire alla tua attività: dal biglietto da visita di un venditore e altro materiale stampato fino al banner del tuo profilo LinkedIn e alla firma e-mail aziendale.

Tieni traccia delle spese

In un’epoca di pagamenti contactless, è fin troppo facile lasciarsi trasportare ed eccedere negli acquisti. Avere accesso a una carta contactless rende i pagamenti più facili, ma trova una soluzione che ti permetta di spendere entro i limiti di budget consentiti.

Le spese aziendali funzionano allo stesso modo. Naturalmente vuoi che il tuo team possa effettuare gli acquisti aziendali necessari con facilità, mantenendo al contempo visibilità e controllo sulle spese.

Con le carte di pagamento Soldo e la piattaforma automatizzata di gestione delle spese puoi:

  • Impostare limiti e budget personalizzati: mantieni il controllo completo su tutte le uscite aziendali;
  • Monitorare le spese in tempo reale: approva i pagamenti e visualizza le transazioni nel momento in cui vengono effettuate, in modo da evitare sorprese a fine mese;
  • Integrare Soldo ai tuoi sistemi di contabilità: snellisci i processi di riconciliazione delle spese e riduci gli errori legati all’inserimento manuale dei dati.

Scopri di più su come i nostri clienti utilizzano Soldo per avere il massimo controllo sulle spese e risparmiare tempo e denaro. Gestire il tuo budget natalizio e il tuo budget aziendale non è poi così diverso: l’importante è avere il miglior controllo possibile sui fondi a disposizione.

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Soldo offre un modo più semplice per gestire le spese aziendali.

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I 5 elementi chiave per una policy di spesa efficiente

14 Dicembre 2022   |   14 Minuti di lettura

Perché è importante adottare una buona policy di spesa?

Tenere sotto controllo la gestione dei fondi aziendali è una parte essenziale del sistema finanziario di qualunque azienda, dalle start-up alle medie e grandi imprese. È per questo che adottare una buona policy di spesa è il modo migliore per permettere ai reparti amministrativi di gestire e rendicontare le spese senza complicazioni.

Esattamente come i regolamenti all’interno di una policy aziendale, anche quelli delineati nella policy di spesa aziendale sono fondamentali per stabilire linee guida chiare e definite sulle tipologie di spesa autorizzate (e non), ma soprattutto garantisce che il personale sia ritenuto responsabile del modo in cui utilizza i fondi aziendali.

In questo post, ti guideremo attraverso i cinque elementi chiave di una policy di spesa efficiente e come renderla dinamica e adattabile alle esigenze del tuo business.

Cos’è una policy di spesa?

Una policy di spesa è un insieme di norme che regolano il modo in cui i dipendenti utilizzano il denaro dell’azienda e aiuta a stabilire:

  • il genere di acquisti che il tuo personale è autorizzato ad effettuare per lo svolgimento della propria attività;
  • le modalità di rimborso spese nel caso in cui il personale anticipi denaro di tasca propria;
  • cosa fare in caso di problemi o reclami legati ai rimborsi o alle autorizzazioni di spesa.

Il più grande vantaggio di una buona policy di spesa è che non lascia spazio ai dubbi. Il tuo staff conoscerà in anticipo le tue regole di spesa e, allo stesso modo, se un manager o un membro del reparto amministrativo non fosse sicuro di poter approvare una particolare transazione, potrà semplicemente consultare il documento di policy.

Una buona politica di spesa ha anche altri due vantaggi chiave:

  • rafforza il tuo rapporto con il personale, garantendo l’accesso ai fondi per acquistare beni o servizi per conto dell’azienda;
  • rende più facile monitorare e tenere le spese sotto controllo, oltre che a sfavorire qualunque tipo di illecito o frode ai danni dell’azienda.

Quindi, quali sono le caratteristiche che rendono una policy di spesa davvero efficiente?

1. Una buona policy di spesa è chiara

Il vantaggio principale di avere una policy di spesa è dissipare ogni dubbio. In altre parole, chiunque faccia parte del personale che si occupa di attuare e far rispettare le regole all’interno della policy sa perfettamente quali spese sono autorizzate e in quali modalità è possibile effettuarle.

Ciò considerato, la tua policy di spesa deve includere:

Rimborsi chiari

I dipendenti possono richiedere il rimborso di qualsiasi spesa effettuata per lo svolgimento dell’esercizio lavorativo.

Se il furgone per le consegne è a corto di benzina e il fattorino fa il pieno di tasca propria, ad esempio, si tratta di una spesa fatta esclusivamente per portare a termine il compimento del proprio lavoro e va dunque rimborsata.

