“Quanto abbiamo speso in consulenti esterni lo scorso trimestre?” chiede il CEO durante una riunione del management. 

“Ti faccio avere il dato,” rispondi, senza aggiungere che probabilmente ti servirà una settimana per trovarlo. 

I costi sono distribuiti tra cinque team e tutti spendono in modo diverso. Due team hanno utilizzato un elenco di fornitori già esistente. Qualcuno ha pagato con una carta di credito aziendale. Qualcun altro ha aperto un ordine di acquisto. E poi c’è ha anticipato la spesa e poi ha chiesto il rimborso. 

Il dato, quindi, esiste. Trovarlo, però, richiederà tempo. 

Ti suona familiare? 

La responsabilità delle decisioni 

Hai approvato il budget per il nuovo tool AI e per lo striscione della fierta della scorsa settimana. Ma non sai quanto sia costato lo striscione, né quando si rinnoverà l’abbonamento al tool. 

Poi scopri che un altro team utilizza già lo stesso tool AI e che lo striscione era fuori budget. 

Questo tipo di spesa frammentata limita la visibilità fino alla chiusura di fine mese e genera costi imprevisti. Il 35% dei team Finance, infatti, si trova frequentemente ad affrontare questo genere di sorprese a fine mese proprio per via di attività manuali soggette a errori. Tutto ciò comporta per il team anche un uso non ottimale del tempo, ossia a ricostruire ciò che è accaduto anziché concentrarsi su attività strategiche e a maggior valore. 

Shay Murtagh Precast, azienda irlandese del settore delle costruzioni, in passato, dedicava una settimana al mese a rincorrere e ordinare le ricevute. 

“Processi che oggi, grazie a Soldo, richiedono mezza giornata del nostro team Finance, prima richiedevano una settimana al mese”, racconta Gillian Murtagh, Owner & Shared Services Director. 

Alle origini del processo  

Quando l’azienda contava 20 persone, era tutto più semplice. 

Da allora l’organizzazione è cresciuta del triplo: sono nati nuovi team, sono aumentate le sedi e i progetti sono diventati più grandi. 

Ad esempio: hai assegnato un budget al nuovo direttore Marketing, così non avrebbe dovuto contattarti per ogni singola fattura. Poi hai dato una carta ai responsabili di sede per acquistare localmente ciò che serviva, invece di aspettare settimane per l’approvazione di un acquisto da 60 €. 

Ed era la scelta giusta in quel momento. 

Quando le persone non riescono ad accedere in tempo ai fondi aziendali, trovano un un’alternativa. La ricerca Produttività aziendale 2026 di Soldo ha rilevato che il 60% ammette di aggirare le regole pur di accedere tempestivamente al denaro aziendale. 

Una soluzione rapida che però non risolve il problema 

Così hai aggiunto nuovi passaggi. 

La tua approvazione per gli acquisti superiori a una certa cifra. L’autorizzazione di tutti i nuovi fornitori. Il controllo di tutte le note spese. 

Il controllo è migliorato, ma nel frattempo sei diventato il collo di bottiglia. 

Il team Sales trova il processo di Procurement troppo lento, mentre le persone delle Operations ritengono che le policy di spesa non funzionino per le proprie esigenze. Per assicurare la competitività, il personale dovrebbe poter fare acquisti quando e come serve. 

Questo è un problema molto comune. 

Due terzi dei responsabili aziendali affermano infatti che le proprie organizzazioni sono eccessivamente complesse e inefficienti, mentre quasi il 40% ritiene che l’opportunità di miglioramento risieda nella ridefinizione dei processi di lavoro. 

Nelle aziende in crescita, il problema origina spesso dalle spese quotidiane  ad alta frequenza che restano senza governance: spese dei dipendenti, pagamenti ai fornitori e budget di progetto che hanno ormai superato i limiti dei controlli con cui erano stati progettati. 

Definisci prima i limiti 

La soluzione è consentire alle persone di effettuare le spese senza dover chiedere ogni volta l’autorizzazione, ma sempre entro limiti definiti in anticipo. 

Con Soldo puoi impostare un budget di team, progetto o di sede ed emettere delle carte con regole già integrate. 

Un responsabile di sede può ad esempio acquistare un componente da 60 €, ma non può comprare un volo, perché le regole impostate non glielo consentono. 

Ogni transazione viene automaticamente associata a un centro di costo e abbinata alla relativa ricevuta, ed è già pronta per essere registrata nel sistema contabile o nell’ERP, anziché arrivare come una voce da reinserire manualmente da un estratto conto. 

Così, la prossima volta che il CEO ti chiederà quanto avete speso in consulenti esterni, potrai dargli la risposta in pochi minuti.