Hoe u kosten beheert zonder de bedrijfsgroei te vertragen 

Instellen van bestedingslimieten en regels op Soldo-kaarten 

Goed kostenbeheer is nuttig, ongeacht waar uw bedrijf zich bevindt, maar het is vooral van groot belang voor snelgroeiende bedrijven. 

Een van de grootste nadelen van het gebruik van traditionele debietkaarten of creditcards voor bedrijfsuitgaven is dat er meestal niet genoeg van zijn om door de hele organisatie te worden gedeeld.  

Een andere is dat het wijzigen van limieten op die kaarten een langzaam, inflexibel proces waarbij u u uren verspild aan de telefoon met banken wanneer u wijzigingen moet aanbrengen.   

En als u werknemers vraagt om hun eigen onkosten te betalen en terugbetalingsclaims in te dienen, betekent dit dat u nog minder controle hebt over de uitgaven. 

Soldo biedt prepaid kaarten die alleen de hoeveelheid geld bevatten die u opwaardeert op die specifieke kaart, en uw bedrijf kan zoveel plastic of virtuele kaarten krijgen als nodig is. 

Naast betalingen kunt u nog veel meer doen om de uitgaven met Soldo-kaarten te beheren: 

• Bestedingslimieten  – stel maandelijkse, wekelijkse of dagelijkse limieten in voor kaartbetalingen en wijzig deze onmiddellijk, indien nodig.
• De categorieën van verkopers beheren – specificeer waar werknemers wel of niet bedrijfsgeld voor kunnen gebruiken, om te voorkomen dat mensen het gebruiken voor persoonlijke uitgaven.
• Geografische controle – blokkeer regio’s waar uw bedrijf niet aanwezig is om uitgaven in het buitenland te vermijden, en maak het gebruik van kaarten mogelijk wanneer u uitbreidt naar nieuwe markten of wanneer werknemers voor zaken reizen.
• Individueel toezicht – beheer de saldi van medewerkers individueel en voorkom actief frauduleuze uitgaven door kaarten pas op te waarderen wanneer dat nodig is.
• Geldopnames – voorkom dat bepaalde werknemers geld opnemen met Soldo-kaarten, of stel limieten in voor hoeveel ze op een bepaald moment kunnen opnemen. 
• Virtuele betalingen voor eenmalig gebruik – maak, op verzoek van een werknemer aan een beheerder, virtuele kaarten voor eenmalige betalingen, met het exacte bedrag voor elke betaling. 

Ons platform geeft u de flexibiliteit om limieten te stellen aan de bedrijfsuitgaven en geeft u altijd inzicht in de cashflow, met slimme, gebruiksvriendelijke tools. 

Nu heeft uw financiële team niet alleen de controle over hoe en waar geld wordt uitgegeven. De werknemers krijgen tegelijkertijd werknemers de autonomie om geld te besteden.  

Maar het instellen van bestedingslimieten en regels is effectiever als u het volledige plaatje kent, wat ons bij de volgende stap brengt. 

Regelmatig inzicht in uitgaven bijhouden

Wanneer u de uitgaven niet regelmatig bijhoudt en liever wacht tot het einde van de maand om uw uitgaven te ordenen, stelt u beslissingen uit of maakt u beslissingen gebaseerd op verkeerde informatie.  

Gebaseerd op de informatie die wij hebben verzameld na het onderzoeken van meer dan 250 oprichters en investeerders voor ons boek over uitgaven, noemt ongeveer een op de vijf hun gebrek aan financieel inzicht bij het nemen van beslissingen over uitgaven. 

Als een uitgebreid platform dat alle stappen in het onkostenproces dekt, van betaling tot afstemming, geeft Soldo beheerders volledig inzicht in de bedrijfsuitgaven via een webconsole. 

Op de console kunt u nieuwe kaarten maken en beheren, geld verdelen, controles toepassen en nog veel meer, maar het is ook de plek waar u regelmatig uw uitgaven kunt controleren. 

Wanneer u inlogt op uw Soldo-account, krijgt u een dashboard te zien dat u een duidelijk beeld geeft van de trends in de personeelsuitgaven in uw bedrijf.  

