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Que faut-il savoir sur le remboursement des frais de transport ?
Le remboursement des frais de transport est plus facile que jamais: Soldo simplifie la gestion des dépenses pros et vous guide à travers leur remboursement.
Les frais de transport engagés par les salariés ou dirigeants d’une entreprise peuvent être assez élevés, et peu importe l’activité exercée forment assez souvent une partie importante des dépenses professionnelles.
L’administration fiscale prévoit plusieurs catégories de frais qui doivent être remboursés par l’entreprise, sous certaines conditions et en remplissant certains critères, prenant en compte les distances, les types d’abonnements, les moyens de transport choisis et leur durabilité, ainsi que des contraintes extérieures qui peuvent jouer un rôle dans le choix du mode de transport.
Allons voir cela de plus près.
Que sont les frais de transport ?
Comme tous les autres frais professionnels, les frais de transport sont engagés par un employé ou le dirigeant d’une entreprise dans l’exercice de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Cela inclut également les trajets depuis la résidence habituelle du salarié à son lieu de travail, et vice versa. Par contre, la déductibilité de ces frais varie suivant le moyen de transport utilisé et d’autres critères divers et variés.
L’administration fiscale reconnaît deux types de frais de transport qui ouvrent droit à un remboursement pour le salarié, et des obligations pour l’employeur. Il s’agit du trajet du domicile au lieu de travail, et de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Dans les deux cas, diverses conditions doivent être remplies et différentes exceptions existent.
Le trajet depuis le domicile au lieu de travail
L’article L3261-2 du code du travail indique que chaque employeur, peu importe la taille de l’entreprise, a pour obligation de participer aux abonnements souscrits par ses salariés pour leurs moyens de transports choisis afin de se rendre au travail depuis leurs domiciles.
La loi insiste sur le remboursement des titres de transports qui font partie des catégories suivantes :
- tout abonnement illimité émis par la SNCF, ou une entreprise ou régie de transport public, qu’il soit hebdomadaire, mensuel, annuel ou autre ;
- tout abonnement limité, hebdomadaire, mensuel ou annuel émis par la SNCF, la RATP ou autre entreprise ou régie de transports publics ;
- un abonnement à un service de location de vélos public.
Dans les trois cas, il est important de savoir que l’obligation de remboursement ne s’applique que pour les abonnements qui comprennent plus qu’un trajet – les billets à trajet unique ne sont pas admis.
Les modalités de la prise en charge obligatoire des frais de transport
Le code du travail indique que la prise en charge des frais est obligatoire à 50% du montant du titre de transport, et ce pour le trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail, en 2e classe. Cependant, si le salarié doit prendre plusieurs modes de transports, l’employeur doit bien rembourser 50% de l’intégralité des titres de transports utilisés pour toutes les étapes du trajet.
Cette prise en charge est exclue des cotisations et contributions sociales pour l’employeur, mais doit bien figurer sur la fiche de paie du salarié. Elle est cumulable avec le versement du forfait de mobilités durables, mais dans la limite de 600€ par an et par salarié.
Il est également bon à savoir que :
- la notion de résidence habituelle s’applique, c’est à dire que l’employeur n’est pas tenu de rembourser le trajet qu’un salarié effectue pour se rendre en maison de campagne le weekend par exemple ;
- les salariés à temps partiel qui travaillent à mi-temps ou plus sont remboursés de la même manière que les salariés à temps complet ;
- les salariés à temps partiel qui travaillent à moins que mi-temps sont remboursés au prorata du nombre d’heures travaillées, par un calcul que l’URSSAF explique ici ;
- l’éloignement du domicile habituel résultant d’une convenance personnelle n’a pas d’impact sur le taux de remboursement, celui-ci reste à 50% ;
- si l’employeur choisi de rembourser l’intégralité des titres de transport achetés, le montant au-delà de 50% peut être exclu des cotisations sociales dans la limite des frais réellement engagés.
Le remboursement s’effectue chaque mois, même pour les abonnements annuels. Les salariés doivent remettre ou montrer leur titre de transport à l’entreprise, qui est tenue de rembourser le montant dû au plus tard à la fin du mois suivant la validité du titre.
Les options facultatives de prise en charge des frais de transport personnel
L’employeur peut décider de verser des primes de transport à ses salariés qui vont au-delà des obligations fixées par le code de travail.
