Quelles stratégies pour un suivi des dépenses professionnelles efficace ?

Avec Soldo, suivez les dépenses de vos équipes en temps réel grâce à nos solutions de gestion intelligentes qui s’adaptent à votre business.

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Les processus traditionnels n’arrivent plus à suivre les besoins des entreprises en croissance

L’automatisation de votre comptabilité est l’unique solution

73% jugent la compta incertaine

Près des trois quarts des participants à une enquête de MHR ont déclaré douter de l’exactitude des données comptables de fin de mois.

70% de temps perdu

La majorité des entreprises perd entre un jour et deux semaines par mois à cause de l’administration du suivi des dépenses.

30 jours de traitement

En moyenne, une entreprise a besoin de 30 jours pour traiter une dépense. Avant cela, elle n’a aucune visibilité sur ses coûts.

Gérer les dépenses d’une entreprise est un des défis les plus communs et les plus conséquents auxquels peuvent faire face les dirigeants financiers et comptables. La gestion de budget qui assure que les sorties d’argent sont inférieures aux recettes est essentielle pour la bonne opération d’une entreprise, peu importe sa taille ou ses effectifs.

Selon une enquête de Grand Thornton & Micropole, sur les 300 DAF interrogés, 50% déclarent que le cash management, pour ainsi dire la gestion de la trésorerie, est une priorité pour améliorer la performance de l’entreprise dans l’année qui vient.

Mais comment faire face aux différents imprévus et aux demandes d’achat des salariés et de l’exercice de l’activité professionnelle ? Heureusement, il existe de nombreux procédés, tactiques et solutions qui peuvent être mis en place afin de faciliter le suivi des dépenses, ce qui permet par conséquent de mieux les gérer.

Quelles sont les différentes catégories de dépenses professionnelles ?

L’engagement de dépenses trop élevées peut nettement affecter le seuil de rentabilité de votre entreprise. Afin de pouvoir suivre les dépenses de manière adéquate et avoir une vue claire sur les flux d’argent, il faut bien distinguer les différentes catégories de dépenses.

Que représentent les dépenses fixes ?

Les dépenses fixes dans votre entreprise sont celles qui ne changent pas de mois en mois, peu importe le degré d’activité. Ce sont les dépenses que vous pouvez le plus facilement suivre et planifier, puisqu’à priori elles ne devraient pas présenter d’inattendus. Les dépenses fixes sont souvent des dépenses indirectes également, puisqu’elles ne sont pas associées à la création d’un produit ou la prestation d’un service. Il s’agit le plus souvent de dépenses courantes qui sont à refaire régulièrement.

Parmi les dépenses fixes figurent le plus fréquemment :

  • les loyers, bails ou autres coûts immobiliers ;
  • les assurances ;
  • les abonnements téléphoniques, internet ou autres ;
  • les salaires fixes des employés en CDI par exemple ;
  • les frais d’entretien des locaux.

Ces dépenses sont simples à budgéter dans un premier temps et vous n’avez pas à les suivre de très près. Néanmoins, vous pouvez toujours veiller à les réduire en cherchant de meilleures offres sur le marché ou en négociant de meilleurs prix avec votre propriétaire ou vos fournisseurs.

Quelles sont les dépenses variables ?

Les dépenses variables, comme leur nom l’indique, sont celles qui peuvent changer suivant le degré d’activité de l’entreprise ou même la période de l’année.

Elles peuvent inclure :

  • les frais de matériels ;
  • les frais d’électricité ;
  • les frais de déplacement ;
  • les frais de repas ;
  • les frais d’hébergement ;
  • les frais de logistique ;
  • les frais de transport des marchandises ;
  • les salaires des stagiaires ou travailleurs saisonniers ;
  • les frais bancaires ;
  • les frais publicitaires ;
  • les fournitures et petit équipement ;
  • et toute autre dépense variable liée à l’exercice de l’activité professionnelle.

L’engagement des dépenses variables dépend énormément des besoins de l’entreprise à chaque moment, ainsi que des équipes. Chaque secteur aura besoin de ses propres ressources et matériaux et effectuera des achats et dépenses en fonction des limites qui lui sont accordées.

Le suivi des dépenses est essentiel pour les dépenses variables, et dépend donc énormément d’une bonne connaissance des besoins de l’entreprise et de la mise en place d’une politique des dépenses exhaustive, claire et bien structurée.

Quelles sont les dépenses variables ?

Les dépenses variables, comme leur nom l’indique, sont celles qui peuvent changer suivant le degré d’activité de l’entreprise ou même la période de l’année.