In altri casi invece, molte aziende offrono ai propri dipendenti abbonamenti in palestra, assicurazione sanitaria e altri vantaggi che non sono strettamente legati all’attività lavorativa ma che vengono comunque inseriti nella lista di spese coperte dall’azienda.

La chiave è essere chiari.

Imposta diverse categorie di spesa, ad esempio viaggi, conferenze, eventi e forniture per l’ufficio, e stila un elenco dettagliato delle spese che puoi rimborsare in ciascuna categoria.

È necessario anche specificare le circostanze in cui una particolare spesa è consentita. Se rimborsi il carburante solo quando il tuo personale si reca ad almeno 15km di distanza dall’ufficio, ad esempio, è importante citarlo chiaramente nei documenti di policy.

Informazioni sull’attuale sistema di tassazione dei rimborsi

L’art. 51 del D.P.R. n. 917/1986 (TUIR), disciplina il sistema di tassazione delle trasferte, configurando tre diverse modalità di rimborso: il rimborso forfettario, il rimborso analitico (o a piè di lista) e il rimborso misto.

Rimborso forfettario

Il rimborso forfettario corrisponde ad un ammontare generico stabilito dall’azienda in accordo con il proprio dipendente e viene considerato come parte del suo compenso ed è per questo soggetto a IVA e deducibile in maniera parziale dalle spese (al 75% se l’importo non supera il 2% dei compensi annui).

L’indennità massima giornaliera del rimborso forfettario è pari a 46,48€, per le trasferte in territorio nazionale, e a 77,47€ per quelle effettuate all’estero; superati questi valori, i rimborsi vengono tassati, mentre la deducibilità delle spese per l’azienda è illimitata.

Rimborso analitico o a piè di lista

A differenza di quello forfettario, il rimborso analitico richiede che il dipendente raccolga tutta la documentazione (scontrini fiscali, ricevute, fatture) riguardante le spese effettuate durante l’esercizio della propria professione, in modo tale che l’impresa possa detrarre l’IVA.

Per quanto riguarda la deducibilità aziendale, è necessario effettuare una distinzione:

  • le spese relative a viaggi, trasporti, vitto e alloggi sono rimborsate dall’azienda a piè di lista e non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente;
  • ulteriori spese documentate analiticamente che non rientrano in queste categorie (parcheggi, spese telefoniche) non vengono tassate fino ad un importo massimo di 15,49€ al giorno per le trasferte extracomunali in Italia e 25,83€ al giorno per le trasferte all’estero.

Rimborso misto

Il rimborso misto o generico prevede che le spese inerenti all’attività svolta siano rimborsate in parte secondo il metodo forfettario e in parte secondo quello analitico.

Se si utilizza il metodo di rimborso analitico delle spese, è possibile che l’azienda paghi un’ulteriore indennità forfettaria esente da tassazione nel limite di 30,99€ al giorno per le trasferte in Italia e 51,65€ per quelle all’estero. La tipologia di rimborso analitico è pari a 2/3 di quello previsto dal rimborso forfettario.

2. Una buona policy di spesa è equa

Niente distrugge la fiducia più velocemente che dare l’impressione che alcuni dipendenti ricevano un trattamento di favore rispetto ad altri. Il favoritismo rende inoltre i dipendenti meno interessati nel salvaguardare le finanze aziendali, il che incide sulla produttività e il morale dei lavoratori.

Naturalmente, questo non significa che stagisti e lavoratori occasionali debbano avere lo stesso livello di accesso e privilegi di un dipendente a tempo pieno o di un manager; le regole della tua politica di spesa dovrebbero essere applicate in modo coerente e sulla base della gerarchia aziendale.

Un altro aspetto, certamente più complicato, è trovare un equilibrio tra ciò che l’azienda è in grado di rimborsare e ciò che è ragionevolmente adeguato.

Se da un lato i dipendenti di una media impresa in viaggio di lavoro non possono aspettarsi di alloggiare in alberghi di lusso, certo non può accadere che debbano trovarsi a condividere una stanza, trovare una sistemazione in una zona poco raccomandabile della città o che paghino l’intero conto per le loro spese di viaggio di tasca propria, soprattutto se la trasferta è una parte importante del proprio lavoro.

I bilanci, i limiti di spesa e le indennità devono essere realistici e definiti chiaramente all’interno della policy di gestione delle spese.

3. Una buona policy di spesa è facile da comprendere

Sembra ovvio, ma redigere una policy di spesa trasparente e di facile comprensione è fondamentale per incoraggiare i dipendenti a conformarsi alle sue regole.

