À quoi sert une note de débours et comment l’utiliser ?

Qu’est-ce qu’une note de débours et en quoi est-elle différente d’une note de frais ? Utilisée par les indépendants, auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs, la note de débours permet de se faire rembourser les frais avancés pour le compte d’un client avec son consentement préalable.

Comme d’habitude, il existe plusieurs critères à remplir afin qu’une note de débours soit valable, et certaines situations où il est peut-être mieux d’envisager d’utiliser une note de frais.

Nous allons examiner les différentes situations où la note de débours peut être utilisée dans cet article.

Dans quel cas doit-on avoir recours à une note de débours ?

Lors de la prestation de services offerts par divers indépendants, un certain nombre de frais peuvent être engagés par l’auto-entrepreneur pour la part du client.

Par exemple: un carreleur devra acheter les matières premières dont il aura besoin pour poser le carrelage chez son client.

Si l’auto-entrepreneur achète les matières premières à son propre nom, il aura à payer les cotisations sociales sur un chiffre d’affaires qui ne correspond à aucun revenu puisque la matière première sera entièrement utilisée pour son client.

Afin d’éviter de payer inutilement des cotisations sociales, l’option qui s’ouvre au carreleur est d’acheter au nom du client directement ce dont il a besoin. Il s’agit donc d’établir la facture du fournisseur au nom du client et non du carreleur. Dans ce cas, le chiffre d’affaires correspondant au règlement des matières premières achetées ne sera pas soumis à cotisations sociales.

Le carreleur établit ensuite une note de débours où il indique exactement la valeur payée (TTC) pour les fournitures à l’euro près, et l’envoie au client avec une copie de la facture afin de se faire rembourser l’intégralité de la somme avancée.

Puisque l’auto-entrepreneur paye des cotisations sociales appliquées au chiffre d’affaires global, inclure des frais engagés pour ses clients peut faire croître la base imposable de manière importante. Le grand avantage des notes de débours est donc que le micro-entrepreneur ou auto-entrepreneur ne verra pas figurer les frais de débours dans sa base d’imposition.

Qui peut utiliser les notes de débours ?

Bien qu’on utilise ici l’exemple d’un carreleur, ce principe s’applique peu importe la profession exercée.

La prestation de services et donc les notes de débours peuvent concerner :

• l’événementiel ;
• le conseil ;
• les transports ;
• la logistique ;
• l’aide et le service à la personne ;
• l’informatique ;
• la restauration ;
• la construction ;
• les avocats et juristes ;
• les freelances ;
• et encore d’autres activités dans divers secteurs.

Quels peuvent être les frais de débours ?

La note de débours n’est pas une refacturation des frais – impossible donc d’y inclure une marge, comme il est possible de le faire avec une note de frais.

D’autre part, ne peuvent faire l’objet d’une note de débours les :

• frais de repas ;
• frais d’hébergement ;
• frais de déplacement ;
• indemnités kilométriques.

Ces frais sont considérés comme des frais de fonctionnement et non de débours. Ils peuvent être couverts par le client si celui-ci a consenti de les payer, mais feront l’objet de notes de frais et non de débours.

L’administration fiscale explique néanmoins que si les frais de transport sont engagés au nom et pour le compte du client et font l’objet d’un reddition de compte exact, à l’exclusion de tout montant forfaitaire, ils peuvent être considérés comme frais de débours. La difficulté est bien sûr de se voir émettre une facture au nom d’un client pour un titre de transport utilisé par l’auto-entrepreneur.

Comment établir une note de débours ?

Le remboursement de frais par la note de débours est relativement simple.

Vous pouvez établir un tableau excel où vous indiquerez :

• le nom du client et les coordonnées de l’entreprise ;
• les coordonnées du prestataire de services ;
• le détail des frais engagés par le prestataire de services ;
• le détail des frais de débours qui doivent être remboursés ;
• le mode de paiement et le délai de remboursement.

Il faut absolument joindre une copie de la facture au nom du client à la note de débours, sans quoi celle-ci n’est pas valable.

La note de débours peut également être intégrée à la facture client, où figureront alors les honoraires du prestataire en plus des détails des frais de débours avancés.

Attention : avant d’effectuer n’importe quel achat pour la part d’un client, l’auto-entrepreneur doit bien veiller d’avoir un accord écrit avec son client qui autorise cet achat et précise bien le budget alloué pour l’achat. Sans cela, l’auto-entrepreneur court un grand risque puisque le client peut refuser de reconnaître l’achat et le remboursement des frais.

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