Con le piattaforme di gestione delle spese il team finance può fare di più e meglio

La gestione delle spese aziendali è da sempre un’attività lunga e manuale, nonché frequente fonte di conflitto tra dipendenti e amministrazione. Le piattaforme di gestione delle spese affrontano e risolvono questi problemi, eliminando i colli di bottiglia e aiutando i dipendenti ad agire secondo le policy di spesa prestabilite.

Di conseguenza, il reparto finance può concentrarsi su attività più importanti, come la collaborazione con gli altri reparti, l’analisi dei dati e le strategie aziendali.

Come risparmiare tempo prezioso

Risparmiare tempo grazie all’automazione di alcune funzioni amministrative permette allo staff di dedicarsi ad attività a valore aggiunto. Ma in che modo?

1. Riduce le attività manuali

Le piattaforme di gestione delle spese riducono significativamente le attività manuali dei reparti amministrativi e finanziari. Ad esempio, i dipendenti a cui sono state assegnate carte di pagamento possono effettuare acquisti le cui transazioni vengono registrate automaticamente sulla piattaforma, che è a sua volta collegata al tuo software di contabilità cloud. Tutto ciò che serve è tenere d’occhio le uscite e assicurarsi che siano conformi alla policy.

Puoi aumentare il livello di automazione limitando le categorie di acquisti consentiti, sapendo che i controlli possono comunque essere allentati se necessario.

Inoltre, unificando tutte le spese aziendali generali in un’unica piattaforma di gestione delle spese, non dovrai più elaborare le fatture per i tuoi dipendenti: le lunghe ore passate a verificare la validità delle ricevute e riconciliare le spese potranno essere impiegate per altre attività.

2. Semplifica i flussi di lavoro

Puoi risparmiare tempo prezioso e tenere le spese sotto controllo grazie a flussi di lavoro semplificati correttamente.

In particolare, una piattaforma di gestione delle spese elimina la necessità di elaborare i rimborsi spese. Puoi implementare controlli automatici per ridurre al minimo l’onere dell’amministrazione nel garantire che le spese dei loro colleghi siano conformi alla policy aziendale.

Ad esempio, puoi ricaricare le carte con un valore che non supera il budget prestabilito, oppure puoi fissare limiti o blocchi a specifiche categorie merceologiche, così è chiaro a tutti cosa si può o non si può acquistare.

Come risalire la value-chain

Il tempo altrimenti speso per la gestione delle spese può essere impiegato in attività di maggior valore, cioè tutte quelle che non possono essere automatizzate e richiedono una valutazione umana. In questo modo, una piattaforma di gestione spese:

1. Stimola la collaborazione tra team

Con più tempo libero, i membri del reparto amministrativo possono collaborare con gli altri reparti. Un rapporto più stretto porta i dipendenti a comprendere meglio come la componente finanziaria influisca sul loro lavoro e, allo stesso tempo, fornisce al team finanziario le informazioni necessarie per definire i budget in modo più accurato.

Pensiamo ad esempio al marketing aziendale: una maggiore collaborazione e trasparenza rende più semplice lavorare sull’economia unitaria delle campagne, sull’importanza di dimostrarne il ROI e di come questo può influire sul loro successo (e sul business in generale).

La collaborazione può aiutare anche nella raccolta di dati per la gestione delle spese, permettendo di valutare continuamente le categorie di spesa e le restrizioni, rendendo più semplice il rispetto delle policy per tutti.

2. Facilita l’analisi dei dati

Il tempo risparmiato può essere anche impiegato per l’analisi dei dati, attività fondamentale in ottica di ottimizzazione delle prestazioni aziendali.

Pensiamo all’aggregazione dei dati per l’identificazione delle aree su cui intervenire per il miglioramento dei margini di profitto, il targeting dei clienti lenti nei pagamenti o le operazioni volte a migliorare il capitale circolante.

Se manualmente sarebbe necessario manipolare ed estrarre i dati prima di concentrarsi sulle informazioni che possono fornire, con un sistema automatizzato sarà più semplice individuare i data point più utili.

3. Aiuta a concentrarsi sulle strategie aziendali

Forse la più grande opportunità creata dalle piattaforme di gestione delle spese per il reparto amministrativo è avere più tempo per essere coinvolto nelle strategie aziendali. Un aspetto prezioso dal punto di vista sia aziendale che personale in prospettiva di crescita.

Le attività più comuni per il team finance in ambito strategico includono la negoziazione e l’esecuzione di round di finanziamento e la creazione di business case per l’espansione su nuovi mercati internazionali. Per fare questo i membri del team potrebbero aver bisogno di sviluppare le loro competenze necessarie a presentare le nuove strategie a stakeholder interni ed esterni.

Una soluzione win-win in termini di produttività e soddisfazione dei dipendenti

Le piattaforme di gestione delle spese riducono le spese generali del dipartimento finanziario e portano anche a livelli più elevati di soddisfazione dei dipendenti. Ciò è dovuto al fatto che i membri dello staff svolgono un lavoro più soddisfacente e meno ripetitivo.

Questo si traduce in dipendenti più felici, meno tempo sprecato in attività manuali e ripetitive e un calo dei conflitti dovuti alla verifica delle note spese, spesso caratterizzata da problemi di conformità. A lungo termine, invece, può portare a un cambio di marcia più marcato, perché il reparto finance è in grado di svolgere a tutti gli effetti una funzione aziendale strategica.

L’implementazione di una piattaforma di gestione delle spese è dunque vantaggiosa per tutti. Per te e i tuoi dipendenti.

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