Ci sono tre aspetti da considerare per rendere la tua policy di spesa il più lineare possibile:

1. Vai dritto al sodo

Crea una policy diretta e concisa: non è necessario che il tuo personale passi ore a leggere regole e limitazioni solo per scoprire se un pranzo di lavoro è rimborsabile.

2. Crea una versione facile da consultare

Aggiungi una pagina di contenuti ipertestuale, in modo che il tuo personale possa accedere rapidamente alla informazioni di cui ha bisogno. E usa elenchi numerati o puntati per agevolarne la lettura.

3. Rendila accessibile

Tutti i membri del personale dovrebbero avere almeno una conoscenza operativa di base della tua policy di spesa. E chiunque dovrebbe essere in grado di dare un’occhiata alle sue regole senza dover spulciare tra le tante cartelle salvate sul server aziendale o, peggio, cercare informazioni in schedari cartacei sotterrati sotto una pila di documenti in ufficio.

4. Una buona policy di spesa viene regolarmente rivista e aggiornata

A questo punto, la tua policy di spesa chiara, equa e di facile comprensione è in atto. Ma sarà valida per sempre?

Se la tua policy di spesa non riflette la pratica corrente della tua attività e non fa riferimento a decreti legislativi e agevolazioni aggiornate, è come non averla affatto. Non ha senso avere limiti di spesa per i floppy disk e nessun riferimento allo smart working.

Se la tua policy è obsoleta, i tuoi limiti di spesa potrebbero anche non essere più realistici. I dati Istat lo confermano: all’inizio del 2022 avresti speso circa 350€ per acquistare qualcosa che sarebbe costato 300€ nello stesso periodo del 2010.

Per questo motivo, dovresti trattare la tua policy di spesa come un documento vivo e dinamico, non come un documento unico valido per tutti gli anni a venire.

Rivedi regolarmente la tua policy, in media ogni due anni, per assicurarti che sia sempre attuale.

5. L’automazione è parte di una buona policy di spesa

L’automazione della gestione delle spese e dei processi di rimborso e note spese aiuta a ridurre il tempo dedicato alla documentazione dei giustificativi di spesa ed elimina la necessità di consultare continuamente la policy di spesa, in modo che il processo di rimborso sia più semplice e richieda meno tempo per tutti.

Soldo ti permette di impostare regole di spesa e budget predefiniti per ciascuna categoria di spesa, per avere una visione chiara dei fondi dedicati a ciascuna attività. Grazie ad una dashboard centralizzata collegata a carte di pagamento da assegnare ai tuoi dipendenti, è possibile:

  • visualizzare ciascuna transazione e i trend di spesa aziendali;
  • controllare il flusso di cassa, osservando il saldo disponibile e quello in sospeso su tutti i wallet del conto;
  • creare regole per limitare i pagamenti e controllare l’utilizzo delle carte in base a tipi di transazioni, aree geografiche o categorie di spesa;
  • organizzare i fondi di team e progetti in più wallet per fornire accesso ai budget preventivati;
  • ricevere notifiche in tempo reale per esaminare, approvare o rifiutare un acquisto.

Poiché ogni carta Soldo, fisica o virtuale, ha accesso ai fondi aziendali, non ci sono rimborsi da elaborare e nessun dipendente è costretto ad effettuare pagamenti di tasca propria, utilizzando contante o carta di credito.

Aspettative più chiare

Con una policy di spesa chiara, equa e di facile comprensione, il personale non può accidentalmente accumulare esose fatture per scoprire che tali spese non sono in realtà coperte dall’azienda.

Allo stesso modo, il personale della contabilità non dovrà impiegare tempo prezioso per verificare le transazioni e richiedere chiarimenti su fatture e ricevute fornite dai dipendenti.

Automatizzare le spese aziendali ti consente di gestire le spese dei dipendenti in modo flessibile, dalla richiesta alla riconciliazione: scopri subito la differenza che Soldo può fare per il tuo lavoro.

Automatizza le spese aziendali

Soldo offre un modo più semplice per gestire le spese dei dipendenti.

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Come mantenere le spese aziendali sotto controllo

5 Dicembre 2022   |   7 Minuti di lettura

Mantenere il controllo sulle spese aziendali è fondamentale per sapere dove e in che modo vengono impiegati i fondi a disposizione dei dipendenti e come queste spese abbiano un impatto sulla produttività e sulla crescita del business.

Eppure, tracciare le spese non è affatto facile se si considera che spesso le piccole organizzazioni (quali le start-up o le aziende a conduzione familiare) non hanno le risorse necessarie per supervisionare le proprie finanze, mentre, nel caso di medie e grandi imprese, i reparti amministrativi si ritrovano spesso a fare i conti con una rendicontazione manuale volta a tracciare e verificare un volume imponente di transazioni.

