Le guide complet des frais professionnels

Les frais professionnels sont définis comme tous les frais encourus dans l’exercice de l’activité professionnelle par un salarié (ou cadre dirigeant, peu importe le statut ou niveau de salaire), dans l’intérêt de l’entreprise.


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Les frais sont avancés par le salarié, et l’entreprise est donc dans l’obligation de rembourser ces dépenses à l’employé. S’ils remplissent les conditions déterminées par l’administration fiscale, les frais professionnels sont en général exonérés des cotisations de sécurité sociale.
Allons à la découverte des frais professionnels divers et variés.

Sommaire:

Les différents types de frais professionnelsFrais de nourritureFrais de transport depuis le domicile au lieu de travailFrais de grand déplacement
Frais de mobilitéFrais de télétravail, du travail à domicile et des outils issus des nouvelles technologiesCas particuliersComment s’effectuent les remboursements des frais ?La déduction des frais professionnels de l’impôt sur le revenuLa gestion des frais professionnels facile avec Soldo

Expense Management for Business Women

Quels sont les différents types de frais professionnels ?

Bien qu’il existe une variété de frais professionnels possibles, les types de frais définis par le bulletin officiel de la Sécurité sociale sont :

Le bulletin de la sécu précise bien que les frais professionnels doivent être inhérents à la fonction ou l’emploi du salarié, et que ces dépenses professionnelles supportent le salarié dans l’accomplissement de sa mission pour l’entreprise. Autrement dit, les frais professionnels doivent être encourus dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement des frais qui remplissent ces conditions ne compte pas comme un revenu du salarié et est donc exonéré des cotisations de sécurité sociale.

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Chapitre 1 : Frais de nourriture

Les frais de repas qui doivent être couverts par l’employeur sont les suivants :

  • Si le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail, à cause des horaires contraignants ou ne pouvant pas se rendre à domicile (pour l’exonération des cotisations sociales pour l’employeur, ces frais ne peuvent excéder 6,70 euros par repas en 2021)
  • Si le salarié est en déplacement hors de son lieu de travail et ne peut regagner son domicile, mais qu’il n’est pas démontré qu’il doit prendre son repas au restaurant (pour l’exonération des cotisations sociales pour l’employeur, ces frais ne peuvent excéder 9,40 euros par repas en 2021)
  • Si le salarié est en déplacement hors de son lieu de travail et est obligé de prendre son repas au restaurant (pour l’exonération des cotisations sociales pour l’employeur, ces frais ne peuvent excéder 19,10 euros par repas en 2021)

Attention : dans le cas où un employé se trouverait dans plusieurs des situations décrites ci-dessus, une seule des indemnités ouvre droit à déduction pour l’employeur, celle correspondant au montant de remboursement le plus élevé.

Il existe toutefois quelques cas particuliers à prendre en compte, notamment pour les entreprises de travail temporaire, le transport routier, ainsi que les sociétés de service en ingénierie informatique et de portage salarial.

Les repas d’affaires en revanche n’ont pas de limite de déduction, mais ces frais de restauration doivent avoir un caractère exceptionnel et irrégulier. Des justificatifs comptables doivent être présentés, qui incluent le motif du repas, la qualité des personnes présentes et le montant réellement dépensé.

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Chapitre 2 : Frais de transport depuis le domicile au lieu de travail

Expense management frustrations. Young woman is sitting at a table with bills, laptop and her phone, working on numbers.
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Les dépenses engagées par les salariés pour se rendre depuis leur domicile à leur lieu de travail ou pour se déplacer afin d’exercer leur activité professionnelle font partie de la catégorie des frais de transport. Ces frais comprennent les frais d’utilisation d’un véhicule personnel à titre professionnel, ainsi que les frais de transports en commun ou de services publics pour se rendre au travail.

Frais d’utilisation des transports publics

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 a étendu à l’ensemble du territoire français l’obligation pour les employeurs de prendre en charge 50% du coût des titres d’abonnement de transports publics de leurs salariés. Ceux-ci sont valables pour les trajets entre leur domicile et leur lieu de travail, et comprennent également les frais des services publics de location de vélos.

