Ogni team Finance ha una storia simile da raccontare. Dalle carte condivise tra più persone agli abbonamenti duplicati che si rinnovano mese dopo mese, questa è la storia di una direttrice finanziaria che ha deciso di intervenire per recuperare controllo e visibilità sulle spese in tutta l’azienda. 

Capitolo 1: C’era una volta… 

Dopo poco più di 18 mesi, la direttrice finanziaria si rese conto che ogni mese faceva sempre più fatica a capire cosa comparisse sull’estratto conto. 

Al conto risultavano associati tre nominativi: uno era di una persona che aveva lasciato l’azienda sei mesi prima, un altro di una dipendente in congedo di maternità e il terzo di qualcuno che aveva ereditato l’accesso un anno prima. 

A quel punto la direttrice finanziaria dovette capire chi potesse usare la carta e migliorare il sistema con controlli più efficaci e maggiore visibilità.  

Capitolo 2: Cosa fece poi la direttrice finanziaria 

Un martedì pomeriggio ha recuperato gli estratti conto degli ultimi 12 mesi e ha raccolto in un elenco tutti gli esercenti presenti negli estratti conto in un messaggio su Teams indirizzato ai manager. “Qualcuno riconosce queste transazioni? Usiamo ancora questi prodotti o servizi?”, ha chiesto. 

La maggior parte delle risposte è arrivata entro un paio di giorni, mentre due manager hanno chiesto di ricevere nuovamente l’elenco. 

Alla fine della settimana, La direttrice finanziaria aveva 32 addebiti ricorrenti: 

Nove erano necessari. 

Oltre un quarto riguardava strumenti duplicati. 

Sette erano prodotti che il team aveva smesso di utilizzare o di cui si era dimenticato. 

Cinque erano legati a periodi di prova lasciati scadere per errore. 

Tre restavano senza spiegazione. 

La direttrice finanziaria capì Che aveva bisogno di un sistema che consentisse ai dipendenti di spendere quando necessario, senza rinunciare al controllo. Così ha disdetto gli abbonamenti, ha implementato Soldo e ha emesso nuove carte per i dipendenti, con limiti di spesa predefiniti. Ora ogni transazione compare nel sistema, assegnata a un dipendente o a un team, con i dati necessari già associati automaticamente. 

Capitolo 3: Più visibilità, più domande 

Una volta smesso di giocare a Cluedo per ricostruire le spese di una singola carta e di un singolo team, ha iniziato a fare le stesse domande nel resto dell’azienda. 

Grazie alla maggiore visibilità, ha chiesto all’ufficio regionale perché da quattro anni pagasse lo stesso fornitore alla stessa tariffa. Ha chiesto chiarimenti al team che utilizzava credenziali condivise per accedere al software di budgeting. Ha chiesto al team di vendita perché lo stesso pranzo con un cliente di cinque mesi fa comparisse su due diverse note spese. 

Capitolo 4: Quando la visibilità fa risparmiare tempo 

La direttrice finanziaria non ha assunto nuove persone né sostituito un sistema esistente . Ha introdotto controlli con regole e budget integrati, eliminando le carte condivise e i processi manuali. Poiché ogni transazione viene associata a un centro di costo, …poteva finalmente rispondere subito alla domanda: «Quanto abbiamo speso per gli strumenti in questo trimestre?». 

Rob Essex, responsabile finanziario presso l’ente britannico di normazione edilizia NHBC, descrive l’impatto di questo cambiamento: «Siamo passati dal 95% del tempo dedicato all’operatività e il 5% all’analisi, a un equilibrio 50/50». I tempi di rimborso presso l’NHBC sono scesi da sei-otto settimane a una sola settimana. Il team Finance ha risparmiato l’86% del tempo dedicato ai rimborsi e il 45% del tempo dedicato alla gestione delle spese. 

Capitolo 5: E vissero felici e contenti 

Questa storia non è un caso isolato. È un’esperienza comune a molti responsabili Finance delle aziende in crescita. 

Anziché affrontare il controllo della spesa come un grande progetto di trasformazione del Finance, la gestione delle spese permette di intervenire su problemi concreti che dipendenti e team Finance incontrano ogni giorno: carte condivise con poca visibilità, abbonamenti duplicati o servizi ricorrenti senza un responsabile chiaro. 

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