Tout sur le remboursement des frais de mission

Quels frais faut-il couvrir pour les salariés si l’entreprise choisit de les envoyer en mission loin de leur domicile? La charge des frais incombe bien sûr à l’entreprise, mais quelles indemnités s’appliquent, sous quelles conditions, et quelles sont les obligations réelles de l’employeur ? Soldo vous guide à travers le processus de remboursement des frais de mission. 

Que sont les grands déplacements ?

Si un salarié est dit « en mission », il est en déplacement professionnel suffisamment loin de son domicile pour ne pas pouvoir rejoindre sa résidence familiale, dite habituelle, le soir. Différentes règles s’appliquent suivant si le déplacement professionnel est en métropole, en Outre-mer ou à l’étranger. Il s’agit de déplacements temporaires, mais leur durée affecte également la hauteur des montants des indemnités forfaitaires.

Le salarié engage de frais de mission si lors de son déplacement professionnel une des deux conditions suivantes est remplie :

• Il se trouve à plus de 50 km de son domicile ;
• Il faut plus de 1h30 pour parcourir le trajet entre sa destination et son domicile en transports publics, en une direction.

Dans ce cas, les frais professionnels encourus comprennent les frais d’hébergement ainsi que les frais de repas. Les frais de transport sont bien sûr également à la charge de l’employeur, comme pour les petits déplacements.

Si en dépit de la distance ou du temps de trajet, le salarié regagne quand même sa résidence familiale le soir du grand déplacement, il n’est plus éligible aux indemnités d’hébergement. Si celles-ci sont quand même versées, elles ne seront pas exonérées des cotisations sociales.

Les remboursements des frais de déplacement peuvent s’effectuer par allocations forfaitaires, qui varient suivant la destination et sont parfois fractionnées pour couvrir séparément les frais de logement et de petit déjeuner d’un côté, et les frais de repas de l’autre.

Le remboursement des frais d’hébergement et des frais de repas

Plusieurs catégories de frais peuvent être encourues lors d’un déplacement professionnel, bien entendu, mais les allocations forfaitaires fixées par l’État concernent principalement les frais d’hébergement et les frais de nourriture. Les indemnités de mission varient suivant la destination et la durée de la mission.

Comme tous les frais professionnels, les frais de mission sont exclus des cotisations sociales, s’il est possible de justifier que les frais sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise et qu’ils ne sont pas excédentaires.

Afin de faciliter les remboursements, l’État fixe les montants d’allocations forfaitaires, ce qui facilite la comptabilité et la gestion puisque les notes de frais ne sont pas nécessaires. Il est néanmoins important de pouvoir prouver que le déplacement a réellement eu lieu et que l’allocation forfaitaire a été utilisée aux fins prévues.

Les grands déplacements en métropole

Si l’employé est envoyé en mission en France métropolitaine, ses frais seront calculés en fonction de :

• la durée du séjour, avec un abattement forfaitaire qui s’opère à partir de 3 mois, puis au delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois ;
• la destination de la mission, avec des indemnités forfaitaires particulières pour les déplacements professionnels dans les départements 92, 93 et 94, et des montants d’allocations pour le reste de la France métropolitaine.

Montants d’allocations forfaitaires pour les grands déplacements en métropole au 1er janvier 2022

Les grands déplacements en Outre-mer

Pour les salariés en déplacement professionnel dans les collectivités d’Outre-mer, les indemnités forfaitaires sont encore fractionnées entre les frais d’hébergement et les frais de repas. De plus, les barèmes fixés par l’administration fiscale sont dégressifs, un abattement s’applique donc :

• de 15% sur l’ensemble des assiettes forfaitaires pour un déplacement professionnel de plus de 3 mois ;
• de 30 % sur l’ensemble des assiettes forfaitaires pour un déplacement professionnel de plus de 24 mois.

Le barème suivant s’applique suivant la collectivité où les frais de mission sont engagés.

Indemnité forfaitaire en Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon au 1er janvier 2022

Les frais de mission à l’étranger

Pour les salariés envoyés en mission dans des pays étrangers, le taux des indemnités forfaitaires est fixé par l’État suivant la destination. Le même barème est valable pour la fonction publique ainsi que pour les personnes civiles et se trouve sur le site du Ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance.

Les salariés reçoivent des indemnités journalières, mais celles-ci peuvent être réduites de 65% s’ils sont logés gratuitement, et jusqu’à 35% en fonction du nombre de repas gratuits qu’ils reçoivent par jour.

Les barèmes sont à nouveau dégressifs, et l’abattement forfaitaire s’applique :

• de 15% sur l’ensemble des assiettes forfaitaires pour un déplacement de service au-delà de 3 mois ;
• de 30% sur l’ensemble des assiettes forfaitaires pour un déplacement de service au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.

Toutefois, l’employeur peut choisir de rembourser les frais de nourriture du salarié en mission sur la base d’allocations forfaitaires, mais de payer les frais d’hébergement sur la base du réel, en demandant des preuves au salarié.

Si la mission de l’employé s’étend au-delà de 4 ans ou qu’il est considéré que son déplacement est permanent, les frais de mobilité engagés sont distincts des frais de mission et comprennent les frais de déménagement. Vous pouvez découvrir plus sur ce type de frais professionnels dans le guide de Soldo.

Les frais de transport

Les frais de transport font partie des frais professionnels les plus communs. Le remboursement des frais engagés pour effectuer le déplacement en mission est obligatoire, et se fait sur la base des frais réels.

Pour les voyages en train ou en avion, les frais sont clairs et nettes. Lorsque les voyages s’effectuent en voiture, motocycle ou deux-roues, le remboursement est un peu plus compliqué.

Pour les voyages en véhicule personnel, l’État a mis en place des indemnités kilométriques qui facilitent le remboursement. Le calcul des frais kilométriques se fait sur la base d’un barème kilométrique qui change chaque année. Celui-ci prend en compte :

• la distance totale parcourue tout au long de l’année;
• la puissance fiscale du véhicule.

Le barème intègre non seulement le coût de carburant mais également :

• la dépréciation du véhicule ;
• les frais de réparation ;
• les frais d’entretien ;
• l’achat des pneumatiques ;
• les primes d’assurance.

Les frais de stationnement et les frais de péage doivent être remboursés séparément.

Découvrez plus sur le défraiement kilométrique ici. 

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