Note Legali

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Cosa si intende per dematerializzazione?

Attivare processi di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti significa rendere accessibili a chiunque, ovunque si trovi, le informazioni di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro o effettuare un’attività di tipo amministrativo. Ma cosa implica un progetto di dematerializzazione delle spese aziendali e come può aiutare la fase di innovazione tecnologica che stiamo vivendo?

Col termine dematerializzazione si intende la trasformazione di qualunque documento cartaceo nella sua versione in formato digitale. I materiali in formato cartaceo sono sottoposti ad una progressiva eliminazione, mentre i nuovi documenti elettronici sono fruibili esclusivamente attraverso un supporto informatico o digitale.

Ma la vera rivoluzione in tema di dematerializzazione non sta soltanto nella distruzione del cartaceo e nella conversione a digitale, bensì nella capacità di aziende e pubbliche amministrazioni di rendere la diffusione di documenti e informazione più facile, intuitiva ed efficiente per tutti gli utenti – pensiamo allo smart working, alla firma elettronica o all’utilizzo di un’app unica per smartphone per avere un accesso diretto alla documentazione amministrativa e interagire più facilmente con i servizi pubblici locali e nazionali.

Dematerializzazione: qual è la situazione in Italia?

Fino a poco tempo prima della pandemia, l’utilizzo di documenti digitali in Italia non era ancora diffuso su larga scala, sia nel privato che, in particolar modo, nel settore della Pubblica amministrazione. Ma quando lo scambio di materiale cartaceo e la possibilità di consultare o consegnare documenti di persona è stato interrotto dall’emergenza sanitaria, il processo di dematerializzazione è diventato una vera e propria necessità e migliaia di aziende sono corse ai ripari, adottando metodi alternativi per la gestione e la fruizione di quelli che una volta erano prettamente documenti cartacei.

E i vantaggi non ci hanno messo molto a manifestarsi. Che si tratti di un processo effettuato all’interno di una azienda o nel settore pubblico, i benefici della dematerializzazione sono diversi:

• Accesso delle informazioni online
• Riduzione di materiale cartaceo
• Archiviazione rapida dei documenti
• Recupero di spazi fisici precedentemente destinati a materiali cartacei
• Facilitazione nello scambio di documenti in formato digitale
• Riduzione dei tempi di comunicazione
• Abbattimento dei costi di stampa
• Riduzione dell’impatto ambientale legato all’uso della carta

Dematerializzazione e Pubblica Amministrazione

Documenti cartacei impossibili da consultare online, difficoltà di accedere alle informazioni in breve tempo, lunghe code presso gli uffici amministrativi e tanta, troppa carta da archiviare e conservare. Fino a poco tempo fa, questi erano soltanto alcuni dei problemi che un comune cittadino si trovava ad affrontare ogni volta che aveva la necessità di rivolgersi agli uffici della Pubblica Amministrazione.

Col processo di dematerializzazione però è possibile trovare valide soluzioni per ovviare a queste problematiche. Lo scorso anno infatti è stato approvato il decreto-legge di semplificazione e innovazione digitale (DL n. 76/2020) che “introduce per i vari rami della Pubblica amministrazione l’obbligo di rendere fruibili i propri servizi in rete”. Secondo il decreto inoltre, “Dal 28 febbraio 2021, l’identità digitale SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e CIE (Carta d’identità elettronica italiana) diventeranno le sole credenziali per accedere ai servizi digitali della pubblica amministrazione”

I nuovi strumenti digitali permetteranno ai cittadini “di gestire operazioni o effettuare pratiche in modo rapido, puntuale e sicuro, comodamente dal proprio smartphone”, senza doversi più recare agli sportelli per presentare istanze o effettuare pagamenti.

Dematerializzazione e aziende private

Per restare al passo coi tempi e implementare la trasformazione digitale, un’azienda deve gestire i processi di dematerializzazione e dare spazio alle nuove soluzioni digitali, dalla creazione di formati elettronici da sostituire a quelli cartacei alla gestione delle spese aziendali online e della rendicontazione automatizzata.

Soprattutto nel caso di una grande azienda, la digitalizzazione dei documenti è fondamentale perché informazioni sensibili non vengano perdute nel caos del materiale cartaceo. Dall’altro lato però questo pone problemi legati alla privacy dei dipendenti ed è bene consultare un addetto alla trasformazione digitale aziendale (digital transformation manager) per gestire l’intero processo in maniera più semplice.

Inoltre, per la gestione dei dati in azienda, è bene consultare le norme imposte dallo standard di sicurezza ISO/IEC 27001:2013 (ISO 27001) ed ottenere una certificazione internazionale che attesti che l’azienda sta adottando le corrette procedure di controllo e gestione dei documenti aziendali.

