Dépenses d’un projet ou d’une équipe

Facilitez les dépenses partagées De vos projets

Si certaines dépenses peuvent facilement être attribuées à une seule personne, dans de nombreux cas, des groupes, équipes ou services doivent effectuer des achats communs, parfois dans des lieux et des devises différents. Ils doivent, par exemple, acheter des équipements, souscrire à des abonnements ou des logiciels, ou faire des dépenses pour le marketing ou des projets de construction. Ces achats communs peuvent être difficiles à gérer, à classer et à rapprocher sans qu’un nom individuel puisse y être associé.

Les fonctionnalités uniques de Soldo permettent de gérer rapidement et facilement des configurations de dépenses complexes où plusieurs collaborateurs doivent effectuer divers paiements.

remote working man

Halte à la saisie manuelle de vos dépenses

De nombreuses entreprises utilisent encore des processus manuels pour gérer leurs dépenses communes. Demander aux employés de payer de leur poche, d’utiliser certaines cartes de crédit ou de puiser dans la petite caisse créent un certain nombre de problèmes.

Lorsqu’on demande aux employés d’utiliser leur propre argent et de demander leurs remboursements à l’aide de formulaires, ils s’embourbent dans des tâches administratives inutiles. L’attribution de paiements à une carte individuelle entraîne souvent l’interruption de services et campagnes essentiels lorsque les employés changent d’emploi ou que leur carte expire. Et lorsque les équipes s’échangent les numéros de cartes de crédit pour assurer leurs missions quotidiennes, il devient difficile de savoir qui a dépensé quoi et où…

Si l’on ajoute à cela différents types de dépenses, plusieurs bureaux, des employés travaillant hors site et des budgets variés, les dépenses partagées deviennent encore plus complexes.

Les dépenses partagées représentent un défi unique : les personnes travaillent ensemble dans des configurations changeantes et effectuent des achats qui doivent être catégorisés. Lescollaborateurs de différentes équipes ou bureaux peuvent effectuer des achats communs dans un certain groupe une semaine, et dans un autre groupe la semaine suivante. Ils peuvent effectuer des achats partagés au sein d’un service, d’un projet ou de différentes équipes, tout en même temps. Et souvent, ils ont besoin d’argent instantanément lorsqu’ils travaillent à la maison ou sur un autre site. Cela signifie que les entreprises ont besoin de systèmes de dépenses flexibles qui reflètent le fonctionnement réel des entreprises modernes.

Soldo prend en charge les dépenses partagées

La gestion des dépenses qui ne peuvent pas être attribuées à une seule personne nécessite de la flexibilité.

Facilitez les dépenses partagées Organisez vos dépenses Gardez un œil sur chaque paiement Gardez un contrôle total

Facilitez les dépenses partagées

Oubliez les numéros de cartes qu’on se partage.

  • Les cartes d’entreprise Soldo peuvent être assignées à toute une équipe ou à un service spécifique. C’est l’idéal lorsque vous avez plusieurs personnes qui partage un budget commun, des équipes qui changent régulièrement ou encore des sous-traitants rattachés à un même projet.

Utilisez nos cartes virtuelles pour que les équipes puissent faire leurs achats dans la minute, même lorsqu’elles sont hors site.

  • Celles-ci peuvent également couvrir les paiements récurrents comme les abonnements logiciels et les publicités en ligne.
  • Créez des cartes pour chaque fournisseur plutôt que par salarié pour éviter les dépenses en silo. Vous évitez ainsi les tracas lors du départ d’un employé par exemple.

Organisez vos dépenses

Même si vous utilisezplusieurs plateformes de gestion des dépenses, toutes vos dépenses proviennent d’un pot commun. Cela peut :

  • Créer des conflits dans les équipes concernant l’argent disponible.
  • Rendre impossible la mise de fonds de côté pour certaines équipes ou achats spécifiques.

Soldo fonctionne différemment. Avec Soldo, vous :

  • Organisez vos fonds dans différents portefeuilles pour les différents sites, services, équipes et projets de votre organisation.
  • Donnez accès aux cartes aux bonnes personnes pour que chacun ait toujours l’argent dont il a besoin. Des dépenses plus faciles pour eux, une gestion du budget plus facile pour vous.

Gardez un œil sur chaque paiement

Les automatisations uniques de Soldo, comme les marquages automatiques, réduisent les heures de travail administratif. Par exemple, les achats effectués par votre bureau français peuvent être associés au pays, et les paiements effectués par l’équipe de vente peuvent être attribués à la catégorie « divertissement ».

Grâce à la fonctionnalité « groupes », les transactions sont automatiquement associées au groupe qui les a effectuées. Ainsi, les rapports, les rapprochements et les prévisions sont faciles.

Vos autorisations utilisateur sont entièrement personnalisables : les managers ou les administrateurs peuvent se voir déléguer des responsabilités sur certains groupes ou cartes spécifiques pour accélérer les validations.

Notre plateforme a été conçue afin de s’intégrer à un écosystème plus large. Elle fonctionne donc avec les principales plateformes comptables et vous permet de synchroniser les données en quelques secondes et ainsi réduire les tracas à la fin du mois.