Elles peuvent inclure :

  • Les frais de matériels ;
  • less frais d’électricité ;
  • les frais de déplacement ;
  • les frais de repas ;
  • les frais d’hébergement ;
  • les frais de logistique ;
  • les frais de transport des marchandises ;
  • les salaires des stagiaires ou travailleurs saisonniers ;
  • les frais bancaires ;
  • les frais publicitaires ;
  • les fournitures et petit équipement ;
  • et toute autre dépense variable liée à l’exercice de l’activité professionnelle.

L’engagement des dépenses variables dépend énormément des besoins de l’entreprise à chaque moment, ainsi que des équipes. Chaque secteur aura besoin de ses propres ressources et matériaux et effectuera des achats et dépenses en fonction des limites qui lui sont accordées.

Le suivi des dépenses est essentiel pour les dépenses variables, et dépend donc énormément d’une bonne connaissance des besoins de l’entreprise et de la mise en place d’une politique des dépenses exhaustive, claire et bien structurée.

Comment créer une bonne politique des dépenses ?

Une bonne politique des dépenses est essentielle pour éviter les dérapages dans votre entreprise. Avant d’en créer une, établissez un historique des dépenses et une analyse qui vous permettra d’identifier les dépenses qui devraient être réduites, mais également celles qui sont justifiées et méritent un budget alloué plus élevé.

Pour être efficace, une politique des dépenses doit :

  • être appliquée uniformément à travers toute l’organisation et par tous les employés ;
  • être claire, précise et reposer sur des fondements réels – il s’agit donc de baser cette politique sur les besoins de l’activité professionnelle ;
  • être adaptée suivant les différentes catégories de dépenses, les différents postes au sein de l’entreprise et les différentes équipes – tous les achats ne se valent pas et tous les membres de l’entreprise ne peuvent dépenser de la même manière ;
  • établir les budgets, plafonds et contraintes pour chaque catégorie ;
  • être communiquée de manière à ce que tous savent non seulement quelle est la politique des dépenses mais également quel est le budget alloué pour quel type de dépense ;
  • être assez flexible pour permettre des dépenses supplémentaires inattendues mais sans lesquelles l’activité professionnelle pourrait souffrir des pertes ;
  • recouvrir les frais d’hébergement, de transport, de déplacement, de repas et cadeaux d’affaires, d’achat de matériel, l’utilisation des cartes de paiement et toutes les autres dépenses relatives à l’activité professionnelle exercée et au travail des employés ;
  • inclure un système de suivi qui veille à ce qu’elle soit respectée.

La politique des dépenses est le facteur principal qui pourra permettre à votre entreprise de faire des économies et éviter les excès. Les autres outils utilisés pour le suivi des dépenses reposeront principalement sur le respect des règles établies par celle-ci.

Comment assurer le suivi des différentes dépenses d’entreprise ?

Un suivi des dépenses d’entreprise en temps réel est évidemment la solution idéale pour gérer les coûts. Ceci dit, il s’agit également d’une solution qui est quasi-impossible à mettre en pratique, même dans les petites entreprises.

La gestion des dépenses classique est coûteuse et lente, et le traitement des notes de frais, factures et reçus prend énormément de temps à la comptabilité comme aux salariés. Pour certains types de dépenses, les employés avancent leurs propres fonds pour se faire ensuite rembourser, et parfois, avec la lenteur des communications et des procédés, il peut s’écouler des mois avant qu’une dépense ne soit réellement enregistrée.

Le suivi en temps réel est donc loin d’être réalisé, en plus de quoi l’équipe comptable passe une grande partie de son temps à enregistrer des factures et s’occuper de remboursements. La vérification des factures est également une tâche chronophage mais nécessaire afin d’éviter la fraude et les dérapages budgétaires.

Les deux approches les plus courantes pour le suivi des dépenses

Deux courants opposés existent en ce qui concerne l’approche à prendre pour le suivi des dépenses:

  • des contrôles stricts sont mis en place qui permettent aux services comptables et financiers de vérifier chaque dépense, ce qui ralentit les paiements ainsi que les remboursements mais diminue les gaspillages – cette option prend également beaucoup de temps aux services financiers eux-mêmes, et ne donne pas beaucoup de liberté aux salariés ;
  • une liberté et flexibilité plus élevée est octroyée aux salariés, leur permettant d’effectuer des achats et dépenses à leur propre discrétion, ce qui rend l’exercice de l’activité professionnelle plus facile mais empêche d’avoir une vue en temps réel des dépenses et engage certains risques budgétaires.

Des solutions variées existent pour trouver un juste milieu entre ces deux extrêmes, ou éviter de devoir faire un choix entre les deux.

Bien identifier les étapes d’engagement des dépenses

Suivant l’entreprise, sa taille et son secteur d’activité, les cycles d’engagement des dépenses peuvent varier énormément. Il est important d’identifier les différentes étapes de ces engagements afin de pouvoir anticiper et planifier les dépenses et les sorties d’argent.