Soldo rivoluziona il processo di contabilità

Il processo di dematerializzazione aziendale passa anche dal reparto contabilità. Una gestione automatizzata delle spese è una gestione più accurata e oculata in ogni categoria di spesa, ed è un valido aiuto nella semplificazione del lavoro dei reparti amministrativi.

Amministrazione delle spese semplificata

Soldo è la piattaforma digitale che combina l’utilizzo di carte di pagamento aziendali, fisiche o virtuali, con un’app per smartphone intuitiva, che traccia le spese nel momento in cui una transazione è stata effettuata, per tenere le spese sempre sotto controllo.

All’utente della carta basterà fotografare la ricevuta o lo scontrino fiscale e registrarlo all’interno della app con una breve descrizione della spesa. Un processo semplice che permette ai reparti amministrativi di accedere molto più facilmente alle spese effettuate da ciascun dipendente per ridurre la nota spese media di 45 minuti.

Costi aziendali sotto controllo

Con Soldo puoi stabilire budget personalizzati per ciascun dipendente o team in base alle loro esigenze di spesa, creando regole e limiti di spesa per decidere chi spende e per quali categorie.

Monitoraggio delle spese in tempo reale

Grazie ad una visualizzazione in tempo reale dei dettagli di una transazione (inclusa l’IVA) e della categoria di spesa, i reparti amministrativi hanno una visione più chiara su come, quando e dove vengono spese le risorse dell’azienda.

Integrazione con i gestionali aziendali

Soldo si integra con i software di gestione di note spese, tra cui Ztravel Next, Ztravel Project e Quickbooks, per rendere la nota spese mensile più facile da gestire per i reparti amministrativi. Ed è inoltre possibile importare i dati dalla piattaforma Soldo all’interno tuoi sistemi di contabilità in un paio di clic.

Migliaia di aziende si affidano alla piattaforma leader in Europa per la gestione delle spese

Carte di credito aziendali: i vantaggi delle carte prepagate Soldo

La gestione delle spese aziendali è un aspetto fondamentale per la corretta amministrazione della tua impresa. Molte aziende utilizzano ancora strumenti obsoleti, tuttavia con le moderne carte prepagate aziendali Soldo è possibile usufruire di sistemi più efficienti, sicuri e smart. Soldo consente di assegnare ad ogni dipendente una carta prepagata dedicata, rendendo più semplice la gestione e il tracciamento delle transazioni. Le prepagate possono essere configurate in modo personalizzato, stabilendo per ogni collaboratore criteri individuali di budget, autorizzazioni e regole d’impiego.

Come semplificare la contabilità passando dalle carte di credito aziendali alle prepagate Soldo

Per competere sul mercato è necessario aumentare l’efficienza della propria azienda, rendendo i processi amministrativi più snelli e semplici. Con le carte prepagate Soldo è possibile ottimizzare la contabilità della tua impresa, riducendo i costi operativi e migliorando la rendicontazione delle spese aziendali. La tecnologia Soldo permette di scaricare report dettagliati dei trasferimenti, per integrarli facilmente nel gestionale aziendale. Inoltre si possono ottenere estratti immediati delle spese mensili, effettuando analisi approfondite per ogni carta prepagata oppure in base al singolo titolare dello strumento.

Le carte prepagate aziendali Soldo garantiscono la massima operatività dei dipendenti

Soldo mette a disposizione di startup, PMI e grandi aziende una tecnologia moderna per rendere il business più agevole, sicuro e semplice. Le carte prepagate Soldo rappresentano una risposta concreta ai problemi di gestione dei pagamenti aziendali, offrendo una serie di vantaggi immediati rispetto alle carte di credito business.

Maggiore semplificazione nella gestione delle spese aziendali

Con le carte prepagate Soldo è possibile semplificare la gestione delle spese aziendali, adottando una soluzione innovativa per l’amministrazione dei pagamenti. Per i dipendenti della tua azienda, infatti, Soldo propone un sistema smart per garantire ad ogni collaboratore la massima autonomia, senza compromettere la sicurezza delle transazioni.

Più sicurezza per la tutela dei fondi aziendali

L’utilizzo della carta di credito aziendale richiede necessariamente un conto corrente di appoggio, una condizione che rappresenta un rischio per i fondi aziendali in caso di furto o utilizzo delle carte. Con Soldo è possibile usufruire di carte prepagate aziendali senza conto corrente, evitando qualsiasi collegamento con le risorse economiche della tua impresa. In questo modo è possibile ottenere la massima tutela del conto aziendale, scegliendo il plafond di ogni carta in modo personalizzato, con ricariche sicure e individuali senza nessuna possibilità di accedere ai fondi.