La prise en charge s’exerce peu importe la situation géographique de la résidence, qu’elle relève de la convenance personnelle du salarié ou pas. L’article L. 124-13 du code de l’éducation fait valoir cette prise en charge pour les stagiaires, dans les mêmes conditions que pour les salariés.

Les transports sont pris en charge peu importe le statut ou le niveau de salaire de l’employé. S’il s’agit d’un salarié à temps partiel, le calcul du remboursement se fait au pro rata des heures travailées dès que le nombre d’heures est inférieur à la moitié de la durée légale hébdomadaire. Pour ceux travaillant plus d’heures que la durée légale hébdomadaire, la prise en charge est de 50%, comme pour les salariés à temps plein.

Attention : cette prise en charge recouvre les titres d’abonnement, et donc n’inclut pas les salariés qui achètent des billets ordinaires, ni ceux dont le transport est organisé par l’entreprise ou qui habitent assez près du lieu de travail pour pouvoir s’y rendre à pied.

Dans le cas général, les 50% des frais de transport pris en charge par l’entreprise sont exonérés des cotisations sociales pour l’entreprise et d’impôt sur le revenu pour le salarié. Dans le cas où l’entreprise prend en charge un montant supérieur à 50%, le montant de la prise en charge facultative est exonéré dans la limite des frais réellement engagés.

Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie du salarié. 

Frais d’utilisation d’un véhicule personnel à titre professionnel

L’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles est encadrée par de nombreuses règles et des barèmes kilométriques variés, mais dans ce cas précis nous ne regarderons que le remboursement pour le trajet domicile-lieu de travail. Au contraire du remboursement des frais de transports publics, ce remboursement est facultatif.

Pour que l’entreprise prenne en charge les frais d’utilisation d’un véhicule personnel pour effectuer le trajet depuis le domicile du salarié au lieu de travail, et que ces frais soient exonérés des contributions et cotisations sociales, une des conditions suivantes doit être remplie :

  • la résidence habituelle du salarié est en dehors du périmètre d’un plan de mobilité obligatoire ;
  • la résidence habituelle du salarié n’est pas desservie par les services de transport en commun ou un service de transport mis en place par l’employeur ;
  • l’utilisation du véhicule personnel est indispensable à cause d’horaires de travail particuliers et contraignants.

Le remboursement peut se faire soit par « prime de transport » qui inclut les frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule éléctrique, hybride rechargeable ou hydrogène, soit par le versement d’indemnités kilométriques.

Les primes de transport sont exonérées des cotisations sociales dans la limite de :

  • 200 euros par an pour les frais de carburant ;
  • 500 euros par an pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides ou hydrogènes.

Les indemnités kilométriques doivent être versées conformément aux règles et dans la limite du barème kilométrique que vous trouverez ici.

L’administration fiscale peut demander des justificatifs relatifs :

  • au moyen de transport utilisé par le salarié (carte grise du véhicule, par exemple) ;
  • à la distance entre la résidence habituelle et le lieu de travail ;
  • à la puissance fiscale du véhicule ;
  • au nombre de trajets effectués chaque mois.

Les frais ne sont pas reconnus comme frais professionnels si le choix de prendre un véhicule personnel pour effectuer le trajet relève de la convenance personnelle du salarié. 

Cependant, les salariés peuvent alterner entre l’utilisation de leur véhicule et des transports publics, de semaine en semaine. Dans ces cas, les deux peuvent être remboursés selon les critères définis ci-dessus.

Le forfait mobilités durables

Afin de soutenir et promouvoir les moyens de transport plus écologiques, la loi prévoit que l’employeur puisse prendre en charge les frais de déplacements domicile-travail effectués en:

  • vélo ;
  • vélo éléctrique ;
  • covoiturage (en passager ou conducteur) ;
  • transports publics ou autres services de mobilité partagée.

