De rol van automatisering in de toekomst van de financiële afdeling

Dankzij de automatisering van vele bedrijfsprocessen zijn de taken van de gemiddelde medewerker strategischer geworden.

In de financiële afdeling is echter een achterstand merkbaar. De taken van financiële medewerkers en directeurs zijn nog sterk gebaseerd op gegevensverzameling en verwerking.

Gelukkig zien we dat finance met een inhaalbeweging bezig is. Wat betekent dit voor je financieel personeel en je bedrijf? Laten we even kijken naar de impact van automatisering op de toekomst van je financieel team.

Wat is de status quo in de financiële afdeling?

Bij vele bedrijven loopt de financiële gegevensverwerking sterk achter op de modernisering van andere bedrijfsafdelingen. Waar bij sales en marketing bijzonder veel gegevens automatisch digitaal verwerkt worden, gebeurt dat op de financiële afdeling vaak nog manueel.

De voornaamste taken bestaan tegenwoordig uit gegevens verzamelen, verwerken en voorbereiden.

Enerzijds creëren de medewerkers rapporten op basis van historische cijfers. Anderzijds zorgen ze ervoor dat het bedrijf en de medewerkers alle financiële regels en wetten opvolgen.

“De rol van de financiële dienst of de CFO kan evolueren van wat het zo’n 25 jaar geleden was, enkel historiek rapporteren en bedrijfsresultaten voorstellen, naar het helpen bereiken van toekomstige resultaten; betere resultaten. Dus weg van de stereotype bonenteller of de soort reactive verspreider van stramme process en te veel data, naar iemand die werkelijk betere resultaten helpt boeken.” — Kelly Battles, Waarnemend CFO, Alpha Medical

We kunnen in zekere zin stellen dat de financiële afdeling in het verleden leeft. En door een stijgende hoeveelheid data wordt de achterstand groter en groter.

Er is maar één oplossing: inzetten op een toekomst met financiële automatisering. Wie achterblijft loopt bovendien het risico om gemotiveerd personeel te verliezen.

Hoe ziet de toekomst eruit voor je finance afdeling?

Bedrijven die inzetten op automatisering en digitalisering van de financiële dienst zien een rooskleurige toekomst tegemoet.

Uiteraard zal het financieel team de actuele taken in veel minder tijd kunnen verwezenlijken. En dat brengt een nieuwe ontwikkeling van financiële functies met zich mee.

We gaan van grotendeels data verwerking naar een focus op analyse en strategisch advies.

Door de combinatie van extra tijd, beter overzicht en meer recente gegevens kan het financieel team nauwkeurigere voorspellingen maken en dus een belangrijkere bijdrage leveren bij strategische beslissingen.

“We moeten weg van gegevensinvoer en dan onze tijd vrijmaken om informatie te analyseren en meer waarde en begeleiding te leveren aan het bedrijf. Dan worden we een professionele partner van de andere afdelingen, in plaats van nog steeds manueel deze taken te moeten uitvoeren.” — Long Dinh, VP of Finance bij Ada

In het algemeen betekent dit ook dat er in de toekomst een nauwere samenwerking zal ontstaan tussen de financiële dienst en andere afdelingen.

Finance kan de rest van het bedrijf beter ondersteunen om een snellere en slimmere groei mogelijk te maken. Tegelijk ontstaat er meer ruimte voor het onderhoud van relaties met alle belangenhouders van het bedrijf.

Het belang van automatisering voor de financiële afdeling van de toekomst

Hoewel tot op heden alle financiële beslissingen gebeurden op basis van historische cijfers, onderscheidt een goede CFO zich door een nuchtere en accurate toekomstvisie.

Bedrijven die inzetten op een toekomst met automatisering, krijgen meteen ook een duidelijker beeld van de toekomst dankzij live overzicht van financiële informatie.

“Je tijd en je energie zouden meer gebruikt moeten worden om rapporten te analyseren dan om ze te maken.” — Rahul Goel, VP of Finance bij Moglix

Bovendien geeft de snellere gegevensverwerking financiële managers meer tijd voor ondersteuning van medewerkers en andere afdelingen.
Voor de volledige afdeling, leidt dit tot:

• Minder manueel werk
• Meer nauwkeurigheid
• Accurate analyse
• Duidelijkere communicatie

Snel werk met een minieme foutmarge

Business spend management software zoals Soldo automatiseert gegevensverzameling en verwerking.

Door de overname van dit vaak repetitief manueel werk, is er in de financiële afdeling van de toekomst meer tijd voor zinvol werk en minder ruimte voor menselijke fouten.

Uniform beeld van metrics

Een all-in-one overzicht van de bedrijfsuitgaven schept een duidelijker globaal beeld van de cash-situatie.

Zo is het makkelijker om besparingsmogelijkheden, roekeloze uitgaven of abnormale transacties op te sporen.

Bovendien helpt het om duidelijker te communiceren. Bij bedrijven met weinig automatisering en een gebrek aan centrale informatie is er vaak onenigheid over de definities van financiële termen en berekeningen.

Dit leidt tot communicatieproblemen en onduidelijkheid in verband met belangrijke metrieken zoals run rate en operationele cashflow.

Live inzicht voor slimmere beslissingen

Een van de grootste voordelen van een digitaal business spend management platform zijn de live updates. Alle betalingen worden rechtstreeks geregistreerd en zijn meteen zichtbaar in het dashboard.

Dit betekent dat je niet hoeft te wachten tot alle gegevens manueel zijn ingevoerd om een recent overzicht te krijgen van de financiële situatie. Je ziet namelijk altijd in real time alle uitgaven. En je kan dus ook altijd de meest recente gegevens raadplegen.

Dankzij de recentere gegevens kan je als CFO of financieel adviseur steeds doeltreffender advies geven aan de CEO of andere beslissingsnemers.

“Iedereen in een financiële functie zou een bepaalde manier van denken moeten aannemen: ‘Vandaag ga ik naar het werk om een bijdrage te leveren, om nieuwe informatie te verschaffen die iemand kan gebruiken om betere beslissingen te maken.’” — Anders Liu-Lindberg, Co-founder, CMO en COO, Business Partnering Institute

Meer tijd voor strategische taken

Wanneer in de toekomst veel meer werk digitaal en automatisch gebeurt, verandert de rol van het financieel team. Dit betekent ook dat de vereiste vaardigheden voor een financieel medewerker of directeur veranderen.

De focus verschuift van gegevensinvoer en -presentatie naar analyse en advies. Finance rapporteert niet langer hoe het bedrijf er financieel voor staat maar neemt steeds meer het voortouw op vlak van financiële beslissingen en strategisch advies om de groei van het bedrijf te optimaliseren.

Klaar voor een digitale toekomst?

De toekomst van de financiële dienst ligt in jouw handen. Stap mee in de digitalisering van uitgavenbeheer, haal de strategische kennis van je team naar boven en breng de groei van je bedrijf in stroomversnelling.