Lucernacollege

Het Lucernacollege gebruikt Soldo om een einde te maken aan het gebruik van kasgeld en op die manier de uitgaven van hun scholen beter te beheren en de betalingen van kleine bedragen te vereenvoudigen.

Branche

Onderwijs

Hoofdkantoor

Gent

Medewerkers

200+

Belangrijkste voordelen

Cashless alternatief voor kasgeld

Alternatief voor creditcards

Volledig overzicht van de uitgaven op 14 locaties

De Lucerna-scholengroep werd in 2003 opgericht in België met als doel dynamisch en wetenschappelijk onderwijs te bieden aan kinderen van alle levensbeschouwingen. Sinds haar oprichting is de oorspronkelijke school uitgegroeid tot een enorme scholengroep met 2500 leerlingen die verspreid zijn over 14 scholen. Dankzij Soldo heeft de Lucerna scholengroep een praktische oplossing gevonden voor de uitzonderlijke uitdagingen op boekhoudkundig gebied die deze groei met zich meebracht.

In 2003 bestond de scholengroep nog uit één enkele campus met slechts 13 kinderen. De onderwijsvisie van Lucerna heeft sindsdien echter veel ouders overtuigd om daar hun kinderen onderwijs te laten volgen. De groei van de scholengroep betekende ook dat de boekhouding voor een nieuwe uitdaging kwam te staan: elke school maakte voor kleine uitgaven gebruik van kasgeld dat moeilijk te beheren was. Wij spraken met Fatih Hasbal, financieel directeur van de Lucerna-scholengroep, om te horen hoe Soldo hem geholpen heeft om het gebruik van kasgeld overbodig te maken en zo de schooluitgaven beter te beheren.

“Dankzij Soldo is het opvolgen van onze uitgaven kinderspel geworden” – Fatih Hasbal, Financieel Directeur, Lucernacollege

Boekhoudkundige chaos door het gebruik van kasgeld

Elke school binnen de Lucerna-scholengroep beschikte vroeger over haar eigen geldkas. Met dit geld werden vooral kleine uitgaven gedaan, zoals het kopen van koffie, onderhoudsmateriaal of andere kleine voorzieningen. Het efficiënt opvolgen van deze uitgaven bleek in de realiteit bijzonder moeilijk te zijn: de boekhoudafdeling liep steeds achter de feiten aan, vanwege de grote hoeveelheid administratie en het feit dat uitgaven niet altijd tijdig werden opgegeven.

Bovendien waren schooldirecties vaak genoodzaakt om sommige uitgaven met hun eigen bankpas voor te schieten. “Voor de meeste online aankopen zijn immers creditcards nodig en die hadden we gewoon niet”, betreurt Fatih Hasbal.

“We werden door deze problemen gedwongen om op zoek te gaan naar een systeem waarmee we onze aankopen beter kunnen beheren en facturen eenvoudig konden opladen”, zegt hij. “In eerste instantie hebben we bij een aantal banken gevraagd naar een oplossing met creditcards, maar die hadden ze niet voor ons. Daarom gingen we op zoek naar alternatieven en zo kwamen we bij Soldo terecht”, zegt Fatih Hasbal tevreden.

Een eenvoudige opvolging dankzij de slimme betaalpassen van Soldo

De implementatie van de Soldo-software werd door Fatih Hasbal zelf uitgevoerd en de prepaid Mastercard-betaalpassen werden aan huis geleverd bij alle schooldirecteuren van de Lucerna-scholengroep. “Het proces ging heel vlot en binnen drie dagen beschikten mijn directeuren over hun prepaidpassen”, zegt Fatih Hasbal.

Het installeren van de mobiele applicatie vond hij zeer gemakkelijk en intuïtief: “Dankzij de trackingcategorieën en andere functies is het opvolgen van onze uitgaven kinderspel geworden”, vertelt Fatih Hasbal. “Vanaf het moment dat een aankoop gebeurt, kunnen wij het meteen zien in de mobiele app.”

Als er vroeger nog contant geld gebruikt werd, wisten de boekhouders van Lucerna nooit wanneer de kasvoorraad werd bijgewerkt. Dankzij de Soldo-webconsole kunnen de boekhouders eindelijk de uitgaven van alle kaarten in real-time opvolgen. Betalingsbewijzen kunnen eenvoudig opgevraagd worden en transactiegegevens kunnen snel geëxporteerd worden. Zo wordt er op de boekhoudafdeling van Lucerna heel wat tijd bespaard!

Fatih Hasbal bevestigt dit: “We zijn vooral efficiënter geworden. Ik kan op voorhand een bedrag instellen en de kaart nadien automatisch opwaarderen indien nodig. Bovendien kunnen we dankzij de Soldo-betaalpassen eindelijk online kopen, iets wat voordien niet kon.”

De kaartgebruikers kunnen overal gemakkelijk betalen zonder hun pas, omdat ze enkel hun kaartinformatie nodig hebben. Dit blijkt bijzonder praktisch te zijn voor alle Lucerna directieleden en vermeed lastige situaties waarbij ze, net zoals in het verleden, hun eigen geld moesten voorschieten.

Meer flexibiliteit, overzicht en vrijheid voor de boekhouding en directieleden

Op de vraag of hij liever nog andere toepassingen had gezien van de Soldo-softwareapplicatie heeft Fatih Hasbal een duidelijk antwoord: “De app is eenvoudig te gebruiken en in feite zeer compleet. Persoonlijk ben ik van mening dat er momenteel geen andere functies nodig zijn.”

Dankzij het gebruik van de Soldo-onkostenaccount heeft de Lucerna-scholengroep nu beter vat gekregen op de schooluitgaven van hun directieleden. Dit heeft niet alleen gezorgd voor een beter functionerende boekhouding, maar heeft ook geholpen in de steun aan lokale directieleden. Ze zijn nu beter in staat om hun eigen budget beter te bewaken. “Onze directieleden maken nu vaak gebruik van de Soldo-betaalpassen en zijn zeer blij met de effectieve resultaten”, zegt Fatih Hasbal tevreden.

Als schooldirecteur kijkt Fatih Hasbal zeer positief terug op de implementatie van Soldo in de boekhouding van zijn scholen: “Ik weet niet of andere scholen hun directies machtigen om uitgaven te doen. Wij kunnen ons dat met Soldo gemakkelijk veroorloven, omdat wij te allen tijde controle hebben over onze budgetten.”

Hij wil het volgende nogmaals benadrukken: “Ik ben vooral gelukkig met het feit dat we dankzij de Soldo prepaid betaalpassen nu zonder de administratieve rompslomp van een kleine kas kunnen functioneren.”