Fortunatamente, ci sono nuovi metodi automatizzati che aiutano a gestire le spese aziendali in maniera più efficiente, per far risparmiare tempo ai team che si occupano di contabilità e aiutare i dipendenti a tenere traccia delle proprie spese in modo più semplice.

Tieni d’occhio le spese

Molte aziende hanno difficoltà a raccogliere informazioni accurate sui dati relativi agli acquisti effettuati dai propri dipendenti, specialmente nei casi in cui ci sono più persone che utilizzano la stessa carta di credito aziendale.

Ma a meno che il reparto amministrativo non sia già perfettamente a conoscenza delle spese che i vari team intendono effettuare, sarà molto difficile individuare quali misure adottare per risparmiare denaro e rendere l’azienda più produttiva.

Delineare i modelli e conoscere le tendenze di spesa è fondamentale. Ecco perché non si tratta solo di inserire i dati in fogli di calcolo: è importante essere in grado di estrapolare dettagli e trasformarli in azioni attuabili.

Crea un programma di gestione dei costi

L’obiettivo è ridurre le spese generali associate alla gestione delle spese dei vari dipartimenti.

Questo approccio promuove anche un ambiente in cui i dipendenti si sentono liberi di offrire suggerimenti sulla riduzione dei costi mentre contribuiscono a rendere la propria attività più proficua. Puoi confrontare questo approccio più responsabile con gli ambienti di lavoro in cui i membri del team trattano le spese aziendali come una risorsa infinita.

Questo significa che devi instillare nel tuo team la necessità di diventare più efficiente nella gestione dei costi. Ciò richiede un importante cambiamento di mentalità, con il personale che pensa più attentamente a come e per quali spese utilizzare la propria carta aziendale.

Evita misure istintive di riduzione dei costi

Cerca di misurare le decisioni sui costi rispetto alle strategie a lungo termine della tua azienda.

È essenziale assicurarsi di non spendere più del dovuto, ma risparmiare piccole quantità di denaro velocemente non è una soluzione a lungo termine. Un tuo dipendente potrebbe considerare un affare acquistare uno smartphone o un laptop aziendale ad un prezzo scontato, ma non sono necessarie troppe transazioni di questo genere per creare un significativo problema di flusso di cassa.

Utilizza una piattaforma di gestione delle spese

Con una piattaforma di gestione delle spese, puoi tenere sotto controllo ogni fase del processo di spesa, dall’acquisto alla rendicontazione mensile.

La piattaforma all-in-one di Soldo è composta da carte di pagamento, un’app mobile per i dipendenti e una web console per gli amministratori dei fondi aziendali. Insieme, questi tre elementi consentono il controllo della spesa in tempo reale, per aiutarti a gestire le finanze della tua azienda in maniera più oculata e attuare nuove strategie di crescita.

Ciò significa che puoi gestire il processo di spesa senza impegnare troppo tempo o sovraccaricare il reparto amministrativo, spesso alle prese con metodi di raccolta delle ricevute e compilazione delle note spese obsoleti e manuali.

Le carte di pagamento consentono a dipendenti e team di effettuare pagamenti con il denaro dell’azienda, in negozio e online, per spese di trasferta, pubblicità online o acquisti occasionali. Le carte Soldo sono disponibili in versione fisica o virtuale e funzionano come una qualunque carta di debito per effettuare acquisti. A differenza delle carte tradizionali, tuttavia, è possibile impostare regole e limiti personalizzabili, in modo da tenere sotto controllo le spese.

La web console ti permette di definire le regole specifiche per ogni carta, oltre a trovare informazioni in tempo reale sulle transazioni effettuate dagli assegnatari di ciascuna carta. Puoi inoltre esportare i dati per ottenere informazioni dettagliate e creare modelli di spesa più efficienti.

L’app mobile rende l’intero processo più semplice e veloce per i dipendenti che sono dunque in grado di tenere traccia di quanto hanno speso e per quale acquisto e fornire maggiori informazioni sulle transazioni effettuate aggiungendo una foto della ricevuta o scontrino fiscale.

Il nostro sistema integrato si occuperà del resto, rendendo le informazioni comodamente disponibili agli amministratori dell’azienda e del reparto contabilità attraverso la web console Soldo.

Tieni le spese sotto controllo

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Fortunatamente, ci sono nuovi metodi automatizzati che aiutano a gestire le spese aziendali in maniera più efficiente, per far risparmiare tempo ai team che si occupano di contabilità e aiutare i dipendenti a tenere traccia delle proprie spese in modo più semplice.