Ce forfait ne peut pas inclure les titres d’abonnement déjà pris en charge de manière obligatoire par l’entreprise. Il peut être mis en place par les employeurs de droit privé (vous trouverez les modalités pour le service public ici). Le forfait est exclu des cotisations sociales, doit faire l’objet d’un accord d’entreprise et figurer sur le bulletin de paie du salarié. Le salarié doit pouvoir fournir des justificatifs concernant l’utilisation des moyens de transports mentionnés ci-dessus, ou faire une attestation sur l’honneur.

Depuis le 1er janvier 2021, le plafond de l’allocation forfaitaire par salarié et par an est de 500 €. 

Le forfait mobilités durables peut être cumulé avec la prise en charge par l’employeur du coût des titres de transports publics, dans la limite de 600€ par an pour l’exonération des cotisations sociales. Le forfait peut être cumulé avec la prise en charge facultative des frais de carburant ou d’alimentation, dans la limite de 500€ par an.

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Expense management processes with Businesspeople working together in the office

Chapitre 3 : Frais de grand déplacement

Expense management processes with Businesspeople working together in the office

Tous les frais supplémentaires de nourriture et de logement encourus par un salarié lors d’un déplacement qui l’empêche de regagner sa résidence habituelle en fin de journée sont dits frais de grand déplacement.

Les deux conditions suivantes doivent être remplies :

  • la distance d’un trajet aller ou retour entre le lieu de déplacement et la résidence habituelle est égale ou supérieure à 50 km ;
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins d’une heure et demi, en une direction.

Comme pour tous les autres frais professionnels, ces frais supplémentaires doivent être engagés dans l’intérêt de la mission imposée par l’employeur et non relever de la préference ou convenance personnelle du salarié.

Les indemnités applicables sont fixées par l’État en fonction de la durée du séjour grâce à un barème dégressif, et en fonction de la destination du déplacement. Toutes les allocations versées dans les limites du barème sont exonérées de cotisations sociales. Au-delà de ces montants, le calcul des cotisations se fait sur la base des frais réels.

En général, les frais de logement et d’hébergement sont séparés des frais de repas, ce qui permet de ne rembourser que les dépenses réelles d’hébergement par exemple, tout en versant l’allocation forfaitaire pour les dépenses de nourriture.

Faites bien attention car les barèmes de frais changent chaque année au mois de janvier. Veillez à consulter le barème valable pour l’année en cours.

Pour plus de détails vous pouvez également consulter le guide complet des frais de déplacement de Soldo.

Le barème des grands déplacements en métropole

Le barème suivant est publié par l’URSSAF chaque année et permet de calculer le montant des allocations que doit recevoir le salarié, en fonction de la durée du déplacement et du département en question.

Montants d’allocations forfaitaires pour les grands déplacements en métropole au 1er janvier 2021

RepasLogement et petit déjeuner
Paris et départements
des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et
Val-de-Marne (94)
Logement et petit déjeuner
Autres départements
Pour les 3 premiers mois19,10 €68,50 €50,80 €
Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois16,20 €58,20 €43,20 €
Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois13,40 €48,00 €35,60 €

Le barème des grands déplacements en DOM, en collectivités de Mayotte et de Saint-Pierre-et-Miquelon et dans les autres territoires français situés outre-mer

Montants au 1er janvier 2021

Indemnité forfaitaire pour les déplacements en Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon

Hébergement70 €*
Repas17,50 €

* 120 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.

Indemnité forfaitaire pour les déplacements en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française

Hébergement90 €*
Repas21 €

* 120 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.

Abattement forfaitaire applicable à l’ensemble des assiettes

Déplacement de plus de 3 mois15 %
Déplacement de plus de 24 mois30 %

Les grands déplacements à l’étranger

Pour les déplacements professionnels à l’étranger, les indemnités varient de pays en pays. Vous trouverez le barème des frais de mission pour chaque pays sur le site du Ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance.

