Digitale betaalkaarten voor bedrijfskosten: 5 voordelen die de concurrentie op achterstand zetten

De digitale betaalkaart zal de manier waarop we bedrijfskosten afrekenen blijvend veranderen. Organisaties stappen in hoog tempo over op digitale kaarten, omdat ze minimaal vijf voordelen bieden die de concurrentie direct op achterstand zetten. Wat is een digitale betaalkaart, hoe werkt dat en waarom wil je daar met jouw bedrijf het liefst morgen al naar overstappen? Wij leggen het uit.

Wat zijn digitale betaalkaarten?

Een digitale betaalkaart is een betaal die je digitaal gebruikt. Dat kan online, net als offline via een app op bijvoorbeeld een smartphone. Er is geen fysieke pas, van plastic of metaal. In plaats daarvan zijn de digitale gegevens voldoende om mee af te rekenen.

Digitale betaalkaarten wonnen de afgelopen jaren snel aan populariteit. Vooral Apple Pay, Google Pay en Samsung Pay hebben de wijze waarop we betalen snel veranderd. 

Ondanks de eerste populariteit bij consumenten zijn het inmiddels vooral bedrijven die hier gebruik van maken. Maar liefst 80% van alle betalingen met digitale betaalkaarten is B2B. Alle digitale betalingen waren in 2021 al goed voor 1,9 biljoen dollar. Dat is 1.900 miljard dollar! De verwachting is dat dit in 2026 zelfs 6,8 biljoen zal zijn, dus 6.800 miljard dollar!

Vijf voordelen van digitale kaarten voor bedrijfskosten

Die digitale kaarten voor bedrijfskosten bieden vijf uitgesproken voordelen. Betalingen zijn veiliger, bedrijven hebben daar meer controle over en het leidt tot duidelijke overzichten. Daarnaast werkt het stukken efficiënter en biedt het kansen om relaties met leveranciers, klanten en andere partners te verbeteren. De vijf voordelen zetten de concurrentie op achterstand, dus daar kun je als bedrijf eigenlijk niet meer zonder.

1. Veiliger: een digitale kaart gaat niet verloren

Een digitale betaalkaart raakt niet kwijt. Anders dan een metalen of plastic pas kan deze niet per ongeluk ergens rondslingeren. Of erger nog, gestolen worden.

In plaats daarvan is de digitale pas digitaal beschikbaar, op een smartphone in een app. Dankzij digitale beveiliging zoals gezichtsherkenning, een vingerafdruk of een (complexe) cijfercode is zelfs de betaalkaart beveiligd. Dat gaat een stap verder dan slechts de pincode die geldt voor een fysieke pas.

2. Meer controle: real-time inzicht in gemaakte kosten

Bedrijven die medewerkers met een digitale betaalkaart laten betalen hebben meteen inzicht in de gemaakte kosten. Real-time inzicht in de kosten biedt meer controle, door op dagelijkse basis of zelfs meerdere keren per dag mee te kijken naar gemaakte bedrijfskosten.

Bovendien biedt het de mogelijkheid om meteen mee te kijken met eventuele afwijkingen in het uitgavenpatroon. Maakt een medewerker opvallende of hogere kosten? Dankzij real-time inzicht kijk je als bedrijf meteen mee, om bij te sturen als dat nodig is. Die sterkere basis voor controle vormt het uitgangspunt voor meer vertrouwen, omdat het direct duidelijk wordt als er iets niet klopt. Dankzij real-time inzicht kun je ook tijdelijke medewerkers dus een betaalkaart aanbieden. Zij hoeven kosten dan niet eerst voor te schieten.

3. Duidelijker: met overzicht over alle bedrijfskosten

Aan het eind van de maand of een andere periode wordt in één overzicht duidelijk welke bedrijfskosten medewerkers maakten. Dat geldt voor het bedrijf als geheel, net als per afdeling en zelfs per medewerker.

Digitale betaalkaarten voor bedrijven houden digitaal de uitgaven bij. Dat betekent dat een overzicht zo gemaakt is, om precies na te gaan wie wat in welke periode uitgaf. Vervolgens maakt dat vergelijkingen mogelijk, net als inzichten door de tijd heen. Op welke momenten van het jaar worden er meer kosten gemaakt en hoe kan dat mogelijk voordeliger of slimmer?

4. Efficiënter: dankzij digitale declaraties

Zelfs als medewerkers zelf kosten voorschieten kost dat minder tijd met een digitale betaalkaart. Medewerkers die digitaal afrekenen kunnen hun declaratie bijna geautomatiseerd indienen. De verwerking kost veel minder tijd voor de financiële afdeling. Dat betekent vervolgens dat medewerkers minder lang hoeven te wachten op hun vergoeding. Of dat ze zelfs helemaal niets hoeven voor te schieten, omdat ze digitaal afrekenen met de digitale betaalkaart van het bedrijf.

5. Betere relaties: zonder papieren of PDF-facturen

Ten slotte helpen digitale betaalkaarten de relaties met leveranciers, klanten en andere relaties te verbeteren. B2B-betalingen kenmerken zich nog vaak door facturen, vaak in PDF en soms nog op papier. Leveranciers moeten vervolgens wachten op de betaling, terwijl dat met een betaalkaart veel sneller kan.

Digitale betaalkaarten voor alle medewerkers maken het mogelijk om meteen af te rekenen. Dat verbetert de relatie met leveranciers, klanten en andere partners. Zo draagt de betaalkaart bij aan een gezonde business, binnen een netwerk van betrokken partners.

Maak het makkelijker met Soldo

Soldo maakt het bedrijven makkelijk met digitale betaalkaarten. Geef iedere medewerker een betaalkaart, ook als zij net in dienst zijn of slechts een tijdelijk contract hebben. De digitale kaarten blijven niet rondzwerven als medewerkers uit dienst gaan. Dankzij real-time inzicht in de kosten heb je als bedrijf altijd maximale controle over de bedrijfskosten die medewerkers maken.

Ervaar de voordelen van de digitale betaalkaarten van Soldo:

• Geef iedere medewerker een digitale kaart
  Van vaste medewerker tot net in dienst of met een tijdelijk contract: geef iedereen een eigen digitale betaalkaart. Dat werkt fijn voor hen, terwijl jij precies kunt zien wie welke bedrijfskosten maakt.
• Houd controle over gemaakte bedrijfskosten
  Gebruik real-time inzicht en duidelijke overzichten om precies te zien wie wat uitgeeft. Houd de bedrijfskosten bij over langere periodes en vind manieren om te besparen.
• Bespaar kostbare tijd op de financiële afdeling
  Maak het de financiële afdeling makkelijker om betalingen te verwerken. Bespaar kostbare tijd dankzij digitale overzichten en voorkom tijdrovende declaraties die medewerkers handmatig moeten beoordelen.

Daarnaast helpen digitale betaalkaarten om helemaal papierloos te werken, dus zonder facturen en declaraties. De digitale kaart voor betalingen is een veel duurzamer alternatief. Bovendien heb je altijd real-time inzicht in gemaakte kosten en exporteer je die kosten dankzij koppelingen eenvoudig naar de boekhoudsoftware of ERP-software.

Ontdek de digitale betaalkaarten van Soldo voor jouw bedrijf.