U kunt in één oogopslag de uitgaventrends van uw bedrijf volgen en zien wie het meeste uitgeeft en waar dat geld wordt uitgegeven.  

Deze informatie wordt weergegeven in de volgende grafieken: 

• Totale bedrijfsuitgaven – een algemeen overzicht van hoeveel geld er in een bepaalde periode in het hele bedrijf is uitgegeven.
• Categorieën van verkopers – een cirkeldiagram dat laat zien waar geld is uitgegeven, ingedeeld op verkoper.
• Totale uitgaven per gebruiker – een weergave van wie het meest hebben uitgegeven binnen het bedrijf en hoeveel ze hebben uitgegeven.

Naast de grafieken maakt het dashboard het ook gemakkelijk om de cashflow te volgen door u het uitstaande beschikbare saldo van al uw Soldo-portefeuilles te laten zien – een hulpmiddel waar we in het volgende gedeelte op in zullen gaan. Doordat u weet hoe u er financieel voor staat, kunnen leiders sneller de juiste beslissingen nemen. 

Fondsen beheren in het hele bedrijf

U moet geld uitgeven om uw groei te ondersteunen, terwijl u uw team ontwikkelt en nieuw talent aanneemt, terwijl u meer afdelingen of zelfs nieuwe kantoren bouwt – en terwijl u uw uitgaven diversifieert om uw groei mogelijk te maken. 

Het is van cruciaal belang om de bedrijfsfondsen goed in de hand te houden en te weten hoe u ermee om moet gaan, maar het is een veel moeilijkere taak als u het financiële team en andere werknemers constant overlaadt met administratieve taken en papierwerk om alle veranderingen in uw uitgaven te verantwoorden. Het gaat allemaal veel gemakkelijker met het portefeuillesysteem van Soldo, waarmee u uw geld in uw hele bedrijf kunt beheren.  

Het werkt zo: 

• Uw Algemene portefeuilles ontvangen geld van uw bankrekening, zodat dit geld naar andere portefeuilles kan gaan.
• U kunt Bedrijfsportefeuilles gebruiken om projecten, teams, afdelingen of uitgaventypes (bijv. softwareabonnementen) te financieren.
• Bepaalde werknemers hebben toegang tot een Gebruikersportefeuille die is gekoppeld aan hun Soldo-kaarten, zodat u geld kunt toekennen dat alleen door specifieke mensen mag worden gebruikt.
• Soldo biedt ook bedrijfskaarten, waarmee verschillende gebruikers uitgaven onder één kaart kunnen delen – zoals een speciale kaart om kantoorbenodigdheden te betalen – en u kunt deze kaarten aan een Gereserveerde portemonnee koppelen om geld af te schermen.

 

Portefeuilles en bedrijfskaarten bieden u de flexibiliteit om fondsen te sorteren op een manier die logisch is voor uw bedrijfshiërarchie en teams. Maar het belangrijkste is dat het systeem ideaal wanneer u probeert de kosten de baas te blijven. Het maakt het bijhouden van uitgaven veel gemakkelijker. 

U weet precies waar uw geld naartoe gaat en u heeft meer controle over uw budgettering, en dat allemaal in realtime.  

Het resultaat? U kunt groeien zoals u wilt en de verrassingen aan het einde van de maand die uw voortgang in de weg kunnen staan drastisch minimaliseren. 

Rollen en machtigingen maken om het echte leven te weerspiegelen

Mensen in uw team hebben verschillende taken en verantwoordelijkheden, en dat kan handig zijn als u de kosten beter wilt beheren. 

U hebt al gezien wat u met ons portefeuillesysteem kunt doen om uw bedrijf in Soldo in kaart te brengen, zodat uw budgetten aansluiten bij uw bedrijfsstructuur, maar u kunt ook de rollen van werknemers weergeven in uw Soldo-account. 

Met Soldo kunt u verschillende rollen toewijzen (bijv. werknemer, manager, accountant, beheerder, enz.) en machtigingen afstemmen om hen verschillende toegangsniveaus tot fondsen en gegevens te geven. 