Peu importe le pays, l’indemnité est réduite de 65% si le salarié est hébergé gratuitement. 35% de l’allocation peut être réduite s’il reçoit des repas gratuits, en fonction de leur nombre.

L’abattement forfaitaire en fonction de la durée du déplacement s’applique de la manière suivante :

  • au-delà de trois mois de séjour à l’étranger, les limites d’exclusion d’assiette des allocations sont réduites de 15% ;
  • au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les limites d’exclusion sont réduites de 30%.

Puisque les frais sont fractionnés, l’entreprise peut rembourser les frais de repas en allocations et payer les dépenses réelles d’hébergement sur présentation de preuves.

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Choosing the right expense management tools

Chapitre 4 : Frais de mobilité

Choosing the right expense management tools

La mobilité professionnelle concerne les changements de domicile liés à un changement de poste de travail dans un autre lieu de travail.

Pour qu’un travailleur soit placé dans cette situation, les deux conditions suivantes doivent être remplies :

  • la distance de la résidence habituelle au nouveau lieu de travail est supérieure à 50 km à l’aller ou au retour ;
  • cette distance ne peut être parcourue en moins de 1 heure 30 minutes à l’aller ou au retour par aucun moyen de transport habituellement utilisé par le salarié (peu importe qu’il s’agisse d’une voiture, d’un vélo, des transports en commun ou autres).

Si le critère de distance n’est pas rempli, le critère du temps de trajet pour un aller simple suffit de qualifier la situation de mobilité professionnelle. 

Sont considérés comme frais professionnels tous les frais qui résultent de :

  • une mutation au sein de l’entreprise ;
  • un changement temporaire de lieu de travail ;
  • une affectation à l’étranger ;
  • d’autres déplacements encore, peu importe si ceux-ci sont sollicités par l’employeur ou le salarié.

Le changement de résidence peut également être dû à une nouvelle embauche, lorsque le déménagement ne résulte pas d’une convenance personnelle mais d’une contrainte liée à l’emploi ou à une situation familiale ou de santé.

Le remboursement des frais de mobilité par allocations forfaitaires

Les frais d’hébergement provisoire lors du changement de domicile sont recouverts par des allocations forfaitaires, ainsi que les frais supplémentaires associés. Les frais d’hébergement provisoire comprennent le prix d’une chambre d’hôtel, les frais de restauration et les frais d’une pension, caravane ou location nuitée ou mensuelle.

Ces allocations sont valables pour une durée maximale de 9 mois. Pour qu’elles soient payées, le salarié doit fournir une attestation de recherche de logement, sauf exceptionnellement pour les salariés sous contrat à durée déterminée.

La limite de 9 mois ne s’applique pas si l’employeur opte pour l’indemnisation de frais réels et que les circonstances prouvent qu’un hébergement provisoire demeure nécessaire.

Les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans un nouveau logement sont également comprises dans le barème fiscal que vous trouverez plus bas. 

Vous trouverez la liste complète des dépenses éligibles à l’indemnité forfaitaire sur ce lien.

Ces frais sont couverts par des indemnités exclues de l’assiette des cotisations sociales, dans les limites fixées par l’administration fiscale. Ne sont pas déductibles des cotisations sociales toutes les dépenses qui ne servent pas à rendre le logement habitable, comme par exemple les frais de décoration ou les cautions.

Allocations forfaitaires valables au 1er janvier 2021

Nature de l’indemnité liée à la mobilité professionnelleLimite du forfait
Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée ne pouvant excéder 9 mois76,10 €
Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement1 524,30 €
Majoration de l’indemnité d’installation par enfant à charge (dans la limite de 3 enfants)127,10 €
Montant maximum de l’indemnité d’installation exonérée1 905,30 €
Frais de déménagementDépenses réelles
Mobilité internationaleDépenses réelles
Mobilité de la métropole vers les territoires français situés Outre-mer et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autreDépenses réelles

Le remboursement par allocations forfaitaires n’est valable que pour les situations de mobilité en France ou en Outre-mer. La mobilité à l’étranger ne peut être remboursée que sur la base des frais réels.