Protezione elevata in caso di furto, smarrimento o sottrazione

Le prepagate Soldo eliminano il problema dell’autorizzazione all’utilizzo della carta di credito aziendale, poiché si possono decidere gli accessi di ogni carta e stabilirne il budget. In qualsiasi momento è possibile disattivare le carte prepagate, utilizzando i canali online per rendere l’operazione istantanea ed evitare qualsiasi rischio. Ciò consente di minimizzare eventuali sottrazioni, mentre con le carte di credito business il danno economico potrebbe essere considerevole, con grandi difficoltà per rientrare in possesso delle somme o richiedere l’annullamento da parte della banca.

Personalizzazione e più autonomia per i dipendenti aziendali

Gestire le spese con una carta di credito aziendale richiede una grande fiducia nei propri dipendenti, una soluzione non sempre indicata per le piccole e medie imprese. Le carte prepagate Soldo eliminano questo rischio, pur mantenendo capacità di spese adeguate per ogni collaboratore, in base al ruolo e alle mansioni che deve svolgere. Con Soldo è possibile scegliere il budget di ogni carta, responsabilizzando i dipendenti senza comprometterne l’autonomia operativa, per garantire processi aziendali fluidi e sempre ottimali, anche in caso di emergenza grazie alle ricariche immediate.

Monitoraggio dei pagamenti in tempo reale

L’utilizzo delle carte di credito non consente di controllare le spese effettuate in maniera accurata, mentre Soldo offre il tracciamento completo di ogni transazione. Tramite l’app per dispositivi mobili è possibile monitorare tutti i trasferimenti, con report precisi sull’uso delle carte prepagate per verificarne l’utilizzo in tempo reale. Tramite le prepagate Soldo è possibile tenere sotto controllo le spese in modo efficiente, nel rispetto della privacy dei dipendenti creando policy adeguate alle normative di legge.

Ottimizzazione della rendicontazione delle spese aziendali

Rispetto alle carte di credito aziendali, Soldo propone un sistema smart per ottimizzare la rendicontazione dei pagamenti, con una gestione delle spese facilitata attraverso l’uso della piattaforma web e dell’app per smartphone e tablet. Con la tecnologia Soldo i dipendenti possono rendicontare le transazioni in modo facile e veloce, creando documenti digitali con foto e note da allegare alle spese realizzate, inviando il tutto tramite report elettronici direttamente al reparto amministrativo dell’azienda.

Contenimento dei costi e semplificazione della contabilità aziendale

Usando una carta di credito business bisogna considerare costi elevati, lunghe tempistiche per la consegna dello strumento di pagamento e le difficoltà nella contabilizzazione delle spese. Le aziende che utilizzano le prepagate aziendali Soldo ottengono subito una riduzione dei costi, ricevendo le carte senza attesa e migliorando la contabilità dell’azienda. Il risparmio economico consente di liberare risorse importanti per le attività strategiche, beneficiando di molte operazioni senza commissioni.

Ampia scelta di soluzioni per ogni esigenza

A differenza delle carte di credito aziendali, con le quali gestire tutte le transazioni e i pagamenti, con Soldo è possibile scegliere gli strumenti più adatti alle necessità della tua azienda. In particolare sono disponibili vari piani tariffari, con soluzioni per ogni necessità che permettono di selezionare l’opzione più adatta all’operatività dell’impresa. Inoltre ci sono le prepagate fisiche e le carte virtuali, quest’ultime progettate appositamente per acquisti online sicuri, oltre alle carte carburante valide per tutti i distributori, per decidere liberamente dove fare rifornimento e risparmiare.

Cosa serve per avere una carta di credito aziendale

Puoi ottenere le carte prepagate Soldo in pochi minuti, senza lunghe tempistiche, costi elevati o presentare garanzie come avviene per le carte di credito. Per avere Soldo è disponibile un semplice procedimento online, bisogna soltanto scegliere il piano tariffario più adatto e seguire la procedura guidata passo a passo. In alternativa basta prenotare una chiamata, per parlare direttamente con il team di supporto e risolvere ogni dubbio.

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Sicurezza a livello bancario – Regolamentata dalla CBI e conforme allo standard PCI

Scopri le feature

La lotteria degli scontrini è già presente in numerosi paesi dell’Unione Europea come incentivo verso chi non evade le tasse. Il meccanismo in generale è semplice: richiedendo regolare fattura o scontrino a seconda del Paese di riferimento è possibile partecipare ad una lotteria che offre vari premi. In questo modo, si uniscono rispetto delle regole e passione per il gioco, se il singolo vince una volta ogni tanto, a vincere sempre è la collettività.

