Made in Italy: un marchio di eccellenza riconosciuto in tutto il mondo, simbolo di qualità, creatività e maestria artigianale. Tuttavia, in un mondo che premia l’agilità e l’innovazione, le imprese italiane, dalle PMI alle grandi realtà di respiro internazionale, sono chiamate a preservare questo patrimonio culturale e, contemporaneamente, a evolvere per mantenersi al passo con le trasformazioni digitali che ridefiniscono l’economia globale.

Attraverso soluzioni tecnologiche avanzate, è possibile trasformare la gestione dei processi aziendali in un punto di forza, un passo decisivo per un Made in Italy 4.0, sempre più moderno, connesso e pronto alle sfide del futuro.

Il contesto del Made in Italy

Il Made in Italy è più di una semplice etichetta, è un’eredità di inestimabile valore, ricca di tradizione, innovazione e un impegno intramontabile verso l’eccellenza che copre una vasta gamma di settori raggruppati nei cosiddetti pilastri delle 4 A (abbigliamento, arredamento, automotive e agroalimentare).

Da nord a sud, queste aziende si distinguono per la loro attenzione ai dettagli, l’innovazione continua e la passione per la qualità. Per prosperare in un mercato sempre più digitale, è essenziale adottare strumenti che permettano di ottimizzare i processi interni, ridurre i costi e aumentare l’efficienza. Tuttavia, come sottolineano i dati dell’Osservatorio Innovazione Digitale del Politecnico di Milano e InfoCamere, molte aziende italiane evidenziano ancora una spaccatura: a fronte del 42% di PMI che crede e realizza investimenti di natura digitale, più di tre su dieci non riconoscono il valore del digitale all’interno del settore di appartenenza.

Le previsioni per il 2024 sono in miglioramento rispetto all’anno in corso, come evidenzia un recente report Assintel-Confcommercio: 8 imprese su 10 confermano gli investimenti nel digitale, in particolare nel caso delle grandi imprese (93,8%) che continueranno ad investire in tecnologie innovative. Nella fascia delle micro (25,8%) e piccole imprese (38,7%), restano tuttavia una serie di ostacoli alla digitalizzazione dettati dalla scarsa disponibilità finanziaria (31%) e la mancanza di cultura e competenze digitali (32,4%).

La digitalizzazione dei processi aziendali emerge quindi come una strada imprescindibile per le aziende che ambiscono a portare alta la bandiera del Made in Italy. In questa sfida, strumenti come Soldo emergono come alleati fondamentali, facilitando la transizione verso un’economia digitale, pagamenti più sicuri e una gestione delle finanze aziendali più agile ed efficiente.

La digitalizzazione come motore di crescita

Nell’attuale contesto economico, la digital transformation fa da ponte verso una maggiore efficienza, consentendo alle aziende del Made in Italy di esaltare la propria artigianalità attraverso la modernizzazione.

La digitalizzazione abbraccia e trasforma molteplici processi, dal customer relationship management (CRM), fino alla catena di approvvigionamento, dalla manifattura dei prodotti al marketing e alle vendite. Con soluzioni digitali su misura, le imprese italiane possono sfruttare dati analitici aggiornati per affinare la propria comprensione del mercato e dei propri consumatori, migliorando la personalizzazione dell’offerta e la velocità di risposta alle sempre più mutevoli tendenze di mercato.

L’integrazione di sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) avanzati permette di sincronizzare i dati dei vari reparti aziendali, dalla produzione alla distribuzione, fino alla gestione finanziaria e delle risorse umane, rendendo l’operatività quotidiana più fluida e proattiva. Questo passaggio al digitale non solo migliora la comunicazione interna ma apre anche a una collaborazione più efficace con partner e fornitori, ottimizzando l’intera supply chain e rendendo le aziende del Made in Italy più resilienti agli shock di mercato (si pensi agli start and stop della pandemia, alla crisi energetica e alle tensioni geo-politiche degli ultimi anni).

La digitalizzazione delle spese aziendali: i vantaggi per il Made in Italy

In questo panorama, la gestione delle spese aziendali è soltanto l’inizio di una trasformazione più ampia e profonda. Soldo, in quanto piattaforma di spend management, va oltre la semplice automatizzazione della rendicontazione delle spese, agendo come catalizzatore per una rivoluzione digitale che influenza altre funzioni dell’ecosistema aziendale, garantendo:

• Supporto alla crescita: L’espansione dei mercati richiede agilità e capacità di adattamento. Le soluzioni digitali permettono alle aziende di adattarsi rapidamente alle esigenze mutevoli, che si tratti di nuovi dipendenti, nuove sedi o persino nuovi mercati. La digitalizzazione supporta questa crescita, permettendo alle aziende di entrare in nuovi mercati con la sicurezza che le loro operazioni finanziarie rimangano fluide e gestibili.
• Efficienza operativa: Gestire le spese in modo tradizionale può essere una sfida, con ricevute cartacee, rimborsi manuali e un’ampia possibilità di errori umani. Soldo semplifica questo processo, riducendo notevolmente il carico di lavoro manuale. Ciò consente ai team finance di dedicarsi a compiti più strategici e di valore aggiunto, come la pianificazione finanziaria e l’analisi dei dati, invece di perdersi in dettagli amministrativi.
• Trasparenza e controllo: Con la digitalizzazione delle spese aziendali, ogni transazione diventa immediatamente tracciabile. Questo elimina la necessità di conservare innumerevoli ricevute e fornisce agli amministratori un quadro chiaro e in tempo reale delle spese aziendali. Questa trasparenza garantisce che le risorse siano spese in modo efficace e allineate con gli obiettivi e i budget aziendali, mantenendo gli standard di qualità che il Made in Italy rappresenta.
• Innovazione continua: La gestione delle spese non è statica. Con l’evoluzione delle tecnologie e delle esigenze aziendali, è essenziale che le soluzioni adottate siano in grado di evolversi di pari passo. La digitalizzazione, attraverso piattaforme come Soldo, assicura che le aziende siano sempre all’avanguardia, con accesso alle ultime funzionalità e integrazioni, garantendo che il Made in Italy non solo mantenga, ma rafforzi la sua posizione di leader nel mondo degli affari.

In un mondo in rapida evoluzione, restare fermi significa tornare indietro. La digitalizzazione è il motore che permette alle imprese del Made in Italy di continuare a rinnovarsi, preservando l’eccellenza del passato mentre si abbracciano le opportunità del futuro, attraverso efficienza, trasparenza, scalabilità e innovazione nella vita quotidiana delle aziende.

E per il Made in Italy, questo significa preservare la sua storica reputazione di eccellenza pur rimanendo al passo con le esigenze del XXI secolo.

Hai mai fatto un’analisi completa delle tue spese aziendali?

Se la risposta è no, non preoccuparti: non è mai troppo tardi per costruire una nuova sana abitudine da inserire nella tua strategia di spesa aziendale. E, poiché la crisi del costo della vita continua a mettere sotto pressione le tasche di migliaia di aziende, una buona strategia di analisi delle spese è ormai fondamentale.

Fare un check regolare dei fondi in uscita è essenziale per assicurarsi che le regole stabilite nelle policy di spesa vengano effettivamente messe in pratica. C’è chi trova l’analisi delle spese più facile di altri: i loro occhi sembrano riconoscere formule nei fogli di calcolo e significato in pile di ricevute accartocciate. Ma nella maggior parte dei casi, si tratta di un compito disorientante e stressante, motivo per cui il processo di analisi delle spese generali è così spesso trascurato.

La buona notizia è che ci sono tre semplici passaggi da seguire per analizzare le spese e raccogliere interessanti insight, utili a costruire una strategia basata su dati aggiornati:

• Fase 1: visualizzare le spese
• Fase 2: riordinare i dati
• Fase 3: studiare i risultati

Fase 1: visualizzare le spese

Il primo passo dell’analisi delle spese riguarda la visibilità: se non hai visibilità sui dati, non puoi analizzarli. In questa fase ti consigliamo di concentrarti sulla scoperta di tutto ciò che riguarda il modo in cui la tua azienda è abituata a spendere.

Raccogli i dati

Per analizzare le spese della tua azienda devi sapere dove trovare i dati. A seconda di come è strutturata la tua attività, potrebbe essere necessario reperire informazioni da alcuni team a cui è stata assegnata una carta aziendale, quindi assicurati di avere i contatti di riferimento.

Per le piccole imprese, raccogliere i dati potrebbe significare semplicemente aprire una scatola di ricevute nel cassetto della scrivania o fare una ricerca di fatture nella posta in arrivo. Per le grandi imprese il processo di raccolta dei dati si complica, perché spesso reperire centinaia di vecchie note spese e ricevute fiscali può richiedere settimane.

Se utilizzi Soldo, questo step sarà ancora più semplice e richiederà pochissimo tempo: accedi alla dashboard di amministrazione e scarica i report associati in base al periodo o al team che vuoi analizzare.

Valuta il processo di raccolta dei dati

Prima di procedere con la fase 2, prenditi del tempo per riflettere su quanto sia stato facile (o difficile) raccogliere i dati. Se hai impiegato più tempo del previsto, questa è una grande opportunità per modificare il processo di spesa in modo che la fase 1 dell’analisi delle spese sia più semplice e veloce la prossima volta.

