Slimme Finance-teams starten het jaar goed met deze doelen voor 2023

Slimme teams stellen doelen om het beter te doen dan vorig jaar. Wat kan Finance verbeteren om het makkelijker, overzichtelijker en foutlozer te maken? Innovatieve technologie, extra draagvlak en meer controle dragen bij aan een beter uitgavenbeleid. Daarmee richten Finance-teams zich op vooruitgang waar de organisatie vanaf dit jaar blijvend van profiteert. We delen 5 doelen speciaal geschikt voor uitgavenbeheer.

Bijna 4 op de 5 CFO’s wil blijven digitaal blijven investeren of de investeringen zelfs verhogen, ondanks de hoge inflatie. Dat blijkt uit een onderzoek door Gartner. En ook uit een rondgang door Forbes blijkt dat digitalisering hoog op de lijst met prioriteiten staat. Die focus op technologie en innovatie gaat goed samen met de doelen die Finance-teams in 2023 vooruit brengen.

5 doelen voor Finance-teams in 2023

Steeds meer organisaties trainen Finance-medewerkers in bijvoorbeeld Artificial Intelligence en Machine Learning. En zelfs als het zo ver niet gaat zijn het technische vaardigheden die de boventoon voeren.

Maar, hoe vertaal je dat naar concrete doelstellingen? Bij Soldo helpen we organisaties hun uitgavenbeheer makkelijker te maken. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van vijf concrete doelen waar teams morgen mee kunnen starten.

1. Maak het medewerkers makkelijker

Het is vooral belangrijk om het medewerkers makkelijker te maken. Als zij minder moeite hoeven te doen voor een declaratie of onkostenvergoeding werkt dat door in de rest van de organisatie. Tijdrovende onkostendeclaraties kosten in eerste instantie tijd, en leiden bovendien tot onnodige frustratie. Dat werkt fouten in de hand, waardoor het Finance-team daar achteraf ook nog een keer mee aan de slag moet.

Je maakt het medewerkers makkelijker door duidelijker te zijn over wat er moet gebeuren. En door systemen te vereenvoudigen, bijvoorbeeld door declaraties overbodig te maken. Als medewerkers zakelijke kosten meteen zakelijk kunnen afrekenen scheelt dat dubbel werk.

2. Regel realtime inzicht

Ondertussen moeten Finance-teams makkelijker kunnen rapporteren aan Account Managers, aan Financial Controllers en uiteindelijk aan de CFO. Dat vraagt om realtime inzicht, om beter op de hoogte te blijven van uitgaven en kosten.

Door realtime mee te kijken met gemaakte kosten wordt veel sneller duidelijk waar hoge bedragen worden uitgegeven. En waar het misschien meevalt. Op die manier kunnen organisaties sneller bijsturen of ingrijpen en lukt het beter om budgetten gedurende het jaar te verdelen.

De technologie hiervoor is al beschikbaar. Met de keuze voor bijvoorbeeld prepaid betaalkaarten is meteen zichtbaar wat medewerkers aan welke uitgaven besteden. Die informatie is beschikbaar in één helder overzicht en biedt mogelijkheden om dat per categorie uit te splitsen. Op die manier bestaat er nooit meer (tijdelijke) onduidelijkheid over hoe het gaat met de kosten, bijvoorbeeld net na de start van het nieuwe jaar 2023.

3. Voorkom onnodig verifiëren

Dankzij realtime inzicht is het bovendien minder vaak nodig om achteraf te verifiëren of het klopt. De periodieke verwerking van betalingen vraagt om veel controle achteraf. En om handmatige inzet, als blijkt dat het niet klopt met wat er vooraf was afgesproken.

Een verdere stap vooruit is concrete beperkingen, voor medewerkers die kosten maken die ze later willen declareren. Of voor medewerkers die kosten maken met een zakelijke betaalpas. Door beperkingen in te voeren voor wat iemand kan uitgeven, waar iemand dat kan doen en waaraan iemand dat kan doen ontstaat er meer vertrouwen.

Het is niet nodig om achteraf te controleren of de betalingen kloppen, omdat medewerkers geen bedragen kunnen uitgeven die niet de bedoeling waren. Minder controle wekt meer vertrouwen, zodat medewerkers daardoor uiteindelijk minder frustratie ervaren.

4. Vraag medewerkers naar hun voorkeuren

Slimme Finance-teams gaan in 2023 bovendien in gesprek met die medewerkers. Als blijkt dat de kosten hoger zijn dan vooraf verwacht kan daar een reden voor zijn. En als medewerkers veel frustraties ervaren is het verstandig om daar naar te luisteren.

Dat kan alleen door met elkaar in gesprek te gaan. Creëer draagvlak door actief bij medewerkers na te vragen wat ze van het uitgavenbeleid vinden. Of vraag ze om drie positieve punten te noemen, net als drie mogelijke verbeterpunten. Vaak levert de input vanaf de werkvloer geweldige suggesties op om de systemen te verbeteren.

Door met elkaar in gesprek te blijven groeit bovendien het onderling vertrouwen. Dat beperkt sjoemelen en eventuele fraude, waardoor de organisatie als geheel daarvan profiteert.

5. Verbeter dashboards met data

Door te digitaliseren ontstaat er meer data. Die data kan voor Finance-teams heel waardevol zijn. Dat wil zeggen, als het lukt om dit op een overzichtelijke manier te presenteren in een dashboard. Te veel organisaties verzanden in hun eigen data, omdat niet goed duidelijk is waar het echt om draait.

Stel vast welke KPI’s er nu worden gemeten. En bepaal per KPI of het een uniek inzicht oplevert in het presteren van de organisatie. Ga actief op zoek naar andere cijfers die min of meer hetzelfde zeggen, of die samen hetzelfde zeggen als dat ene andere cijfer. Probeer het aantal KPI’s terug te brengen tot maximaal drie scores die echt laten zien hoe het met de uitgaven van de organisatie gaat.

Een dashboard met minder cijfers levert een overzichtelijker geheel op. Gebruik data slimmer, door kritisch te kijken naar wat er echt belangrijk is. Het dashboard is slechts een overzicht, dat kan waarschuwen op het moment dat er meer onderzoek nodig is naar wat er onderliggend speelt. Dan is de rest van de verzamelde data beschikbaar, om uit te zoeken wat er precies aan de hand is en misschien moet veranderen.

Slimmer met Soldo: makkelijker voor Finance én medewerkers

Soldo helpt organisaties hun uitgavenbeheer makkelijker te maken. Dat maakt het makkelijker en leuker voor medewerkers, en het scheelt Finance-teams veel werk en ervaren frustratie.

Dus denk je na over prepaid betaalkaarten voor medewerkers of zoek je een mobiele app om bonnetjes, btw en onkosten overal te kunnen registreren? Dat is precies wat Soldo biedt. Dat combineren we met een compleet managementplatform om kosten te beheren en betalingen te delegeren. Ontdek ons platform, en hoe dat goed past bij de belangrijke doelen voor 2023 waar slimme Finance-teams mee aan de slag gaan.