Tieni d’occhio le spese

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Delineare i modelli e conoscere le tendenze di spesa è fondamentale. Ecco perché non si tratta solo di inserire i dati in fogli di calcolo: è importante essere in grado di estrapolare dettagli e trasformarli in azioni attuabili.

Crea un programma di gestione dei costi

L’obiettivo è ridurre le spese generali associate alla gestione delle spese dei vari dipartimenti.

Questo approccio promuove anche un ambiente in cui i dipendenti si sentono liberi di offrire suggerimenti sulla riduzione dei costi mentre contribuiscono a rendere la propria attività più proficua. Puoi confrontare questo approccio più responsabile con gli ambienti di lavoro in cui i membri del team trattano le spese aziendali come una risorsa infinita.

Questo significa che devi instillare nel tuo team la necessità di diventare più efficiente nella gestione dei costi. Ciò richiede un importante cambiamento di mentalità, con il personale che pensa più attentamente a come e per quali spese utilizzare la propria carta aziendale.

Evita misure istintive di riduzione dei costi

Cerca di misurare le decisioni sui costi rispetto alle strategie a lungo termine della tua azienda.

È essenziale assicurarsi di non spendere più del dovuto, ma risparmiare piccole quantità di denaro velocemente non è una soluzione a lungo termine. Un tuo dipendente potrebbe considerare un affare acquistare uno smartphone o un laptop aziendale ad un prezzo scontato, ma non sono necessarie troppe transazioni di questo genere per creare un significativo problema di flusso di cassa.

Utilizza una piattaforma di gestione delle spese

Con una piattaforma di gestione delle spese, puoi tenere sotto controllo ogni fase del processo di spesa, dall’acquisto alla rendicontazione mensile.

La piattaforma all-in-one di Soldo è composta da carte di pagamento, un’app mobile per i dipendenti e una web console per gli amministratori dei fondi aziendali. Insieme, questi tre elementi consentono il controllo della spesa in tempo reale, per aiutarti a gestire le finanze della tua azienda in maniera più oculata e attuare nuove strategie di crescita.

Ciò significa che puoi gestire il processo di spesa senza impegnare troppo tempo o sovraccaricare il reparto amministrativo, spesso alle prese con metodi di raccolta delle ricevute e compilazione delle note spese obsoleti e manuali.

Le carte di pagamento consentono a dipendenti e team di effettuare pagamenti con il denaro dell’azienda, in negozio e online, per spese di trasferta, pubblicità online o acquisti occasionali. Le carte Soldo sono disponibili in versione fisica o virtuale e funzionano come una qualunque carta di debito per effettuare acquisti. A differenza delle carte tradizionali, tuttavia, è possibile impostare regole e limiti personalizzabili, in modo da tenere sotto controllo le spese.

La web console ti permette di definire le regole specifiche per ogni carta, oltre a trovare informazioni in tempo reale sulle transazioni effettuate dagli assegnatari di ciascuna carta. Puoi inoltre esportare i dati per ottenere informazioni dettagliate e creare modelli di spesa più efficienti.

L’app mobile rende l’intero processo più semplice e veloce per i dipendenti che sono dunque in grado di tenere traccia di quanto hanno speso e per quale acquisto e fornire maggiori informazioni sulle transazioni effettuate aggiungendo una foto della ricevuta o scontrino fiscale.

Il nostro sistema integrato si occuperà del resto, rendendo le informazioni comodamente disponibili agli amministratori dell’azienda e del reparto contabilità attraverso la web console Soldo.

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Fortunatamente, ci sono nuovi metodi automatizzati che aiutano a gestire le spese aziendali in maniera più efficiente, per far risparmiare tempo ai team che si occupano di contabilità e aiutare i dipendenti a tenere traccia delle proprie spese in modo più semplice.

Tieni d’occhio le spese

Molte aziende hanno difficoltà a raccogliere informazioni accurate sui dati relativi agli acquisti effettuati dai propri dipendenti, specialmente nei casi in cui ci sono più persone che utilizzano la stessa carta di credito aziendale.

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Crea un programma di gestione dei costi

L’obiettivo è ridurre le spese generali associate alla gestione delle spese dei vari dipartimenti.

Questo approccio promuove anche un ambiente in cui i dipendenti si sentono liberi di offrire suggerimenti sulla riduzione dei costi mentre contribuiscono a rendere la propria attività più proficua. Puoi confrontare questo approccio più responsabile con gli ambienti di lavoro in cui i membri del team trattano le spese aziendali come una risorsa infinita.