Fase 2: riordinare i dati

Ora che hai ottenuto i tuoi dati, dovrai ordinarli in un modo che abbiano senso. L’obiettivo in questa fase è quello di essere sistematici.

Apriti alla tecnologia

È qui che la tecnologia entra in gioco nella tua analisi delle spese (se non l’hai già utilizzata).

Excel rimane lo strumento più diffuso per la gestione delle spese, ma i fogli di calcolo possono diventare disordinati abbastanza rapidamente e gli errori umani possono passare inosservati.

Anche se non ti consideri un guru della tecnologia, non sottovalutare quanto già fai quotidianamente con il tuo smartphone. Dal controllo delle e-mail o dei messaggi di lavoro mentre sei in viaggio, all’utilizzo della tua app di business banking e forse anche al monitoraggio della tua corsa mattutina.

Una piattaforma di gestione della spesa come Soldo è una valida alternativa per tenere le tue spese sotto controllo in modo facile e intuitivo. Tu e i tuoi dipendenti potete utilizzare l’app mobile per scattare una foto di una ricevuta direttamente nel punto di acquisto e i dati della transazione vengono immediatamente registrati e inviati al reparto amministrativo che può dunque verificarne la conformità alla policy di spesa in tempo reale. E poiché la nostra piattaforma si integra con i software di contabilità già in uso, non c’è bisogno di impiegare ore a fine mese per rintracciare le ricevute mancanti.

Riordina gli acquisti in categorie di spesa

Il modo migliore per essere sistematici sui dati di spesa è organizzarli per categoria. È molto importante ottenere la corretta fase di categorizzazione dell’analisi delle spese. È ancora più importante rendere la categorizzazione una parte centrale della strategia di spesa della tua azienda, se non l’hai già fatto.

Fase 3: studiare i risultati

Ironia della sorte, l’analisi è il passaggio finale del processo di analisi delle spese. Rendere visibili le tue spese e quindi ordinarle in categorie, spesso richiede più tempo che studiarle per modelli e opportunità volte a risparmiare denaro aziendale. Ma se hai eseguito correttamente i passaggi di visualizzazione e categorizzazione, la fase di studio dovrebbe essere relativamente semplice.

Ricerca i modelli e le tendenze di spesa

Inizia con una categoria, ad esempio le spese d’ufficio o di trasferta, e guarda i dati correlati con occhi nuovi per notare particolari che altrimenti non avresti notato – le spese effettuate evidenziano una dipendenza da un numero limitato di fornitori? I budget sono allocati correttamente in base alle reali esigenze di spesa di ciascun dipartimento? L’anticipo delle spese da parte dei dipendenti provoca malcontento o una maggiore difficoltà nel reperire le ricevute ogni mese?

Studiare i valori anomali è essenziale. In un’epoca in cui la gestione efficiente delle risorse è fondamentale per la sopravvivenza e la prosperità aziendale, l’adozione di strategie e strumenti avanzati di gestione delle spese è più importante che mai. Una piattaforma come Soldo può fare la differenza nella semplificazione e ottimizzazione dei processi di gestione delle spese aziendali.

Soldo non solo permette una categorizzazione e visualizzazione semplificata delle spese, ma facilita anche il processo di raccolta dei dati, consentendo un’analisi più profonda e accurata, il tutto in pochi clic.

AI, Cloud Technology, Smart Factory: a livello operativo, la digitalizzazione rappresenta una delle sfide più significative che le imprese italiane abbiano mai fronteggiato. I fondi stanziati dal PNRR (49,86 miliardi) per favorire la digitalizzazione e l’innovazione hanno come obiettivo proprio quello di promuovere e sostenere la transizione digitale, sia nel settore privato che nella Pubblica Amministrazione.

È chiaro però come l’adozione di nuove tecnologie volte all’automazione dei processi non rappresenti più una semplice opportunità strategica di riduzione dei costi e dei tempi amministrativi: si tratta bensì di un passaggio obbligato per liberare il potenziale umano e agevolare un modo di operare sempre più resiliente, predittivo e volto alla crescita.

Un’azienda moderna si trova costantemente a dover fronteggiare sfide e cambiamenti rapidi per adeguarsi a nuovi metodi di produzione, vendita e promozione dei propri prodotti o servizi; il suo successo si calcola in base alla sua capacità di pianificare, mettere in pratica e analizzare i propri flussi in modo agile e integrato con il mercato di riferimento.

Per adattarsi ai nuovi modelli di business, è dunque fondamentale avere a disposizione soluzioni tecnologiche in grado di facilitare l’automazione e la digitalizzazione di molti processi aziendali, inclusa l’area finance e amministrativa.

Ma in che modo un’azienda può potenziare la propria ‘digital attitude’ e sfruttare la tecnologia per massimizzare l’efficienza dei processi?

Digitalizzazione dei processi di spesa

Uno dei principali vantaggi dell’automazione nella gestione delle spese aziendali è la riduzione dell’onere amministrativo associato alla compilazione manuale di report e all’elaborazione e erogazione dei rimborsi.

Attraverso l’implementazione di sistemi automatizzati, le aziende possono semplificare e accelerare il processo di acquisizione di dati relativi alle spese, consentendo un flusso di lavoro più rapido ed efficiente. Ad esempio, l’utilizzo di una app mobile consente ai dipendenti di acquisire facilmente le spese in tempo reale, scattando una foto della ricevuta e caricandola direttamente nel sistema.

• Vantaggio: Eliminare la necessità di conservare le ricevute cartacee e semplificare la procedura di verifica e approvazione delle spese.

Gestione centralizzata e controllo dei costi

La tecnologia può facilitare una gestione centralizzata delle spese aziendali, consentendo alle aziende di monitorare e controllare i costi in modo più efficiente.

Attraverso l’implementazione di un software di gestione delle spese, le aziende possono creare policy di spesa personalizzate e applicarle in modo coerente a tutti i dipendenti. Questo aiuta a ridurre le spese non autorizzate o sospette e consente un migliore controllo del budget complessivo. Inoltre, i sistemi automatizzati possono generare report dettagliati sulle spese, offrendo una panoramica chiara e aggiornata delle attività di spesa aziendale.

• Vantaggio: Mantenere il controllo sulle spese e permettere ai responsabili finanziari di prendere decisioni informate basate su dati di spesa accurati.

Integrazione con sistemi contabili

L’automazione della registrazione delle spese nel sistema contabile semplifica l’amministrazione finanziaria e riduce il tempo da dedicare alla riconciliazione delle spese grazie alla sincronizzazione automatica dei dati tra i diversi sistemi aziendali, riducendo il rischio di errori manuali.

Di conseguenza, l’integrazione con i sistemi contabili consente una migliore analisi dei costi e una maggiore trasparenza finanziaria per l’azienda.

• Vantaggio: Consentire un flusso di lavoro più fluido e una maggiore accuratezza dei dati finanziari.

Sicurezza e conformità alle policy aziendali

Secondo gli ultimi dati Istat, la cybersecurity preoccupa il 45,1% delle grandi imprese, che per tutelare la sicurezza dei propri clienti devono adottare diverse strategie di protezione dei dati.

Una corretta gestione delle spese aziendali può aiutare a prevenire questi rischi attraverso l’utilizzo di verifiche a più fattori, accessi autorizzati e controlli di sicurezza avanzati, grazie ai quali le aziende possono proteggere le informazioni finanziarie e rilevare eventuali attività sospette o illegali.

• Vantaggio: Implementare misure di sicurezza rigorose e garantire la protezione dei dati dei clienti e dei loro fondi.

Soldo, tecnologia a servizio delle aziende

La gestione efficiente delle spese aziendali è un elemento essenziale per il successo e la crescita di un’organizzazione. Grazie all’utilizzo di carte di pagamento collegate a una app mobile che registra in tempo reale ogni acquisto effettuato in conformità con le policy di spesa aziendali, la piattaforma Soldo è soluzione win-win in termini di produttività e soddisfazione dei dipendenti, che si traduce in meno tempo impiegato in attività manuali e ripetitive, come la compilazione delle note spese o la verifica di ciascuna transazione.

Digitalizzare le spese aziendali può aiutare le aziende a sfruttare al meglio i vantaggi offerti dalla tecnologia e a posizionarsi in modo competitivo in un mercato in costante evoluzione.

La gestione delle spese aziendali è da sempre un’attività lunga e manuale, nonché frequente fonte di conflitto tra dipendenti e amministrazione. Le piattaforme di gestione delle spese affrontano e risolvono questi problemi, eliminando i colli di bottiglia e aiutando i dipendenti ad agire secondo le policy di spesa prestabilite.

Di conseguenza, il reparto finance può concentrarsi su attività più importanti, come la collaborazione con gli altri reparti, l’analisi dei dati e le strategie aziendali.

Come risparmiare tempo prezioso

Risparmiare tempo grazie all’automazione di alcune funzioni amministrative permette allo staff di dedicarsi ad attività a valore aggiunto. Ma in che modo?