Il existe de nombreuses approches consistant à décider de l’engagement d’une dépense, qui dépendent souvent du type de bien recherché et du montant de la dépense. Pour les grands achats, il peut être important de procéder à un processus d’appel d’offres. Pour les dépenses mensuelles plus simples par exemple, jusqu’à un certain montant, la discrétion de l’acheteur peut s’exercer. Ce sont encore des critères à inclure dans la politique des dépenses de l’entreprise.

Les étapes peuvent inclure :

  • une demande d’achat, qui n’engage en rien l’entreprise jusqu’à ce qu’un contrat n’est signé ou l’achat effectué ;
  • une commande ou un contrat, incluant la date de paiement prévisionnelle et le montant ;
  • la réception du bien, service ou produit, rendant la dépense certaine ;
  • le paiement des factures.

Chaque étape représente un moment où la direction financière peut être avertie de la dépense en cours, et peut prendre une décision s’il y a besoin de signaler un dérapage. La direction des achats, si elle existe dans l’entreprise, s’en sert également pour savoir mieux négocier avec les fournisseurs, centraliser certaines dépenses, optimiser la gestion ou sécuriser les chaînes d’approvisionnement.

L’importance est de connaître les besoins de chaque secteur, l’historique des achats et les habitudes, afin de pouvoir établir un budget clair et précis. Ce budget, ainsi qu’une bonne connaissance du cycle d’engagement des dépenses, permettra non seulement de mieux surveiller les dépenses mais également de mieux les anticiper et par la suite trouver les endroits où il est possible de réduire les coûts.

Explorer de nouvelles solutions numériques

La dématérialisation comptable, l’avènement des néobanques et comptes bancaires en ligne, ont entre autre apporté de nombreuses nouvelles solutions financières et de gestion des dépenses dont peuvent profiter les entreprises, peu importe leur taille.

En plus des nombreux logiciels comptables qui peuvent vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur votre chiffre d’affaires, il existe de plus en plus de services qui visent précisément à faciliter le suivi et la gestion des dépenses. Ceux-ci peuvent vous assurer un traitement automatique des notes de frais, factures et reçus, effectuer des analyses à votre place et permettre d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur toutes les dépenses.

Si vous cherchez une application ou un partenaire digital pour mieux gérer les dépenses de votre entreprise, veillez à prendre en compte les critères suivant dans votre recherche :

  • La plateforme s’intègre-t-elle avec votre logiciel comptable ?
  • Aurez-vous un service client dédié qui vous accompagnera dans vos démarches et répondra à toutes vos questions ?
  • Le service offre-t-il un suivi des dépenses en temps réel ou faut-il prendre en compte certains délais ?
  • La plateforme, le logiciel ou l’application offrent-ils une sécurité informatique adéquate et peuvent-ils protéger vos données ?
  • Pouvez-vous approuver des dépenses et effectuer des réconciliations à distance et sans papier ?
  • Le service offre-t-il des solutions dont peuvent se servir également les salariés ?
  • Quels services additionnels sont offerts? Cartes de paiement, terminaux de paiement, aide comptable, application mobile, etc.

Avant de vous lancer dans vos recherches, il faut bien décider des priorités de votre entreprise et des services dont vous aurez besoin. Tous les services de gestion des dépenses ne se valent pas !

Soldo s’occupe du suivi des dépenses de votre équipe à votre place

Avec Soldo, oubliez les notes de frais, le traitement des factures et des reçus, les tâches administratives laborieuses et le chaos comptable. La plateforme de Soldo s’allie à votre compte bancaire d’entreprise et s’intègre à votre logiciel comptable afin d’offrir des solutions intelligentes de gestion des dépenses.

Avec Soldo vous pouvez :

  • octroyer une carte à chaque salarié ou à chaque département, et fixer vous-même les budgets et plafonds de la carte et créer des règles de dépenses ;
  • suivre les dépenses en temps réel depuis l’interface web, au fur et à mesure que des achats ou paiements sont effectués ;
  • approuver des achats par un simple clic, instantanément ;
  • éviter d’avancer des sommes importantes à vos salariés, ou de les laisser utiliser des cartes affaires liées directement au compte bancaire de l’entreprise ;
  • éviter les pertes liées à la fraude ou au vol ;
  • alléger le travail de votre service comptable qui n’aura plus à effectuer des tâches administratives laborieuses chaque jour, pour mieux se concentrer sur un travail plus important et gagner en productivité.

De surcroît, avec les cartes de paiement et l’appli mobile Soldo, vos salariés prennent en photo leurs reçus et factures au moment même de l’achat pour un traitement automatique et immédiat.

Vous n’aurez plus à vous inquiéter des dépenses de votre entreprise, Soldo assure leur suivi en temps réel et en toute simplicité.

