Le spese anticipate dal personale vengono spesso considerate un problema Finance o amministrativo. In realtà, indicano qualcosa di più profondo. 

La richiesta può essere approvata. Il budget può essere stato autorizzato. Ma quando arriva il momento di pagare, la carta giusta, i fondi o i permessi necessari non sono disponibili. I dipendenti intervengono personalmente per far andare avanti il lavoro. Prenotano trasferte, coprono costi di progetto o pagano fornitori di tasca propria, per poi richiedere il rimborso. 

Non è una situazione insolita. Il report “La zona grigia: il nodo della fiducia nelle spese aziendali” di Soldo ha rilevato che addirittura due dipendenti su cinque (39%) in Italia acquistano qualcosa per lavoro senza poi richiedere il rimborso. 

Se prima vista potrebbe sembrare una soluzione pratica, in ultima analisi crea problemi a tutta l’organizzazione. 

Dove iniziano le falle nel rispetto delle policy? 

La maggior parte delle aziende dispone già di processi di approvazione: i manager approvano le richieste, i budget vengono allocati e il Finance definisce le regole su chi può spendere, quanto e in quali situazioni. 

Le criticità emergono spesso dopo l’approvazione. 

Una richiesta può essere conforme nel momento in cui viene approvata, ma se la spesa viene pagata tramite carta personale o fuori dal canale corretto, determina automaticamente un tipo di controllo reattivo e a posteriori. Il Finance, infatti, è in grado di rivedere la spesa soltanto dopo il pagamento. 

Gli effetti emergono rapidamente. Il 63% dei dipendenti si è trovato a sostenere spese non rimborsate, mentre l’81% ha dovuto aspettare più di un mese per ricevere il rimborso. Solo nel Regno Unito, si stima che ogni anno i dipendenti perdano circa 690 milioni di sterline in spese non richieste o non rimborsate. 

Non si tratta solo di un problema di rimborso. Quando la spesa avviene fuori dal canale corretto, l’azienda perde la visibilità proprio nel momento in cui serve di più. 

Qual è l’impatto sul personale? 

Per i responsabili delle Risorse Umane, le spese anticipate hanno un impatto diretto sull’esperienza dei dipendenti. 

Quando le persone utilizzano denaro personale per sostenere costi aziendali, si assumono una responsabilità finanziaria che invece dovrebbe ricadere sull’azienda. Questo può significare pagare trasferte, hotel, meeting con clienti o attività di team, con la prospettiva di un rimborso. 

Anche quando il rimborso è efficiente, il costo viene comunque anticipato dal dipendente. 

Per alcuni può sembrare gestibile. Per altri crea una pressione reale. Il 43% afferma che i ritardi del Finance hanno rallentato il lavoro o i progetti. Il 61% dichiara invece che pagare spese di lavoro con denaro personale li mette in uno stato di ansia. 

I dipendenti possono esitare prima di prenotare una trasferta, rimandare degli acquisti o evitare del tutto spese anche necessarie. Nel tempo, questo può influire su fiducia, autonomia e benessere quotidiano. 

Le persone non dovrebbero dover scegliere tra il proprio equilibrio finanziario e lo svolgimento del proprio lavoro. 

Perché si creano rischi di conformità?  

Le spese anticipate creano difficoltà per i team Finance e per il rispetto della conformità. 

Quando i pagamenti avvengono al di fuori dei metodi aziendali approvati, l’audit trail diventa più difficile da seguire. Il reparto Finance si trova a ricostruire il processo dopo che la transazione è avvenuta, verificando ricevute, approvazioni e contesto. 

Tutto ciò fa aumentare il lavoro manuale, ma soprattutto indebolisce il controllo. 

Un audit trail chiaro si basa sul collegamento diretto tra approvazione, pagamento e reporting. Quando questi passaggi si scollegano, le aziende dipendono maggiormente da controlli manuali, verifiche a posteriori e valutazioni individuali. 

Questo può rendere meno coerente l’applicazione delle policy. 

Il problema non è l’assenza di policy. La maggior parte delle aziende le ha già. La vera domanda è se le policy vengono applicate nel momento in cui vengono effettuate le spese.  

Perché la crescita amplifica il problema?  

Man mano che le organizzazioni scalano, questa sfida diventa più difficile da gestire. 

I team diventano più distribuiti, le spese più decentralizzate. I dipendenti hanno bisogno di accesso rapido ai fondi per mantenere attivi i progetti, effettuare trasferte e garantire l’operatività. Si crea una tensione tra autonomia e controllo. 

Se il processo è troppo lento, le persone trovano soluzioni alternative. E quando il controllo avviene solo dopo il pagamento, il Finance perde visibilità proprio nel momento più importante. 

Per questo le spese anticipate rappresentano un problema non solo di gestione: sono un problema operativo. Molti processi si concentrano sulle approvazioni e non sui pagamenti, creando dei gap che costringono i dipendenti a finanziare le spese di lavoro con denaro personale mentre il Finance perde visibilità. Colmare questo gap è fondamentale per creare workflow più fluidi, controlli più solidi e un’esperienza migliore per i dipendenti. 

Un’esperienza migliore per le persone e per l’azienda 

Le spese anticipate vengono spesso considerate un piccolo inconveniente, ma possono rivelare gap più profondi in termini di controllo, conformità ed employee experience. 

Con Soldo e SAP Concur, le spese approvate vengono trasferite direttamente su carte aziendali controllate, così che le policy vengano applicate direttamente al pagamento, e non dopo. I dipendenti non devono più anticipare costi aziendali, mentre approvazione, pagamento e visibilità vengono riuniti in un workflow unico e fluido. 

Questo riduce i problemi per i dipendenti e offre ai team Finance la garanzia di un maggiore controllo e di un reporting più semplice. Le policy sono più facili da applicare, gli audit trail più trasparenti e le aziende raggiungono una visione più chiara di come i fondi si muovono all’interno dell’azienda. 

Scarica la guida enterprise per scoprire come le organizzazioni più evolute collegano policy, pagamenti e controllo su larga scala.