Per molti responsabili Finance nelle grandi imprese, implementare SAP Concur rappresenta un importante traguardo in termini di controllo: le policy di spesa e i flussi di approvazione si attivano con un clic. Dal punto di vista della governance, è un significativo passo in avanti.
Ma il controllo dei workflow è solo una parte del quadro. Costituisce anche la base per una domanda più importante: cosa significa avere il “controllo completo” se il vero controllo delle spese deve proseguire oltre l’approvazione?
Negli ambienti SAP Concur con team decentralizzati e metodi di pagamento misti, la capacità di controllo tende a ridursi dopo l’approvazione: la spesa avviene su carte personali o tramite processi di pagamento scollegati, che impediscono il controllo in tempo reale.
Il reparto Finance si trova a risolvere i problemi a posteriori, invece di gestire le spese mentre avvengono. Questa dinamica è il vero angolo cieco del controllo. Le conseguenze vanno oltre il rischio di non conformità: influenzano le previsioni, l’affidabilità del reporting e la capacità di mantenere il comando tra varie entità e centri di costo.
Quando il controllo del workflow deve essere al top
Il problema emerge spesso quando le aziende superano un modello semplice e centralizzato, come quello delle carte aziendali. Se i team utilizzano una combinazione di diversi metodi di pagamento, la mancanza di controllo diventa più difficile da arginare e le spese fuori policy vengono gestite dopo che il denaro è stato speso, anziché prima.
La transizione tra approvazione e pagamento è più significativa di quanto possa sembrare. Quando i processi di pagamento non sono collegati alle approvazioni, le transazioni diventano visibili solo dopo la fine del mese, rendendo le previsioni meno precise. Il Finance finisce per rincorrere le ricevute e correggere i dati, trasformando la chiusura di fine mese in un’attività di tipo reattivo e ad alto consumo di risorse. In presenza di più entità, il fatto che i processi di pagamento siano scollegati rende ancora più difficile costruire una visione consolidata.
La metà dei team Finance (50%) impiega sei o più giorni lavorativi per chiudere il mese, mentre la riconciliazione può richiedere tra 20 e 50 ore al mese. Inoltre, il 7,4% delle righe delle note spese presenta eccezioni. Sebbene questi dati possano sembrare “innocui”, sono indice del fatto che i team Finance dedichino troppo tempo a correggere i dati e non abbastanza a utilizzarli.
Una crepa nel processo di controllo è un problema strategico
Questo è il punto in cui colmare il gap passa dall’essere un miglioramento operativo al diventare una priorità strategica.
I team Finance che hanno investito nella governance possono comunque trovarsi in modalità reattiva, con una conseguente riduzione della proattività. Oltre tre quarti dei CFO (78%) ritiene che liberare tempo da investire in attività strategiche sia una priorità, e il 64% dei team Finance dichiara di dover spesso reagire velocemente a situazioni in cambiamento. Circa la metà (46%) afferma che i processi del Finance creano attrito con i team funzionali.
I responsabili Finance – purtroppo va detto – si trovano a perdere tempo prezioso che potrebbe essere dedicato ad attività a maggior valore. Le previsioni diventano difficili perché i dati arrivano troppo tardi, e la fiducia negli audit si riduce perché il tracciato dei dati è incompleto.
Le conseguenze vanno oltre l’impatto sulla funzione Finance. Quando i dipendenti anticipano le spese aziendali e attendono il rimborso, il workflow del team Finance diventa anche un tema di employee experience. Circa il 40% dei dipendenti, per migliorare la produttività, vorrebbe un accesso più semplice ai fondi aziendali, mentre il 43% afferma che i ritardi dei processi Finance hanno rallentato il loro lavoro o addirittura interi progetti.
Come ottimizzare il ciclo di controllo in SAP Concur
SAP Concur governa i workflow, ed è un elemento prezioso e necessario. Ma la governance è più efficace quando va oltre oltre l’approvazione. Senza una continuità, sicuramente il Finance riceve i record del workflow, ma non sempre riesce a ottenere un controllo completo.
È qui che entra in gioco il livello successivo di controllo. Invece di aggiungere ulteriori processi, Soldo aiuta a completare il ciclo di controllo all’interno dell’esistente ambiente SAP Concur.
Il principio è semplice: mantenere le approvazioni collegate ai pagamenti, applicare le policy prima avvenga che la spesa e restituire i dati delle transazioni a SAP Concur con il contesto necessario per reporting e riconciliazione.
Questo crea una prospettiva più concreta per valutare il controllo: dove si interrompe il rispetto delle policy? Quando e perché il pagamento si colloca fuori dal workflow? E come può il Finance a correggere la spesa dopo che il pagamento è avvenuto?
Se queste domande sono difficili da affrontare, vale la pena analizzare tre aree:
• Approvazione e pagamento sono collegati?
• La spesa è visibile abbastanza rapidamente da supportare previsioni accurate?
• I controlli scalano tra entità, centri di costo e team?