Questo significa che devi instillare nel tuo team la necessità di diventare più efficiente nella gestione dei costi. Ciò richiede un importante cambiamento di mentalità, con il personale che pensa più attentamente a come e per quali spese utilizzare la propria carta aziendale.

Evita misure istintive di riduzione dei costi

Cerca di misurare le decisioni sui costi rispetto alle strategie a lungo termine della tua azienda.

È essenziale assicurarsi di non spendere più del dovuto, ma risparmiare piccole quantità di denaro velocemente non è una soluzione a lungo termine. Un tuo dipendente potrebbe considerare un affare acquistare uno smartphone o un laptop aziendale ad un prezzo scontato, ma non sono necessarie troppe transazioni di questo genere per creare un significativo problema di flusso di cassa.

Utilizza una piattaforma di gestione delle spese

Con una piattaforma di gestione delle spese, puoi tenere sotto controllo ogni fase del processo di spesa, dall’acquisto alla rendicontazione mensile.

La piattaforma all-in-one di Soldo è composta da carte di pagamento, un’app mobile per i dipendenti e una web console per gli amministratori dei fondi aziendali. Insieme, questi tre elementi consentono il controllo della spesa in tempo reale, per aiutarti a gestire le finanze della tua azienda in maniera più oculata e attuare nuove strategie di crescita.

Ciò significa che puoi gestire il processo di spesa senza impegnare troppo tempo o sovraccaricare il reparto amministrativo, spesso alle prese con metodi di raccolta delle ricevute e compilazione delle note spese obsoleti e manuali.

Le carte di pagamento consentono a dipendenti e team di effettuare pagamenti con il denaro dell’azienda, in negozio e online, per spese di trasferta, pubblicità online o acquisti occasionali. Le carte Soldo sono disponibili in versione fisica o virtuale e funzionano come una qualunque carta di debito per effettuare acquisti. A differenza delle carte tradizionali, tuttavia, è possibile impostare regole e limiti personalizzabili, in modo da tenere sotto controllo le spese.

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4 esempi per capire i vantaggi dell’automazione finanziaria

3 Novembre 2022   |   10 Minuti di lettura

L’automazione dei processi finanziari ha innumerevoli vantaggi per le aziende, a cominciare dall’efficienza. Non solo snellisce i processi approvativi, ma permette di agire rapidamente con un notevole risparmio di tempo e denaro. Ma c’è molto di più.

I reparti amministrativi si trovano spesso ad eseguire attività ripetitive ed estremamente dispendiose in termini di tempo. La loro automazione, invece, consente alla tua azienda di essere molto più agile e flessibile, e di comprendere meglio il proprio stato di salute.

L’automazione ti fornisce gli strumenti utili a prendere decisioni basate su dati certi e consapevoli, così da distribuire meglio le risorse durante il processo di crescita aziendale.

Qui trovi quattro esempi emblematici di come l’automazione può essere applicata all’interno di un’azienda. Continua a leggere per scoprire l’impatto che può avere sul tuo business.

Gestire le spese operative su larga scala

Rimborsare le spese ai dipendenti è un’attività monotona, ma anche molto impegnativa. E più l’azienda cresce, più diventa complesso occuparsene.

Generalmente, servono 15 minuti per compilare una nota spese. Si tratta di un tempo assolutamente ragionevole per una startup con pochi dipendenti. Ma non si può certo dire lo stesso per un’azienda di 450 dipendenti, che si trova ad elaborare circa 135 note spese al mese. È chiaro che in questi casi l’onere è molto più gravoso.

Se l’approccio alla gestione delle spese è inefficace, il rischio è quello di perdere completamente il controllo sui costi della propria azienda. Nella peggiore delle ipotesi, i dipendenti potrebbero arrivare a chiedere dei rimborsi a cui, in realtà, non hanno diritto.

Dall’altra parte, un inasprimento delle regole potrebbe sortire l’effetto contrario rispetto a quanto auspicato. Pensiamo ad un dipendente che debba compilare un modulo in triplice copia e attendere il nullaosta che lo autorizzi a prendere la propria auto per recarsi ad un appuntamento con un cliente; tutto questo va inevitabilmente a complicare il lavoro e causa inutili frustrazioni. Senza contare le incombenze di cui il reparto amministrativo dovrà occuparsi.

In situazioni di questo tipo, l’automazione dei processi rappresenta un valido aiuto. Infatti, puoi stanziare dei budget, stabilire chi può spendere e per cosa, definire un ammontare e impostare regole di spesa per i tuoi dipendenti.

E poiché i software più moderni di gestione spese consentono di creare regole per limitare i pagamenti e verificare l’utilizzo delle carte, non è più necessario un controllo costante.