Le remboursement des frais réels de mobilité professionnelle

L’indemnisation sur la base des frais réellement engagés peut recouvrir les frais de déménagement ainsi que les frais de mobilité à l’étranger.

Les frais de déménagement comprennent :

  • les frais déménagement des biens du salarié ;
  • les frais d’hébergement à l’hôtel ou en location, pour le salarié et des autres membres de son domicile ou ménage lors du déménagement ;
  • les frais de transport du salarié et des autres membres de son ménage ;
  • les frais de déplacement issus de la recherche d’un nouveau logement (dans la limite de trois voyages de reconnaissance du salarié et d’une personne accompagnante) comprenant le transport et l’hébergement ;
  • les frais de garde-meuble.

Sont éligibles à l’indemnisation de frais de mobilité à l’étranger :

  • le salarié envoyé en mission temporaire ou muté en France par les entreprises étrangères et qui ne bénéficie pas du régime de détachement, ou d’une convention bilatérale de sécurité sociale à laquelle la France est partie ;
  • le salarié d’entreprise française détaché à l’étranger qui continue de relever du régime général.

Les indemnités de mobilité prises en charge par les entreprises françaises pour des salariés venant travailler en France depuis l’étranger sont assujetties aux cotisations sociales.

Pour les salariés mutés depuis la métropole en territoire outre-mer ou inversement, le champ des frais de mobilité admis est élargi. Les dépenses suivantes sont considérées comme des dépenses à caractère spécial inhérentes à la fonction et à l’emploi si elles résultent de la décision de l’employeur d’envoyer l’employé en mobilité professionnelle :

  • les frais de transport (voyage de reconnaissance, voyages aller-retour en début et fin de mobilité, voyage d’urgence, voyage annuel en métropole, location de voiture en début et fin de mobilité) ;
  • les frais de logement (frais de déménagement, d’hôtel, de garde-meuble, double loyer au début et fin de mobilité, indemnités d’hébergement provisoire et frais supplémentaires de nourriture, ainsi que les frais pour rendre le logement habitable)
  • les remboursements divers (cours de français ou de langue étrangère pour le salarié, frais de passeport, de visa ou de vaccination, et frais de scolarité des enfants dans le pays d’accueil).

Le cumul des indemnités est possible si le salarié est simultanément en situation de grand déplacement et de mobilité, mais ne s’étend dans la plupart des cas qu’aux indemnités de logement.

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Chapitre 5 : Frais de télétravail, du travail à domicile et des outils issus des nouvelles technologies

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Les frais de télétravail

Le télétravail, de plus en plus répandu aujourd’hui, désigne l’exercice de l’activité professionnelle normale d’un salarié en dehors des locaux de l’entreprise, de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies digitales.

Puisque les frais encourus par les salariés en télétravail sont considérés comme inhérents à la fonction ou à l’emploi, ceux-ci sont exclus des cotisations sociales sous réserve que les remboursements soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles.

Les catégories suivantes sont considérées comme frais de télétravail :

  • les frais fixes ;
  • les frais variables ;
  • les dépenses d’acquisition du mobilier ;
  • frais liés à l’adaptation du local ;
  • matériels informatiques et périphériques ;
  • consommables ;
  • frais de connexion au réseau téléphonique et autres frais d’abonnement.

Cliquez sur ce lien afin de consulter le tableau d’évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail, valable lorsqu’il s’agit du remboursement des frais réels.

Pour l’indemnisation forfaitaire, deux options existent pour que le remboursement soit exonéré des contributions et cotisations sociales :

  • 10 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine (donc, par exemple, 30 euros par mois pour les salariés en télétravail pendant 3 jours chaque semaine), sans justificatif nécessaire ;
  • une allocation fixée par jour dont le montant n’excède pas 2,50 euros par jour, plafonnée à 55 euros par mois.

