Comment contrôler les coûts et automatiser l’administration comptable

Des déplacements à la formation, les dépenses de vos employés sont des coûts imprévisibles induits par l’exercice de leurs fonctions. Bien gérer vos dépenses vous aide à garder le contrôle et un regard averti sur la nature de ces coûts.

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Gérer les dépenses d’une entreprise n’est pas une mince affaire

Vous l’avez certainement constaté par vous-même : les services bancaires traditionnels ne sont pas vraiment adaptés au fonctionnement des entreprises. Dans certaines entreprises, le règlement des frais, la gestion des cartes de crédit professionnelles, les frais de déplacement et le remboursement des employés s’ajoutent à une longue liste de corvées financières.

La résolution de ces tâches se fait de façon séparée. Les cadres supérieurs partagent des cartes de crédit pour payer des frais courants, comme les formations. Les employés peuvent acheter de l’essence ou régler leurs repas à leurs propres frais et se faire rembourser ultérieurement. Les services de déplacement paient les frais de voyage comme les nuits d’hôtel et les vols.

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L’administration des notes de frais n’est pas une fatalité

L’absence de centralisation entraîne des frais supplémentaires, un suivi difficile des dépenses, et favorise la fraude.  Vous devez choisir : contrôler les dépenses avec des processus de validation fastidieux qui vous ralentissent, ou autoriser les employés à dépenser, au risque de provoquer  des dépenses excessives. Dans les deux cas, l’administrateur a du souci à se faire.

L’arrivée tardive des reportings  vous empêche d’évaluer les coûts pendant des semaines, voire des mois. Ensuite, la saisie et la synthèse des données vous offre une visibilité en décalé, tandis que votre équipe financière traite les dépenses et les importe dans votre système comptable. Les statistiques qui en résultent sont imprécises.

2,25 milliard d’euros perdues

C’est la somme considérable perdue chaque année en raison des déclarations de dépenses frauduleuses des employés.

45 minutes par demande

C’est le temps moyen qu’il faut aux équipes pour déposer et traiter une seule note de frais.

36 % en ont assez

Plus d’un tiers des employés pensent que leurs processus de gestion des dépenses sont dépassés.

Soldo : la solution éclairée pour gérer les dépenses de votre entreprise

Sans surprise, des milliers d’entreprises comme la vôtre se tournent désormais vers un logiciel de gestion pour simplifier leurs dépenses. Mais la plupart des systèmes de gestion des dépenses se concentrent sur le reporting, ce qui implique la saisie manuelle des données et le même manque de visibilité et de contrôle.

Soldo est différent. Notre plateforme associe des cartes de paiement Entreprise intelligentes à un système d’automatisation. Il s’agit d’une solution de gestion des dépenses professionnelles plus performante qui vous offre une visibilité et un contrôle en temps réel sur les dépenses des employés, et permet à tout le monde de gagner du temps.

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Contrôlez les dépenses grâce aux cartes prépayées

Donnez aux employés les moyens de dépenser, définissez des budgets et suivez les dépenses en temps réel, où que vous soyez.

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Automatisez l’administration des dépenses

Envoyez les transactions, les reçus et les autres données à votre logiciel de comptabilité grâce aux intégrations.

Saisissez rapidement les reçus et la TVA

Invitez les employés à photographier leurs reçus, à ajouter la TVA et les catégories sur l’application mobile Soldo.