Hoe zorg je voor een gezonde en duurzame onkosten-cultuur?

Laat medewerkers zelf bepalen welke onkosten ze maken en de bedragen rijzen snel de pan uit. Maar stel je extra regels? Dan neemt ook het aantal uitzonderingen toe en vraagt dat als een vicieuze cirkel om steeds meer regels. Hoe ga je daarmee om en hoe zorg je voor een gezonde en duurzame onkosten-cultuur? We leggen je uit over de regels, vertellen je over de waarde van een goed declaratiereglement en laten je zien hoe je daar zelf eenvoudig mee aan de slag gaat.

Volgens de regels: 3x goed geregeld

Softwarebedrijf AFAS kiest ervoor om het volledig aan medewerkers zelf over te laten. Natuurlijk moeten zij zich houden aan wettelijke regels, maar het bedrijf vraagt hen slechts hun ‘gezond verstand te gebruiken’. Andersom lijkt de zorgsector juist te herstellen van een periode waarin fraude sterk toenam, waardoor de Rijksoverheid en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) moesten ingrijpen.

Er gelden in ieder geval drie belangrijke uitgangspunten om hier wettelijk goed mee om te gaan:

• Vaste onkostenvergoeding
  Als werkgever mag je een vaste onkostenvergoeding uitbetalen aan werknemers. Dat bedrag dekt in één keer meerdere kosten. Het moet aantoonbaar zijn dat de vergoeding in redelijke verhouding staat tot de werkelijke kosten. Controleer daarom regelmatig of de vergoeding nog klopt.
• Belast of onbelast?
  Een vergoeding voor werkkleding is onbelast, maar die voor sportkleding (om fit te blijven buiten werktijd) is belast. Er gelden diverse gerichte vrijstellingen en sinds 1 januari 2015 is voor alle werkgevers de werkkostenregeling (WKR) verplicht.
• Onkosten en ziekte
  Werknemers die ziek zijn mogen nog maximaal één maand de vaste onkostenvergoeding blijven ontvangen. Vervolgens mogen alleen aantoonbaar doorlopende kosten vergoed blijven, zoals een jaarabonnement dat niet (tijdig) kan worden opgezegd.

De Belastingdienst stelt specifieke eisen aan (on)kostenvergoedingen. Zorg dat de onkosten-cultuur daar in ieder geval aan voldoet. En ga vervolgens aan de slag met een gezond en duurzaam reglement. Dat vraagt om begrip en draagvlak onder medewerkers, die daar op een zo eenvoudig mogelijke manier mee aan de slag kunnen.

Een gezond en duurzaam declaratiereglement

Een gezond en duurzaam declaratiereglement vraagt om voldoende begrip en draagvlak bij medewerkers. Pas als zij achter de onkosten-cultuur staan is de kans groot dat zij het beleid zullen omarmen. Je creëert op die manier een gezonde situatie.

De duurzaamheid van een onkosten-cultuur of declaratiereglement hangt samen met het gemak waarmee medewerkers daarmee om kunnen gaan. Haal onnodige drempels weg en richt het proces bij voorkeur zo makkelijk mogelijk in. Hoe minder tijd en energie dit kost, des te groter de kans dat medewerkers daar op de lange termijn tevreden over zijn.

Creëer een onkosten-cultuur: in 5 stappen aan de slag

Een gezonde en duurzame onkosten-cultuur vraagt om een helder declaratiereglement. Dat hoeft niet strikt of streng te zijn, als het maar duidelijk is. Met deze 5 stappen creëer je zoveel mogelijk begrip en draagvlak bij medewerkers:

1. Beschrijf het beleid
2. Stel budget beschikbaar
3. Leg uit hoe medewerkers moeten betalen
4. Laat zien hoe ze kunnen declareren
5. Beloof terugbetaling en betaal op tijd terug

1. Beschrijf het beleid

Begin met het beschrijven van het beleid. Leg uit welke declaraties zijn toegestaan, en welke onkosten je als werkgever niet zal vergoeden.

Tip: cluster de verschillende uitgaven, bijvoorbeeld in categorieën zoals ‘reizen’, ‘maaltijden’ en ‘kantoorartikelen’. 

Benoem voorbeelden van kosten die werknemers kunnen declareren, zoals een taxirit op locatie, een etentje met klanten en schrijfblokken en mappen om documenten te organiseren.

Sta aan de andere kant ook stil bij een aantal uitzonderingen. Leg bijvoorbeeld uit dat je een huurfilm op de hotelkamer niet kunt vergoeden, net als sporten buiten werktijd.

2. Stel budget beschikbaar

Stel budget beschikbaar voor onkosten en houd daarbij rekening met verschillen tussen medewerkers. Een salesmanager die vaak met klanten gaat lunchen maakt waarschijnlijk meer kosten dan een data-analist die vooral op kantoor werkt.

Zorg voor een realistisch budget, passend bij het beleid uit de eerste stap. En vraag medewerkers om feedback. Houd op die manier een vinger aan de pols, bijvoorbeeld als kosten stijgen.

3. Leg uit hoe medewerkers moeten betalen

Vertel medewerkers of ze bepaalde kosten moeten voorschieten of dat ze daarvoor op andere manieren kunnen betalen. Leg ze ook uit dat een pinbetaling of betaling met creditcard zich makkelijker laat verwerken dan afrekenen met cash.

Geef medewerkers aan hoe de Finance-afdeling dit uiteindelijk zal verwerken, en stuur aan op een zo efficiënt mogelijk betalings- en verwerkingsproces.

Tip: prepaid betaalkaarten werken voor de meeste organisaties het meest makkelijk. Je maakt budget beschikbaar, dat een werknemer kan uitgeven aan toegestane kosten. 

4. Laat zien hoe ze kunnen declareren

Laat medewerkers stap voor stap zien hoe ze gemaakte kosten kunnen declareren, als ze die moesten voorschieten. Geef aan dat je het bonnetje of de factuur nodig hebt, en laat zien hoe je die vervolgens verwerkt.

Hoe beter je de declaratieprocedure uitlegt, des te beter medewerkers zullen begrijpen dat ze alle gegevens nauwkeurig moeten bewaren. Laat bovendien zien hoe medewerkers hun bonnetjes kunnen indienen, zodat de Finance-afdeling ze makkelijk kan verwerken.

5. Beloof terugbetaling en betaal op tijd terug

Beloof tijdige terugbetaling van de gemaakte kosten. En betaal de kosten die medewerkers maken vervolgens op tijd terug. Pas als je realistische beloften doet en die waarmaakt bouw je aan vertrouwen. Dat draagt bij aan het gezonde en duurzame karakter van het onkosten-beleid dat je binnen jouw organisatie hanteert.

Nog makkelijker met Soldo

Met Soldo maak je het jezelf én de medewerkers nog makkelijker. Van het bovenstaande stappenplan heb je namelijk alleen stap 1, 2 en 3 nog maar nodig. Dankzij de zakelijke prepaid creditcard die medewerkers krijgen hoeven ze zelf niets meer voor te schieten. Je bepaalt zelf wat medewerkers er wel en niet mee kunnen kopen. Dankzij het beschikbare budget kunnen ze niet meer uitgeven dat wat er is toegestaan, en het is niet nodig om voor te schieten en daarna om een vergoeding te vragen. Ontdek hoe Soldo voor jouw bedrijf bouwt aan een gezonde en duurzame onkosten-cultuur.