De 4 beste manieren om geld te besparen in tijden van inflatie

We hebben te maken met ongekende inflatiecijfers en het einde is nog niet in zicht. Hoe houd je het hoofd boven water in een tijd waarin grondstofprijzen stijgen, klanten de hand op de knip houden en goede medewerkers schaars zijn?

Na COVID-19 begon de economie eindelijk op te krabbelen. Helaas kregen we direct een nieuwe uitdaging te verwerken: het inflatiespook.

In het verleden werd dat inflatiespook ook altijd weer verjaagd, maar deze keer lijkt het langer te duren en lijkt de inflatie heviger dan in eerdere periodes.

We hebben een flinke schaarste aan grondstoffen en energie en we hebben te maken met een flinke krapte op de arbeidsmarkt. Bovendien hebben veel bedrijven die tijdens de coronaperiode niet of beperkt konden werken hun deuren weer geopend, waarbij flinke prijsstijgingen vaak noodzakelijk waren. Dat maakt deze periode van inflatie uniek.

Gevolgen van inflatie

Hoeveel invloed de inflatie op jouw bedrijf heeft, hangt van allerlei factoren af.

Zo kan het door gebrek aan grondstoffen lastig zijn om de productie van bepaalde producten op peil te houden en voldoende voorraad te hebben om aan de vraag van klanten te voldoen.

Als je hogere uitgaven hebt, heeft dat invloed op je cashflow, wat het lastiger maakt om winstgevend te zijn. Je kunt dan je prijzen verhogen, maar wat als je daarmee klanten wegjaagt? En dan vragen je medewerkers ook nog meer salaris omdat ook zij de inflatie dagelijks in hun portemonnee voelen.

Het is niet makkelijk om je te wapenen tegen inflatie. Je moet strategisch investeren in toekomstige groei. Je moet bij voorkeur je omzet verhogen en zorgen dat je je goede medewerkers behoudt. Maar de eerste winst haal je door kosten te besparen. Dat kan op verschillende manieren.

1. Houd zicht op je uitgaven

In de eerste plaats is het van het grootste belang dat je weet waar je geld naartoe gaat en wie het uitgeeft. Met goede software voor onkostendeclaraties kun je de kosten van medewerkers verwerken, betalen, rapporteren en controleren. Zo krijg je een real-time overzicht van wie wat uitgeeft, per uitgavencategorie, medewerker, afdeling, functie of leverancier.

Investeren in goede software voor onkostendeclaraties verdien je snel terug. In de eerste plaats omdat medewerkers sneller en makkelijker hun declaraties kunnen indienen. Zo heb je geen maanden achterstand en weet je altijd direct hoe je ervoor staat. Sommige systemen analyseren de uitgavepatronen zelfs en doen automatisch suggesties voor besparingen.

Slimme betaalkaarten zijn een ander middel om je uitgaven eenvoudig bij te houden en te reguleren.  Als je al je medewerkers zo’n slimme betaalkaart geeft, krijg je per medewerker inzicht in de uitgaven. Ook kun je aangeven welke posten wel of niet in aanmerking komen voor declaratie.

2. Spoor onnodige uitgaven op

Uit onderzoek van Soldo blijkt dat een gemiddeld bedrijf 2 procent van zijn uitgaven kwijt is aan slecht uitgavenbeheer. Denk daarbij aan kwijtgeraakte bonnetjes, niet verrekende btw (8 procent van de btw wordt niet teruggevorderd), onrechtmatige uitgaven of fraude.

Als je inzicht in je uitgaven hebt, kun je er ook achter komen waar je kunt besparen. Het zal je verbazen hoeveel uitgaven je als vanzelfsprekend beschouwt. En dat terwijl misschien wel niemand in je organisatie je precies kan vertellen wat de noodzaak is. Denk aan de volgende uitgaven.

