Negli ultimi mesi ho avuto decine di conversazioni con CFO e responsabili finanza e amministrazione su un tema che continua a tornare: gli obblighi di tracciabilità introdotti dalla Legge di Bilancio 2025 e consolidati dalla Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. La norma è chiara, le scadenze ci sono, ma la domanda che sento più spesso è la stessa: da dove si inizia ad affrontare questa cosa? Molte aziende sanno di dover fare qualcosa, ma non hanno ancora capito cosa, concretamente. La risposta quasi sempre parte da un passo indietro, perché la vera questione non riguarda la tracciabilità in sé. Riguarda il modello con cui la maggior parte delle aziende italiane gestisce ancora oggi le spese di trasferta, e il motivo per cui quel modello rende la conformità strutturalmente difficile da raggiungere. Ne ho parlato di recente anche con la giornalista Emanuela Meucci.
Quando un dipendente paga un taxi, una cena di lavoro o una notte d’albergo con la propria carta personale, si inserisce nel mezzo del flusso finanziario tra l’azienda e il fornitore. Per soddisfare il requisito di tracciabilità, l’azienda deve ricostruire a posteriori una catena di evidenze: verificare che il pagamento sia avvenuto con uno strumento tracciabile intestato al dipendente, che il giustificativo fiscale sia coerente con tale prova di pagamento e che il rimborso aziendale sia stato erogato in modo tracciabile nei confronti della stessa persona che ha effettuato il pagamento.
Soddisfare tre condizioni per ogni transazione, anche su volumi elevati, è un’operazione materialmente complessa. Con migliaia di movimenti al mese, avere qualcosa che non torna è quasi inevitabile.
E quando qualcosa non torna, le conseguenze non si limitano più solo all’indeducibilità del costo. La spesa viene anche riqualificata come reddito da lavoro dipendente, con l’aggravio dell’IRPEF, dei contributi e delle sanzioni. Non si era mai visto un cumulo sanzionatorio di questa portata concentrarsi su una singola categoria di spese.
C’è poi una distinzione che vale la pena fare con precisione, perché genera molta confusione.
In Italia vengono comunemente chiamate “aziendali” anche carte che, pur promosse o fornite sotto il patrocinio dall’azienda, girano in realtà sul conto personale del dipendente. Dal punto di vista della tracciabilità, quella carta rimane uno strumento personale, indipendentemente da chi l’abbia emessa o proposta. Se il dipendente deve essere rimborsato, sia che usi la sua carta personale sia che usi una carta promossa dall’azienda ma appoggiata al suo conto, il problema di compliance è identico. In entrambi i casi, il pagamento rientra nella sfera economica del dipendente, con tutto il carico documentale che ne consegue.
Una carta è davvero aziendale quando i fondi appartengono all’impresa dal momento del pagamento, non dopo. E questo è vero solo per le carte corporate dove le transazioni vengono direttamente pagate dall’azienda stessa.
L’approccio più diffuso che si osserva oggi è quello di aggiungere documentazione al modello di rimborso esistente, richiedere la ricevuta del POS, introdurre controlli aggiuntivi e formare il personale. Una risposta comprensibile, ma che scambia il sintomo per la causa, e che richiede un impegno significativo senza essere sostenibile a scala.
La soluzione strutturale richiede due cose insieme. La prima è che lo strumento di pagamento sia una carta aziendale intestata all’impresa, per soddisfare il requisito di tracciabilità sulla transazione. La seconda è una piattaforma digitale di spend management, come Soldo, che gestisce l’intero ciclo, dalla raccolta dei giustificativi fino alla validazione e alla review, con visibilità in tempo reale, per garantire la compliance sul giustificativo.
Le aziende che avevano già adottato una piattaforma con entrambi questi elementi prima del 2025 non hanno subito alcun impatto con l’entrata in vigore della norma.
La Circolare n. 15/E ha fatto due cose insieme. Ha chiuso le ambiguità interpretative che avevano tenuto molte aziende in una zona grigia per mesi. E ha segnalato esplicitamente che i controlli ci saranno e saranno mirati. La norma va rispettata e l’Agenzia delle Entrate lo verificherà.
Per molte aziende, questo sarà il momento di rottura. Il modello a rimborso trascina con sé un attrito che tutti conoscono e che nessuno ha mai davvero risolto; per i dipendenti, finanziare con i propri soldi le trasferte aziendali; per i team di finanza e amministrazione, riconciliare ricevute e scontrini del POS manualmente ogni mese; e per i CFO, avere i bilanci con un rischio fiscale difficile da quantificare. Parte di questo problema esisteva già prima della norma ma adesso, ignorarlo ha un costo molto più alto.
Per chi vuole capire come muoversi con i nuovi obblighi di tracciabilità, ne parlo con Stefano Sirocchi occhi in questo webinar.
