Magellan Management Consulting

Pieken in de activiteiten en onkosten beheren en tegelijk het reactievermogen en de controle over alle kosten behouden

Magellan Management Consulting (MMC), een scheepsmanagementbedrijf voor jachten, biedt alle diensten met betrekking tot de aankoop van een boot, of het nu gaat om de voorbereiding van de registratie of het uitrusten van het schip, het zorgen voor het onderhoud of het voldoen aan de behoeften van het personeel dat werkt op de boot. Het bedrijf heeft vele partners en onvoorziene onkosten zijn niet ongewoon! Arnaud, Managing Director van MMC, legt uit waarom het bijna onmiddellijk controleren en beheersen van de onkosten essentieel is, maar niet altijd gemakkelijk vanwege zijn activiteit.

De cashflow op de voet volgen: een must voor elk bedrijf

De activiteit kent seizoenspieken op het gebied van yachting en kostenbeheer is des te complexer met een grote vloot, diverse activiteiten en een groot aantal partners. Dit is het geval bij het Luxemburgse bedrijf met 49 mensen in dienst, schepen verspreid over Europa, voornamelijk in Spanje, Italië, Frankrijk en Griekenland, en ook een filiaal in Florida.

Arnaud, de Managing Director geeft aan: “Het belangrijkste in ons bedrijf is de onkosten onder controle te houden, zodat we er zeer snel over kunnen rapporteren […] Elke ondernemer moet weten wat er dagelijks wordt uitgegeven”

Tanken, onderhoud, betaling van leveranciers, enkele geldopnames en andere onkosten dwongen MMC daarom om haar werkwijze snel te herzien, zodat de onkosten in verband met haar activiteit beter uitvoerbaar en traceerbaar waren.

Controle van het budget, organisatie van de onkosten en verbetering van het boekhoudbeheer

Tot dusver was de grootste moeilijkheid het vaststellen van de onkosten per schip en het verstrekken van dagelijkse verslagen aan de reders voor een beter toezicht op hun doelstellingen en voor hun gemoedsrust. MCC probeerde daarom verschillende oplossingen uit van traditionele of digitale banken, maar deze hadden allemaal hun beperkingen. Arnaud merkte heel snel de moeilijkheden op, of ze nu te wijten waren aan overschrijvingen telkens de kaarten moesten worden gecrediteerd of aan de analyse van cashflows, aangezien de rapporten pas aan het einde van de maand geleverd werden. Dit maakte het onmogelijk om de behoeften van de schepen te organiseren. “Voor elk van de onkosten die rechtstreeks verband houden met het schip kunnen we niet de hele tijd overschrijvingen uitvoeren, anders zouden we een vast persoon nodig hebben die zich bezighoudt met overschrijvingen. »

Toen er een nieuwe eigenaar arriveerde, maakten de omslachtige en rigide bankprocessen het bovendien moeilijk om een nieuwe rekening te openen en, hoewel creditcards het mogelijk maakten om een bestedingsplafond in te stellen, stond het de dagelijkse controle van de onkosten niet toe.

Behoefte aan flexibiliteit en real time controle.

Dit gebrek aan controle, flexibiliteit en diensten zette MMC ertoe aan op zoek te gaan naar een alternatief. Arnaud legt uit hoe hij de Soldo-kaarten begon te gebruiken:

“We hebben een onkostencyclus die afhangt van de grootte van de boot en van waar de boot zal zijn. We zochten de mogelijkheid van een onmiddellijke debetkaart waarop geld wordt gezet om het schip te laten circuleren, maar met controle van de cashflow. ” Arnaud, MMC

MMC begon met 2 testkaarten, maar gebruikt nu 13 Soldo-kaarten. Daarvan worden er 11 gebruikt door kapiteins verspreid over Europa en 2 in het management. Zo heeft MMC een dagelijkse controle over de onkosten en een duidelijk zicht gekoppeld aan elk schip.

“Soldo heeft ons in staat gesteld om de cashflow te verbeteren die voor schepen nodig is, om te reageren op rapportages, maar ook om onmiddellijke dienst te bieden naar de behoeften van onze klanten. »
Arnaud getuigt

MMC-scheepseigenaren kunnen de manier waarop ze geld uitgeven beter controleren vanuit hun mobiele applicatie. Arnaud stelt vanaf het Soldo-platform limieten voor elke betaalkaart in en kiest de geografische beperkingen om de onkosten van elk schip in real time te beheersen. Hij krijgt geavanceerde rapporten per periode en type onkosten.

Voor Arnaud bleek het Soldo-platform voor betalings- en onkostenautomatisering een gebruiksvriendelijke tool te zijn, waarvan het gebruik eenvoudig kon worden geïntegreerd in de Sage-boekhoudsoftware. Het bedrijf is er dus in geslaagd zijn werkwijze te veranderen en zijn dagelijks leven te verbeteren zonder zijn gewoontes te verstoren.

Vandaag de dag blijft MMC uitbreiden naar nieuwe markten en overweegt het de invoering van brandstofbetaalkaarten via Soldo.