Brooks Running

In 1914, toen Brooks van start ging, maakten ze ballerina’s en badslippers in de VS. Vandaag de dag staan ze bekend als Brooks Running, en hun hardloopkleding wordt in meer dan 50 landen verkocht. Ze runnen hun EMEA-activiteiten vanuit hun hoofdkantoor in Amsterdam, en hebben kantoren in zeven Europese landen – die allemaal Soldo gebruiken. Hier zie je hoe Soldo hen helpt voorop te blijven.

Het financiële team in het hoofdkantoor van Brooks in Amsterdam was op zoek naar een manier om de uitgaven- en declaratieprocessen voor hun werknemers te vereenvoudigen. Ze moesten afstappen van verouderde papieren systemen, contante betalingen en de ketenen van bedrijfscreditcards. Sinds 2019 heeft Soldo veel meer gedaan dan hen tijd besparen: het is een deel van hun bedrijfscultuur geworden. ‘Iedereen krijgt een kaart zodra ze in dienst komen’, zegt Vernon, Accounting Manager bij Brooks Running. Hij deelde met ons hoe dit zo gekomen is.

“Soldo heeft ons controle gegeven over wat er wordt uitgegeven. Het bespaart ons veel tijd en maakt het leven van de werknemers in de buitendienst eenvoudiger.” – Vernon, Accounting Manager

Papiergebaseerde systemen afschaffen

Voor Vernon en zijn team Soldo ontdekten, ergerden ze zich aan hun papieren onkostendeclaraties, de enorme hoeveelheden administratie die hun crediteurenadministratie moest doen, en het gebrek aan controle over de uitgaven van hun medewerkers.

De betalingswijzen die zij gebruikten, waren daar deels verantwoordelijk voor. Kantoorcoördinatoren kregen creditcards van het bedrijf, maar de mensen van Brooks in de buitendienst betaalden hun uitgaven met persoonlijke middelen.

Om een onkostendeclaratie in te dienen, moesten zij facturen scannen en een Excel-formulier invullen. Vervolgens moesten zij via een VPN toegang krijgen tot het onkostenbeheersysteem van Brooks – niet ideaal voor werknemers die veel tijd buiten kantoor doorbrengen.

Met mensen die altijd onderweg waren, uitgaven deden en onkostendeclaraties indienden, verspilde het team van Vernon gewoon te veel tijd – onproductieve tijd zelfs – en werknemers waren niet echt blij om te moeten wachten.

Dit betekende ook dat het financiële team alleen de uitgaven kon zien wanneer mensen hun bonnetjes opstuurden – dus financiële inzichten waren altijd verouderd en moeilijk te analyseren.

Het was tijd om rond te gaan kijken.

Uitrollen van Soldo tot enthousiaste goedkeuring

“We wilden dat mensen niet hun eigen geld hoefden uit te geven. En we probeerden een mobile-first oplossing te vinden, zodat het makkelijker was voor mensen in de buitendienst,” zegt Vernon.

Toen zij Soldo tegenkwamen, was het duidelijk dat het deze twee problemen, en nog veel meer, gemakkelijk kon oplossen.

Volgens Vernon ‘was de hele implementatie supergemakkelijk.’ Soldo paste zelfs enkele functies aan om het beter geschikt te maken voor Brooks. Ze wilden zeven rechtspersonen in een enkele applicatie van Soldo via verschillende wallets laten werken – meestal heeft één bedrijf één wallet – en wij maakten dat mogelijk. Nu hebben ze meer dan 300 kaarten uitgegeven.

Brooks deed een proef met een persoon uit elk land om een gevoel voor het product te krijgen. Ze deden dit slechts een maand of twee, maar deelnemers ‘bleven andere mensen vertellen hoe cool het was’ zodat ze het sneller dan gepland over de rest van het bedrijf moesten uitrollen. ‘Iedereen bleef contact met ons opnemen om te proberen in de testfase te komen. Mensen waren super, super blij toen ze Soldo gingen gebruiken’ zegt Vernon.

Het dagelijkse declaratiebeheer wordt gedaan door de crediteurenadministratie, en twee beheerders maken naar eigen goeddunken kaarten en gebruikers aan. Het is gemakkelijk om wallets en kaarten te beheren afhankelijk van het land, met filters om op één land tegelijk te werken.

