Maak kennis met onze nieuwe onkostenbeheersfuncties, waarmee u al uw zakelijke onkosten op één plek kunt beheren
We introduceren nieuwe functies waarmee u meer van uw onkosten overziet en nog meer tijd bespaart. Met onze nieuwe onkostenbeheerfuncties beheert en volgt u onkosten uit eigen zak-, stelt u beleidslimieten in, kunt u onkosten categoriseren, afzonderlijke transacties splitsen en vergoedingsrapporten downloaden.
Waarom handmatige processen niet werken
In een recent artikel , benadrukten we dat in veel bedrijven onkostenbeheerprocessen nog steeds rudimentair zijn en afhankelijk zijn van medewerkers die uit eigen zak betalen, sjabloonspreadsheets invullen en hun betalingsbewijzen aan het einde van de maand indienen. Deze processen zijn traag en handmatig, en creëren een aantal problemen:
Menselijke fouten – Medewerkers moeten handmatig informatie invoeren. Dat maakt het gemakkelijker om fouten te maken. Ze kunnen transacties in de verkeerde categorieën plaatsen, de verkeerde waarden invoeren of onjuiste btw-tarieven toepassen.
Langzame indiening – Wanneer medewerkers worden gevraagd om zelf gegevens in te voeren en bonnetjes op te slaan voor goedkeuring, moeten financiële teams vaak informatie opzoeken om een volledig beeld te krijgen.
Inconsistentie – Handmatige processen maken het moeilijk voor afdelings- en lijnmanagers om het bedrijfsbeleid consequent te volgen.
Gebrek aan transparantie – Aangezien handmatige inzendingen voor onkosten handmatig, fragmentarisch en zeldzaam zijn, is het voor CFO ’s moeilijk om volledige zichtbaarheid van de onkosten in hun hele bedrijf te krijgen.
Onze nieuwe functies voor onkostenbeheer
We hebben nieuwe functies geïntroduceerd om u tijd en moeite te besparen en nog meer flexibiliteit te geven om uw onkosten te beheren op een manier die bij u past.
1. Beheer onkosten uit eigen zak
Medewerkers moeten vaak met geld of hun eigen kaart betalen voor zakelijke onkosten. Een taxi kan bijvoorbeeld alleen contant geld accepteren, of ze zijn misschien hun bedrijfskaart vergeten. Hierdoor kunnen teams moeite hebben om verschillende soorten betalingen te coördineren die in verschillende systemen moeten worden beheerd.
Neem controle over elke uitgave, allemaal op één plek
Met Soldo kunt u onkosten uit eigen zak vastleggen, evenals onkosten die met een Soldo-kaart zijn gemaakt. Dat betekent dat u al uw onkosten op één platform kunt volgen en beheren.
2. Handhaaf het onkostenbeleid van uw bedrijf
In het onkostenbeleid van het bedrijf staat beschreven waaraan medewerkers geld kunnen besteden en hoeveel. Een transparant onkostenbeleid bespaart medewerkers tijd (omdat ze niet op zoek hoeven te gaan naar informatie) en zorgt voor een eerlijke en consistente aanpak tussen individuen en tussen verschillende teams of afdelingen. Vertrouwen op handmatige processen kan het moeilijk maken voor managers om de afgesproken regels te vinden en te volgen.
Stel onkostenprofielen in om uw onkosten in overeenstemming te brengen met overeengekomen regels
Met Soldo kunt u onkostenprofielen instellen. Hiermee kunt u uw onkostenlimieten en andere beperkingen in uw Soldo-account weergeven. Markeer onmiddellijk transacties die niet in overeenstemming zijn met de bedrijfsregels en maak rapportages met transactiebedragen die buiten het beleid vallen.
3. Beheer uw onkosten flexibel
Echte zakelijke onkosten zijn niet altijd eenvoudig en medewerkers moeten regelmatig de kosten voor andere mensen dekken. Bijvoorbeeld als collega ’s een maaltijd hebben gedeeld of als één persoon reizen of tickets voor een groep heeft georganiseerd. Handmatige processen maken het moeilijk om deze complexere transacties te beheren waarbij het totale bedrag niet aan één medewerker kan worden toegerekend.
Splits transacties voor nauwkeurigere rapportage
Met onze nieuwe functie kunnen gebruikers afzonderlijke transacties in meerdere transacties splitsen, zodat verschillende bedragen aan verschillende mensen kunnen worden toegewezen. Dit zorgt ervoor dat individuen hun onkostenlimieten niet overschrijden als ze hebben betaald voor andere mensen en financiële teams nauwkeurigere informatie over de onkosten krijgen.
4. Krijg een volledig en correct overzicht van de onkosten
Wanneer medewerkers aankopen doen met contant geld of persoonlijke kaarten, evenals bedrijfskaarten, maken handmatige processen het moeilijk om te categoriseren welke transacties bedrijfskosten zijn en welke persoonlijke kosten.
De categorisering van de onkosten geeft een nauwkeurig beeld
Met onze nieuwe functies kunnen beheerders aangepaste regels maken waarmee gebruikers hun onkosten per MCC kunnen categoriseren of elke transactie kunnen classificeren als zakelijke of persoonlijke kosten.
5. Maak terugbetalingen pijnloos
Onkosten uit eigen zak leiden tot terugbetalingen. Met handmatige processen kunnen deze traag zijn. Dit laat medewerkers zonder persoonlijk geld achter, wat hun financiën onder druk kan zetten en wrok kan opbouwen.
Terugbetalingsrapporten opstellen en medewerkers tijdig terugbetalen
Met Soldo kunt u eenvoudig rapporten maken met een overzicht van de bedragen die aan medewerkers moeten worden terugbetaald, waardoor betalingen sneller kunnen worden uitgevoerd. Beheerders kunnen ook rapporten uitvoeren om de bedragen van onkosten buiten het beleid te markeren, zodat ze weten wat in rekening moet worden gebracht.
Soldo-onkostenbeheer: beheer al uw zakelijke kosten in één platform
Onze nieuwe onkostenbeheerfuncties maken het gemakkelijk om al uw zakelijke onkosten te bekijken en te volgen. Beheer onkosten uit eigen zak, stel onkostenprofielen in en splits en categoriseer transacties voor nauwkeurigere rapportage – allemaal op één plek.
Raadpleeg ons gedeelte over tarieven om te begrijpen wat er in uw abonnement is inbegrepen.
Klaar om aan de slag te gaan?
Log in op uw webconsole en klik op “Expense review” in het linkermenu om uw installatie te starten.