• Softwarelicenties en abonnementen op vaktijdschriften kunnen een flinke hap uit je budget nemen, zeker omdat het kosten zijn die blijven terugkomen. Zijn ze echt allemaal noodzakelijk? Wist je bijvoorbeeld dat 30 procent van uitgaven aan software-abonnementen verloren gaat aan dubbele abonnementen of abonnementen waar niemand meer gebruik van maakt?
• Pennen, printpapier, zakenlunches… Tot op zekere hoogte zijn het noodzakelijke uitgaven, maar pas op dat niet iedere medewerker ermee omgaat alsof er geen limiet aan deze uitgaven zit. Dan kunnen deze relatief kleine uitgaven nogal uit de hand lopen. Dit noemen we verborgen lekkages.
• Reiskosten waren tijdens de COVID 19-pandemie niet of nauwelijks aan de orde, maar nu de samenleving weer open is, kan het geen kwaad om kritisch te bekijken of een meeting ook online plaats kan vinden en of het hele team echt een reis met twee overnachtingen moet boeken.
• Marketing is noodzakelijk om je bedrijf bekendheid te geven en klanten te vinden. Maar zijn alle marketingkanalen even effectief? Misschien is een laagdrempelige socialmedia- of e-mailcampagne wel veel effectiever dan een dure reclamecampagne.

3. Automatiseer repeterend werk

Heb je je wel eens afgevraagd hoeveel repeterend handmatig werk jij en je medewerkers doen? Als je dat op een slimme manier automatiseert, krijg je niet alleen meer inzicht in je uitgaven (zie tip 1) en de prestaties van je bedrijf, je houdt ook tijd over om werk te doen dat meer bijdraagt aan je organisatie en je omzet kan verhogen. Denk aan contact met klanten of het analyseren van data die je door die digitalisering verzamelt.

Robotic Process Automation (RPA) is zo’n manier om geld te besparen en efficiënter te werken. De ‘robots’ automatiseren repetitieve handelingen die een computerprogramma uitvoert. Denk aan het verwerken van facturen, het automatiseren van het verwerken van bestellingen. Voorbeelden van processen die RPA kan overnemen, zijn e-mails en bijlagen openen, automatisch e-mails versturen, informatie kopiëren en plakken, bestanden en mappen doorsturen, gegevens uit documenten en applicaties halen en gegevens invoeren in formulieren of in andere programma’s. HR, klantenservice en de financiële wereld maken er al volop gebruik van. Volgens het Deloitte Global RPA Survey verdient deze vorm van automatisering zich binnen een jaar terug. 59 procent van de deelnemers aan dit onderzoek gaf aan dat RPA hun verwachtingen overtrof wat betreft het besparen van kosten.  Bovendien zorgde het voor aanmerkelijk hogere kwaliteit en een hogere productiviteit.

4. Verhoog je prijzen

Het verhogen van je prijzen is geen besparingsmaatregel, maar omdat het bijna onvermijdelijk is om hierover na te denken, willen we het niet onbesproken laten. Het is een van de effectiefste manieren om je cashflow op peil te houden en winstgevend te blijven in tijden van inflatie.  Het is zelfs noodzakelijk in tijden waarin de kosten voor jou ook de pan uit rijzen.

Leuk is anders, maar de meeste klanten zullen niet verbaasd opkijken wanneer je je prijzen iets verhoogt. Houd er daarbij wel rekening mee dat een te rigoureuze prijsverhoging zich tegen je kan keren. Je loopt het risico dat je loyale klanten verliest en te weinig nieuwe klanten aantrekt. Dat geldt vooral voor producten of diensten die ze ergens anders goedkoper kunnen krijgen.

Een mogelijke strategie is daarom dat je de prijs van het product of de dienst die jou het meest onderscheidt van je concurrenten het meest verhoogt.

Je kunt de hogere prijzen ook compenseren met voordelen die jou niet te veel kosten en die voor de klant waardevol zijn: bundels met andere producten of diensten, extra klantenservice, een jaar langer garantie of gratis verzending bij besteding van een minimumbedrag.

Blijf inflatie de baas

We zullen waarschijnlijk nog een tijd te maken hebben met inflatie. Gelukkig zijn er verschillende manieren om je kosten binnen de perken te houden en de inflatie zelfs in je voordeel te benutten. Door met slimme software al je uitgaven nauwkeurig in de gaten te houden, heb je een real-time overzicht van je financiële situatie en kun je waar nodig bijsturen. Houd je je onnodige uitgaven bij, dan zie je direct waar nóg meer valt te besparen. Door repeterend werk te automatiseren, boek je tijdwinst, maak je minder fouten en maak je je medewerkers vrij voor kenniswerk. Is het dan toch nodig om je prijzen te verhogen, doe dat dan met beleid.