1. Riduce le attività manuali

Le piattaforme di gestione delle spese riducono significativamente le attività manuali dei reparti amministrativi e finanziari. Ad esempio, i dipendenti a cui sono state assegnate carte di pagamento possono effettuare acquisti le cui transazioni vengono registrate automaticamente sulla piattaforma, che è a sua volta collegata al tuo software di contabilità cloud. Tutto ciò che serve è tenere d’occhio le uscite e assicurarsi che siano conformi alla policy.

Puoi aumentare il livello di automazione limitando le categorie di acquisti consentiti, sapendo che i controlli possono comunque essere allentati se necessario.

Inoltre, unificando tutte le spese aziendali generali in un’unica piattaforma di gestione delle spese, non dovrai più elaborare le fatture per i tuoi dipendenti: le lunghe ore passate a verificare la validità delle ricevute e riconciliare le spese potranno essere impiegate per altre attività.

2. Semplifica i flussi di lavoro

Puoi risparmiare tempo prezioso e tenere le spese sotto controllo grazie a flussi di lavoro semplificati correttamente.

In particolare, una piattaforma di gestione delle spese elimina la necessità di elaborare i rimborsi spese. Puoi implementare controlli automatici per ridurre al minimo l’onere dell’amministrazione nel garantire che le spese dei loro colleghi siano conformi alla policy aziendale.

Ad esempio, puoi ricaricare le carte con un valore che non supera il budget prestabilito, oppure puoi fissare limiti o blocchi a specifiche categorie merceologiche, così è chiaro a tutti cosa si può o non si può acquistare.

Come risalire la value-chain

Il tempo altrimenti speso per la gestione delle spese può essere impiegato in attività di maggior valore, cioè tutte quelle che non possono essere automatizzate e richiedono una valutazione umana. In questo modo, una piattaforma di gestione spese:

1. Stimola la collaborazione tra team

Con più tempo libero, i membri del reparto amministrativo possono collaborare con gli altri reparti. Un rapporto più stretto porta i dipendenti a comprendere meglio come la componente finanziaria influisca sul loro lavoro e, allo stesso tempo, fornisce al team finanziario le informazioni necessarie per definire i budget in modo più accurato.

Pensiamo ad esempio al marketing aziendale: una maggiore collaborazione e trasparenza rende più semplice lavorare sull’economia unitaria delle campagne, sull’importanza di dimostrarne il ROI e di come questo può influire sul loro successo (e sul business in generale).

La collaborazione può aiutare anche nella raccolta di dati per la gestione delle spese, permettendo di valutare continuamente le categorie di spesa e le restrizioni, rendendo più semplice il rispetto delle policy per tutti.

2. Facilita l’analisi dei dati

Il tempo risparmiato può essere anche impiegato per l’analisi dei dati, attività fondamentale in ottica di ottimizzazione delle prestazioni aziendali.

Pensiamo all’aggregazione dei dati per l’identificazione delle aree su cui intervenire per il miglioramento dei margini di profitto, il targeting dei clienti lenti nei pagamenti o le operazioni volte a migliorare il capitale circolante.

Se manualmente sarebbe necessario manipolare ed estrarre i dati prima di concentrarsi sulle informazioni che possono fornire, con un sistema automatizzato sarà più semplice individuare i data point più utili.

3. Aiuta a concentrarsi sulle strategie aziendali

Forse la più grande opportunità creata dalle piattaforme di gestione delle spese per il reparto amministrativo è avere più tempo per essere coinvolto nelle strategie aziendali. Un aspetto prezioso dal punto di vista sia aziendale che personale in prospettiva di crescita.

Le attività più comuni per il team finance in ambito strategico includono la negoziazione e l’esecuzione di round di finanziamento e la creazione di business case per l’espansione su nuovi mercati internazionali. Per fare questo i membri del team potrebbero aver bisogno di sviluppare le loro competenze necessarie a presentare le nuove strategie a stakeholder interni ed esterni.

Una soluzione win-win in termini di produttività e soddisfazione dei dipendenti

Le piattaforme di gestione delle spese riducono le spese generali del dipartimento finanziario e portano anche a livelli più elevati di soddisfazione dei dipendenti. Ciò è dovuto al fatto che i membri dello staff svolgono un lavoro più soddisfacente e meno ripetitivo.

Questo si traduce in dipendenti più felici, meno tempo sprecato in attività manuali e ripetitive e un calo dei conflitti dovuti alla verifica delle note spese, spesso caratterizzata da problemi di conformità. A lungo termine, invece, può portare a un cambio di marcia più marcato, perché il reparto finance è in grado di svolgere a tutti gli effetti una funzione aziendale strategica.

L’implementazione di una piattaforma di gestione delle spese è dunque vantaggiosa per tutti. Per te e i tuoi dipendenti.

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Che si tratti di porre fine a note spese fuori controllo o creare previsioni di budget più accurate, una piattaforma di gestione spese può darti maggiore visibilità e controllo sulle finanze della tua azienda e aiutarti a prendere decisioni più oculate per il futuro.

Ma con così tante piattaforme di gestione spese sul mercato, e che promettono di aiutarti a portare le tue finanze a livelli mai immaginati prima, come si fa a scegliere quella che si adatta meglio alle esigenze della tua azienda? Scopri tutto ciò che rende eccezionale una piattaforma di gestione spese e gli aspetti da considerare prima della registrazione.

Cos’è una piattaforma di gestione delle spese?

Una piattaforma di gestione delle spese aziendali tiene traccia delle transazioni effettuate all’interno della tua organizzazione, per aiutarti a gestire le tue finanze in modo più efficiente.

Come la maggior parte delle aziende che ancora non hanno implementato soluzioni automatizzate, probabilmente anche tu gestisci le spese utilizzando un mix di quanto segue:

1. Nota spese: un documento da compilare quando i dipendenti effettuano acquisti aziendali, anticipando le spese di tasca propria, per ottenere un rimborso spese. È però un processo dispendioso in termini di tempo: una singola nota spese in genere richiede un lavoro di circa 60 minuti.
2. Carte di credito aziendali: a seconda delle dimensioni della tua attività, puoi assegnare una carta di credito a singoli dipendenti o una condivisa dai componenti di un intero team. Avrai notato però che spesso risulta difficile responsabilizzare il personale utilizzando carte di credito che hanno un plafond di default mensile. Inoltre, le carte di credito sono ad alto rischio di frode perché i codici della carta possono essere facilmente clonati.
3. Contante: banconote e monete di cui il personale può servirsi per effettuare acquisti aziendali. Limitare i pagamenti in contante e preferire un sistema di carte prepagate è la soluzione ideale per tenere sotto controllo le spese ed evitare acquisti non autorizzati.

Quali sono le caratteristiche di una soluzione digitale di gestione delle spese?

Una buona piattaforma di gestione delle spese deve sempre:

• Registrare tutte le transazioni dell’azienda;
• Mostrarti dove, da chi e per cosa vengono impiegati i fondi aziendali;
• Aiutarti a mantenere il controllo e la visibilità sulle uscite;
• Ridurre il tempo speso per l’immissione di dati, le riconciliazioni mensili e altre mansioni amministrative.

Ma come scegliere la migliore piattaforma di gestione delle spese aziendali?

Prima di scegliere la piattaforma che fa per te, ecco sei aspetti da considerare:

1.     Quali sono le credenziali della piattaforma di gestione spese?

I sistemi finanziari contengono dati estremamente sensibili. Quindi, prima di collegarli ad una piattaforma di terze parti, assicurati che la piattaforma sia considerata attendibile.

Per farlo è necessario verificare che la piattaforma sia regolamentata, seguendo standard, processi e procedure di sicurezza rigorose. La piattaforma Soldo è regolamentata dalla Banca Centrale D’Irlanda e conforme allo standard PCI.

Non si tratta di un conto corrente bancario ma è le sue funzionalità sono complementari all’offerta bancaria per le aziende, in quanto fornisce servizi finanziari avanzati ed innovativi. Per fare questo, la piattaforma è regolata come istituto di moneta elettronica per poter custodire i fondi dei clienti in maniera sicura e per effettuare servizi di pagamento in conformità con la regolamentazione vigente.​

2.     Quanto è facile da configurare?

Uno dei motivi principali per investire in una piattaforma di gestione spese è quello di semplificarti la vita, mantenendo controllo e visibilità su ogni transazione.

Con Soldo puoi iniziare ad utilizzare le sue funzionalità immediatamente, richiedendo la tipologia di carte di pagamento di cui hai bisogno:

• Carte fisiche: carte di plastica Mastercard che supportano transazioni Chip & Pin e Contactless per pagamenti in negozio, che si tratti di carte utenti o aziendali;
• Carte virtuali: vengono emesse istantaneamente e dotate di numero identificativo, data di scadenza e CVV per essere utilizzate per i pagamenti online;
• Carte carburante: dedicate all’acquisto di benzina, gasolio, GPL, metano e la ricarica per auto elettriche e valide presso qualunque distributore che accetti carte del circuito Mastercard.

3.     La piattaforma di gestione spese è semplice da utilizzare da remoto?

Negli ultimi due anni, oltre 5 milioni di lavoratori hanno adottato lo smart working come risposta alle esigenze dettate dalla pandemia, un numero che non sembra calare sulle proiezioni dei prossimi anni. È per questa ragione che investire in una piattaforma di gestione spese che puoi utilizzare facilmente anche quando il personale non è fisicamente presente in ufficio è un grosso vantaggio.

