Ad-hoc bestedingsaanvragen beheren binnen uw hele bedrijf

Introductie van Tijdelijke Virtuele Kaarten, een nog flexibelere manier om onkosten te dekken

Onze nieuwe Vooraf Goedgekeurde Uitgaven-functie vervangt Aankopen, zodat u tijdelijke virtuele kaarten kunt maken die meer dan één transactie dekken. Krijg meer flexibiliteit, zichtbaarheid en controle over nog meer uitgaven. Dit is waarom tijdelijke virtuele kaarten uw team en uw bedrijf ten goede komen.

Nu we met aanhoudende economische onzekerheid worden geconfronteerd, is het van cruciaal belang dat bedrijven snel en flexibel kunnen handelen om projecten gaande te houden en teams efficiënt te laten werken. Tijd verspillen aan het wachten op goedkeuringen voor nodige apparatuur, software of abonnementen is simpelweg geen optie.

Daarom hebben we onze virtuele kaarten voor eenmalig gebruik geüpgraded om bedrijven meer controle te geven over hun uitgaven. Met onze prepaid tijdelijke virtuele kaarten kunnen individuen, projecten of teams aankopen doen gedurende 7 dagen nadat ze zijn geactiveerd, tot een vooraf goedgekeurde bestedingslimiet. En de aankooplimiet kan worden ingesteld tussen 1 en 10 transacties, of kaarten kunnen worden uitgegeven zonder een transactielimiet. Dit maakt flexibele uitgaven voor de korte termijn mogelijk voor onkosten zoals zakenreizen, cursussen of trainingen. En we hebben het goedkeuringsproces sneller en makkelijker gemaakt om te gebruiken en aan te passen.

Het beheren van onkosten van werknemers kan een uitdaging zijn

Goedkeuringen en vergoedingen brengen uren werk voor de administratie met zich mee

Elke werknemer, project en afdeling heeft uitgaven, maar het is niet praktisch om iedereen een bedrijfskaart te geven. Dat kan ervoor zorgen dat teams tijd verspillen met het categoriseren van onkostendeclaraties nadat ze iets uit eigen zak hebben betaald, terwijl ze belangrijker werk hebben om zich op te concentreren. En het wachten op goedkeuringen, zelfs voor zeer kleine bedragen, kan ertoe leiden dat mensen niet kunnen werken omdat de nodige apparatuur of software ontbreekt. Projecten en het werk staan stil.

Het delen van pasjes brengt risico’s met zich mee

Om lange goedkeuringsprocessen te ontwijken, worden werknemers vaak gedwongen om pasjes te lenen om ad-hoc, last-minute aankopen te doen. Dit brengt onnodige beveiligingsrisico’s met zich mee en kan snel uit de hand lopen. Kaartgegevens kunnen makkelijk in verkeerde handen vallen, zowel binnen als buiten uw bedrijf. Met de toename van online betalingen wordt ook fraude zonder pas, waarbij oplichters proberen transacties te doen met kaartgegevens in plaats van een fysieke pas, steeds meer een bedreiging.

Het delen van pasjes blokkeert de volledige zichtbaarheid van uitgaven

Wanneer medewerkers pasjes delen, is het voor financiële teams onmogelijk om precies te weten wie wat heeft uitgegeven en waarom. Dit maakt het moeilijk voor hen om budgetten toe te wijzen, toekomstige uitgaven te voorspellen en dubbele of inefficiënte aankopen te verminderen. Met behulp van gedetailleerde rapporten die uitgaven opsplitsen per individu, handelaar of aankooptype, helpt bedrijven om controle te krijgen over hun uitgaven.

Een nieuwe oplossing voor ad-hoc uitgaven: tijdelijke virtuele kaarten

Tijdelijke virtuele kaarten maken deel uit van de nieuwe functie Vooraf goedgekeurde uitgaven van Soldo waarmee u alle incidentele bestedingsaanvragen in realtime kunt beheren.
Met behulp van uw bestaande aanvraag- en goedkeuringsproces binnen Soldo kunt u nu binnen enkele seconden een prepaid virtuele kaart met een ingesteld budget aanmaken. Elke kaart verloopt 7 dagen na de activeringsdatum en uitgevers kunnen een transactielimiet instellen – tussen 1 en 10, of onbeperkt. Wanneer u een kaart aanmaakt, genereert Soldo een nieuw kaartnummer dat wordt vernietigd wanneer de kaart verloopt. Deze kaartgegevens worden veilig op één plek opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor de uitgever en de gebruiker, zodat er geen risico bestaat dat ze in verkeerde handen vallen.

Waarom een tijdelijke virtuele kaart gebruiken?

Meer flexibiliteit

Onze nieuwe functie Vooraf Goedgekeurde Uitgaven vervangt onze Aankoop-tool. Met Aankopen kunt u een eenmalig kaartnummer aanmaken voor een enkele transactie. Maar met Vooraf Goedgekeurde Uitgaven bepaal je zelf hoeveel en hoeveel transacties (tussen 1 en 10, of onbeperkt) een individu of team kan doen, terwijl ze flexibeler kunnen uitgeven. Tijdelijke virtuele kaarten zijn ideaal voor werknemers die binnen een periode van 7 dagen een paar aankopen moeten doen. Bijvoorbeeld ad-hoc onkosten dekken tijdens zakenreizen, trainingen of evenementen.

Verhoog de efficiëntie

Tijdelijke virtuele kaarten verminderen de tijd en moeite die medewerkers moeten doen om bestedingsaanvragen aan te maken, op te volgen en goed te keuren. De speciale goedkeuringsworkflow stelt teams in staat om zowel enkele als meerdere betalingen aan te vragen en te beheren. Het wordt allemaal gedaan binnen één systeem zonder de noodzaak voor papieren onkostenformulieren, e-mails, of het delen van bedrijfspasjes. En aanvragen worden op het juiste moment doorgestuurd naar de juiste persoon, zodat medewerkers geen tijd verspillen met wachten op het goedkeuren van uitgaven.

Geef uw medewerkers meer middelen

In plaats van een beperkt aantal werknemers uitgaven te laten doen, kunnen mensen met tijdelijke virtuele kaarten uitgaven doen zonder het risico op fraude, overbesteding of misbruik van bedrijfskaarten te vergroten. Terwijl medewerkers, teams en projecten de bevoegdheid hebben om aankopen te doen die nodig zijn om uw bedrijfsactiviteiten gaande te houden, houden financiële teams de controle over wat er wordt uitgegeven. En alles gebeurt in realtime via de onkostenapp en het dashboard voor medewerkers.

Bescherm uw bedrijf

Sterke Cliënt Authenticatie (SCA) voorkomt dat iemand anders dan de aanvrager de tijdelijke virtuele kaartgegevens gebruikt en de kaart wordt vernietigd zodra de transactie is voltooid.