Come perfezionare l’analisi delle spese aziendali

Hai mai fatto un’analisi completa delle tue spese aziendali?

Se la risposta è no, non preoccuparti: non è mai troppo tardi per costruire una nuova sana abitudine da inserire nella tua strategia di spesa aziendale. E, poiché la crisi del costo della vita continua a mettere sotto pressione le tasche di migliaia di aziende, una buona strategia di analisi delle spese è ormai fondamentale.

Fare un check regolare dei fondi in uscita è essenziale per assicurarsi che le regole stabilite nelle policy di spesa vengano effettivamente messe in pratica. C’è chi trova l’analisi delle spese più facile di altri: i loro occhi sembrano riconoscere formule nei fogli di calcolo e significato in pile di ricevute accartocciate. Ma nella maggior parte dei casi, si tratta di un compito disorientante e stressante, motivo per cui il processo di analisi delle spese generali è così spesso trascurato.

La buona notizia è che ci sono tre semplici passaggi da seguire per analizzare le spese e raccogliere interessanti insight, utili a costruire una strategia basata su dati aggiornati:

• Fase 1: visualizzare le spese
• Fase 2: riordinare i dati
• Fase 3: studiare i risultati

Fase 1: visualizzare le spese

Il primo passo dell’analisi delle spese riguarda la visibilità: se non hai visibilità sui dati, non puoi analizzarli. In questa fase ti consigliamo di concentrarti sulla scoperta di tutto ciò che riguarda il modo in cui la tua azienda è abituata a spendere.

Raccogli i dati

Per analizzare le spese della tua azienda devi sapere dove trovare i dati. A seconda di come è strutturata la tua attività, potrebbe essere necessario reperire informazioni da alcuni team a cui è stata assegnata una carta aziendale, quindi assicurati di avere i contatti di riferimento.

Per le piccole imprese, raccogliere i dati potrebbe significare semplicemente aprire una scatola di ricevute nel cassetto della scrivania o fare una ricerca di fatture nella posta in arrivo. Per le grandi imprese il processo di raccolta dei dati si complica, perché spesso reperire centinaia di vecchie note spese e ricevute fiscali può richiedere settimane.

Se utilizzi Soldo, questo step sarà ancora più semplice e richiederà pochissimo tempo: accedi alla dashboard di amministrazione e scarica i report associati in base al periodo o al team che vuoi analizzare.

Valuta il processo di raccolta dei dati

Prima di procedere con la fase 2, prenditi del tempo per riflettere su quanto sia stato facile (o difficile) raccogliere i dati. Se hai impiegato più tempo del previsto, questa è una grande opportunità per modificare il processo di spesa in modo che la fase 1 dell’analisi delle spese sia più semplice e veloce la prossima volta.

Fase 2: riordinare i dati

Ora che hai ottenuto i tuoi dati, dovrai ordinarli in un modo che abbiano senso. L’obiettivo in questa fase è quello di essere sistematici.

Apriti alla tecnologia

È qui che la tecnologia entra in gioco nella tua analisi delle spese (se non l’hai già utilizzata).

Excel rimane lo strumento più diffuso per la gestione delle spese, ma i fogli di calcolo possono diventare disordinati abbastanza rapidamente e gli errori umani possono passare inosservati.

Anche se non ti consideri un guru della tecnologia, non sottovalutare quanto già fai quotidianamente con il tuo smartphone. Dal controllo delle e-mail o dei messaggi di lavoro mentre sei in viaggio, all’utilizzo della tua app di business banking e forse anche al monitoraggio della tua corsa mattutina.

Una piattaforma di gestione della spesa come Soldo è una valida alternativa per tenere le tue spese sotto controllo in modo facile e intuitivo. Tu e i tuoi dipendenti potete utilizzare l’app mobile per scattare una foto di una ricevuta direttamente nel punto di acquisto e i dati della transazione vengono immediatamente registrati e inviati al reparto amministrativo che può dunque verificarne la conformità alla policy di spesa in tempo reale. E poiché la nostra piattaforma si integra con i software di contabilità già in uso, non c’è bisogno di impiegare ore a fine mese per rintracciare le ricevute mancanti.

Riordina gli acquisti in categorie di spesa

Il modo migliore per essere sistematici sui dati di spesa è organizzarli per categoria. È molto importante ottenere la corretta fase di categorizzazione dell’analisi delle spese. È ancora più importante rendere la categorizzazione una parte centrale della strategia di spesa della tua azienda, se non l’hai già fatto.

Fase 3: studiare i risultati

Ironia della sorte, l’analisi è il passaggio finale del processo di analisi delle spese. Rendere visibili le tue spese e quindi ordinarle in categorie, spesso richiede più tempo che studiarle per modelli e opportunità volte a risparmiare denaro aziendale. Ma se hai eseguito correttamente i passaggi di visualizzazione e categorizzazione, la fase di studio dovrebbe essere relativamente semplice.

Ricerca i modelli e le tendenze di spesa

Inizia con una categoria, ad esempio le spese d’ufficio o di trasferta, e guarda i dati correlati con occhi nuovi per notare particolari che altrimenti non avresti notato – le spese effettuate evidenziano una dipendenza da un numero limitato di fornitori? I budget sono allocati correttamente in base alle reali esigenze di spesa di ciascun dipartimento? L’anticipo delle spese da parte dei dipendenti provoca malcontento o una maggiore difficoltà nel reperire le ricevute ogni mese?

Studiare i valori anomali è essenziale. In un’epoca in cui la gestione efficiente delle risorse è fondamentale per la sopravvivenza e la prosperità aziendale, l’adozione di strategie e strumenti avanzati di gestione delle spese è più importante che mai. Una piattaforma come Soldo può fare la differenza nella semplificazione e ottimizzazione dei processi di gestione delle spese aziendali.

Soldo non solo permette una categorizzazione e visualizzazione semplificata delle spese, ma facilita anche il processo di raccolta dei dati, consentendo un’analisi più profonda e accurata, il tutto in pochi clic.