Vier voordelen van business spend management software

In de afgelopen jaren, en zeker tijdens de COVID-19 pandemie, raakte automatisering in een stroomversnelling. Er kwamen steeds meer producten op de markt om marketing, sales en productie te automatiseren. Maar één afdeling bleef achter…

Financiën en boekhouding.

Op vlak van uitgavenbeheer werd er maar heel weinig geautomatiseerd, tot grote frustratie van CFOs en financieel personeel.

Gelukkig is de automatisering voor business spend management nu ook aan een inhaalbeweging bezig. Steeds meer bedrijven schakelen over op een automatische oplossing die alle uitgaven onder één dak brengt.

Wat is een business spend management platform?

Business Spend Management (BSM) is een overkoepelende term voor alles is verband met uitgaven. Denk maar aan aankoop, facturen, abonnementen en tankkosten.

Een platform voor BSM bundelt al deze informatie voor een mooier overzicht, betere analyse en nauwkeurigere planning.

BSM software werkt bovendien nauw samen met andere business software zoals ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), en HCM (Human Capital Management) om de voornaamste bedrijfsprocessen te automatiseren.

Bovendien kan de informatie van een business spending management platform gesynchroniseerd worden met boekhoudsoftware zoals Quickbooks of Xero voor een snelle en foutloze verwerking van alle kosten.

Business spending management automatiseren is de toekomst

De toekomst van de financiële dienst (link future finance) staat op punt te veranderen. Er zal meer verwacht worden van het financieel team dan gegevensverwerking en rapportage. En zelf zullen de medewerkers ook meer inspraak en strategische verantwoordelijkheden eisen.

Met de traditionele werkwijze van de meeste bedrijven is het onmogelijk om hierop in te spelen.

Bedrijven die achter blijven zullen hun beste financiële medewerkers verliezen (link great resignation). En ook de strijd met de competitie wordt steeds moeilijker wanneer andere bedrijven genieten van een digitaal uitgavenplatform.

“Ik denk dat alle financiële functies veel van die basisfunctionaliteit zouden moeten automatiseren, waarom zou je dat niet doen?” — Paraag Amin, CFO of dotdigital

Wat zijn de voordelen van business spend management?

Het automatiseren van business spend management is een logische stap om je bedrijf verder te moderniseren. Door je uitgavenbeheer te digitaliseren, bespaart je bedrijf op vele manieren:

• Verwerk je uitgaven in een mum van tijd.
• Volg alle uitgaven live op en raadpleeg handige verslagen.
• Ontdek mogelijkheden om te besparen op kosten.
• Optimaliseer je cash flow.

Hieronder bespreken we deze voordelen in meer detail.

Snellere gegevensverwerking dankzij automatisering

Business spend management software zorgt op verschillende manieren voor een snellere en makkelijkere verzameling en verwerking van betalingsgegevens.

Ten eerste, zorgt de geavanceerde software ervoor dat uitgaven automatisch toegewezen worden aan de juiste categorie.

Ten tweede, komen alle gegevens op één platform terecht waardoor je snel de juiste informatie kan terugvinden.

Ten derde, sluipen er dankzij zo’n programma geen menselijke fouten meer in de boekhouding. Zo bespaar je vele uren die vroeger verloren gingen aan het opsporen en verbeten van fouten.

Tot slot, wordt alles live bijgewerkt waardoor er meerdere teams tegelijk gegevens kunnen raadplegen of bijwerken.
Door deze tijdsbesparingen hebben werknemers meer tijd voor de strategische aspecten van hun job. Zo wordt je bedrijf er niet enkel financieel maar ook operationeel beter op.

Krijg live inzichten via je business spend management platform

Een digitaal platform maakt het mogelijk om live alle uitgaven op te volgen. Dat is een grote troef in vergelijking met oudere systemen met manuele gegevenswerking.

Op micro-niveau kan je raadplegen

• Wie welke aankopen doet
• Hoeveel elke werknemer of afdeling uitgeeft
• Waar de aankopen plaatsvinden

Bovendien krijg je op zo’n BSM platform ook meer inzicht op macro-niveau. Waar je met traditionele boekhoudmethodes moeilijk een totaalbeeld kan scheppen van de uitgaven binnen een bedrijf, krijg je dat via BSM software in luttele seconden.

Zo’n totaalbeeld maakt het natuurlijk eenvoudiger om besparingen op te sporen…

Ontdek meer besparingsmogelijkheden

Bij grote bedrijven onderhandelen verschillende afdelingen vaak over dezelfde software of producten. Soms koopt de ene afdeling zonder medeweten van de andere bij dezelfde leverancier. Of soms kopen ze bij een andere. In beide gevallen kan je besparen door business spend management te automatiseren.