L’automazione rappresenta un valido supporto per la tua attività. Non importa che la tua azienda abbia 5 o 500 dipendenti. Il software bloccherà automaticamente tutte le spese non consentite o quelle che superano il limite prestabilito.

Gestire il budget e risparmiare sui costi

Specialmente nelle aziende in crescita, può essere complicato avere una chiara visione di tutti gli abbonamenti, delle spese pubblicitarie o di rappresentanza.

Trattandosi di importi esigui (solitamente inferiori ai 10.000 €), il procurement potrebbe non essere la scelta adatta. La soluzione migliore potrebbe essere quella di affidare ai team la gestione dei propri budget, ma, in realtà, anche qui si nascondono delle insidie.

Per esempio, raramente i team parlano tra loro degli abbonamenti che utilizzano.  E questo fa sì che un’azienda, con un numero di dipendenti compreso tra i 50 e i 200, abbia da 2 a 4 abbonamenti duplicati, e da 1 a 3 abbonamenti senza intestatario.

Allo stesso modo, può essere difficile capire dove un team stia spendendo il proprio budget e, quindi, valutare l’efficacia del suo utilizzo; questo è particolarmente vero laddove i pagamenti vengano effettuati con una carta di pagamento condivisa.

Per evitare questi problemi, basta un semplice strumento che traccia e registra in modo automatico ogni transazione, offrendoti visibilità in tempo reale sulle spese effettuate da ogni team. Questo ti permette di capire dove stai spendendo troppo ed intervenire prontamente. Per esempio, nel caso in cui avessi degli abbonamenti duplicati o più team utilizzassero lo stesso fornitore, potresti agevolmente negoziare un’unica tariffa aziendale.

Puoi inoltre verificare in tempo reale le conseguenze di determinate decisioni di spesa. Quali spese contribuiscono alla crescita della tua azienda? E quali, invece, sottraggono risorse?

Semplificare l’analisi dei costi aziendali

L’analisi dei costi è fondamentale per la crescita del business. Non solo permette di eliminare eventuali inefficienze, ma consente anche di aumentare i profitti. La verità, però, è che questa attività non è una priorità per i reparti amministrativi.

Il problema fondamentale è che, per avere un quadro completo della salute finanziaria di un’azienda, occorre analizzare attentamente note spese, estratti conto delle carte di credito, fogli di calcolo e molti altri dati raccolti per lo più manualmente.

Questi dati si trovano ovunque e rappresentano una notevole incombenza per il personale contabile che ha la responsabilità di rintracciarli. E una volta individuati, devono anche essere organizzati con un senso logico.

La maggiore parte delle volte, la preparazione dei dati grezzi per la successiva analisi comporta un’attività manuale di inserimento e riconciliazione.
Generalmente, i sistemi di contabilità non si connettono ai conti online delle carte di pagamento. In aggiunta, i dati contenuti all’interno dei fogli di calcolo devono avere un formato specifico affinché il software di contabilità sia in grado di riconoscerli ed accettarli per il caricamento. Questo rende necessario un ulteriore controllo manuale per verificare che i dati si trovino nei campi corretti.

Come conseguenza di tutto questo, l’analisi dei costi:

  • È monotona e richiede tempo
  • È soggetta ad errori
  • È soggetta a molte variabili. Una volta conclusa l’analisi e identificate le inefficienze, l’azienda potrebbe aver già sprecato una notevole quantità di denaro.

Implementare l’automazione dei processi contabili permette di ridurre le attività ripetitive svolte manualmente. Il software acquisisce, registra e classifica automaticamente le transazioni che vengono effettuate. Questo significa avere più tempo per focalizzarsi su ciò che conta davvero: interpretare i numeri che definiscono lo stato di salute della tua attività.

Finalmente puoi affidarti ad un’unica fonte di dati. E dato che questi vengono registrati in tempo reale, puoi tenere d’occhio tutte le uscite aziendali, individuare le tendenze di spesa e collaborare con gli altri team per migliorarne l’efficienza. In questo modo è possibile individuare immediatamente eventuali problemi o incongruenze, senza dover aspettare la fine del trimestre o, peggio ancora, della chiusura di fine anno.

Pianificare strategicamente gli investimenti

Budget e forecast aziendale sono fondamentali strumenti di programmazione. Da loro può dipendere il successo della tua attività. Ti consentono di operare con i mezzi a tua disposizione, gestire eventuali imprevisti e finanziare la tua crescita. Hanno però un limite ed è quello di basarsi, per lo più, su dati storici. E questo può influire sulla crescita del tuo business.

