Deze 5 argumenten gebruikt de financiële afdeling om niet te automatiseren (en zo weerleg je ze)

De financiële afdeling biedt misschien wel de beste mogelijkheden tot automatiseren. De Return on Investment is er hoog, omdat Finance vergeleken bij andere afdelingen nog altijd erg veel handmatig doet. Dat komt deels door de aard van het werk, maar lijkt ook te liggen aan de weerstand die er traditioneel heerst om te veranderen. En om vooruit te willen. Wij zochten uit welke argumenten de Finance-afdeling gebruikt, en hoe je die eindelijk weerlegt. 

Hoe bleef de boekhouding en administratie zo handmatig?

Maar liefst 45 procent van de grote bedrijven gebruikt al een aantal jaren Artificial Intelligence-technologieën. Een ingewikkelde technologie zoals machine learning voor data-analyse lijkt snel gemeengoed te worden, vooral bij grotere bedrijven.

Andersom lukt het organisaties maar niet om hun financiële afdeling te automatiseren. Er heerst weerstand, bij medewerkers die nog veel werk handmatig doen. Finance loopt achter bij bijvoorbeeld sales en marketing, net als andere afdelingen die technologie graag zo snel mogelijk vooruit willen. Wij brengen in kaart welke argumenten de boekhouding en administratie daarvoor heeft. Inclusief de beste manier om die argumenten te weerleggen en eindelijk te automatiseren waar dat het hardst nodig is.

5 argumenten om vooral niet te automatiseren

Automatisering leidt overal tot weerstand. Dat wil zeggen, het menselijk brein houdt niet van verandering. Dat vraagt om argumenten, om voorbeelden en om bewezen businesscases die laten zien dat het beter kan.

Voordat je kunt veranderen op de financiële afdeling is het belangrijk om goed te luisteren. Pas als je begrijpt welke bezwaren er leven lukt het om daar iets aan te doen. En om de deur in ieder geval op een kier te zetten, om uiteindelijk een keer te automatiseren en financiële medewerkers zelf te laten ervaren dat het beter kan. Wij zetten de vijf meestgenoemde argumenten om vooral niet te automatiseren op een rij.

1. Er is niet genoeg tijd (automatiseren maakt minder druk)

De financiële afdeling is druk. Er moet ontzettend veel gebeuren, variërend van declaraties en onkostenvergoedingen tot de boekhouding en dagelijkse administratie die veel tijd kost.

Het idee van automatisering leidt tot weerstand, omdat de implementatie van nieuwe software altijd tijd kost. Medewerkers kunnen het er niet bij hebben, omdat ze het gevoel hebben dat andere werkzaamheden dan achterstand oplopen.

Erken de drukte, maar wijs evengoed op de voordelen van automatiseren. Laat zien welke taken voortaan geautomatiseerd veel minder tijd kosten. En reken simpelweg voor hoe de investering zich in tijd terugverdient, als een terugverdientijd om de opgelopen achterstand razendsnel in te halen.

2. Dan worden we zelf overbodig (er komen handen vrij voor belangrijkere zaken)

Veel medewerkers zijn bang om overbodig te worden door automatisering. Als een computer ook kan wat zij nu doen, waarom zouden zij dan straks hun baan nog hebben?

Leg medewerkers op de financiële afdeling uit dat er nu ander werk blijft liggen. Dat veel belangrijker is, meer waarde toevoegt en niet zomaar geautomatiseerd kan worden. Wijs medewerkers op de andere werkzaamheden die je voor hen klaar hebt liggen, om de angst om overbodig te worden weg te nemen.

3. Het gaat toch goed? (Het kan veel beter)

‘Never change a winning team’, zal de financiële afdeling zeggen. ‘Het gaat toch goed?’, klinkt het dan. Dat is misschien waar, maar dat sluit niet uit dat het beter kan. De psychologische status quo-bias stimuleert mensen om het vooral bij het oude en bekende te houden, als dat prima gaat.

Laat zien waar het nu misgaat, waar het aan ontbreekt en wat er blijft liggen. Toon daarmee aan dat het oké gaat, maar dat er meer dan voldoende ruimte is voor verbetering. Als de financiële afdeling echt vooruit wil kan alleen automatisering de handen vrijmaken voor belangrijkere zaken, zoals bij het vorige punt uitgelegd.

4. We weten zelf hoe we het beste werken (Wijs een paar ambassadeurs aan)

Zowel bij Finance als op iedere andere afdeling weten eigen medewerkers vaak het best hoe ze het werk gedaan moeten krijgen. Tenminste, dat is de stellige overtuiging die zij hebben. Zorg daarom dat je hun stem hoort, om te begrijpen wat er voor hen belangrijk is. Erken de vakkennis die bijvoorbeeld de boekhouding en administratie heeft. Om te voorkomen dat iemand van buitenaf medewerkers die er al jaren werken komt vertellen hoe ze het de volgende keer moeten doen.

Wijs in plaats daarvan een paar ambassadeurs aan. Kies medewerkers die:

• Er al een tijd werken
• Goed liggen bij veel andere medewerkers
• Open staan voor verandering

Gebruik de ambassadeurs om hen persoonlijk uit te leggen welke voordelen de automatisering oplevert. Gun hen de tijd om het idee te omarmen, en te vertalen naar anderen die meer sceptisch zijn. Medewerkers volgen graag hun eigen collega’s, dus als je de ambassadeurs overtuigt rol je ondertussen een rode loper uit om de bredere afdeling mee te krijgen in jouw plannen.

5. Het kan ook enorm misgaan (Draai eerst een pilot)

Medewerkers van financiële afdelingen kunnen je als geen ander wijzen op de mogelijke gevolgen als het misgaat. De belangen zijn groot, dus je kunt er niet zomaar experimenteren met automatisering, vertellen ze dan.

Erken dat belang, en ontwikkel samen een pilot om het in ieder geval op kleinere schaal te proberen. Daar kan niemand tegen zijn, al was het maar om te bewijzen dat het in de praktijk inderdaad niet werkt (waarvan je weet dat het in de praktijk natuurlijk wel zal werken).

Je gebruikt met de bovenstaande tips een aantal van de belangrijkste inzichten om weerstand op afdelingen weg te nemen, bij automatisering. Iedere afdeling kent die weerstand, al zal je er bij Finance misschien extra hard aan moeten trekken en een goed plan voor moeten maken.

Slim de financiële afdeling automatiseren met Soldo

En merk je dat er een opening ontstaan om in ieder geval over de voordelen van automatisering te vertellen? Intelligente automatisering verbetert de financiële afdeling, en laat dat de medewerkers uiteindelijk zelf ervaren.

Bij Soldo maken we het zowel alle medewerkers als specifiek iedereen bij de boekhouding en administratie graag een stuk makkelijker. Met slimme oplossingen, realtime inzicht en een duidelijker overzicht over uitgaven aan onkosten.