Que sont exactement les frais de réception et quelles sont les règles de déductibilité ?

La définition des frais de réception, les règles de déductibilité, les exceptions et les particularités se trouvent toutes dans le guide pratique de Soldo.


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Parmi les nombreuses dépenses professionnelles auxquelles doivent veiller les salariés d’une entreprise ainsi que les départements financiers et comptables, les frais de réception peuvent présenter un casse-tête particulier puisqu’il n’est pas toujours clair comment ceux-ci diffèrent des frais de repas ou des frais de représentation. 

Nous allons découvrir dans cet article que représentent les frais de réception, quelles sont les règles de déductibilité et comment éviter les abus ou les redressements.

Comment sont définis les frais de réception ?

Comme leur nom l’indique, les frais de réception sont encourus pour l’accueil de clients, fournisseurs ou autres relations d’affaires par le membre d’une entreprise.

Cette réception peut se faire sur les lieux de l’entreprise ou à l’extérieur. Il est considéré que les frais de réception sont engagés dans le cadre de relations publiques, et cette motivation les distingue d’autres frais de représentation.

Il peut s’agir donc d’un dîner d’affaires, d’un cocktail, buffet, soirée ou toute autre collation ou repas.

Attention, car les frais de réception recouvrent tout autant les évènements organisés en interne par l’entreprise que ceux avec des invités extérieurs au business.

Même s’ils concernent principalement des repas, les frais de réception se distinguent des frais de repas et des frais de restaurant et peuvent recouvrir également des frais de divertissement, comme par exemple des billets de théâtre ou d’évènement sportif auxquels sont invités des clients, fournisseurs ou autres relations d’affaires.

Les frais de réception font partie des frais de représentation au sens plus large, et sont donc soumis en règle générale aux mêmes critères de déductibilité que nous allons voir plus bas.

Les frais de réception sont-ils déductibles ?

Comme la plupart des frais professionnels, les frais de réception engagés sont déductibles s’ils sont conformes à certaines règles et s’ils sont justifiables.

En général, la déductibilité des frais de réception est de 50%. De surcroît, la TVA n’est pas récupérable sur les frais de réception.

Pour pouvoir être déduits :

  • les frais de réception doivent être engagés dans l’exercice de l’activité professionnelle du salarié ou de l’entreprise ;
  • les frais de réception doivent être justifiables et encourus dans l’intérêt de l’entreprise ;
  • les frais de réception doivent être proportionnés et non-excessifs ;
  • les frais de réception ne peuvent être somptuaires.

Sont considérés comme ayant un caractère somptuaire les frais liés à la chasse et à la pêche, ainsi que la location ou l’achat de bateaux ou maisons de plaisance. Par proportionnalité, il est entendu que la somme dépensée pour recevoir un client ou un fournisseur doit avoir un lien direct avec son importance pour l’entreprise et le chiffre d’affaires potentiellement anticipé en conséquence du rendez-vous en question.

Les frais de réception ne sont pas soumis à des allocations forfaitaires, et en soi n’ont pas de limites fixes. Cependant, ces frais en particulier ont un caractère social en plus de leur caractère professionnel, il faut bien veiller à éviter les abus et les dérapages budgétaires qui pourraient inviter des redressements de la part de l’administration fiscale.

L’entreprise est tenue de pouvoir justifier les montants dépensés, leur proportionnalité et leur caractère non-somptuaire. Afin d’éviter les redressements, les services comptables doivent songer à fournir un maximum de détails sur les invités reçus, leurs liens à l’entreprise et le motif de l’évènement. Il est essentiel de conserver toutes les pièces justificatives nécessaires, et, dans le cas de frais encourus au sein d’un restaurant par exemple, obtenir des factures détaillées et les compléter avec tous les détails pertinents.

Les exceptions à la déductibilité des frais de réception

Puisque les frais de réception peuvent être dépensés à l’intérieur de l’entreprise, pour des évènements qui ne concernent que les salariés, certaines règles spéciales existent.

Notamment, les fêtes de Noël et les fêtes patronales sont admises en déduction à 100%, si l’entreprise peut justifier leur caractère irrégulier et exceptionnel. Les pots de départ sont admis en déduction à 100% et ne sont pas limités en nombre au cours d’une même année, au contraire par exemple des fêtes de Noël.

Dans le cas de la TVA, elle est récupérable de 100% uniquement si ces évènements en interne sont organisés par l’entreprise elle-même. Si un sous-traiteur est engagé, la TVA n’est récupérable qu’à 50% pour les dépenses engagées.

Dans les cas d’évènements de publicité, l’administration traite les frais de publicité engagés comme des frais de réception. Les règles de déduction détaillées ci-dessus s’appliquent donc comme pour des soirées clients ou des cocktails de fournisseurs.

Soldo vous aide dans la gestion des frais de réception de votre entreprise

Avec Soldo, le suivi de toutes les dépenses professionnelles encourues au sein de votre business est plus facile que jamais. Peu importe le type de frais, Soldo facilite son traitement et son suivi grâce à une plateforme innovative et intuitive qui s’allie à votre logiciel comptable et automatise le traitement des notes de frais.

Avec Soldo, tous vos salariés peuvent obtenir leurs propres cartes de paiement, que votre direction financière peut contrôler à distance, en allouant des budgets précis, fixant des règles et des limites, approuvant les dépenses, etc. Une fois une dépense effectuée, vos salariés n’ont qu’à prendre en photo le justificatif depuis l’appli mobile, et le tour est joué !

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Foire Aux Questions

Que sont les frais de réception ?

Les frais de réception sont toutes les dépenses engagées dans le cadre du développement des relations d’une entreprise avec ses clients, fournisseurs ou autres relations d’affaires. Il peut s’agir de soirées organisées, repas, cocktails, buffets ou autres évènements où l’entreprise ou son représentant reçoit en tant qu’invités des clients, fournisseurs, etc.

Les frais de réception sont-ils déductibles ?

En général, les frais de réception sont déductibles de 50%, et la TVA n’est pas récupérable. S’il s’agit d’un pot de départ pour un employé de l’entreprise, ou d’une soirée de Noël organisée pour toute l’équipe, les frais peuvent être totalement déductibles.

Quelle est la différence entre les frais de représentation des les frais de réception ?

Les frais de réception font partie, entre autres, des frais de représentation qui recouvrent plus globalement tous les frais encourus par une entreprise afin de maintenir de bonnes relations avec son réseau d’affaires.

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