Le funzionalità da remoto da tenere d’occhio includono:

• Carte virtuali: risiedono nel cloud, quindi puoi assegnarle a un membro del team e ricaricarle all’istante.
• Dashboard intuitiva: ti permette di accedere e visualizzare i dati delle transazioni, impostare i budget e gestire la spesa a livello aziendale da qualsiasi dispositivo.
• App mobile: i membri del team ricevono una notifica non appena effettuano un acquisto, in modo che possano caricare la ricevuta. La app permette inoltre di controllare il saldo sulla loro carta, disabilitare la carta in caso di smarrimento e ordina una carta sostitutiva con un clic.

4.     Quanto controllo puoi avere?

Inutile dire che le migliori piattaforme di gestione spese renderanno il controllo dei costi il più semplice e agevole possibile. Soldo, ad esempio, ti permette di:

• Impostare ricariche automatiche, in una data specifica o quando il saldo scende al di sotto di un limite prescelto
• Impostare limiti di spesa mensili, settimanali o giornalieri
• Limitare ciò che puoi o non puoi acquistare con una singola carta per categoria o area geografica, inclusa l’autorizzazione di prelievi di contanti e transazioni online

Uno dei vantaggi più importanti è che ricevi aggiornamenti in tempo reale in modo da poter vedere esattamente cosa viene speso in quel preciso istante. E puoi organizzare i dati per categoria di spesa per dipendente, per carta o per un’altra categoria a tua scelta.

5.     La piattaforma si integra con il tuo sistema di contabilità?

Una volta raccolti, dovrai importare i tuoi dati di spesa all’interno del tuo sistema di contabilità.
Una buona piattaforma di gestione spese dovrebbe consentirti di esportare i tuoi dati come .csv o in un altro formato. Soldo inoltre permette la sincronizzazione dei pagamenti con i seguenti software gestionali:

• Xero snellisce la riconciliazione delle spese e riduce gli errori legati all’inserimento manuale dei dati;
• QuickBooks velocizza il lavoro di contabilità;
• NetSuite ti permette di inviare i dati di ciascuna transazione per avere una visione chiara della tua attività da un unico posto.

È anche una buona idea verificare se queste piattaforme dispongono di un’API, l’interfaccia di programmazione dell’applicazione, anche se potresti non aver bisogno di integrazioni avanzate o personalizzate in questo momento.

6.     Quanto è facile far crescere la propria azienda?

La tua azienda potrebbe non essere ancora pronta ad un’espansione su larga scala, ma più la tua attività cresce, più importante sarà tenere sotto controllo le tue spese, quindi è utile sapere che il tuo software può crescere con te per far fronte a nuovi scenari.

Vale anche la pena verificare se la piattaforma di gestione della spesa scelta possiede una propria infrastruttura, perché le piattaforme che non devono fare affidamento su terze parti sono più flessibili, più reattive e possono innovare le proprie funzionalità più rapidamente perché non sono vincolate da limitazioni al di fuori del loro controllo.

I vantaggi della piattaforma Soldo

Soldo semplifica la gestione delle spese attraverso un sistema automatizzato di carte aziendali per i dipendenti, app mobile per i pagamenti e web console di controllo delle spese.

Inoltre, la piattaforma di gestione delle spese di Soldo ti permette di:

• organizzare i fondi aziendali all’interno di wallet ai quali possono attingere le carte per mantenere più facilmente il controllo della spesa e del flusso di cassa e allocare fondi per individui, progetti e team specifici;
• definire regole, limiti, budget e avvisi di pagamento per delegare l’esecuzione delle sole spese che possono essere effettuate;
• gestire le spese occasionali con carte virtuali temporanee, impostando un numero limitato di transazioni compreso tra 1 e 10;
• tracciare le spese per abbonamenti e inserzioni online, individua facilmente eventuali abbonamenti duplicati e pagando solo per ciò che utilizzi davvero;
• aggiungere le tue carte utente a Apple Pay e Google Pay per pagare online, nelle app o in negozio in modo facile e sicuro.

Scegli una piattaforma affidabile e semplice che renda facile tenere traccia e controllare ciò che il personale sta acquistando e sarai sulla buona strada per spendere il successo nella gestione.

L’automazione dei processi finanziari ha innumerevoli vantaggi per le aziende, a cominciare dall’efficienza. Non solo snellisce i processi approvativi, ma permette di agire rapidamente con un notevole risparmio di tempo e denaro. Ma c’è molto di più.

I reparti amministrativi si trovano spesso ad eseguire attività ripetitive ed estremamente dispendiose in termini di tempo. La loro automazione, invece, consente alla tua azienda di essere molto più agile e flessibile, e di comprendere meglio il proprio stato di salute.

L’automazione ti fornisce gli strumenti utili a prendere decisioni basate su dati certi e consapevoli, così da distribuire meglio le risorse durante il processo di crescita aziendale.

Qui trovi quattro esempi emblematici di come l’automazione può essere applicata all’interno di un’azienda. Continua a leggere per scoprire l’impatto che può avere sul tuo business.

Gestire le spese operative su larga scala

Rimborsare le spese ai dipendenti è un’attività monotona, ma anche molto impegnativa. E più l’azienda cresce, più diventa complesso occuparsene.

Generalmente, servono 15 minuti per compilare una nota spese. Si tratta di un tempo assolutamente ragionevole per una startup con pochi dipendenti. Ma non si può certo dire lo stesso per un’azienda di 450 dipendenti, che si trova ad elaborare circa 135 note spese al mese. È chiaro che in questi casi l’onere è molto più gravoso.

Se l’approccio alla gestione delle spese è inefficace, il rischio è quello di perdere completamente il controllo sui costi della propria azienda. Nella peggiore delle ipotesi, i dipendenti potrebbero arrivare a chiedere dei rimborsi a cui, in realtà, non hanno diritto.

Dall’altra parte, un inasprimento delle regole potrebbe sortire l’effetto contrario rispetto a quanto auspicato. Pensiamo ad un dipendente che debba compilare un modulo in triplice copia e attendere il nullaosta che lo autorizzi a prendere la propria auto per recarsi ad un appuntamento con un cliente; tutto questo va inevitabilmente a complicare il lavoro e causa inutili frustrazioni. Senza contare le incombenze di cui il reparto amministrativo dovrà occuparsi.

In situazioni di questo tipo, l’automazione dei processi rappresenta un valido aiuto. Infatti, puoi stanziare dei budget, stabilire chi può spendere e per cosa, definire un ammontare e impostare regole di spesa per i tuoi dipendenti.

E poiché i software più moderni di gestione spese consentono di creare regole per limitare i pagamenti e verificare l’utilizzo delle carte, non è più necessario un controllo costante.

L’automazione rappresenta un valido supporto per la tua attività. Non importa che la tua azienda abbia 5 o 500 dipendenti. Il software bloccherà automaticamente tutte le spese non consentite o quelle che superano il limite prestabilito.

Gestire il budget e risparmiare sui costi

Specialmente nelle aziende in crescita, può essere complicato avere una chiara visione di tutti gli abbonamenti, delle spese pubblicitarie o di rappresentanza.

Trattandosi di importi esigui (solitamente inferiori ai 10.000 €), il procurement potrebbe non essere la scelta adatta. La soluzione migliore potrebbe essere quella di affidare ai team la gestione dei propri budget, ma, in realtà, anche qui si nascondono delle insidie.

Per esempio, raramente i team parlano tra loro degli abbonamenti che utilizzano.  E questo fa sì che un’azienda, con un numero di dipendenti compreso tra i 50 e i 200, abbia da 2 a 4 abbonamenti duplicati, e da 1 a 3 abbonamenti senza intestatario.

Allo stesso modo, può essere difficile capire dove un team stia spendendo il proprio budget e, quindi, valutare l’efficacia del suo utilizzo; questo è particolarmente vero laddove i pagamenti vengano effettuati con una carta di pagamento condivisa.

Per evitare questi problemi, basta un semplice strumento che traccia e registra in modo automatico ogni transazione, offrendoti visibilità in tempo reale sulle spese effettuate da ogni team. Questo ti permette di capire dove stai spendendo troppo ed intervenire prontamente. Per esempio, nel caso in cui avessi degli abbonamenti duplicati o più team utilizzassero lo stesso fornitore, potresti agevolmente negoziare un’unica tariffa aziendale.

Puoi inoltre verificare in tempo reale le conseguenze di determinate decisioni di spesa. Quali spese contribuiscono alla crescita della tua azienda? E quali, invece, sottraggono risorse?

Semplificare l’analisi dei costi aziendali

L’analisi dei costi è fondamentale per la crescita del business. Non solo permette di eliminare eventuali inefficienze, ma consente anche di aumentare i profitti. La verità, però, è che questa attività non è una priorità per i reparti amministrativi.

Il problema fondamentale è che, per avere un quadro completo della salute finanziaria di un’azienda, occorre analizzare attentamente note spese, estratti conto delle carte di credito, fogli di calcolo e molti altri dati raccolti per lo più manualmente.

