Suivez les dépenses de votre carte professionnelle en temps réel, saisissez reçus et commentaires depuis le point de vente, gérez les restrictions de chaque carte et bien plus encore sur l’application mobile Soldo.
Suivez les dépenses de votre carte professionnelle en temps réel, saisissez reçus et commentaires depuis le point de vente, gérez les restrictions de chaque carte et bien plus encore sur l’application mobile Soldo.
Les employés peuvent facilement ajouter leurs frais courants avancés au compte Soldo : vous pouvez désormais suivre et gérer toutes vos dépenses d’entreprise au même endroit. Vous pouvez également fractionner les paiements uniques en plusieurs transactions et les attribuer à différents employés. Il est simple et rapide de télécharger un rapport de remboursement par la suite, afin de savoir précisément quels employés rembourser.
Configurez des profils de politique de dépenses pour identifier les dépenses qui ne relèvent pas de la politique d’entreprise. Créez des indemnités de dépenses pour différentes catégories de dépenses (par exemple, les indemnités journalières) et décidez à quels employés elles s’appliquent. Si des transactions hors politique sont effectuées, Soldo les met automatiquement en lumière. Il est ensuite facile de télécharger un rapport qui détaille les montants de la transaction qui dépassent vos le limites instituées.
Dites adieu aux rapports de dépenses manuels. Approuvez et validez les dépenses personnelles et les paiements par carte Soldo en quelques minutes, afin de gagner du temps et de réduire les formalités administratives inutiles.
Archivez vos dépenses en toute sécurité dans une section dédiée du menu principal. Vous pouvez naviguer dans votre liste de dépenses, organisée par utilisateur, et les télécharger quand vous le souhaitez. Vous avez ainsi la garantie que les transactions ne sont pas modifiées après leur approbation et que vous ne perdez jamais la trace de ce qui a été dépensé.
La gestion des notes de frais est une sous-catégorie de la gestion des dépenses et concerne le suivi et le contrôle des dépenses des employés.
Avec nos nouvelles fonctionnalités, vous pouvez :
Tout collaborateur de l’entreprise ayant accès au compte Soldo peut utiliser les capacités de gestion des notes de frais avec des responsabilités différentes, en fonction de son profil :
Super Admin/Admin : configurer la fonctionnalité « Examen des notes de frais », accorder l’autorisation de vérifier et d’approuver les notes de frais, donner à d’autres personnes l’accès pour approuver/rejeter ou demander des informations sur les transactions, modifier les notes de frais des employés, configurer des profils de politique de dépenses, ajouter des notes de frais personnelles, configurer des catégories de notes de frais, diviser les transactions, télécharger des rapports dans différents formats et des demandes de remboursement des notes de frais au format PDF.
Comptable : visualiser et enrichir ses propres notes de frais et celles des employés, ajouter ses notes de frais personnelles, catégoriser ses notes de frais , diviser ses transactions , télécharger des rapports dans différents formats et des notes de frais au format PDF.
Responsable hiérarchique : visualiser ses propres notes de frais et celles de certains employés, enrichir ses transactions , approuver/rejeter ou demander des informations sur les transactions pour les notes de frais de certains employés, ajouter ses notes de frais personnelles, classer ses notes de frais, diviser ses transactions.
Employé : l’employé peut visualiser et enrichir ses transactions, ajouter ses notes de frais personnelles, classer ses notes de frais par catégorie et diviser ses transactions.
Voir «Comment configurer la fonctionnalité d’examen des notes de frais ? » section.
Pour ajouter une note de frais personnelle :
Si vous êtes super administrateur ou administrateur, procédez comme suit pour créer des catégories de note de frais :
Si vous êtes un super administrateur ou un administrateur, procédez comme suit pour définir un profil de politique de dépenses :
Pour diviser une seule transaction :
N’oubliez pas que les informations concernant le partage de la transaction ne seront visibles que dans les détails de la transaction et les rapports connexes, les employés ayant des montants attribués ne verront pas leur part attribuée dans la liste de leurs transactions.
Les administrateurs ou les comptables peuvent télécharger des documents PDF, prêts à être signés par l’utilisateur et l’approbateur. Une fois les notes de frais approuvées, un rapport peut être créé pour chaque utilisateur. Vous pouvez également utiliser le rapport de la plateforme comptable pour voir l’état de chaque note de frais. Téléchargez les fichiers de rapport dans différents formats dans la section « Rapports ».
Oui, ces fonctionnalités sont disponibles sur tous les marchés où nous exerçons nos activités.
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