Cotisations, déductions, calculs : tout sur les frais de repas

Soldo vous mène à travers les cotisations, indemnités et barèmes des frais de repas.


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Les frais de repas sont, comme les autres frais professionnels, des charges de caractère spécial considérées comme inhérentes à l’emploi d’un salarié. De ce fait, les frais de repas engagés pendant les horaires de travail sont considérés comme des frais professionnels qui doivent être remboursés par l’entreprise, sont exonérés de cotisations sociales et d’impôts sous certaines conditions, et sont déductibles pour le salarié.

Sous quelles conditions est-ce que les frais de repas sont remboursables et déductibles, quelles méthodes de calcul s’appliquent et quels sont les barèmes valables pour l’année en cours ? Allons découvrir cela.

Le remboursement des frais de repas par l’entreprise

L’entreprise est tenue de rembourser les frais de repas pour ses salariés dans les cas suivants :

  • Si le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail, à cause d’horaires contraignants ou dans l’impossibilité de se rendre à domicile ;
  • Si le salarié est en déplacement hors de son lieu de travail et ne peut se rendre à domicile, qu’il soit obligé de prendre son repas au restaurant ou pas.

Comme tous les autres frais professionnels, ceux-ci sont exonérés des cotisations sociales et des impôts pour l’entreprise. Néanmoins, dans les deux cas, l’administration fiscale fixe des limites aux montants d’exonération des indemnités.

Barème d’indemnités de restauration pour 2022Limites d’exonération
Indemnité de restauration sur le lieu de travail
Salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail6,80€
Indemnité de restauration en situation de déplacement
Salarié contraint de prendre son repas au restaurant19,40€
Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant9,50€

Si le salarié est éligible pour plusieurs de ces indemnités, une seule ouvre droit à déduction pour l’entreprise (la plus élevée).

Les repas d’affaires sont en revanche une exception à la règle des frais de repas. Ceux-ci n’ont pas de limite d’exonération, mais doivent avoir un caractère exceptionnel et irrégulier, et les justificatifs présentés à la comptabilité doivent contenir toutes les informations nécessaires sur le motif du repas, les personnes présentes et le montant dépensé.

Notre guide complet du calcul et remboursement des frais de déplacement contient plus d’informations sur les indemnités de déplacement professionnel, y compris sur les frais de nourriture.

Les repas déductibles pour les salariés

Lors de la déclaration de revenus faite chaque année par un professionnel, une déduction forfaitaire de 10% s’opère automatiquement. Celle-ci recouvre tous les frais professionnels engagés lors de l’exercice de l’activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise, au cours de l’année.

Cette déduction des frais recouvre donc les frais de repas, les déplacements professionnels, les potentiels frais de télétravail, de mobilité et d’autres frais divers et variés. Cependant, puisque le montant maximum de cette déduction s’élève à 12 829 euros pour les revenus de 2021, il se peut que les frais professionnels réellement encourus soient supérieurs à 10% du revenu déclaré. Dans ce cas, le salarié peut choisir une déduction par le régime des frais réels.

Afin de déduire les frais réels de la déclaration des revenus, le salarié doit pouvoir justifier tous ses frais professionnels sur toute l’année. Il n’est pas nécessaire de soumettre avec la déclaration des impôts toutes les pièces justificatives (factures, reçus et autres) mais il faut les conserver chez soi pendant trois ans – la période durant laquelle l’administration fiscale peut demander des preuves ou effectuer des redressements.

Pour le calcul des frais de repas sur la base des frais réels, le calcul se fait en prenant en compte les frais supplémentaires, c’est-à-dire les frais excédant l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture.

Quels sont les frais supplémentaires éligibles à déduction ?

Seuls les frais correspondant à la fraction dépassant le montant d’un repas pris à domicile, considérés comme frais supplémentaires, sont déductibles de l’impôt sur le revenu pour un professionnel. Le prix d’un repas à domicile est fixé chaque année par l’État par un barème publié en janvier. Pour 2022, la valeur d’un repas pris à domicile est fixée à 5,00 €.

Montant maximal, TTC déductible des frais supplémentaires de repas par jour, en 2022
Évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture5,00€
Limite d’exonération19,40€
Montant maximal deductible par jour14,40€

Les repas constituent des frais déductibles si :

  • les dépenses supplémentaires sont rendues nécessaires par l’exercice de l’activité professionnelle ;
  • la distance entre le lieu de travail et la résidence habituelle justifie le fait que le salarié mange son repas en dehors de son domicile ;
  • des justificatifs des dépenses supplémentaires sont présentes (factures, reçus, etc.).

Ces frais déductibles varient suivant les conditions suivantes : 

  • si le salarié a une option de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité, seule la différence entre la valeur d’un repas pris à domicile et du prix d’un repas à la « cantine » est reconnue comme frais déductible ;
  • si le salarié n’a pas d’option de restauration collective à proximité, ou sur son lieu de travail, les frais déductibles sont limités à 14,4€ en 2022, donc la différence entre un repas pris à domicile et la limite d’exonération par jour – au-delà de ce montant, la dépense est considérée d’ordre personnel.

Cependant, si le salarié bénéficie des tickets-restaurants, il doit soustraire la somme financée par l’employeur lors de la déclaration de revenus, peu importe le mode de restauration. Il doit en général prendre compte de tous les remboursements effectués par l’employeur lors de sa déclaration de revenus.

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Foire Aux Questions

Les frais de repas sont-ils déductibles ?

Oui, si les dépenses engagées sont rendues nécessaires par l’exercice de l’activité professionnelle, si elles sont justifiées par l’éloignement du domicile du lieu de travail, et si elles peuvent être justifiées (par une facture de restaurant par exemple).

Quelle est la valeur maximale déductible des frais de repas par jour en 2022 ?

La valeur d’un repas pris à domicile est fixée à 5,00 € pour 2022, avec une limite d’exonération fixée à 19,40€. Les frais supplémentaires déductibles ne peuvent donc pas dépasser 14,40€ par jour.

Les frais de repas des salariés sont-ils exonérés des cotisations sociales ? 

Oui, si les frais engagés n’excèdent pas les limites d’exonération fixées par l’administration fiscale. Les limites varient suivant les circonstances, et l’entreprise peut rembourser des montants plus élevés, mais le montant excédant ne sera pas exclu d’impôts.

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