Facciamo un esempio per chiarire meglio la situazione. Quando ai team viene assegnato un budget, potrebbero sentirsi in dovere di spendere tutte le risorse allocate, anche se non strettamente necessario. Soltanto così, infatti, saranno certi di ricevere la stessa somma di denaro la volta successiva. Questo, però, significa avere meno risorse da investire in miglioramento del prodotto, espansione in nuovi mercati e altri progetti di valore. Inoltre, la mancanza di visibilità rende più difficile rispondere rapidamente a circostanze mutevoli, ad esempio riallocando le risorse.

Rivedere regolarmente i budget e le previsioni è fondamentale, ma puoi farlo soltanto se hai a disposizione dati accurati. Ed è qui che entra in gioco l’automazione finanziaria. Avere accesso a dati finanziari e di spesa aggiornati in tempo reale significa poter stanziare le risorse a disposizione in base alle effettive esigenze, invece che fare affidamento su semplici previsioni.
Questo ti permette ti individuare immediatamente eventuali eccedenze o carenze, e stanziare le risorse là dove c’è davvero bisogno. Per esempio, se il budget dedicato allo sviluppo del prodotto è stato in gran parte già speso, mentre quello stanziato per il reparto marketing è ancora intatto, allora sarà possibile riallocare i fondi ed investire risorse là dove c’è effettivamente bisogno.

Non solo efficienza: l’automazione finanziaria migliora il modo di lavorare

“L’automazione delle spese aziendali elimina i lavori ripetitivi ed alienanti, a maggiore rischio di errore, e permette di recuperare tempo per attività a maggiore valore”
Carlo Gualandri, CEO di Soldo

Secondo uno studio commissionato da Soldo, automatizzare i controlli di spesa potrebbe far risparmiare alle aziende europee 347 miliardi di euro ogni anno. Il margine di risparmio è certamente enorme. Ma questo non è certo l’unico vantaggio dell’automazione finanziaria.

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Fortunatamente, ci sono nuovi metodi automatizzati che aiutano a gestire le spese aziendali in maniera più efficiente, per far risparmiare tempo ai team che si occupano di contabilità e aiutare i dipendenti a tenere traccia delle proprie spese in modo più semplice.

Tieni d’occhio le spese

Molte aziende hanno difficoltà a raccogliere informazioni accurate sui dati relativi agli acquisti effettuati dai propri dipendenti, specialmente nei casi in cui ci sono più persone che utilizzano la stessa carta di credito aziendale.

Ma a meno che il reparto amministrativo non sia già perfettamente a conoscenza delle spese che i vari team intendono effettuare, sarà molto difficile individuare quali misure adottare per risparmiare denaro e rendere l’azienda più produttiva.

Delineare i modelli e conoscere le tendenze di spesa è fondamentale. Ecco perché non si tratta solo di inserire i dati in fogli di calcolo: è importante essere in grado di estrapolare dettagli e trasformarli in azioni attuabili.

Crea un programma di gestione dei costi

L’obiettivo è ridurre le spese generali associate alla gestione delle spese dei vari dipartimenti.

Questo approccio promuove anche un ambiente in cui i dipendenti si sentono liberi di offrire suggerimenti sulla riduzione dei costi mentre contribuiscono a rendere la propria attività più proficua. Puoi confrontare questo approccio più responsabile con gli ambienti di lavoro in cui i membri del team trattano le spese aziendali come una risorsa infinita.

Questo significa che devi instillare nel tuo team la necessità di diventare più efficiente nella gestione dei costi. Ciò richiede un importante cambiamento di mentalità, con il personale che pensa più attentamente a come e per quali spese utilizzare la propria carta aziendale.

Evita misure istintive di riduzione dei costi

Cerca di misurare le decisioni sui costi rispetto alle strategie a lungo termine della tua azienda.

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Utilizza una piattaforma di gestione delle spese

Con una piattaforma di gestione delle spese, puoi tenere sotto controllo ogni fase del processo di spesa, dall’acquisto alla rendicontazione mensile.

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Ciò significa che puoi gestire il processo di spesa senza impegnare troppo tempo o sovraccaricare il reparto amministrativo, spesso alle prese con metodi di raccolta delle ricevute e compilazione delle note spese obsoleti e manuali.

Le carte di pagamento consentono a dipendenti e team di effettuare pagamenti con il denaro dell’azienda, in negozio e online, per spese di trasferta, pubblicità online o acquisti occasionali. Le carte Soldo sono disponibili in versione fisica o virtuale e funzionano come una qualunque carta di debito per effettuare acquisti. A differenza delle carte tradizionali, tuttavia, è possibile impostare regole e limiti personalizzabili, in modo da tenere sotto controllo le spese.

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