Brooks Running

Dankzij Soldo heeft Brooks Running nu geen papieren rompslomp meer voor onkostendeclaraties. Dat is wel zo handig voor medewerkers buiten kantoor en de financiële afdeling krijgt zo meer controle en inzicht in uitgaven.

Branche

Detailhandel

Hoofdkantoor

Amsterdam

Medewerkers

1000+

Belangrijkste voordelen

Onkosten declareren zonder papier

Digitaal beheer van bonnen

Mobiele oplossing voor reizen en representatie

Toen Brooks in 1914 werd opgericht, maakte het bedrijf balletslippers en badschoenen in de VS. Tegenwoordig staat het bedrijf bekend als Brooks Running en worden hun sportartikelen in meer dan vijftig landen verkocht. Ze runnen hun EMEA-activiteiten vanuit hun hoofdkantoor in Amsterdam en hebben vestigingen in zeven Europese landen. Overal wordt Soldo gebruikt. Dit is hoe Soldo er voor zorgt dat Brooks koploper blijft.

Vernon, de accountingmanager van het hoofdkantoor in Amsterdam, was gefrustreerd over de manier waarop hun Europese kantoren de personeelsuitgaven beheerden. Hij wilde afscheid nemen van papier, dat werknemers geld moesten voorschieten en de belemmeringen van zakelijke creditcards. Sinds 2019 besparen ze dankzij Soldo niet alleen tijd, maar is het onderdeel van de bedrijfscultuur geworden. “Iedereen krijgt een kaart zodra ze in dienst treden”, zegt Vernon. Hij vertelde ons hoe dit tot stand is gekomen.

“Soldo heeft ons controle gegeven over wat er wordt uitgegeven. Het bespaart ons veel tijd en maakt het leven van werknemers buiten kantoor een stuk gemakkelijker.” – Vernon, accountingmanager

Geen papier meer

Voordat Vernon en zijn team met Soldo kennismaakten, ergerden ze aan de rompslomp rondom declaraties, hoeveel werk de crediteurenadministratie moest verzetten en het gebrek aan controle over de uitgaven van werknemers.

De door hen gebruikte betaalmethoden waren hier deels de oorzaak van. De leidinggevenden van een kantoor kregen een zakelijke creditcard, maar de mensen van Brooks die buiten kantoor werkten moesten alles zelf voorschieten. Deze werknemers gaven het meeste uit, maar door het trage declaratieproces van Brooks duurde het soms weken voordat ze hun geld terugkregen.

Om een onkostendeclaratie in te dienen, moesten ze toegang krijgen tot onkostenbeheersysteem van Brooks via een VPN. Verre van ideaal voor werknemers die maar weinig op kantoor zijn. Omdat de financiële afdeling alle bonnetjes moest scannen en handmatig aan Excel-bestanden toevoegde, duurde het lang voordat een declaratie goedgekeurd werd.

Omdat er altijd werknemers buiten kantoor waren die onkosten maakten, verspilde het team van Vernon te veel tijd, wat de productiviteit niet ten goede kwam. En werknemers hadden ook weinig zin om te moeten wachten.

Dit betekende ook dat de financiële afdeling de uitgaven alleen konden inzien als mensen hun bonnetjes indienden. Daarom liepen ze altijd achter met het inzicht in de financiën. Tot overmaat van ramp was de declaratie-informatie waarover het team van Vernon beschikte lang niet zo gedetailleerd als nodig.

Het werd tijd om dingen om te gooien.

Enthousiaste reacties op de introductie van Soldo

“We wilden dat mensen hun eigen geld niet hoefden uit te geven. En we probeerden een mobiele oplossing te vinden, zodat het gemakkelijker was voor mensen buiten kantoor”, zegt Vernon.

Toen ze Soldo ontdekten, was het duidelijk dat Brooks daarmee deze twee problemen (en meer) gemakkelijk kon oplossen.

Volgens Vernon was “de hele implementatie enorm eenvoudig”. Soldo heeft zelfs enkele functies aangepast om alles meer geschikt te maken voor Brooks. Ze wilden zeven juridische entiteiten via verschillende portefeuilles laten lopen in één omgeving van Soldo. Meestal heeft een bedrijf één portefeuille, maar we hebben Brooks daarbij kunnen helpen. Nu hebben ze meer dan 300 kaarten uitgegeven.

Brooks deed een proef met iemand uit elk land om een idee te krijgen van het product. Ze deden dit maar een maand of twee, maar deelnemers “bleven andere mensen vertellen hoe cool het was”, dus moesten ze het sneller dan gepland naar de rest van het bedrijf uitrollen. “Iedereen bleef contact met ons opnemen om in de testfase te komen. Mensen waren super, superblij toen ze Soldo gingen gebruiken”, zegt Vernon.