Découvrez tout l’offre Soldo ici. 

Des fonctionnalités avancées plus performantes que celles des cartes classiques

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Enregistrez les reçus et la TVA à la caisse

Grâce à l’application mobile Soldo, vos employés pourront prendre en photo les reçus et indiquer la TVA, les catégories, etc.

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Cartes Mastercard® prépayées

Commandez des cartes physiques ou virtuelles pour tous vos employés, services ou sites en quelques clics.

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Console web et application mobile

Consultez les dépenses en temps réel sur la console web. Visualisez les soldes, enregistrez les reçus et gérez les cartes sur l’application pour employés.

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Transactions gratuites et illimitées

Les cartes Mastercard® Soldo n’imposent aucun frais sur les transactions nationales et nos frais de change sont fixés à 1 % seulement.

Gérez vos dépenses grâce à des cartes prépayées

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Automatisez la gestion des frais

Transférez vos transactions, reçus et autres données directement vers votre logiciel de comptabilité grâce à des intégrations intelligentes.

Ce que nos clients disent de Soldo

“Soldo nous a permis de changer de cartes de crédit professionnelles, de supprimer le fonds de caisse et de réduire le nombre de demandes de remboursement. Ce système unique remplace les procédures qu’on avait l’habitude de faire à la main, réduisant notre charge de travail.”

Karen Green
Directrice des opérations chez Titans Group

Lorsque nous sommes passés à Soldo, nous avons vite constaté une plus grande rapidité et efficacité. Le sentiment de sécurité est réel, et nous faisons davantage confiance à Soldo qu’à une carte de crédit professionnelle traditionnelle.

Mark Taylor
Directeur financier chez Plymouth College of Art

Avec Soldo, suivez vos dépenses d’entreprise en temps réel

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Le suivi des dépenses digital

Notre plateforme s’intègre à votre logiciel comptable et notre appli mobile accompagne vos salariés dans tous leurs achats, vous permettant d’avoir une vue d’ensemble sur les dépenses à tout moment. 

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Plus d’autonomie pour vos salariés

Avec les cartes de paiement Soldo, chaque employé peut avoir sa carte, pour laquelle vous fixez vous-même les budgets et les plafonds. Finis les dérapages budgétaires. 

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Plus de risques de perte, fraude ou vols avec les cartes de paiement Soldo qui ne sont pas liées à votre compte bancaire. De surcroît, vous pouvez approuver les achats à distance en un clic !

Foire Aux Questions

Comment effectuer un suivi des dépenses en entreprise ?

Il existe plusieurs méthodes pour suivre les dépenses de votre entreprise : vous pouvez exercer un contrôle rigide sur les budgets et ne permettre aux salariés de dépenser que des sommes approuvées au préalable, ce qui peut rendre l’exercice de l’activité professionnelle un peu plus compliqué. Vous pouvez par ailleurs établir des politiques budgétaires claires et fixées assez en avance pour éviter les dérapages, mais là également vous pouvez faire face à des difficultés opérationnelles. Un logiciel de suivi des dépenses et une variété d’outils digitaux permettent un suivi en temps réel et peuvent donc éviter les dérapages de manière efficace s’ils sont mis en place en parallèle à une politique budgétaire sensible.

Quelle est la différence entre les dépenses fixes et les dépenses variables ?

Les dépenses fixes sont celles qui ne changent pas de mois en mois, peu importe le niveau d’activité de l’entreprise. Il s’agit de dépenses comme le loyer, la plupart des salaires fixes, les frais d’entretien des locaux, etc.

En revanche, les dépenses variables changent de mois en mois et sont celles que vous devez suivre avec plus d’attention afin d’éviter les dérapages budgétaires. Il peut s’agir de dépenses comme l’achat de stocks et matières premières, les salaires des employés saisonniers, les fournitures et dépenses logistiques.

Comment établir une bonne politique des dépenses ?

Avant d’établir votre politique de dépenses, assurez-vous de bien connaître les besoins de votre entreprise et de vos salariés. Il faudrait également bien évaluer l’historique des dépenses, afin de faire une analyse judicieuse et voir où sont les gaspillages et où les dépenses sont réellement nécessaires.

Vous devez ensuite établir des catégories précises avec des règles bien précises. Ces catégories peuvent varier en fonction du secteur ou du niveau de l’employé dans votre entreprise mais veillez à ce que les règles soient bien respectées par tous.

Des exemples de règles dans une politique peuvent être des règles concernant le montant maximum à dépenser pour une nuit d’hôtel lors d’un voyage d’affaires, la catégorie de téléphone mobile mis à disposition d’un dirigeant, le budget pour les repas d’affaires alloué par individu suivant le poste, etc.

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