Que sont exactement les frais de réception et quelles sont les règles de déductibilité ?

Parmi les nombreuses dépenses professionnelles auxquelles doivent veiller les salariés d’une entreprise ainsi que les départements financiers et comptables, les frais de réception peuvent présenter un casse-tête particulier puisqu’il n’est pas toujours clair comment ceux-ci diffèrent des frais de repas ou des frais de représentation. 

Nous allons découvrir dans cet article que représentent les frais de réception, quelles sont les règles de déductibilité et comment éviter les abus ou les redressements.

Comment sont définis les frais de réception ?

Comme leur nom l’indique, les frais de réception sont encourus pour l’accueil de clients, fournisseurs ou autres relations d’affaires par le membre d’une entreprise.

Cette réception peut se faire sur les lieux de l’entreprise ou à l’extérieur. Il est considéré que les frais de réception sont engagés dans le cadre de relations publiques, et cette motivation les distingue d’autres frais de représentation.

Il peut s’agir donc d’un dîner d’affaires, d’un cocktail, buffet, soirée ou toute autre collation ou repas.

Attention, car les frais de réception recouvrent tout autant les évènements organisés en interne par l’entreprise que ceux avec des invités extérieurs au business.

Même s’ils concernent principalement des repas, les frais de réception se distinguent des frais de repas et des frais de restaurant et peuvent recouvrir également des frais de divertissement, comme par exemple des billets de théâtre ou d’évènement sportif auxquels sont invités des clients, fournisseurs ou autres relations d’affaires.

Les frais de réception font partie des frais de représentation au sens plus large, et sont donc soumis en règle générale aux mêmes critères de déductibilité que nous allons voir plus bas.

Les frais de réception sont-ils déductibles ?

Comme la plupart des frais professionnels, les frais de réception engagés sont déductibles s’ils sont conformes à certaines règles et s’ils sont justifiables.

En général, la déductibilité des frais de réception est de 50%. De surcroît, la TVA n’est pas récupérable sur les frais de réception.

Pour pouvoir être déduits :

• les frais de réception doivent être engagés dans l’exercice de l’activité professionnelle du salarié ou de l’entreprise ;
• les frais de réception doivent être justifiables et encourus dans l’intérêt de l’entreprise ;
• les frais de réception doivent être proportionnés et non-excessifs ;
• les frais de réception ne peuvent être somptuaires.

Sont considérés comme ayant un caractère somptuaire les frais liés à la chasse et à la pêche, ainsi que la location ou l’achat de bateaux ou maisons de plaisance. Par proportionnalité, il est entendu que la somme dépensée pour recevoir un client ou un fournisseur doit avoir un lien direct avec son importance pour l’entreprise et le chiffre d’affaires potentiellement anticipé en conséquence du rendez-vous en question.

Les frais de réception ne sont pas soumis à des allocations forfaitaires, et en soi n’ont pas de limites fixes. Cependant, ces frais en particulier ont un caractère social en plus de leur caractère professionnel, il faut bien veiller à éviter les abus et les dérapages budgétaires qui pourraient inviter des redressements de la part de l’administration fiscale.

L’entreprise est tenue de pouvoir justifier les montants dépensés, leur proportionnalité et leur caractère non-somptuaire. Afin d’éviter les redressements, les services comptables doivent songer à fournir un maximum de détails sur les invités reçus, leurs liens à l’entreprise et le motif de l’évènement. Il est essentiel de conserver toutes les pièces justificatives nécessaires, et, dans le cas de frais encourus au sein d’un restaurant par exemple, obtenir des factures détaillées et les compléter avec tous les détails pertinents.

Les exceptions à la déductibilité des frais de réception

Puisque les frais de réception peuvent être dépensés à l’intérieur de l’entreprise, pour des évènements qui ne concernent que les salariés, certaines règles spéciales existent.

Notamment, les fêtes de Noël et les fêtes patronales sont admises en déduction à 100%, si l’entreprise peut justifier leur caractère irrégulier et exceptionnel. Les pots de départ sont admis en déduction à 100% et ne sont pas limités en nombre au cours d’une même année, au contraire par exemple des fêtes de Noël.

Dans le cas de la TVA, elle est récupérable de 100% uniquement si ces évènements en interne sont organisés par l’entreprise elle-même. Si un sous-traiteur est engagé, la TVA n’est récupérable qu’à 50% pour les dépenses engagées.

Dans les cas d’évènements de publicité, l’administration traite les frais de publicité engagés comme des frais de réception. Les règles de déduction détaillées ci-dessus s’appliquent donc comme pour des soirées clients ou des cocktails de fournisseurs.

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