Het dagelijkse declaratieproces wordt afgehandeld door de crediteurenadministratie en twee beheerders maken kaarten en gebruikers naar eigen inzicht aan. Het is gemakkelijk om portefeuilles en kaarten te beheren, afhankelijk van het land, door met behulp van filters aan een land te kunnen werken.

Het team heeft ook geprofiteerd van de geanonimiseerde bedrijfskaarten van Soldo: Brooks heeft er een voor alle kantooruitgaven en de marketingteams gebruiken virtuele kaarten om de uitgaven voor advertenties op sociale media bij te houden. Het is ook een geweldige manier om te betalen voor softwareabonnementen zoals Adobe en Shutterstock.

De frequente reizigers maken het meest gebruik van Soldo, dus hun kaarten worden iedere week automatisch aangevuld. Maar iedereen heeft een kaart, waardoor eenmalige aankopen een stuk eenvoudiger gedaan kunnen worden.

Zichtbaarheid omzetten in inzicht

Dankzij Soldo zijn er bij Brooks geen knelpunten meer.

Werknemers hoeven dankzij prepaid kaarten hun eigen geld niet uit te geven, en ze hoeven geen bonnetjes te bewaren en onkostendeclaraties in te vullen. Via de mobiele app van Soldo maken ze ter plekke een foto van de bon en uploaden deze direct naar het systeem.

Soldo heeft bedrijfsprocessen vereenvoudigd. Door papierloos te worden voordat COVID-19 toesloeg, werd het overschakelen naar werken op afstand een stuk eenvoudiger. “Aan de financiële kant waren we volledig papierloos, dus we konden snel schakelen toen COVID-19 toesloeg.” Het maakte het ook veel gemakkelijker om werknemers snel de financiële middelen voor werkgerelateerde aankopen te geven.

Dankzij Lijsten, waarmee gebruikers binnen Soldo op project of categorie ingedeeld worden, heeft de financiële afdeling netjes inzicht in alle uitgaven. Ze kunnen uitgaven filteren op regio’s, accounts, callcenters en nog veel meer. “Lijsten maken alles zeker een stuk eenvoudiger en sneller. Elke keer dat we bijvoorbeeld een nieuw product lanceren, kunnen we een uitgavengroep activeren voor het lanceringsevenement.”

Om te voorkomen dat er voor leasebedrijven verschillende tankpassen gebruikt moesten worden, zette Brooks dit proces als eerste over naar Soldo. “We kunnen het aantal kilometers beter bijhouden en mensen vragen om hun kilometerstand bij te houden.”

Het belangrijkste is dat het financiële team transacties in realtime kan zien en toegang heeft tot cruciale gegevens. Dit vereenvoudigt de rapportage. Vroeger zagen ze alleen de naam van een persoon en een bedrag. Nu ziet Vernon waaraan het geld is uitgegeven, informatie over de verkopende partij, gebruikersnotities en meer. Dat is een enorme verbetering.

Groeien met Soldo en duurzaamheid

“De financiële afdeling hoeft mensen minder achter de broek aan te zitten. In feite controleren we nu alleen uitgaven die aan ons beleid voldoen.”

Dankzij Soldo kon Brooks doorontwikkelen: hun werknemers stonden meer open voor nieuwe technologieën binnen andere delen van het bedrijf. Er werd steeds meer afscheid van handmatige systemen genomen.
Ze hebben onlangs ook het Klimaatverbond voor de Amazone ondertekend. Zonder Soldo hadden ze elke werknemers moeten bellen om hun kilometerstand en brandstofverbruik bij te houden. In plaats daarvan kunnen ze nu al deze informatie uit Soldo halen zonder papier te gebruiken.

“Het maakte het ons gewoon veel gemakkelijker omdat het allemaal op één plek staat. Ons duurzaamheidsteam gebruikt deze gegevens voor hun rapportage. We kunnen de gegevens eenvoudig verstrekken, wat voorheen een groot gedoe was.”

Tot slot deelde Vernon een anekdote met ons die beter is dan welke reclame dan ook:

“Er was een bedrijfsevenement waar ik een prijs won voor het implementeren van Soldo. Toen ik het podium op ging om de prijs in ontvangst te nemen, zongen mensen ‘Soldo! Soldo! Soldo!’ Bijna twee jaar later zijn de mensen nog steeds superenthousiast.”