Questi dati si trovano ovunque e rappresentano una notevole incombenza per il personale contabile che ha la responsabilità di rintracciarli. E una volta individuati, devono anche essere organizzati con un senso logico.

La maggiore parte delle volte, la preparazione dei dati grezzi per la successiva analisi comporta un’attività manuale di inserimento e riconciliazione.
Generalmente, i sistemi di contabilità non si connettono ai conti online delle carte di pagamento. In aggiunta, i dati contenuti all’interno dei fogli di calcolo devono avere un formato specifico affinché il software di contabilità sia in grado di riconoscerli ed accettarli per il caricamento. Questo rende necessario un ulteriore controllo manuale per verificare che i dati si trovino nei campi corretti.

Come conseguenza di tutto questo, l’analisi dei costi:

• È monotona e richiede tempo
• È soggetta ad errori
• È soggetta a molte variabili. Una volta conclusa l’analisi e identificate le inefficienze, l’azienda potrebbe aver già sprecato una notevole quantità di denaro.

Implementare l’automazione dei processi contabili permette di ridurre le attività ripetitive svolte manualmente. Il software acquisisce, registra e classifica automaticamente le transazioni che vengono effettuate. Questo significa avere più tempo per focalizzarsi su ciò che conta davvero: interpretare i numeri che definiscono lo stato di salute della tua attività.

Finalmente puoi affidarti ad un’unica fonte di dati. E dato che questi vengono registrati in tempo reale, puoi tenere d’occhio tutte le uscite aziendali, individuare le tendenze di spesa e collaborare con gli altri team per migliorarne l’efficienza. In questo modo è possibile individuare immediatamente eventuali problemi o incongruenze, senza dover aspettare la fine del trimestre o, peggio ancora, della chiusura di fine anno.

Pianificare strategicamente gli investimenti

Budget e forecast aziendale sono fondamentali strumenti di programmazione. Da loro può dipendere il successo della tua attività. Ti consentono di operare con i mezzi a tua disposizione, gestire eventuali imprevisti e finanziare la tua crescita. Hanno però un limite ed è quello di basarsi, per lo più, su dati storici. E questo può influire sulla crescita del tuo business.

Facciamo un esempio per chiarire meglio la situazione. Quando ai team viene assegnato un budget, potrebbero sentirsi in dovere di spendere tutte le risorse allocate, anche se non strettamente necessario. Soltanto così, infatti, saranno certi di ricevere la stessa somma di denaro la volta successiva. Questo, però, significa avere meno risorse da investire in miglioramento del prodotto, espansione in nuovi mercati e altri progetti di valore. Inoltre, la mancanza di visibilità rende più difficile rispondere rapidamente a circostanze mutevoli, ad esempio riallocando le risorse.

Rivedere regolarmente i budget e le previsioni è fondamentale, ma puoi farlo soltanto se hai a disposizione dati accurati. Ed è qui che entra in gioco l’automazione finanziaria. Avere accesso a dati finanziari e di spesa aggiornati in tempo reale significa poter stanziare le risorse a disposizione in base alle effettive esigenze, invece che fare affidamento su semplici previsioni.
Questo ti permette ti individuare immediatamente eventuali eccedenze o carenze, e stanziare le risorse là dove c’è davvero bisogno. Per esempio, se il budget dedicato allo sviluppo del prodotto è stato in gran parte già speso, mentre quello stanziato per il reparto marketing è ancora intatto, allora sarà possibile riallocare i fondi ed investire risorse là dove c’è effettivamente bisogno.

Non solo efficienza: l’automazione finanziaria migliora il modo di lavorare

“L’automazione delle spese aziendali elimina i lavori ripetitivi ed alienanti, a maggiore rischio di errore, e permette di recuperare tempo per attività a maggiore valore”
Carlo Gualandri, CEO di Soldo

Secondo uno studio commissionato da Soldo, automatizzare i controlli di spesa potrebbe far risparmiare alle aziende europee 347 miliardi di euro ogni anno. Il margine di risparmio è certamente enorme. Ma questo non è certo l’unico vantaggio dell’automazione finanziaria.

Implementare l’automazione dei processi finanziari è un po’ come guidare una Ferrari. Con un motore molto potente si possono fare grandi cose, ma è necessaria una certa dimestichezza. La forza innovatrice della tecnologia porta con sé grandi possibilità, a patto di avere un’adeguata conoscenza del mezzo che si sta utilizzando.

L’automazione dei processi amministrativi non solo permette di risparmiare tempo, denaro e fatica, ma consente alle aziende di prendere decisioni strategiche sulla base di dati aggiornati in tempo reale, anziché previsioni incerte.

Continua a leggere per scoprire quali sono gli errori più comuni in materia di automazione finanziaria e come risolverli. Allaccia la cintura di sicurezza, si comincia.

Non fermarti alle apparenze

Non è tutto oro quel che luccica.

La scelta del fornitore a cui affidarsi è strategica per le aziende. Ma bisogna sempre tenere a mente che ci troviamo in un mercato altamente competitivo, con un’offerta particolarmente vasta e questo può essere destabilizzante.

Il rischio è quello di scegliere un prodotto dotato di molte caratteristiche accessorie, ma che manca delle funzionalità essenziali di cui si ha bisogno.
E questo non solo vanifica gli sforzi dedicati all’implementazione dell’automazione all’interno della tua organizzazione, ma si traduce anche in uno spreco di tempo e risorse.

Essere chiari sugli obiettivi che si intende raggiungere è fondamentale. È importante porsi alcune domande: perché voglio utilizzare l’automazione finanziaria? Cosa spero di ottenere?

Come afferma Marco Celani, CEO di Italianway:

«Per le startup e le scaleup è fondamentale affidarsi ad un partner capace di adattarsi al loro progressivo sviluppo e di aiutarle a ridurre la minimo le attività di rendicontazione.»

Potrebbe sembrare ovvio, ma è giusto ricordarlo una volta di più: l’automazione finanziaria elimina tutte le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Il suo punto di forza sta nella capacità eliminare le attività ripetitive e di basso valore, così che i responsabili amministrativi possano concentrare le proprie energie su ciò che conta davvero.

Per fare una scelta davvero consapevole, devi porti degli obiettivi chiari e specifici. Alcuni potrebbero essere:

• Semplificare i processi di gestione delle spese
• Contrastare le frodi
• Garantire più autonomia e responsabilità individuali in materia di spesa
• Ridurre i costi per eliminare gli sprechi
• Calcolare i budget e fare previsioni più accurate
• Monitorare efficacemente lo stato di salute aziendale

Cerca di rendere questi obiettivi realmente misurabili e limitati nel tempo. Per esempio, uno dei tuoi propositi potrebbe essere quello di ridurre l’incidenza delle frodi del 40% nell’arco di 12 mesi. Queste metriche non solo ti aiutano a capire se stai avendo successo, ma ti permettono di monitorare ogni tuo progresso.

Non mettere i tuoi collaboratori di fronte al fatto compiuto

Hai impostato i tuoi obiettivi, stabilito le metriche per misurare il tuo successo e scelto un fornitore. Hai però la certezza che la tecnologia che hai scelto soddisfi davvero le esigenze del tuo staff? Ma soprattutto, i tuoi collaboratori sono al corrente delle decisioni prese?
Sono tutte domande a cui, in un primo momento, potresti non dare importanza, ma che in realtà sono fondamentali. Spesso, infatti, i progetti di questo tipo falliscono proprio in fase di adozione e cioè quando inizi ad implementare il tuo strumento di automazione finanziaria e il personale lo utilizza per la prima volta.

Ci sono due motivi per cui questo accade. Prima di tutto, la tecnologia di automazione finanziaria che hai scelto potrebbe entrare in conflitto con altri processi o procedure adottati in precedenza. Oppure, molto più semplicemente, la nuova tecnologia potrebbe non essere facile da usare. E anziché semplificare la vita ai tuoi collaboratori, finisce per complicarla, costringendoli a trovare continuamente delle soluzioni alternative.

In secondo luogo, c’è da tenere a mente che la trasformazione digitale ha un notevole impatto sulle persone. Da una parte potrebbe entusiasmare l’idea di non dover più ricorrere ai fogli di calcolo o occuparsi di riconciliare manualmente le spese; dall’altra, però, alcune persone potrebbero sentirsi minacciate quando si interviene per automatizzare determinate attività. Sono molti quelli che temono di perdere il proprio posto di lavoro a causa della rivoluzione tecnologica. Ed è esattamente questo il motivo per cui è importante coinvolgere fin da subito il proprio staff nel processo decisionale.

Dai spazio alle opinioni dei tuoi collaboratori, ascolta il loro punto di vista, raccogli le preoccupazioni e suggerimenti; tutto questo li farà sentire partecipi e coinvolti nel processo decisionale.

Vedrai che il successo non tarderà ad arrivare se anche i tuoi dipendenti sono entusiasti e credono che l’automazione finanziaria semplificherà la loro vita lavorativa.

Non automatizzare troppo, né troppo presto

Molte aziende hanno imparato a loro spese che, all’inizio, alcuni problemi sono inevitabili quando si ha a che fare con una nuova tecnologia. Anche per il software più intuitivo che esista, c’è sempre da considerare una curva di apprendimento. Questo significa semplicemente che ci vuole tempo per abituarsi ai nuovi processi, specialmente in quei luoghi di lavoro dove alcune abitudini sono fortemente radicate. Va bene pensare in grande, ma è meglio cominciare in piccolo.