Gardez un contrôle total

Avec Soldo, vous décidez avec précision des montants dépensés.

  • Définissez des règles et des limites de dépenses granulaires et créez des portefeuilles et des cartes à devises multiples.
  • Limitez les cartes à des achats, projets ou voyages spécifiques ou créez des limites de dépenses quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou personnalisées.
  • Avec des cartes physiques ou virtuelles, vous avez la possibilité de couvrir les achats en ligne et en personne.

Tous les outils dont vous avez besoin pour administrer chaque paiement

Les cartes intelligentes, l’application pour les employés, la console web et les intégrations comptables de Soldo offrent un contrôle complet, une visibilité totale et des informations en temps réel

Facilitez les dépenses de vos équipes sans contraintes administratives

Oubliez la petite caisse, les remboursements et les cartes de crédit.

Favorisez les dépenses partagées

Délivrez des cartes d’entreprise pouvant être utilisées pour des projets, des services ou des équipes. Facilitez les dépenses des groupes de projets sans les risques liés au partage de cartes de crédit. Définissez des règles et des limites et gardez le contrôle des dépenses.

Découvrez-en plus

Couvrez toutes les éventualités

Créez instantanément des cartes virtuelles temporaires pour couvrir toutes sortes d’achats ponctuels. Vous pouvez également mettre en place des paiements récurrents à l’aide de cartes virtuelles, tels que ceux touchant aux abonnements ou publicités en ligne, et ainsi assurer le bon fonctionnement de vos services et de vos campagnes.

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Favorisez les dépenses partagées

Délivrez des cartes d’entreprise pouvant être utilisées pour des projets, des services ou des équipes. Facilitez les dépenses des groupes de projets sans les risques liés au partage de cartes de crédit. Définissez des règles et des limites et gardez le contrôle des dépenses.

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Couvrez toutes les éventualités

Créez instantanément des cartes virtuelles temporaires pour couvrir toutes sortes d’achats ponctuels. Vous pouvez également mettre en place des paiements récurrents à l’aide de cartes virtuelles, tels que ceux touchant aux abonnements ou publicités en ligne, et ainsi assurer le bon fonctionnement de vos services et de vos campagnes.

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Obtenez un suivi en temps réel sur chaque paiement avec votre console web Soldo

Gérez chaque paiement sans contrainte administrative Configurez votre compte en fonction de vos dépenses, puis tirez facilement le meilleur parti des fonctions automatisées.

Organisez vos dépenses

Créez des cartes pour les équipes, les projets et les services, dotez-les de portefeuilles et permettez-leur d’accéder à des fonds dédiés ou partagés. Définissez des limites de dépenses avancées pour chacun.

Découvrez-en plus

Personnalisez votre processus d’approbation

Continuez de travailler et évitez de vous mettre en retard lorsque quelqu’un demande une carte virtuelle temporaire. Déléguez les approbations aux chefs d’équipe ou aux administrateurs afin que les notifications parviennent aux bonnes personnes au bon moment.

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Gagnez du temps grâce à l’automatisation

Classez automatiquement les dépenses et réduisez les heures d’administration. Appliquez instantanément les données de dépenses granulaires aux transactions, de leur localisation à leur type, pour faciliter le rapprochement et la rédaction des rapports.

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Remplacez les formulaires de dépenses fastidieux par une application simple

Assurez-vous que les équipes financières disposent toujours d’informations complètes sur les transactions, y compris la TVA, en saisissant les données sur les dépenses au moment de l’achat.

Saisissez les données de dépenses en quelques clics Facilitez la gestion des dépenses par les utilisateurs Examinez et approuvez les dépenses

Saisissez les données de dépenses en quelques clics

Remplacez les formulaires de dépenses, les reçus égarés et les rapprochements chronophages. Les utilisateurs utilisent l’application en toute simplicité pour prendre des photos de leurs reçus, et ajouter toutes les informations relatives à la TVA et à leurs achats.

Facilitez la gestion des dépenses par les utilisateurs

Avec l’application Soldo, les utilisateurs peuvent accéder aux informations du compte, vérifier leurs soldes ou leurs codes PIN, où qu’ils se trouvent.

Examinez et approuvez les dépenses

Intégrez vos notes de frais dans Soldo, validez et approuvez facilement les achats effectués avec les cartes Soldo par vos employés et vos équipes.

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Nos intégrations comptables réduisent le temps passé sur la comptabilité

Dites adieu à la paperasserie de fin de mois et exportez des données complètes sur les dépenses de l’entreprise vers votre plateforme comptable en quelques minutes.

Utilisez Soldo avec votre logiciel de comptabilité

Synchronisez Soldo avec Xero, QuickBooks, NetSuite, Sage, en quelques clics. Vous utilisez une autre plateforme ? Il suffit d’exporter les données via CSV.

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Trouvons l’abonnement parfait pour vous

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Pour contrôler les fonds et gérer les dépenses de l’entreprise avec flexibilité.

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Pour les besoins plus complexes avec un contrôle et une visibilité accrus et des portefeuilles multi-devises.

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