Met de volgende tools kunt u de uitgaven verder organiseren en nauwlettend volgen, zodat u meer kans heeft om de kosten onder controle te houden: 

• Rollen - Wijs rollen toe aan verschillende werknemers op basis van hun taken en verantwoordelijkheden, van degene die uitgaven doet tot manager en beheerder van het Soldo-account. 
• Machtigingen – Wijs verschillende machtigingen toe aan elke rol om te bepalen welke gebruikers toegang hebben tot bepaalde functionaliteiten. 
• Bereik – Geef managers zichtbaarheid over een bepaalde set bronnen (portefeuilles, bedrijfskaarten, enz.), zodat meer mensen voor u kunnen opletten. 

   

Eén gebruiker kan worden toegewezen aan alle drie beschikbare categorieën (admin, manager, werknemer) en ze kunnen beslissen welke ze gebruiken in hun Soldo-app. Geselecteerde gebruikers kunnen wisselen tussen toegang tot het volledige account als beheerder, of hun eigen bronnen zien net zoals andere werknemers.  

Op deze manier kan Soldo de echte rollen van uw bedrijf afstemmen op hun werkelijke verantwoordelijkheden, waardoor meer verantwoording over de uitgaven in het hele bedrijf wordt bevorderd. 

Uitgaven in realtime bekijken en beheren 

We hebben genoemd hoe groei van invloed kan zijn op het vermogen van uw bedrijf om de kosten te beheren, en een groot deel daarvan is omdat er meer is om te controleren.  

Tijdens een snelgroeiende periode navigeert u door een zee van nieuwe reclame- en marketingkosten, reiskosten, maandelijkse softwareabonnementen en alles wat u plotseling, dringend nodig heeft.  

En op dit moment is het van cruciaal belang om een duidelijk beeld te hebben van alles waar u bedrijfsgeld in investeert – er zal meer administratie moeten worden gedaan, en dat kan zich snel opstapelen en uw financiële team kan dan de uitgaven uit het oog verliezen.  

Dit is waar de realtime zichtbaarheid die Soldo biedt het verschil kan maken in uw groeitraject. 

In plaats van dagen te verspillen met het verzamelen van bedrijfsbrede uitgaven en uitgavengegevens, kan uw team Soldo gebruiken om alle betalingen te zien terwijl ze plaatsvinden en direct inzicht te krijgen in individuele transacties en totale uitgaven. 

Beheerders hebben toegang tot een duidelijker overzicht van de uitgaven, maar bovendien overbrugt Soldo de kloof tussen uw oude financiële systemen en uw uitgavenpatroon in de echte wereld. U kunt uw uitgavengegevens integreren met uw systemen en bedrijfsanalysetools om uitgaven op een gedetailleerd niveau bij te houden. 

En de kers op de taart is dat uw financiële team nog meer controle zal hebben bij het beheren van bedrijfsgeld, dankzij de meldingen en waarschuwingen van Soldo: 

• U kunt e-mailmeldingen instellen voor wanneer het saldo van een portefeuille of kaart onder een bepaald bedrag zakt.
• Om ervoor te zorgen dat werknemers altijd geld tot hun beschikking hebben, kunt u heel eenvoudig automatische overschrijvingen naar hun kaarten instellen.
• Soldo kan u op de hoogte stellen wanneer iemand een ontvangstbewijs of andere transactie-informatie niet uploadt.

Het is een win-winsituatie: u stelt uw werknemers in staat om altijd te weten wanneer ze meer geld nodig hebben en hen te geven wat ze nodig hebben om hun werk te doen, en u kunt zien hoe de uitgaven worden gedaan, wat tijd en administratieve rompslomp bespaart. 

Maar bovenal geeft realtime zichtbaarheid u de mogelijkheid om de kosten ter plaatse te beheren, slimmere budgetbeslissingen te nemen in de toekomst en een duidelijk beeld van uw cashflow te ontvangen. 

U kunt zich concentreren op de groei van uw bedrijf zonder u zorgen te maken over de uitgaven.