Supponiamo che tu voglia automatizzare l’intero processo di gestione delle spese. Implementare immediatamente una nuova tecnologia all’interno di tutta l’organizzazione potrebbe rivelarsi particolarmente rischioso. Meglio muoversi a piccoli passi: comincia, per esempio, dal tuo team di vendita, così darai al tuo reparto amministrativo il tempo di adeguarsi e la possibilità di tenere tutto sotto controllo in caso di problemi.

Dopotutto, la tecnologia è solo uno strumento. E per sfruttare al massimo i suoi benefici, devi definire in maniera chiara la tua politica aziendale e i processi alla base della tua organizzazione. Iniziare in piccolo ti permette di delineare chiaramente questi passaggi e modificarli nel corso del tempo.
Inoltre, assicurati che l’automazione funzioni bene su attività di basso livello prima di spostarti a quello successivo.

Ricorda che la tecnologia non può colmare eventuali lacune presenti nella politica aziendale o nei processi e, allo stesso modo, non può risolvere nemmeno i problemi di qualità dei dati. Tutto questo per dire che l’automazione di alcune attività, come quelle di immissione dei dati o riconciliazione, potrebbe sembrarti meno entusiasmante dell’automazione applicata al forecast aziendale; ma non dimenticare che quest’ultima attività non funziona senza le altre. Detto in parole semplici, devi avere delle basi solide per costruire un’azienda di successo.

Non pensare che l’automazione sia definitiva

Una volta Bill Gates disse:

«La prima regola di ogni tecnologia usata negli affari, è che l’automazione applicata a un’operazione efficiente ne ingrandirà l’efficienza. La seconda è che l’automazione applicata a un’operazione inefficiente ne ingrandirà l’inefficienza.»

Per questo motivo, muoversi a piccoli passi è fondamentale.

Potrai massimizzare i vantaggi dell’automazione finanziaria solo se definisci i tuoi obiettivi in maniera chiara. Allo stesso modo, devi accertarti che tutto il tuo staff sia favorevole al nuovo approccio tecnologico e, soltanto allora, potrai cominciare ad implementare l’automazione, un passo alla volta.

L’automazione dei processi finanziari è un viaggio, non una destinazione.
Le priorità della tua azienda andranno progressivamente cambiando, questo è inevitabile in qualunque percorso di crescita. Ma una buona strategia di implementazione dell’automazione finanziaria tiene conto di queste mutevoli esigenze e ti offre la possibilità di concentrarti su ciò che conta davvero: creare nuove opportunità per il tuo reparto amministrativo che apporteranno valore all’azienda.

Quali sono i principali costi aziendali?

Tra le spese aziendali rientrano tipicamente i costi per il personale, le spese di viaggio e rappresentanza, gli acquisti per le attrezzature da lavoro, le spese di marketing o per la realizzazione di campagne pubblicitarie, o ancora quelle per gli abbonamenti. Questo fa capire quanto sia importante avere controllo e visibilità su quanto viene speso, dove e da chi.

I limiti della gestione tradizionale

Tradizionalmente, la spesa aziendale è sempre stata gestita tramite processi manuali o comunque obsoleti. Pensiamo all’abitudine di condividere le carte aziendali tra più persone o al caso in cui i dipendenti debbano pagare di tasca propria i pasti o il carburante per poi
chiedere il rimborso in un momento successivo.

Questo modo di gestire il denaro aziendale non è privo di rischi o conseguenze negative. Infatti, la condivisione delle carte o la gestione di una piccola somma di denaro contante rende difficile risalire a chi ha speso cosa. Da qui, il rischio di una maggiore esposizione a potenziali frodi.

Senza visibilità non c’è controllo. Questo è un problema significativo per le aziende di qualunque dimensione, ma in particolare per le start-up e le scale-up dove il flusso di cassa è soggetto a molte variabili.

“Per le start-up e scale-up è un grande valore aggiunto potersi affidare a un partner capace di adattarsi al loro progressivo sviluppo e di aiutarle a ridurre al minimo le attività di rendicontazione con un strumento flessibile, affidabile e sicuro.”
Marco Celani, CEO di Italianway

Affidarsi ai processi manuali significa essere maggiormente esposti al rischio di errore; e quando non si può fare affidamento su dati certi, diventa ancora più difficile fare valutazioni o previsioni di spesa accurate. Questo non solo compromette le prestazioni dell’azienda, ma anche l’autorità del reparto amministrativo.

Non dimentichiamo, poi, che chi si occupa di contabilità ha a che fare con lunghi e ripetitivi processi di elaborazione e riconciliazione dei dati; e quando l’esecuzione quotidiana delle proprie mansioni diventa ripetitiva, frustrante e insoddisfacente, questo si ripercuote sul morale del personale.

Infine, una gestione manuale della spesa ha conseguenze negative anche su chi ha bisogno di effettuare acquisti: i dipendenti non sanno a chi rivolgersi per l’approvazione di una spesa e devono districarsi tra comunicazioni via email o telefono per riceverne l’autorizzazione. E nella peggiore delle ipotesi si ritrovano a dover anticipare loro stessi la spesa. È evidente che questo modo di operare non può far altro che rendere la situazione ancora più frustrante.

Come automatizzare la gestione delle spese aziendali?

Il processo di gestione delle spese può essere automatizzato dall’inizio alla fine. Invece che dedicare ore del proprio tempo alla nota spese o preoccuparsi dei rimborsi, le persone possono semplicemente utilizzare delle carte di pagamento o delle carte virtuali monouso per i loro acquisti. E quando si tratta di monitorarli in tempo reale, basta semplicemente aprire un’app. L’automazione è un vantaggio anche per i manager o per chi deve approvare le spese, perché avranno sempre a disposizione dati certi e report dettagliati.

Soldo è una piattaforma che offre visibilità e controllo completi su ogni fase del ciclo di spesa, dalla richiesta di acquisto fino alla riconciliazione. Il personale effettua i propri acquisti, scatta una foto alle ricevute e registra tutte le informazioni rilevanti in pochi clic. Dal loro canto, i responsabili finanziari emettono carte aziendali da assegnare a singole persone, dipartimenti o specifici progetti. E per ogni carta possono impostare regole o limiti di spesa.

Grazie ad una web console particolarmente intuitiva, i manager possono avere un quadro chiaro ed istantaneo delle uscite, e creare report dettagliati in tempo reale. Ma non è finita qui: al momento della riconciliazione, Soldo si sincronizza con il tuo software di contabilità e trasferisce automaticamente i dati di spesa.

Quali sono i benefici dell’automazione?

Efficienza

L’automazione è più semplice e veloce dei processi manuali. Utilizzare Soldo significa risparmiare almeno 45 minuti nella compilazione della nota spese. E questo a tutto vantaggio della produttività aziendale. Quando si ha controllo e visibilità sulle spese, è molto più facile individuare i costi nascosti. Questo, inoltre, scongiura il rischio di sforare il budget a disposizione e registrare perdite di fatturato.

Precisione

Automatizzare le attività di immissione dei dati significa ridurre enormemente il rischio di errori, lacune o voci duplicate. I CFO possono quindi essere sicuri delle informazioni che stanno fornendo all’azienda. Quando la visuale è nitida, è più facile fare previsioni per il futuro.

Un aspetto da non sottovalutare è la possibilità di sbarazzarsi dei complicati fogli di calcolo. L’automazione consente di ottenere report ricchi di dati; le funzioni di filtro e ricerca, poi, consentono di ordinare le spese per wallet, carta, tipo di spesa o singola transazione. E tutto in tempo reale, così i responsabili amministrativi possono avere un quadro completo del flusso di cassa, senza dover aspettare di consultare i rendiconti.

La tecnologia può fare molto per liberare i reparti amministrativi dalle attività ripetitive e time consuming, affinché possa dedicare più tempo al supporto delle strategie di business. E il modo più facile di cominciare è quello di automatizzare la gestione delle spese con l’aiuto di una piattaforma intelligente.

“L’automazione delle spese aziendali elimina i lavori ripetitivi ed alienanti, a maggiore rischio di errore, e permette di recuperare tempo per attività a maggiore valore”
Carlo Gualandri, CEO di Soldo

Flessibilità e controllo

Con Soldo, i manager possono emettere carte fisiche ed assegnarle a singoli dipendenti o team per i loro pagamenti frequenti. In alternativa, possono creare carte virtuali monouso per gli acquisti occasionali. Ogni carta può essere attivata o disattivata con un semplice clic, per la massima protezione da furti o frodi. Inoltre, è possibile personalizzare ogni carta con specifiche regole così, per esempio, da limitarne l’uso ad una particolare tipologia di spesa, come viaggi o forniture per l’ufficio.

“Abbiamo adottato Soldo non solo per i dipendenti con carte individuali, ma anche con carte di dipartimento. Questo ci permette di utilizzare un’unica piattaforma per tutte le spese aziendali, dall’online advertising alla pubblicità, alle trasferte, hotel e ristoranti.”
Edoardo Raimondi, CFO di Talent Garden

Carte, wallet e regole di spesa possono essere impostati in modo da rispecchiare la struttura del business. E se un’azienda sta attraversando una fase di crescita, Soldo cresce con lei.