Het team heeft ook geprofiteerd van Soldo’s niet-nominatieve ‘bedrijfskaarten’: ze hebben er een voor alle kantooruitgaven, en de marketingteams gebruiken virtuele kaarten om de uitgaven aan advertenties in de sociale media bij te houden. Het is ook een geweldige manier om te betalen voor software-abonnementen zoals Adobe en Shutterstock.

De frequente reizigers maken het meest gebruik van Soldo, dus hun kaarten worden wekelijks automatisch opgewaardeerd. Maar iedereen heeft een kaart, waardoor het gemakkelijk is om contant geld over te maken voor eenmalige aankopen wanneer dat nodig is.

Zichtbaarheid omzetten in inzicht

Soldo heeft overal binnen Brooks hoofdpijn uitgebannen.

Werknemers hoeven niet hun eigen geld uit te geven nu ze prepaid kaarten hebben, en ze hoeven geen bonnetjes bij te houden en geen onkostendeclaraties in te vullen. Via de mobiele app Soldo maken ze een foto van de rekening en uploaden ze die rechtstreeks naar het systeem – ter plaatse.

Soldo heeft in het hele bedrijf de manier waarop ze zaken aanpakken vereenvoudigd. In feite maakte papierloos werken vóór COVID-19 toesloeg de overstap naar werken op afstand een stuk gemakkelijker. ‘Aan de financiële kant waren we volledig papierloos, zodat we snel konden omschakelen toen Covid-19 gebeurde’. Het werd ook veel gemakkelijker om werknemers snel geld te geven om werkgerelateerde aankopen te doen.

Lijsten – de methode van Soldo om gebruikers te organiseren op basis van specifieke projecten of categorieën – helpt het financiële team om al die declaratiegegevens te ordenen. Ze kunnen de uitgaven afstemmen op regio’s, accounts, kostenplaatsen – noem maar op. Lijsten maken alles een stuk gemakkelijker en sneller. Telkens als we bijvoorbeeld een nieuw product lanceren, kunnen we een uitgavengroep activeren, speciaal voor het lanceringsevenement.

Ze begonnen met alle tankkaarten over te brengen naar Soldo, om het rommelige probleem op te lossen van het gebruik van verschillende aanbieders voor verschillende autoleasemaatschappijen. ‘We kunnen de afgelegde kilometers beter bijhouden en mensen vragen hun afgelegde kilometers te registreren.’

Het belangrijkste is dat het financiële team transacties in real-time kan zien, en toegang heeft tot cruciale gegevens – dit vereenvoudigt de rapportage. Voorheen zagen ze alleen de naam van een persoon en een bedrag. Nu ziet Vernon waaraan het geld is uitgegeven, informatie over de handelaar, notities van gebruikers en meer. Een enorme verbetering.

Groeien met Soldo en duurzaamheid ondersteunen

‘Het financiële team hoeft veel minder gegevens na te jagen. In principe controleren we nu alleen nog maar op uitgaven die niet aan de regels voldoen of die buiten het beleid vallen.’

Soldo heeft Brooks geholpen zich verder te ontwikkelen: hun medewerkers zijn gretiger geworden om nieuwe technologie te gebruiken om andere delen van het bedrijf te moderniseren, en af te stappen van handmatige systemen.

Zij hebben onlangs ook de Amazon Climate Pledge ondertekend. Zonder Soldo zouden ze elke werknemer in de buitendienst hebben moeten oproepen om hun kilometers en brandstofverbruik bij te houden. In plaats daarvan kunnen ze nu al deze informatie uit Soldo halen – zonder papier te gebruiken.

‘Het heeft het ons gewoon veel gemakkelijker gemaakt omdat alles op één plek is samengebracht. Ons duurzaamheidsteam gebruikt deze gegevens voor hun rapportages – we zijn in staat om het hen te bezorgen, wat vroeger een heel gedoe was’.

Tot slot vertelde Vernon ons een anekdote die beter is dan welke aanbeveling ook waar we ooit om zouden kunnen vragen:

‘Er was een bedrijfsevenement waar het financiële team een prijs won. Toen ik op het podium kwam om de prijs in ontvangst te nemen, scandeerden de mensen “Soldo! Soldo! Soldo!” Bijna twee jaar later, zijn de mensen nog steeds superenthousiast’.