E per quanto riguarda nello specifico il Bel Paese? In Italia la lotteria degli scontrini è stata introdotta dalla finanziaria 2016 voluta dal Governo Gentiloni. Ciononostante, fino ad oggi non è mai entrata in vigore. I motivi di questa inadempienza non sono certi, ma si pensa che sia dovuto alla mancanza di fondi e alle difficoltà relative al fatto che la ricevuta fiscale non fosse ancora obbligatoriamente telematica.

Il governo attuale sembra invece intenzionato ad implementare a tutti gli effetti questa pratica come parte di una strategia più ampia per la lotta all’evasione. Tuttora la data di introduzione effettiva dello strumento dello scontrino digitale è dubbia.

Dal 1 luglio 2019 l’utilizzo del registratore di cassa telematico in sostituzione del vecchio scontrino cartaceo è obbligatorio per tutti esercenti di attività al minuto con volume di affari superiore a 400.000€, mentre a partire dal 1 gennaio 2020 – o più probabilmente dal 1 luglio 2020 – il nuovo scontrino digitale, diventerà obbligatorio per tutti, indipendentemente dalla cifra fatturata.

Pertanto, ogni esercente dovrà cambiare il registratore di cassa, tenendo a mente la possibilità di godere di un credito d’imposta del 50% della spesa per un massimo di 250 euro per effettuare il necessario aggiornamento degli strumenti utili per poter emettere lo scontrino telematico. In particolare lo scontrino digitale può essere emesso da registratori di cassa RT, che siano conformi al Provvedimento dell’Agenzia del 28 ottobre 2016.

Ciò che caratterizza questo tipo di casse è che sono in grado di inviare ogni singolo corrispettivo all’Agenzia dell’Entrate. Infatti, essendo la cassa collegata continuamente con l’Agenzia delle Entrate, non sarà più necessario fare la chiusura di cassa a fine giornata ma vi sarà invece un flusso continuo di documenti telematici diretto all’Agenzia delle Entrate.

Il cliente non avrà la possibilità di accedere allo scontrino telematico. Al suo posto gli verrà consegnato un documento commerciale valido sia per poter restituire la merce acquistata sia a fini fiscali, a patto che al momento dell’emissione si sia comunicato il proprio codice fiscale/partita Iva al commerciante.

Con l’avvento dello scontrino digitale diventa molto più facile implementare la lotteria degli scontrini, introdotta per finalità di non far evadere le imposte al fisco. Come abbiamo visto, la lotteria è parte di una strategia più ampia per combattere la lotta all’evasione e in particolare si aggiunge come incentivo ulteriore dato al consumatore finale affinché questo si assicuri che venga debitamente emesso lo scontrino.

La lotteria degli scontrini prevederà estrazioni con importanti premi, niente è ancora certo ma sembra che verranno fatte le estrazioni giornaliere o settimanali da 10 a 50000€ più premio di fine anno dell’importante somma di 1 milione di euro.

Per partecipare a questa lotteria, inizialmente sembrava che fosse sufficiente andare dal negoziante e dare il proprio codice fiscale, invece ora sembrerebbe che l’agenzia delle entrate voglia che ognuno si registri sul sito dell’agenzia delle entrate, si dovrebbe utilizzare lo SPID (il sistema di identità digitale italiana): è previsto che nel caso di registrazione,  venga rilasciato il codice lotteria, pertanto andando dal negoziante e fornendogli non il codice fiscale, ma i dati SPID personali, questi li dovrà inserire nel registratore di cassa.

Questo sembra essere il modo in cui verrà gestito l’accesso alla lotteria degli scontrini. La scelta dello SPID come metodo di identificazione è dovuta al fatto che gli scontrini fiscali sono anonimi, quindi per privacy non possono contenere il codice fiscale ma un codice lotteria che è personale.

Soldo e la lotteria degli scontrini: una doppia alleanza

Vi sarà la possibilità per il lavoratore di partecipare alla lotteria degli scontrini per spese effettuate per lavoro con le carte Soldo. Da un lato infatti, attraverso la lotteria degli scontrini, usare Soldo equivale ad aumentare le proprie chance di vincere. Come? Molto semplice: quando il pagamento di beni o servizi avviene con strumenti tracciati si ricevono più biglietti della lotteria rispetto a quanti se ne riceverebbero pagando con il denaro contante.

Ma quindi: Soldo potrebbe essere un valido alleato per i dipendenti delle aziende che lo utilizzano come carta aziendale?

Per il momento non è possibile dare una risposta poiché il quadro legislativo a riguardo è in evoluzione. Tuttavia, i dipendenti muniti di carta Soldo, e quindi un mezzo di pagamento tracciabile, quando si trovano a dover affrontare le spese di dovute alle trasferte, potrebbero infatti utilizzare la carta Soldo per i pagamenti, e questo dovrebbe aumentare così le loro possibilità di vincita.