5 valkuilen: voorkom dat het uitgavenbeleid onmenselijk aanvoelt

Maar liefst 1 op de 3 werknemers verwacht dat er op de werkvloer wordt gerommeld met declaraties. Dat gaat deels om gemaakte fouten, maar net zo goed om anderen (slechts 6 procent geeft aan zelf weleens onjuist te declareren) die de boel proberen te belazeren. En dat is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van werknemers, maar ook een onmenselijk uitgavenbeleid kan daar aan bijdragen.

Het onderzoek wijst uit dat er veel te winnen valt voor organisaties. Als het uitgavenbeleid onmenselijk aanvoelt werkt dat fraude en gesjoemel in de hand. Daarom is het belangrijk om daar kritisch op te zijn, en samen met werknemers tot een beleid te komen waarin iedereen zich kan vinden.

Wat maakt het onmenselijk?

De Belastingdienst stelt duidelijke voorwaarden aan zakelijke kosten die organisaties mogen aftrekken. Dat vraagt om een duidelijk uitgavenbeleid, ook voor werknemers die onkosten maken en die mogen declareren.

Dat betekent aan de andere kant niet dat er niets mogelijk is, en dat organisaties niet samen met werknemers tot een menselijk beleid zouden kunnen komen. Om weerstand te voorkomen is het belangrijk om hier gezamenlijk over na te denken.

Voorkom dat het uitgavenbeleid onmenselijk aanvoelt. Pas op voor deze vijf valkuilen:

• Onduidelijke categorieën en budgetten
• Oneerlijk en inconsequent
• Onnodig ingewikkeld
• Hopeloos verouderd
• Te strikt volgens de regels

1. Onduidelijke categorieën en budgetten

Verwarring vormt misschien wel de grootste valkuil. Als het werknemers niet duidelijk is welke kosten ze mogen declareren en welke categorieën daarvoor gelden leidt dat tot ervaren afstand. Werknemers zullen minder kritisch zijn op de budgetten en kostencategorieën, omdat het hen niet goed duidelijk is waar ze rekening mee moeten houden. De valkuil maakt het verleidelijker om te frauderen, of in ieder geval te voorkomen dat er fouten worden gemaakt.

2. Oneerlijk en inconsequent

Pas als organisatie op met gevoelens van oneerlijkheid en inconsequentie. Je probeert natuurlijk zo eerlijk en consequent mogelijk te zijn, maar dat kan heel anders overkomen op werknemers. Als zij het idee hebben dat je de ene declaratie goedkeurt en de andere afkeurt, terwijl ze het verschil niet begrijpen leidt dat tot ontevredenheid. Voorkom een uitgavenbeleid met uitzonderingen of met specifieke regels voor bepaalde afdelingen of werknemers.

3. Onnodig ingewikkeld

Als je het uitgavenbeleid niet meer op een bierviltje uit kunt leggen is dat waarschijnlijk te ingewikkeld. Niemand houdt van voorwaarden, voorschriften en regels, en zeker niet als het gaat om declaraties en het uitgavenbeleid. Voorkom dat werknemers eerst een wetboek moeten doornemen, voordat ze weten wat ze mogen uitgeven en kunnen declareren. Pas op met een ingewikkeld beleid, omdat het uitnodigt tot frauderen en ‘fouten’.

4. Hopeloos verouderd

Houd een vinger aan de pols, bij werknemers van verschillende afdelingen en op diverse niveaus binnen de organisatie. Blijf met ze in gesprek over wat er voor hen belangrijk is. Als je niet weet wat er speelt is het onmogelijk om het beleid daarop af te stemmen. Hierdoor raakt het systeem verouderd, en slinkt het draagvlak bij werknemers. Niemand houdt zich graag aan regels en richtlijnen die verouderd aanvoelen.

5. Te strikt volgens de regels

Houd de regels in de gaten en schrijf voor wat er wel en niet is toegestaan. Maar, bied (binnen de wet- en regelgeving) zoveel mogelijk vrijheid en flexibiliteit. Leg uit waarop je vertrouwt, om te voorkomen dat je iedere declaratie punctueel moet controleren op basis van de regels. Strijk af en toe met de hand over het hart, om andersom extra goodwill te kweken bij werknemers die zich graag aan de rest van de regels houden.

Samen meer draagvlak creëren

Dus voelt het uitgavenbeleid op dit moment onmenselijk aan voor werknemers? Gebruik de bovenstaande inzichten om de typische valkuilen te omzeilen. En zorg dat je draagvlak creëert, om samen met werknemers veranderingen door te voeren.

Alleen op die manier stel je een uitgavenbeleid samen dat breed wordt gedragen. Omdat werknemers zich gehoord voelen, en begrijpen wat er belangrijk is voor de organisatie. Hun belangen en die van jouw bedrijf komen samen, in beleid waar iedereen zich in kan vinden.

Met drie tips voorkom je dat het uitgavenbeleid onmenselijk aanvoelt:

1. Stel duidelijke budgetten
   Maak werknemers zo goed mogelijk duidelijk wat zij mogen uitgaven en in welke categorieën. Gebruik categorieën voor bijvoorbeeld reizen, kantoorartikelen, marketing en advertenties. Hoe duidelijker de categorieën en de budgetten, des te minder verwarring en hoe kleiner de kans op fraude en fouten.
2. Update het beleid regelmatig
   Als het beleid eenmaal staat betekent dat niet dat dit niet meer te wijzigen valt. Het is juist een goed idee om met werknemers in gesprek te blijven over wat zij ervaren. Waar lopen zij tegenaan in de praktijk en welke kosten zouden zij graag declareren? Gebruik het gesprek om breed gedragen wensen te verwerken in het beleid, door dat regelmatig te updaten.
3. Communiceer wijzigingen
   Communiceer de wijzigingen die je doorvoert, net als het beleid zelf. Maak werknemers duidelijk waar ze rekening mee moeten houden. En laat het werknemers aan hun collega’s uitleggen, als dat de beste manier blijkt om zoveel mogelijk mensen binnen de organisatie te bereiken.

Maak het makkelijker met Soldo

Bij Soldo begrijpen we dat je het uitgavenbeleid graag menselijker maakt, maar ook de controle wilt houden over wat er wordt uitgegeven. Daarom maken we het zowel werknemers als de administratie- en Finance-afdeling graag makkelijker. Dat doen we met slimme betaalkaarten, waardoor je eenvoudig op voorhand beperkingen instelt. Bepaal daarmee welke werknemers welke kosten mogen maken, binnen specifieke categorieën en op vooraf bepaalde locaties.

Het resultaat is een duidelijk uitgavenbeleid, dat werknemers snappen. Tegelijkertijd neem je zowel bij hen als op de administratieafdeling veel onnodig werk weg, omdat het niet meer nodig is om uitgebreide declaraties in te vullen. Dat voorkomt fouten en fraude, terwijl je als organisatie realtime inzicht hebt in de kosten, achteraf het volledige overzicht hebt en de controle dus enorm verbetert.

Ben je benieuwd hoe Soldo voor jouw organisatie werkt en hoe je het uitgavenbeleid weer menselijker laat aanvoelen? Ontdek onze oplossing voor onkostenbeheer.