Il team marketing vuole farsi rimborsare un biglietto del treno da 40 euro. Il team IT vuole farsi rimborsare un pernottamento in hotel da 90 euro dopo una conferenza tecnica. Il team sales chiede il rimborso di alcuni pranzi con i clienti delle ultime due settimane, per un totale di 229 euro. 

Quando queste spese di modesta entità diventano richieste di rimborso, il team Finance può impiegare fino a due settimane per elaborarle, verificarle e riconciliarle. Se una richiesta viene respinta, è il dipendente a subirne le conseguenze finanziarie. 

Una ricerca contenuta nel report La zona grigia di Soldo ha rilevato che in Italia il 45% dei dipendenti esita prima di presentare una richiesta di rimborso legittima e il 39% ha acquistato qualcosa per lavoro senza mai chiedere il rimborso. Un quarto (25%) indica la contestazione di un rimborso respinto come la seconda attività più stressante sul lavoro, subito dopo la richiesta di un aumento di stipendio. 

Un’elaborazione più rapida delle note spese può ridurre il carico amministrativo, ma l’opportunità sta nell’anticipare il controllo finanziario: prima che il dipendente spenda.  

Il controllo prima della richiesta di rimborso 

L’invio da mobile, l’acquisizione delle ricevute, la categorizzazione automatica e l’OCR hanno reso più veloce la gestione delle spese. Una richiesta che prima richiedeva due settimane ora si chiude in un giorno.  

Si tratta di un miglioramento. I dipendenti dedicano meno tempo a spuntare caselle e il team Finance non deve più rincorrere le ricevute, che hanno meno probabilità di andare perse tra l’acquisto e la fine del mese.  

Rimane tuttavia la questione di chi abbia pagato e se la transazione fosse conforme alla policy aziendale al momento della spesa. 

Quando un dipendente usa il proprio denaro e attende il rimborso, il team Finance è l’ultimo a saperlo. I controlli sulle spese di trasferta e rappresentanza (T&E) sono più efficaci quando influenzano le decisioni prima che il denaro venga speso. Le approvazioni successive a una transazione possono individuare un’eccezione, ma un controllo a monte può aiutare a prevenirla. 

Vedere cosa spendono i dipendenti  

Il rimborso limita la visibilità. Il team Finance può lavorare solo con i dati che ha ricevuto: le previsioni riflettono le richieste presentate e non mostrano le spese sostenute dai dipendenti con le carte personali. E senza dati o previsioni affidabili, l’azienda non può riallocare la liquidità.  

Un biglietto del treno da 40 euro vale poco, ma l’impatto cumulativo di questi piccoli acquisti non emerge dai dati finché i dipendenti non presentano le richieste di rimborso. 

Questo divario è ancora più evidente a ridosso della chiusura. Il team Finance può passare le prime due settimane del mese a esaminare gli acquisti di quello precedente, riconciliare ricevute e sciogliere dubbi su transazioni su cui ormai non è più possibile intervenire. 

Lo stesso processo sottrae tempo che potrebbe essere dedicato a previsioni, pianificazione e lavoro strategico con il resto dell’azienda.  

I dipendenti sostengono un altro tipo di costo. Anticipano il denaro e poi aspettano settimane per essere rimborsati. Per chi viaggia per lavoro o partecipa spesso a pranzi e cene con i clienti, queste spese possono pesare parecchio sulle finanze personali. 

Integrare le regole di spesa nel pagamento 

Un modello diverso parte dai fondi aziendali anziché dal rimborso. Soldo può assegnare una carta a un dipendente, a un team o a un progetto, con importi e regole approvati in anticipo. 

Il team Finance può decidere come utilizzare quei fondi prima che qualcuno parta o effettui un acquisto. A seconda delle esigenze di spesa, ciò può includere: 

  • Chi o quale team ha accesso alla carta 
  • L’importo disponibile per la spesa 
  • La categoria per cui il denaro può essere utilizzato 
  • Il progetto o lo scopo a cui si riferisce la spesa 

Il dipendente può quindi effettuare un acquisto aziendale autorizzato senza addebitarlo su una carta personale. Il team Finance riceve i dati dalle transazioni aziendali, anziché attendere una richiesta di rimborso per confermare la spesa. È anche la risposta a una domanda ricorrente sulle spese: Posso spendere questo denaro per questo scopo? 

Roberto Mazza, Direttore Amministrativo e Finanziario di Biesse, descrive il valore per un team che gestisce dipendenti in trasferta: «Vedo vantaggi significativi: le notifiche istantanee, la scansione delle ricevute e le categorie di spesa ci consentono di monitorare costantemente i budget e di intervenire tempestivamente». 

Mantenere il sistema di gestione delle spese, ma cambiare il modo in cui i dipendenti pagano 

Anticipare il controllo non significa necessariamente ricostruire il processo di gestione delle spese attorno a un nuovo sistema. Soldo funziona in parallelo con sistemi di gestione delle spese come SAP Concur, Expensify, Egencia e Zucchetti.  

Anziché chiedere al team Finance di individuare i problemi durante la riconciliazione, quest’ultimo può definire le regole di spesa in anticipo, così i dipendenti sanno di cosa possono disporre. La visibilità migliora per tutti. 

Ecco come le aziende in crescita stanno ripensando le spese T&E.