Kosten besparen tijdens een recessie: zo kom je er financieel sterker uit

In economisch zware tijden drukken de kosten snel zwaarder op de begroting. Hoe kun je als organisatie besparen en bijvoorbeeld een recessie aangrijpen als een kans om er financieel sterker uit te komen? We leggen uit hoe je kritischer op de kosten let, terwijl je dat vervolgens omdraait naar extra financiële fitheid. Als bescherming tegen volgende begrotingsproblemen, en om onderaan de streep steevast meer over te houden. 

Er dreigt een recessie

De industriële productie neemt af, de inflatie is hoog en er heerst een gebrek aan economisch vertrouwen in de hele Eurozone. Zowel Duitsland als Nederland en de rest van Europa stevenen af op een economische recessie.

Zelfs als het uiteindelijk niet van twee kwartalen economische krimp (de formele definitie van een recessie) komt kan het voor veel bedrijven nog steeds zwaar weer betekenen. De inkomsten lopen terug, terwijl de kosten oplopen. Iedere euro aan bespaarde kosten is er één, terwijl een euro extra omzet na aftrek van kosten en belastingen uiteindelijk altijd minder oplevert. Daarom ligt de nadruk bij een groeiend aantal bedrijven op de kosten.

Kritischer op de kosten letten

Veel bedrijven zijn daar al langer mee bezig, en werknemers maken zich zorgen. Onderzoek door SAP Concur laat zien dat 2 op de 3 medewerkers zich zorgen maken over hun persoonlijke financiën. En 50% van die medewerkers vraagt werkgevers om het onkostenbeleid aan te passen, omdat zij anders post-corona weer meer op kantoor willen komen werken.

Zowel werkgevers als medewerkers moeten zakelijk én privé op de kosten letten. Dat valt niet altijd mee, omdat we dat van de laatste jaren niet meer gewend zijn. Dus, hoe pak je dat als organisatie goed aan?

Draai het om: 5 kansen om financieel sterker te worden

Wij delen stappen om te besparen, die tegelijkertijd kansen vormen om financieel sterker te worden. Dat organisaties nu kritischer op de kosten moeten letten, betekent namelijk ook dat ze daar op de lange termijn hun voordeel mee kunnen doen. Als het nu kan, dan kan het over een paar jaar nog steeds. Ook als de economische situatie er dan weer anders uitziet, en bedrijven zich weer meer kunnen permitteren.

1. Breng de zakelijke kosten(categorieën) in kaart

Begin met het in kaart brengen van de zakelijke kosten, en de kostencategorieën die belangrijk zijn. Welke bedrijfsuitgaven worden er gedaan, bijvoorbeeld operationeel? En wat zijn de kosten die medewerkers maken, als zij onderweg zijn of om hun werk op kantoor uit te kunnen voeren?

Veel bedrijven weten wel wat er onderaan de streep overblijft (of wat erbij moet), maar hebben geen zicht op de verschillende kostencategorieën. Dus is het onduidelijk wat er per afdeling of zelfs per medewerker aan kosten wordt gemaakt? Zorg voor meer inzicht, om daar vervolgens op te kunnen sturen. Pas als de kosten goed in kaart zijn gebracht lukt het om daar iets over te zeggen, en na te denken over besparingen en verbeteringen.

2. Bespaar op onrealistische budgetten

Breng de kostenposten en kostencategorieën in kaart, om vast te stellen waar de onrealistische budgetten zitten. Medewerkers staan waarschijnlijk vooraan als ze meer budget nodig hebben, maar zullen zich veel minder snel melden als ze juist ruim voldoende te besteden hebben.

Ontdek aan de hand van de in kaart gebrachte kosten dus waar het budget ruimer is dan op andere plekken. En ga na of dat (nog) steeds belangrijk is, of dat het een gevolg is van eerdere situaties of beslissingen. Dit biedt inzicht in de mogelijkheden om te besparen, onderbouwd met cijfers over vergelijkbare afdelingen of andere medewerkers die het met minder doen.

3. Schrijf een nieuw onkostenbeleid

Besteed specifieke aandacht aan het onkostenbeleid. Medewerkers maken kosten om hun werk uit te kunnen voeren. Het is goed dat daar ruimte voor is vanuit de organisatie. Dat betekent aan de andere kant niet dat het niet mogelijk is om daar kritisch op te zijn.

Als bedrijven moeten besparen is het de moeite waard om de onkosten tegen het licht te houden, en het beleid daarvoor nog eens door te nemen. Wat zijn de regels en richtlijnen voor medewerkers, en welke vrijheden hebben ze? Hoe werkt dat in de praktijk en leidt het op sommige afdelingen tot meer kosten dan op andere?

Schrijf een nieuw (strenger) onkostenbeleid als dat nodig is. Betrek daarbij medewerkers van de verschillende afdelingen. Leg ze uit dat het als organisatie belangrijk is om op de kosten te besparen.

4. Profiteer van beschikbare belastingvoordelen

Benut aan de andere kant beschikbare belastingvoordelen en eventuele subsidies die er beschikbaar zijn. De belangrijkste is de werkkostenregeling. Die stelt een belastingvrij budget beschikbaar, dat organisaties aan hun medewerkers mogen vergoeden.

Door optimaal gebruik te maken van beschikbare belastingvoordelen lukt het in sommige gevallen om meer geld vrij te maken. En om onderaan de streep te besparen. Op die manier hoeven medewerkers niet in hun onkosten te snijden, maar lukt het wel om financieel sterker te worden.

5. Maak declaraties makkelijker

Maak ten slotte declaraties door medewerkers zo makkelijk mogelijk. Dat zij kosten maken is één, maar dat er veel kosten gemaakt worden om die te declareren is onnodig.

Als medewerkers een uur van hun tijd kwijt zijn aan een declaratie en als vervolgens de Finance- of administratieafdeling daarmee nog aan de slag moet kost dat waarschijnlijk te veel tijd. Een slimmer en efficiënter alternatief bespaart dubbel tijd. Dus zelfs als medewerkers meer zouden besteden aan onkosten, blijft er waarschijnlijk onderaan de streep meer over en sta je als organisatie financieel sterker.

Goed geregeld met Soldo

Bij Soldo maken we declaraties makkelijker. Sterker nog, we zorgen ervoor dat medewerkers niet meer hoeven te declareren. In plaats daarvan gebruiken ze slimme betaalkaarten. Daarmee bied je ze de mogelijkheid om zakelijke uitgaven te doen. Jij hebt als organisatie realtime inzicht in de kosten, én je beperkt medewerkers eenvoudig in hoeveel ze uitgeven, waar ze dat doen en waaraan ze dat doen.

Benieuwd hoe dat werkt? Ontdek het op onze website of vraag een vrijblijvende demo aan.