Par un accord préalable d’entreprise ou une décision unilatérale, l’employeur peut choisir d’indemniser tous ses salariés en remboursant leurs frais de transports individuels. Le remboursement peut couvrir tout ou partie des coûts de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, mais doit bien bénéficier de la même manière à tous les salariés de l’entreprise, suivant les mêmes modalités et en fonction de la distance du domicile au lieu de travail.
D’autre part, s’il le souhaite, l’employeur peut verser des indemnités kilométriques calculées à l’aide du barème de l’administration fiscale.
Le forfait mobilités durables permet également aux entreprises de prendre en charge les frais de trajet encourus par les salariés dont le moyen de transport figure parmi les suivants :
- vélo ;
- covoiturage ;
- transports publics exclus de la prise en charge obligatoire ;
- autres services de mobilité partagée.
Comme nous l’avons déjà indiqué, le forfait mobilités durables est cumulable avec la prise en charge obligatoire des titres de transports dans la limite de 600€ par an et par salarié. Les salariés doivent présenter des justificatifs afin de bénéficier du forfait mobilités durables, et ceux-ci peuvent prendre la forme d’une attestation sur l’honneur.
L’utilisation du véhicule personnel lors du trajet domicile-travail
L’utilisation du véhicule personnel pour se rendre au travail depuis son domicile habituel n’est en règle générale pas remboursable en tant que frais professionnel, c’est à dire que le remboursement n’est pas exclu des cotisations et contributions sociales pour l’entreprise.
Cependant, dans le cas où le besoin de prendre un véhicule personnel pour se rendre au travail ne relève pas d’une convenance personnelle mais d’une contrainte due à des difficultés d’horaires, d’éloignement ou de l’inexistence de transports en commun, les frais de transport engagés sont considérés comme frais professionnels et peuvent être remboursés comme tels.
Le remboursement se fait par indemnités kilométriques, et pour que celui-ci soit déductible, il incombe à l’employeur d’apporter des justificatifs relatifs :
- à la distance entre le domicile du salarié et le lieu de travail ;
- au moyen de transport utilisé ;
- à la puissance fiscale du véhicule ;
- au nombre de trajets effectués ;
- au fait que la nécessité de prendre un véhicule personnel ne relève pas de la convenance personnelle du salarié.
Il existe d’autres cas où les indemnités kilométriques sont remboursables comme frais professionnels, et ce lorsque le salarié est obligé de se servir de son véhicule personnel pour exercer son activité professionnelle.
L’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles
En plus du remboursement obligatoire des titres de transports publics, suivant des conditions précises fixées par l’administration fiscale, l’entreprise doit également couvrir certains des frais encourus par le salarié lors de l’utilisation d’autres moyens de transport.
Si, dans l’exercice de son activité professionnelle, un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, l’employeur est tenu de lui rembourser ses frais.
Ceux-ci sont calculés suivant un barème kilométrique établi par l’État chaque année, grâce auquel sont établies les indemnités kilométriques qui reviennent au salarié. Les indemnités sont calculées en fonction de la puissance fiscale du véhicule ainsi que du nombre de kilomètres parcourus au cours de l’année dans le cadre de l’activité professionnelle.
Le barème kilométrique prend en compte non seulement les dépenses de carburant, mais également celles de l’achat des pneumatiques, des primes d’assurance, ainsi que le coût de l’entretien et des réparations du véhicule et sa dépréciation. Il existe différents barèmes pour les voitures, les cyclomoteurs et les motos. Une majoration de 20% s’applique pour les véhicules électriques.
Pour en savoir plus, consultez le guide de Soldo sur le calcul des indemnités kilométriques.
Pour que l’indemnité versée par l’entreprise au salarié soit exonérée de cotisations sociales pour l’entreprise, les critères suivants doivent être remplis :
- l’employeur doit pouvoir justifier des motifs des déplacements professionnels effectués et de leur réalité ;
- une seule personne dans un même véhicule peut bénéficier de l’indemnité, donc en général le propriétaire du véhicule ou la personne qui conduit ;
- le véhicule ne peut être immatriculé au nom de l’entreprise.
Pour le salarié, les indemnités kilométriques versées sont déductibles de l’impôt sur le revenu.
Cependant, l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles peut être difficile pour le salarié qui a souvent à avancer ses propres fonds puis attendre de longues périodes avant de se faire rembourser par l’entreprise. Des cartes carburant mises à disposition des employés ainsi que d’autres solutions intelligentes peuvent rendre la situation plus facile pour les équipes qui se déplacent beaucoup pour leur travail.
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