Soddisfazione dei dipendenti. L’automazione aumenta la produttività e ha un impatto positivo sui dipendenti: questi gestiscono le proprie spese in autonomia, mentre le regole e i limiti operano a protezione del budget. Questo significa che le persone che viaggiano per lavoro, per esempio, possono prenotare gli hotel o pagare i pasti in assoluta autonomia.

Tutto il ciclo di spesa è semplificato e velocizzato, e questo finisce col migliorare la qualità stessa del lavoro. I reparti amministrativi non devono più occuparsi soltanto della contabilità, ma possono offrire un vero supporto alla crescita aziendale. E da contabili diventano veri e propri partner strategici per il business.

L’evoluzione della funzione finance

L’automazione intelligente è destinata a cambiare per sempre il modo di operare delle aziende. Nelle organizzazioni di tutto il mondo sono sempre più diffusi i “software robot”, soluzioni in grado di svolgere processi ripetitivi al posto delle persone. Questa trasformazione digitale riguarda tutte le funzioni aziendali, a cominciare proprio da quella finanziaria. Tra gli obiettivi principali, c’è quello di elevare il ruolo dei reparti amministrativi a supporto delle decisioni aziendali attraverso:

• riduzione dei costi
• miglioramento dell’efficienza dei processi
• condivisione di informazioni a valore aggiunto per il business

L’accelerazione verso la digitalizzazione ha messo in evidenza il ruolo strategico dei reparti amministrativi a sostegno delle decisioni aziendali.
Oggi le organizzazioni si affidano ai dati finanziari per pianificare il futuro. E grazie alle nuove tecnologie a disposizione, i dipartimenti finanziari saranno sempre più in grado di fornire strategie per aumentare la produttività, risparmiando tempo e favorendo il ritorno sugli investimenti.

Anche i CFO dedicano sempre meno tempo ai compiti più tradizionali e si focalizzano, invece, su attività di leadership strategica. Ma come avviene esattamente questa transizione?

Meno elaborazione manuale nei processi chiave dell’azienda

In questo nuovo scenario, come fanno i leader amministrativi a passare dai compiti amministrativi all’elaborazione di nuove strategie per l’azienda? Complice la pandemia, molte organizzazioni hanno dovuto fare i conti con nuovi scenari e la necessità di adottare soluzioni mai considerate prima.

In realtà, già da molto tempo i CFO cercavano delle soluzioni per ridurre i tempi di alcuni processi quali chiusure e rendicontazioni. Ma, per trasformare davvero la funzione finanziaria con l’aiuto dell’automazione e delle tecnologie digitali, è necessario individuarne i compiti prioritari che assicurano maggiore ritorno.

In ottica di automazione, sono almeno due gli obiettivi che un team finanziario dovrebbe porsi:

• Automatizzare i compiti più laboriosi e ripetitivi, o che richiedono un intervento manuale. In questo modo, i reparti amministrativi potranno dedicarsi alla consulenza strategica per l’azienda.
• Identificare i processi da ottimizzare attraverso le tecnologie digitali per una pianificazione più intelligente, previsioni predittive e una generazione rapida di insight più significativi.

Le aziende guardano sempre di più ai dipartimenti finanziari come dei centri di raccolta dati a supporto delle strategie di business. Ma per arrivare a questo obiettivo, quali strumenti bisogna utilizzare?  Un buon punto di partenza è l’implementazione di strategie di automazione intelligente per razionalizzare i processi, aumentare l’efficienza e ridurre l’esecuzione di compiti ripetitivi da parte dei dipendenti.
Cerchiamo di capire di cosa si tratta.

Il futuro delle aziende è nell’automazione intelligente

L’automazione intelligente consiste nell’uso di tecnologie che semplificano i processi aziendali e migliorano l’efficienza del business. Gioca un ruolo cruciale all’interno di un’organizzazione perché in grado di:

• Fornire informazioni rilevanti
• Ridurre i costi
• Incrementare la velocità e l’accuratezza
• Evitare rallentamenti nei processi aziendali

Alla base, c’è la combinazione di due elementi:

Tecnologie RPA (Robotic Process Automation)

Si tratta di tutte le tecnologie coinvolte nell’automazione dei processi lavorativi. Alla loro base, c’è l’utilizzo di “software robot” che emulano le attività di una risorsa umana ed eseguono in maniera automatica attività ripetitive, come quelle tipiche dei processi amministrativi.

Intelligenza artificiale (IA)

È un ramo dell’informatica che si occupa della progettazione di hardware e software dotati di caratteristiche tipicamente umane, come le capacità di comprensione e ragionamento. L’intelligenza artificiale fa già parte del nostro quotidiano; basti pensare alle piattaforme che ci consigliano film o brani musicali in linea con i nostri gusti, o quelle che ci suggeriscono la scrittura di una parola o di un’intera frase.

Mentre l’automazione fa risparmiare tempo nelle attività di routine, l’intelligenza artificiale fornisce un metodo per migliorare i processi. L’utilizzo di queste tecnologie è finalizzato all’efficienza: fanno risparmiare tempo e permettono di investirlo in attività più preziose e strategiche.  

Questo rappresenta un’enorme opportunità per i dipartimenti finanziari, perché riduce il carico di lavoro manuale, consentendo ai professionisti finanziari di sviluppare nuove responsabilità.

“Per le start-up e scale-up è un grande valore aggiunto potersi affidare a un partner capace di adattarsi al loro progressivo sviluppo e di aiutarle a ridurre al minimo le attività di rendicontazione.”
Marco Celani, CEO di Italianway

I vantaggi dell’automazione per i reparti amministrativi

Liberi da attività ripetitive e noiose, i professionisti della contabilità saranno sempre più impegnati nell’interpretazione dei dati piuttosto che nella loro registrazione. Tutto questo non solo a vantaggio del loro morale, ma anche dell’efficienza aziendale.

Miglioramento delle attività di pianificazione e analisi

Ormai è chiaro che il ruolo giocato dai reparti amministrativi è sempre più cruciale nella definizione della strategia aziendale: il loro futuro è quello di fornire dati in tempo reale che supportino le decisioni aziendali. Da una cultura di pianificazione e analisi basata sui fogli di calcolo, si passerà ad una più collaborativa ed automatizzata.

Riconciliazioni più semplici

Una delle attività in cui i reparti amministrativi investono più tempo è quello della riconciliazione dei dati provenienti da diversi sistemi. Se questo avviene manualmente, i rischi di errore aumentano considerevolmente. Senza contare gli errori di duplicazione o inserimento dati.

Chiusure contabili più veloci

La fine del mese coincide tipicamente con un periodo di intenso lavoro per i reparti amministrativi. L’automazione permette di rimuovere le inefficienze operative; un esempio è il rilevamento delle anomalie effettuato dal machine learning, che identifica le transazioni anomale e le corregge automaticamente, o le include tra quelle da verificare prima di registrare le voci contabili.

Generazione di insight più significativi

Uno dei principali motivi per cui si dovrebbe implementare l’automazione nei reparti amministrativi, è quella di fornire un migliore supporto alle decisioni aziendali. Gli insight consentono di acquisire dati puntuali, creando un circolo costante di decisione e correzione.

L’adozione di tecnologie digitali farà progressivamente sparire le operazioni manuali di raccolta dati, consolidamento, verifica e formattazione. Questi compiti portano via molto tempo, lasciando poco spazio di analisi ai reparti amministrativi. Ma automatizzando i processi manuali, le persone potranno concentrarsi su quelle attività che apportano davvero un valore aggiunto all’azienda. Quindi, più tempo per:

• Pianificazione
• Valutazione del rischio
• Performance
• Analisi predittive

Affidati a Soldo per portare l’automazione nella tua azienda

I reparti amministrativi si stanno allontanando sempre di più dai processi manuali e dai fogli di calcolo. Ma in quale direzione si stanno muovendo? Semplice. In quella che prevede l’utilizzo di piattaforme integrate.

I dati aziendali sono spesso frammentati a causa delle diverse applicazioni impiegate nei vari dipartimenti; questo comporta non solo scarsa visibilità, ma anche una gestione inesatta delle informazioni, a discapito del raggiungimento degli obiettivi aziendali.

In questo senso, una piattaforma di gestione delle spese può darti maggiore visibilità sulle finanze dell’azienda e aiutarti a prendere decisioni più ponderate.
Soldo ti consente proprio di automatizzare una delle attività più dispendiose in termini di tempo e risorse: le spese aziendali sostenute dai dipendenti.

“Soldo è uno strumento finanziario che offre controllo sugli altri team. L’app è molto intuitiva, ed è molto facile capire come funziona; quindi, non ho dubbi che continueremo ad utilizzare Soldo per migliorare la scalabilità della nostra azienda, soprattutto per quanto riguarda il team di finance centrale.”
Marco Valerio Izzo, Direttore Finanziario di Buzzoole

Inoltre, permette a te e ai tuoi dipendenti di avere una visibilità completa ed in tempo reale su spese e pagamenti; questo significa che, in ogni momento, puoi analizzare i dati a disposizione per ridurre i costi o rendere più accurate le previsioni di spesa.