Toute allocation forfaitaire prévue par la convention collective ou un accord de groupe est réputée utilisée conformément à son objet si elle est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement travaillés et ne peut dépasser 13 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine, ou 3,25 euros par jour de télétravail, ou 71,50 euros par mois au total.

Puisque les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits individuels que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, ils ont le même droit aux titres-restaurants.

Des conditions particulières s’appliquent aux frais d’ateliers des travailleurs à domicile, que vous pouvez consulter ici.

Les frais relatifs aux outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication

Tous les abonnements de logiciels, internet, téléphonie ou d’outils informatiques nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié.

Les remboursements se font donc sur la base des frais réels, sur présentation de justificatifs. L’exclusion de l’assiette des cotisations sociales porte sur le matériel informatique ainsi que sur les consommables et les frais de connexion. Si le matériel est amortissable, l’exclusion prend en compte les annuités d’amortissement. Dans le cas contraire, la valeur réelle de l’année d’acquisition est retenue.

Dans les cas exceptionnels où les justificatifs des dépenses ne peuvent pas être présentés ou qu’il est impossible de justifier les frais par une raison professionnelle, une allocation forfaitaire de 50 euros par mois est permise.

Lorsque les mêmes frais sont couverts par les indemnités de télétravail, les deux ne sont pas cumulables.
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comptable calculant les dépenses d'entreprise

Chapitre 6 : Cas particuliers

Dans le cas particulier soit des dépenses exceptionnelles engagées suite à une urgence, par le salarié pour le compte de l’entreprise, soit des dépenses engagées à la demande de l’employeur, ces dépenses sont considérées comme frais professionnels.

Elles peuvent être remboursées et exclues des cotisations de sécurité sociale sur présentation de justificatifs (remboursement de frais réels uniquement donc), et l’employeur doit être en mesure de prouver, le cas échéant, que la dépense a bien été effectuée sur sa demande. Les factures sont considérées comme justifications de dépenses.

Parmi les dépenses admises dans ces deux cas sont :

  • les frais de matériels et fournitures acquis en cas d’urgence ;
  • les cadeaux offerts à la clientèle pour la promotion de l’entreprise ;
  • les frais de location ou de transport engagées par le salarié pour se rendre à un cocktail ou une réception organisée dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise mais qui ne font pas partie de l’exercice normal de sa profession.

Les autres cas particuliers qui peuvent être considérés comme frais professionnels recouvrent :

  • les dépenses des salariés des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle ;
  • les dépenses des maîtres-chiens / agents de sécurité cynophile ;
  • les dépenses des salariés du fait de l’appartenance à un ordre professionnel ;
  • les dépenses pour le renouvellement des cartes de presse ;
  • les dépenses engagées pour l’organisation de sorties au profit de leur personnel handicapé des établissements ou services d’aide au travail (ESAT).

Frais de transport

Mis à part les frais de transport pour se rendre au lieu de travail depuis le domicile, si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture pour un déplacement professionnel, l’employeur est tenu de le rembourser. Le remboursement peut se faire sur la base des frais réels (sur présentation d’une facture de carburant par exemple) mais s’effectue sinon par le calcul des frais kilométriques.

Vous trouverez plus d’informations là dessus, ainsi que les barèmes kilométriques, sur la page suivante.

Chapitre 7 : Comment s’effectuent les remboursements des frais ?

homme avec un casque face à un ordinateur

Remboursements par allocations forfaitaires

Les remboursements par allocations forfaitaires ne demandent pas de justificatifs de la part des employés, qui n’ont pas à établir des notes de frais. Néanmoins, l’employeur est tenu de prouver, sur demande de l’administration, que l’allocation versée rembourse des frais professionnels réellement engagés.

Pour simplifier les démarches, l’administration fiscale a fixé certaines limites d’indemnités forfaitaires, pour des frais professionnels spécifiques. Les allocations forfaitaires versées qui ne dépassent pas les limites prescrits par la sécurité sociale ne requièrent pas de justificatifs.

