Scopri il sodalizio tra Soldo e gli eroi delle spese aziendali

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Come il Plymouth College of Art ha migliorato il controllo delle spese a livello dipartimentale

Plymouth College of Art

Il Plymouth College of Art (PCA) è un istituto di istruzione superiore indipendente specializzato negli ambiti dell’arte, del design e dei media.
Il direttore finanziario del PCA, Mark Taylor, ha condiviso con noi le difficoltà amministrative manuali che ha dovuto affrontare quando venivano utilizzate oltre 70 carte di credito aziendali. Ci ha spiegato come ha implementato processi di spesa più fluidi con Soldo.

L’amministrazione manuale rallenta la contabilità

Tenere sotto controllo le spese dei dipartimenti può rivelarsi una sfida, anche quando si hanno le risorse per farlo. Per realtà come il Plymouth College of Art (PCA), con un team Finance ridotto e risorse limitate, quella sfida sembrava quasi impossibile da affrontare fino a poco tempo fa.

Prima di adottare Soldo, i dipendenti dell’università utilizzavano carte di credito aziendali tradizionali per gestire le spese quotidiane. In alcuni periodi, il team Finance si trovava a gestire fino a 70 carte; anche quando riuscivano a ridurle, il numero tornava rapidamente a crescere.

“Per restare competitivi come università, non possiamo permetterci processi che rallentano le persone. Dobbiamo essere snelli, efficienti e innovativi.” – Mark Taylor, Direttore finanziario

Il risultato? Un carico di lavoro manuale significativo per il team Finance. Come racconta Mark:

“Era un processo piuttosto macchinoso: scaricare i dati, suddividerli, inviarli ai dipendenti, raccogliere le ricevute, farsi restituire il tutto e importare manualmente i dati nel sistema.”

Anche attività apparentemente semplici – come bloccare una carta – richiedevano procedure lunghe e complesse, aumentando le inefficienze.

Meno amministrazione, più controllo

Dopo un primo test pilota, il team di Mark ha introdotto circa 100 carte prepagate individuali con Soldo. Anche se il numero di carte è aumentato, la gestione è diventata molto più semplice grazie alle funzionalità self-service della piattaforma.

Dato che le carte vengono utilizzate soprattutto per spese di piccolo importo come l’acquisto di materiali, il college può impostare limiti personalizzati per ogni carta, decidere l’uso del contactless o dei prelievi in contanti, e mantenere il pieno controllo sulle spese.

Con l’app di Soldo, ogni utente può caricare la ricevuta con una semplice foto, assegnando la spesa a una categoria predefinita. Poiché queste categorie sono create dal team Finance, ogni transazione viene classificata correttamente fin da subito, senza bisogno di ulteriori verifiche.

“Quando siamo passati a Soldo, è stato subito chiaro quanto fosse più veloce ed efficiente. Ci ha dato fiducia per aumentare il numero di carte e sfruttare al meglio i vantaggi della piattaforma.” – Mark Taylor, Direttore finanziario

Tagliare la complessità, riconquistare visibilità

Soldo ha ridotto drasticamente il carico amministrativo del team, eliminando anche la necessità di inseguire i colleghi per recuperare ricevute o informazioni mancanti.

Oltre alla semplificazione operativa, offre a Mark e al suo team una maggiore tranquillità sulla gestione del budget.

“Ci piace che Soldo funzioni con carte di pagamento e non carte di credito. Questo ci dà maggiore sicurezza. Abbiamo più fiducia in Soldo rispetto ai circuiti tradizionali.”

Grazie alla visibilità in tempo reale, il team Finance può intercettare rapidamente spese anomale o comportamenti sospetti, riducendo il rischio di frodi.

Ma forse il risultato più significativo è l’elevato tasso di adozione da parte del personale. Il sistema viene percepito come semplice, intuitivo e utile.

“Il riscontro degli utenti è stato eccellente ed è forse l’aspetto più importante. Perché se vuoi che uno strumento venga usato davvero, deve funzionare bene e generare fiducia.” – Mark Taylor, Direttore finanziario

Un nuovo modo di gestire la spesa

Con Soldo, il PCA ha riconquistato il controllo. Ora può gestire le finanze con chiarezza, ridurre le attività manuali e supportare la crescita in modo ordinato. Così il team può tornare a concentrarsi su ciò che conta davvero: aiutare gli studenti a imparare, creare e prepararsi al futuro.

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