La maggior parte delle aziende gestisce le decisioni di spesa più importanti in modo strategico. In caso dell’assunzione di un nuovo dipendente, il contratto passa tra diverse passaggi prima che qualcuno lo firmi. Quando si attiva un contratto con un fornitore per un valore superiore a 20.000 €, qualcuno prepara un business case. 

Queste sono le spese strategiche: la spesa decentralizzata comprende tutto il resto. Sono gli acquisti quotidiani effettuati dai vari team tra le varie sedi che avvengono al di fuori dell’Ufficio Acquisti e di qualsiasi processo formale di approvazione: abbonamenti software, trasferte, carburante, manutenzione e forniture per il personale sul campo. 

Sebbene questi costi rappresentino l’80% delle transazioni, costituiscono circa il 20% del valore complessivo, rendendo la spesa decentralizzata la categoria di spesa che nella maggior parte delle aziende cresce più rapidamente, e quella su cui il Finance ha meno visibilità e controllo. 

Ed è anche la spesa che aumenta di più quando un’azienda sta crescendo: basta creare un nuovo team o aprire una nuova sede che queste spese si moltiplicano immediatamente, mentre il processo per controllarle rimane invariato. 

Come si accumula la spesa decentralizzata 

La spesa decentralizzata è quella che permette alle persone di svolgere il proprio lavoro. Si accumula decisione dopo decisione, e ogni spesa è abbastanza ridotta da passare inosservata senza essere verificata.  
Si divide in tre aree: 

  • Spese di reparto 
    Esempio: un tool di design che continua a essere addebitato all’azienda ogni mese, ma la persona che lo aveva acquistato ha lasciato l’azienda da due anni. 
  • Spese operative 
    Esempio: una sede continua a pagare un fornitore di servizi di manutenzione alla tariffa concordata tre anni prima perché l’importo è troppo basso per passare attraverso l’Ufficio Acquisti. 
  • Spese di Trasferta e Rappresentanza (T&E) 
    Esempio: un dipendente anticipa i costi di un hotel in vista di una visita a un cliente. Il rimborso richiede settimane e il team Finance vede il costo complessivo della trasferta solo quando viene presentata la nota spese. 

Controllare le spese aziendali 

Soldo assegna a ogni team un budget e una carta con un limite predefinito. Il personale può spendere senza chiedere l’autorizzazione al reparto Finance, essendo le policy di spesa già integrate nella carta. Ogni transazione viene abbinata e codificata in base al team e al budget di provenienza, così il reparto Finance vede in tempo reale quanto è stato speso senza dover aspettare i report di fine mese o una pila di ricevute. 

Gli abbonamenti non necessari diventano immediatamente identificabili, senza passare inosservati. Il Finance ha approvato il budget e può vedere dove viene destinata la spesa decentralizzata. 

Rob Essex, Financial Controller di NHBC, rispetto alla maggiore visibilità che il suo suo team Finance ha guadagnato, dichiara: “Siamo passati dal 95% del tempo dedicato all’amministrazione e il 5% all’analisi, al 50% dedicato all’amministrazione e il 50% all’analisi.” 

Soldo ha dato al team di Rob il tempo di lavorare su iniziative di crescita. I dipendenti non hanno più dovuto aspettare fino a otto settimane per ricevere i rimborsi e il team Finance non è più bloccato in modalità reattiva, ossia a rincorrere persone e ricevute. Ora dedica quel tempo al forecasting e a costruire il business case per la prossima assunzione nel Finance. 

Man mano che le aziende ampliano i team e le sedi, anche la visibilità viene ampliata. Il reparto Finance mantiene il controllo e gli altri team possono lavorare senza attendere approvazioni, sbloccando la crescita dell’azienda e delle persone nei loro ruoli.