Les allocations forfaitaires qui ont des montant précis fixés sont les suivants :

  • les indemnités de repas ;
  • les indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise, sans prise du repas au restaurant ;
  • les indemnités de restauration sur le lieu de travail ;
  • les indemnités forfaitaires kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel ;
  • les indemnités forfaitaires de grand déplacement en métropole, dans les territoires français situés outre-mer et à l’étranger ;
  • les indemnités destinées à compenser les dépenses engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
  • les indemnités destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
  • les indemnités destinées à couvrir les coûts de télétravail ou de l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies informatiques et de communication.

Vous trouverez plus de détails sur les indemnités forfaitaires ainsi que les frais de déplacement dans notre guide.

Remboursement de frais réels

Le remboursement de frais réels se fait au cas par cas, sur la présentation des justificatifs. Ceux-ci prennent la forme de factures mais peuvent, suivant les circonstances, être accompagnés d’attestations sur l’honneur et d’autres documents.

Attention, car le remboursement des frais réels est soumis aux mêmes conditions que les allocations forfaitaires. Il faut bien pouvoir prouver que les dépenses encourues sont raisonnables, engagées dans l’exercice de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.

Bien que l’entreprise puisse fixer les limites et les plafonds lorsqu’il s’agit des remboursements des dépenses réelles, il faut veiller à ne pas excéder de trop les sommes jugées proportionnelles. L’administration fiscale peut dans ces cas juger que le remboursement fait partie des avantages en nature, et celui-ci ne sera plus exclu des cotisations de sécurité sociale.

Néanmoins, en raison des limites fixées par les allocations forfaitaires, le remboursement des frais réels est une option plus attirante économiquement lorsque des sommes plus élevées sont en question. Celui-ci demande en revanche un travail administratif plus important.

La déduction des frais professionnels de l’impôt sur le revenu

De la même manière que le remboursement des frais professionnels est exclue des cotisations sociales pour l’employeur, ceux-ci peuvent être déduits de la déclaration de revenus du salarié.

Une déduction forfaitaire de 10% s’applique automatiquement pour chaque salarié. Pour ceux qui estiment que les frais professionnels s’élèvent à plus que cela, il faut déduire les frais réels de leur déclaration de revenus.

Pour être déductibles, les frais doivent être :

  • nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle ;
  • effectués dans le seul but de l’acquisition ou de la conservation des salaires déclarés ;
  • payés au cours de l’année d’imposition ;
  • justifiés.

La totalité des frais engagés lors de l’exercice de l’activité professionnelle peuvent être déduits de la déclaration des revenus mais toutes les allocations reçues de la part de l’employeur (qu’elles soient forfaitaires ou sur la base de frais réels) doivent être réintégrées au salaire. L’administration fiscale peut demander tous les justificatifs liés aux frais encourus, et cela présente un travail administratif plus important que la déduction forfaitaire automatique.
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Foire Aux Questions

Quels frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales ?

Le bulletin officiel de la Sécurité sociale définit les frais suivants :

  • frais de repas
  • frais d’utilisation de son propre véhicule dans l’exercice d’une activité professionnelle
  • frais de transport au lieu de travail depuis la résidence habituelle du salarié
  • frais de grand déplacement
  • frais de mobilité
  • frais de télétravail
  • quelques autres cas particuliers suivant l’activité salariale

Comment se fait le remboursement des dépenses professionnelles ?

Deux options existent : par indemnités forfaitaires fixées par l’administration fiscale, suivant le frais en question, ou par frais réels sur présence de justificatifs.

Est-ce que les frais professionnels sont déductibles de l’impôt sur le revenu pour les salariés ?

Une déduction forfaitaire de 10% s’applique automatiquement à tous les salariés pour couvrir leurs frais, mais ceux qui préfèrent se faire rembourser pour la totalité des dépenses réellement engagées peuvent le faire sur présentation de justificatifs.

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