La guida al calcolo del rimborso chilometrico

Redazione Soldo •

Calcolare e ottenere il rimborso per le spese di un viaggio aziendale non è così facile come dovrebbe, ci sono molte clausole e molti distinguo da fare. Il numero di cavalli del mezzo usato, la proprietà dello stesso, il tipo di carburante che si usa e la normativa riguardante la fatturazione sono tutti elementi che influiscono sul calcolo del rimborso che ti spetta per il viaggio che hai intrapreso o che un tuo dipendente ha intrapreso.

Fortunatamente, come vedremo nel seguito, l’Agenzia dell’Entrate mette a disposizione delle tabelle – le cosiddette tabelle ACI –  aggiornate una volta ogni sei mesi, che aiutano nel calcolo e lo semplificano di molto.

Ricordiamo subito che per viaggio aziendale qui si intende qualsiasi trasferimento rispetto al luogo lavorativo (stabilito da contratto) che avviene in modo temporalmente circoscritto ed in via eccezionale (i lavoratori che sono soliti viaggiare per lavoro non godono del rimborso chilometrico, ma di altre forme di compensazione come da contratto).

Nel seguito dell’articolo spiegheremo tutto ciò che bisogna sapere su come calcolare il rimborso chilometrico, come rispettare le relative norme riguardanti la tassazione da applicare al rimborso, dove trovare le tabelle ACI aggiornate e molto altro.

Il rimborso chilometrico: chi riguarda e quali sono i requisiti?

La prima delle clausole per poter richiedere il rimborso chilometrico, ovviamente, riguarda la proprietà del mezzo: se il mezzo è aziendale i costi sono già coperti dall’azienda, di conseguenza non si può accedere alla richiesta di rimborso. Al contrario, se il mezzo usato durante il viaggio aziendale a cui si riferisce la richiesta per il rimborso chilometrico è di proprietà del lavoratore dipendente, oppure è un mezzo che egli ha preso a noleggio, il lavoratore ha diritto al rimborso.

Le spese considerate nel rimborso chilometrico solitamente sono divise in due categorie: spese proporzionali e spese non proporzionali. Le spese proporzionali, come è facile intuire, sono quelle che aumentano all’aumentare del tempo di utilizzo del mezzo (generalmente la benzina), viceversa le spese non proporzionali sono spese una tantum, come i costi del parcheggio, del pedaggio e simili.

Altri elementi che possono essere rilevanti al fine del calcolo del rimborso chilometrico, previo accordo tra azienda e lavoratore, sono – ad esempio – il valore del mezzo usato al momento dell’acquisto, il costo di assicurazione e bollo, l’usura degli pneumatici, delle parti meccaniche, dei fluidi e di altri fattori legati all’uso del mezzo.

Se tutte queste informazioni ti hanno confuso e già pensi di rinunciare all’impresa di capire come funziona il rimborso chilometrico, non disperare! Fortunatamente, come accennato sopra, l’Agenzia dell’Entrate mette a disposizione delle tabelle aggiornate sui costi che ti permettono di calcolare con la massima facilità quanto ti spetta in quanto lavoratore dipendente al termine del viaggio, oppure quanto come direttore di azienda devi restituire al tuo dipendente.

Tabelle ACI, dove trovarle e come usarle

Su questa pagina del sito della Gazzetta Ufficiale trovi le ultime tabelle Aci (pubblicate nel supplemento ordinario n. 57 della Gazzetta Ufficiale n. 295 il 20 dicembre). Puoi decidere se fare da te i calcoli oppure se servirti del comodo software messo a disposizione dall’Agenzia dell’entrate per le tabelle Aci che calcola in modo automatico e al posto tuo l’importo dovuto. Sarà tua cura inserire i dati corretti relativi alle spese di viaggio (di cui è fondamentale conservare la documentazione) che ti sono richiesti affinché il software possa computare quanto ti spetta.

Le tabelle Aci permettono di calcolare i costi di viaggio per veicoli che non superino i 17 cavalli di potenza per veicoli a benzina e i 20 cavalli per veicoli a diesel. Per poter usufruire del software dovrai prima però effettuare la registrazione al sito ACI, un processo che non richiede più di qualche minuto per essere portato a termine.

Questo è sicuramente il modo più facile per calcolare in modo standardizzato le spese cha hai sostenuto. Se invece fra azienda e lavoratore sussistono degli accordi particolari che prevedono delle variazioni sul rimborso rispetto al computo standardizzato, ti converrà eseguire tu stesso il calcolo del rimborso chilometrico.

Rimborso chilometrico e tassazione

Abbiamo accennato che è fondamentale conservare tutta la documentazione utile per attestare le spese di viaggio, senza dire il perché. Il mistero è subito svelato: i documenti servono a dimostrare in caso di controlli la corrispondenza tra le tasse pagate o non pagate e il viaggio effettuato. Infatti, a seconda di dove si trova la destinazione (nello stesso comune in cui si trova la sede lavorativa o in un comune diverso) e del luogo di partenza (il luogo di lavoro solito oppure un altro luogo più comodo per il lavoratore che intraprende il viaggio, come ad esempio la sua abitazione) del viaggio aziendale, la tassazione da applicare può variare.

Tre sono i casi principali previsti che vedono il variare delle tasse da pagare:

Inoltre, per poter accedere alla deducibilità sul rimborso chilometrico per i viaggi al di fuori del comune dove lavora, il lavoratore dovrà assicurarsi che il mezzo usato non superi i seguenti limiti in termini di potenza del motore: