Neem betere beslissingen op basis van duidelijke data: integreer het declaratiesysteem met ERP-software

Gebruikt jouw organisatie Exact Online, Xero boekhoudsoftware, Oracle NetSuite ERP-software of een vergelijkbaar pakket? Dan is het zonde om het declaratiesysteem daarmee niet te integreren. Door de systemen te koppelen verzamel je data op één plek. Dat vormt de beste basis voor betere beslissingen, die tijd én geld besparen. En onnodige frustratie bij medewerkers die kosten moeten declareren.

Onderzoek door Concur toont aan dat maar liefst 43% van de Finance-professionals declaraties nog handmatig verwerkt. Dat is zonde, omdat daarmee veel tijd verloren gaat. Daarnaast maken mensen fouten en leidt een langere verwerkingstijd tot tragere uitbetaling van vergoedingen. Medewerkers moeten langer wachten op bedragen die zij voorschieten. Dit leidt tot meer frustratie, terwijl er een betere oplossing beschikbaar is.

Het kan sneller, soepeler en slimmer

Terwijl grote organisaties steeds meer data verzamelen, wordt het onkostenbeleid nog steeds op een ouderwetse manier georganiseerd. Dat is jammer, omdat de mogelijkheden daarvoor beschikbaar zijn.
Onderzoek door de Aberdeen Group wijst op drie voordelen van gekoppelde systemen om data beter te verwerken:

• 33% minder verwerkingskosten
  Organisaties die hun systemen koppelen maken de verwerking stukken makkelijker. Dat scheelt tijd en daardoor kosten. Bovendien kan de Finance-afdeling zich richten op taken die meer waarde toevoegen voor het bedrijf.

• 34% betere naleving van richtlijnen
  Een ingewikkeld of onduidelijk onkostenbeleid leidt tot meer slordigheid. Maar, ook bij een eenvoudig en duidelijk beleid leiden vertragingen in uitbetaling tot minder naleving van de richtlijnen binnen het bedrijf. Zonder systemen te koppelen valt het daarom niet mee om de neuzen van medewerkers allemaal dezelfde kant op te krijgen.

• 35% snellere vergoeding voor medewerkers
  De koppeling van het declaratiesysteem aan boekhoud- of ERP-software versnelt het proces, dus de vergoeding aan medewerkers. Zij ontvangen sneller een vergoeding voor bedragen die zij voorschieten. Dat voorkomt onnodige frustratie en maakt medewerkers productiever en loyaler.

Betere data(koppeling) leidt tot betere beslissingen

Data wordt vaak pas waardevol als organisaties die goed inzetten. Simpelweg data verzamelen is niet voldoende om daar sneller, slimmer en soepeler mee te werken.

Door het systeem voor zakelijke onkosten te koppelen aan boekhoudsoftware of ERP-software krijgt de verzamelde data waarde. Het levert vijf voordelen op, voor organisaties en hun medewerkers.

1. Real-time inzicht in zakelijke onkosten

Door de data te koppelen krijg je als organisatie real-time inzicht in zakelijke kosten.

Kijk mee met de kosten die medewerkers maken, zelfs op het moment dat ze die kosten maken. Het is niet langer nodig om de rapporten over de afgelopen maand of het afgelopen kwartaal af te wachten. In plaats daarvan is het mogelijk om meteen mee te kijken met welke kosten medewerkers maken. Dat biedt vervolgens de kans om daarop direct bij te sturen. Ontdek verschillen in medewerkers en afdelingen, herken patronen en pas het onkostenbeleid erop aan als dat nodig is.

2. Bespaar tijd met alle data op één plek

Data verzamelen is één, het verkrijgen van inzichten is een tweede. Meer data leidt vaak tot een completer beeld, dus tot betere analyses en uiteindelijk betere beslissingen. Wie de data op één plek verzamelt heeft automatisch het overzicht.

Voorkom dubbele analyses, eventueel op basis van beperkte data. Breng data samen op één plek en maak het mogelijk om die in één keer te analyseren. Het maakt goed duidelijk welke data er beschikbaar is, wat er eventueel nog ontbreekt en wat de huidige data zegt. Bovendien vallen veranderingen en trends sneller op, dankzij het overzicht over wat er allemaal beschikbaar is. De analyse van data kost minder tijd, terwijl die meer waardevolle analyses oplevert.

3. Voorkom fouten dankzij automatische koppelingen

Ook organisaties die hun data uit declaratiesystemen nog niet koppelen aan ERP-systemen of boekhoudsoftware brengen de gegevens graag samen. Op plekken waar dat handmatig gebeurt ontstaan helaas fouten. Daar waar mensen met gegevens werken worden manuele fouten gemaakt, zelfs bij wie er zo goed mogelijk oplet.

Gebruik een automatische koppeling om die fouten te voorkomen. De koppeling zet de data door vanuit de verschillende systemen, zonder fouten. Dat verhoogt de betrouwbaarheid van data en voorkomt verkeerde beslissingen op basis van fouten eerder in het proces.

4. Neem beslissingen op basis van duidelijke data

Door systemen te koppelen combineer je meer data, die de basis vormt voor betere beslissingen. Zie geen belangrijke data over het hoofd, dankzij een compleet beeld van wat er speelt binnen de organisatie.

Koppel de data over onkosten in real-time aan de boekhoudsoftware of het ERP-systeem. Kijk naar het complete financiële plaatje, om beslissingen te nemen die zo snel mogelijk zoveel mogelijk impact hebben. Gebruik het volledige overzicht om de duidelijkheid te verbeteren, terwijl een automatische koppeling het werk doet.

5. Houd onderaan de streep meer over

Bespaar kosten door efficiënter te werken en minder fouten te maken. Het scheelt tijd op de financiële afdeling. Daarnaast nemen organisaties die hun systemen koppelen betere beslissingen. Bovendien komt het de vergoeding aan medewerkers ten goede. Zij krijgen sneller vergoeding voor bedragen die zij voorschieten. Dat draagt weer bij aan meer productiviteit en loyaliteit. Op die manier houden organisaties die hun ERP-software integreren met een declaratiesysteem onderaan de streep meer geld over.

Makkelijker met Soldo

Gebruik Soldo als systeem voor zakelijke onkosten. Onze oplossing integreert eenvoudig met boekhoudsoftware en ERP-systemen. Al duizenden bedrijven in heel Europa ervaren het gemak, de real-time controle én de voordelen van integratie om betere beslissingen te nemen.

Gebruik prepaid betaalkaarten voor medewerkers in combinatie met een mobiele app. Alle data verschijnt in real-time in het managementplatform, dat makkelijk koppelt met ERP-software en boekhoudprogramma’s.

Ontdek Soldo en ons platform. Wij bieden de oplossing die het bedrijven makkelijker maakt om betere beslissingen te nemen. Wie het declaratiesysteem integreert met ERP-software beschikt over de beste data om soepel, snel en effectief te sturen op zakelijke onkosten die medewerkers maken.