Le nuove priorità dei lavoratori

In Italia, fra aprile e giugno 2021, quasi mezzo milione di persone ha dato le dimissioni. E, secondo uno studio McKinsey, il 40% dei lavoratori di tutto il mondo cambierà lavoro nei prossimi mesi.
Negli USA questo fenomeno è stato denominato “Great Resignation”, ovvero un boom di addii volontari al posto di lavoro. I fattori scatenanti sono diversi: un mercato del lavoro in ripresa e la conseguente ricerca di migliori condizioni economiche, la sindrome da bournout, e cioè una condizione di intenso stress particolarmente debilitante dal punto di vista psicofisico, e il desiderio di riappropriarsi del proprio tempo.

Inutile dire che la pandemia ha contribuito all’accelerazione di questa tendenza. Ma cosa cercano i lavoratori di oggi? Le priorità sono cambiate e le persone vanno alla ricerca di un posto che garantisca benessere e si adatti meglio alle loro nuove esigenze.

I numeri della Great Resignation in Italia

Secondo i dati del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, nel secondo trimestre del 2021, quasi mezzo milione di persone in Italia ha scelto volontariamente di lasciare il proprio posto di lavoro. Sono diversi i fattori che hanno determinato questa scelta:

• sblocco della cassa integrazione
• superamento di Quota 100
• presenza di strumenti a sostegno del reddito
• desiderio di una migliore condizione lavorativa

Tra aprile e giugno 2021 sono stati chiusi più di 2 milioni di rapporti lavorativi, con una crescita del 37% rispetto al trimestre precedente.

La tendenza di abbandonare il posto fisso alla ricerca di soluzioni lavorative maggiormente flessibili è una caratteristica peculiare della cosiddetta “You only live once (YOLO) Economy”: i Millenials e una parte della Generazione Z, non soddisfatti del proprio lavoro, decidono di cambiare drasticamente il loro percorso professionale e focalizzarsi su esperienze a cui dare valore. Fenomeno che riguarda soprattutto i knowledge workers che hanno conoscenze digitali e si lanciano verso lavori di consulenza, o si mettono in proprio per avviare una attività. Ecco perché il futuro del lavoro sembra essere sempre più costellato di start-up innovative.

Un nuovo paradigma nelle relazioni tra aziende e persone

Il mercato del lavoro sta progressivamente cambiando il suo aspetto a causa di diversi fattori: globalizzazione, trasformazione demografica e digitalizzazione. Per essere in grado di affrontare e superare con successo le sfide che questi cambiamenti portano con sé, le aziende devono mostrarsi duttili e flessibili. Adattarsi agli shock economici, sviluppare resilienza e sfruttare al meglio le nuove opportunità diventano fondamentali in un nuovo mondo del lavoro sempre più soggetto al cambiamento.

Mariano Corso, docente di Leadership & Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, sottolinea l’importanza di ascoltare davvero le necessità dei lavoratori:

“Resteranno competitive soltanto quelle aziende in grado di attrarre e far crescere le loro persone, investire in competenze per far cogliere obiettivi professionali e sfidanti, e riprogettare le organizzazioni per la velocità e l’innovazione.”

La trasformazione che coinvolge il mondo del lavoro ci dice che è arrivato il momento di definire nuovi modelli che mettano al centro le persone, dotate di approcci sostenibili, attente al bilanciamento tra vita privata e professionale, e purpose driven con valori e scopi sociali.

Il futuro del lavoro è sempre più ibrido

Mai come prima d’ora abbiamo imparato a conciliare la realtà fisica con quella virtuale. I modelli di lavoro convenzionali non sono scomparsi, ma emerge sempre di più l’esigenza di un contesto lavorativo più agile e flessibile. In questo quadro, il lavoro ibrido rappresenta una valida alternativa tra il lavoro da casa e quello in ufficio.
Con lo scoppio della pandemia, lo smart working è diventato una scelta obbligata per milioni di lavoratori.  E questo ha innescato un profondo cambiamento culturale che richiede una necessaria evoluzione dei modelli organizzativi aziendali.

Il lavoro ibrido non è semplicemente un mix tra il lavoro in presenza e quello a distanza, ma è un modello che cerca di sintetizzare il meglio di queste due diverse esperienze e creare delle organizzazioni quanto più possibile competitive. Le sue declinazioni sono tante e ancora in via di definizione; per alcune aziende l’ufficio rimane sempre il luogo principale dove svolgere la propria attività, mentre altre individuano il lavoro da remoto come predominante, con una presenza occasionale in ufficio.

In Italia, secondo le analisi del Politecnico di Milano, il lavoro agile resterà nell’89% delle grandi aziende e nel 62% delle PMI ma, appunto, con formule ibride: in media tre giornate ibride nelle prime e due nella pubblica amministrazione.

Cosa fa Soldo per aumentare la soddisfazione dei dipendenti

L’Italia si posiziona oggi al venticinquesimo posto in Europa come livello di digitalizzazione (DESI 2020), a causa di vari fattori che includono sia la limitata diffusione di competenze digitali, sia la bassa adozione di tecnologie avanzate, ad esempio le tecnologie cloud. Al tempo stesso, gli ultimi vent’anni sono stati caratterizzati da un calo della produttività. Uno dei fattori che limitano la crescita di produttività è proprio il basso livello di investimenti in digitalizzazione, soprattutto da parte delle piccole e medie imprese.

Ora, affinché il lavoro ibrido dia dei risultati, le aziende devono dotarsi dei giusti strumenti.
Uno degli obiettivi di Soldo è proprio quello di semplificare la vita ai professionisti che si occupano di contabilità attraverso l’automazione di alcuni processi; questo permette loro di concentrarsi su operazioni di alto valore.

“Sono tutti molto soddisfatti dell’utilizzo delle carte di pagamento Soldo. Per noi è stato anche un processo di trasformazione culturale.”
Giovanni Grassi, Corporate Finance and Insurance Manager Gruppo Trevi

Ci sono almeno 3 validi motivi per automatizzare i processi finanziari in azienda:

Avere più tempo per attività di alto valore

In qualsiasi azienda ci sono attività di basso e alto valore. Le prime assorbono il tempo e l’energia dei dipendenti; tra le seconde rientrano tipicamente le attività di forecasting o quelle di strategia. Il ruolo della contabilità è fondamentale perché consente di stabilire dove allocare le risorse per far crescere l’azienda. Automatizzare alcune attività come la riconciliazione, significa proprio creare tempo per attività che apportano un valore aggiunto in azienda, con un incremento della soddisfazione dei propri dipendenti.

Ridurre il rischio di errori

I processi ripetitivi sono una caratteristica di ogni azienda, indipendentemente dal settore in cui opera. Sebbene monotone, determinate attività sono quasi sempre fondamentali per il successo aziendale. Ma la loro ripetitività accresce il rischio di errori, di cui generalmente si prende coscienza soltanto in fase di riconciliazione a fine mese. Automatizzare le attività contabili significa invece scongiurare questo tipo di errori.

Aumentare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti

Qualsiasi persona ha bisogno di sapere che il proprio lavoro è apprezzato. È certamente un fattore che aumenta la propria motivazione. Le attività monotone e ripetitive, al contrario, non fanno altro che ridurre quella sensazione. Quando i dipendenti sentono che il loro tempo è rispettato e il loro lavoro valorizzato, saranno inevitabilmente più felici e coinvolti.

Dare priorità alle persone per accelerare la crescita aziendale

È importante che le aziende mettano a disposizione dei loro dipendenti una serie di strumenti che gli consentano di formarsi ed aggiornarsi, anche in autonomia, per un continuo miglioramento delle proprie competenze che stimoli la proattività:

• corsi di formazione
• accesso a piattaforme di e-learning
• partecipazioni a forum ed eventi

Soldo ha trovato delle soluzioni per aumentare il benessere e la soddisfazione dei suoi dipendenti, così da poter coltivare e trattenere i migliori talenti. La nostra piattaforma di gestione spese e il sistema integrato di carte di pagamento consentono ai dipendenti di ottenere facilmente ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.
La piattaforma intuitiva e l’app mobile consentono ai dipendenti di inoltrare richieste di spesa, effettuare acquisti, acquisire ricevute e tenere traccia dei budget, senza dover anticipare denaro di tasca propria ed evitando tutti i problemi di ordinaria amministrazione.

Inoltre, attraverso un sistema di carte virtuali, supportiamo la crescita professionale delle persone che fanno parte della nostra organizzazione. Le nostre carte virtuali sono la soluzione ideale per i pagamenti occasionali, come corsi di formazione e aggiornamento o biglietti per conferenze.
Riconosciamo alle persone piena responsabilità quando si tratta del proprio sviluppo personale. Grazie alla possibilità di impostare dei limiti di spesa su ciascuna carta, i dipendenti possono richiedere ed effettuare acquisti dedicati alla loro formazione ed acquisire istantaneamente le relative ricevute.

Così tutto il tempo risparmiato in lunghi processi di rendicontazione può essere investito nelle attività che contribuiscono in maniera più strategica alla scalabilità aziendale.