Via een digitaal platform zie je snel wanneer je twee of meerdere contracten hebt lopen met dezelfde leverancier. Door deze samen te gooien in één groot contract kan je betere prijzen afdwingen.

En wanneer je afdelingen verschillende leveranciers hebben, vergelijk je makkelijk de uitgaven via het platform om het beste aanbod te ontdekken.

Verder ontdek je zo ook onnodige uitgaven, bijvoorbeeld voor software met overlappende eigenschappen.

Optimaliseer je cashflow dankzij business spend management software

Dankzij een beter inzicht en besparingen die je ontdekt via de software kan je de cashflow van je bedrijf optimaliseren.

In de toekomst zal je ook nooit de uitgaven meer uit het oog verliezen waardoor je met minder risico en onzekerheden belangrijke beslissingen kan nemen.

Een duidelijk inzicht over al je kosten, abonnementen en zelfs advertenties zorgt er ook voor dat je betere budgetten kan plannen per project, afdeling en werknemer.

Dat leidt tot verdere besparingen en meer autonomie waardoor je nog meer tijd gaat besparen.

“Ik denk dat automatisering echt de sleutel is om duidelijk efficiënt te zijn en je boeken te sluiten. Maar ook om ervoor te zorgen dat je financiële mensen blij zijn met het werk dat volgens hen van invloed is op je bedrijf.” — Jeannie de Guzman, CFO of 1Password

Business spend management met Soldo

Soldo brengt moderne business spend management software samen met handige prepaidkaarten voor nog meer betaalgemak.

Hoe werkt het?

Soldo biedt verschillende pakketen aan met fysieke en virtuele prepaid bedrijfskaarten. Deze kunnen gebruikt worden zoals traditionele creditcards maar met extra voordelen.

• Flexibele budgetten: stel zelf limieten in
• Geavanceerde uitgavenregels per regio, categorie of leverancier
• Minder kans op fraude of misbruik
• Kaarten voor eenmalig gebruik
• Kaarten zonder vaste eigenaar

Dit maakt het mogelijk om elke werknemer (en zelfs contractwerkers) een kaart toe te vertrouwen.

Aangezien je werknemers zo altijd bedrijfsgeld op zak hebben, hoeven ze niets meer zelf voor te schieten. Zo vermijdt je veel administratieve chaos zonder de controle te verliezen.

Betalingen hoeven bovendien niet meer individueel verwerkt te worden want betalingen via de bedrijfskaarten worden automatisch verwerkt in de Soldo dashboard.

Daarna kan de financiële dienst de gegevens makkelijk raadplegen en meteen doorsturen naar hun boekhoudsoftware. Soldo synchroniseert alle gegevens met Xero, QuickBooks, NetSuite, Sage of DATEV met één klik op de knop.

Gebruik je een ander boekhoudplatform, dan kan je de gegevens even snel exporteren via CSV en in je software importeren.

“Technologie is zo veel belangrijker voor de financiële persoon geworden… mensen beginnen te verwachten dat hun vertrouwde bedrijfsadviseurs of financiële leiders al die macht benutten. En als je de technologie niet bij de hand hebt, kun je het ook niet doen.” — Darrell Cox, CFO, Vena Solutions

Alle voordelen van ons business spending management platform op een rijtje

Met een digitaal overzicht van je bedrijfsuitgaven en de automatische verwerking ervan geniet je financiële dienst van snelheid en nauwkeurigheid.

Dankzij de combinatie met de kaarten van Soldo komen daar nog extra voordelen bovenop.

1. Online en in-store betalingen met de slimme bedrijfskaarten van Soldo worden automatisch geregistreerd en verwerkt in het BSM platform.
2. Creëer gepersonaliseerde budgetten voor werknemers en teams om ze meer autonomie te geven en minder tijd te verliezen aan het goedkeuren van betalingen.
3. Voeg geavanceerde regels toe aan elke kaart voor een optimale controle over bedrijfsuitgaven. Je kan controles instellen per werknemer, transactie of periode.
4. Volg alle uitgaven live op via de Soldo app of het online dashboard. Zo verlies je nooit de controle en spoor je snel abnormale transacties op.
5. Voor werknemers zonder kaart of voor exceptionele kosten kan je eenvoudig een virtuele kaart voor eenmalig gebruik aanmaken.
6. Dankzij de automatische integratie met de voornaamste boekhoudsoftware worden je gegevens nog sneller verwerkt.
7. Bespaar dankzij kosteloze transacties in het binnenland en competitieve transactiekosten voor internationale handelingen.

“De manier waarop ik over mijn team denk en hoe we software bouwen, is dat we van gegevensinvoer af moeten stappen. En meer waarde en begeleiding aan het bedrijf te bieden. Wees dan een pro-partner met andere afdelingen in plaats van deze taken nog steeds handmatig te moeten doen.” — Long Dinh, VP of Finance at Ada