Le guide complet du calcul et remboursement des frais de déplacement

Quelle que soit votre activité professionnelle, et peu importe si vous êtes auto-entrepreneur ou DAF dans une PME, il est quasi-certain que les déplacements professionnels représentent une part importante de vos dépenses professionnelles et un casse-tête comptable non-négligeable. Les déplacements professionnels sont divers et variés et soumis à de nombreuses règles qui sont régies par l’administration fiscale, qui contrôle les possibilités de remboursement, les barèmes kilométriques et l’exonération des cotisations sociales, suivant le type de déplacement.

En bref, tout déplacement effectué dans le cadre d’une activité professionnelle par un salarié ou un collaborateur est considéré comme un déplacement professionnel. Qu’il s’agisse d’un voyage à l’étranger, d’un rendez-vous au bureau si le salarié est au télétravail ou d’une visite client, l’entreprise est tenue de rembourser les frais avancés par les collaborateurs. Ces frais incluent les coûts de transport, mais également tous les frais liés à l’hébergement et aux repas.

Grands, petits et déplacements à l’étranger : quelles distinctions ?

Tous les déplacements ne se valent pas. Bien que les remboursements reposent le plus souvent sur les justificatifs rendus et les notes de frais établies par les salariés, c’est l’État qui décide du montant des indemnités et des allocations forfaitaires, en fonction du type de déplacement et de la destination.

Comment fonctionne le remboursement en pratique ?

En général, les frais sont avancés par les salariés. Il faut donc que ceux-ci établissent leurs notes de frais et les soumettent avec les justificatifs associés au service comptable de l’entreprise. Le remboursement se fait soit aux frais réels, ou selon les allocations forfaitaires que nous allons voir par la suite.

Attention : peu importe le type de déplacement, pour tout remboursement de frais réels il est impératif de présenter des justificatifs et de pouvoir expliquer le motif ainsi que la cohérence des dépenses.

En tant que DAF, votre responsabilité est de bien recueillir et vérifier toutes les preuves fournies. L’absence de justificatifs peut être considérée comme une tentative de fraude de la part de l’administration fiscale.

Que sont les petits déplacements et quels frais sont remboursables ?

Les petits déplacements sont ceux qui n’empêchent pas le salarié de retourner à son domicile le soir du déplacement.

Il peut s’agir donc de toute visite de fournisseur, de client ou de chantier à proximité du lieu de travail du salarié. Il n’y a donc pas de frais d’hébergement, mais les frais de repas sont remboursables par l’entreprise. Suivant les professions et les circonstances, si le repas doit être pris au restaurant, l’indemnité s’élève jusqu’à 19,40 € en 2022. L’entreprise peut rembourser les frais réels encourus, ou verser l’allocation. Attention, il faut bien pouvoir justifier que le salarié n’a pas d’autre choix que de prendre ses repas au restaurant.

Une indemnité de collation s’applique également aux salariés qui ne peuvent prendre leurs repas à leur domicile et sont en déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier, s’élevant alors à 9,50 € en 2022.

Les frais de transport pour les petits déplacements, s’ils ne sont pas couverts directement par l’entreprise, sont éligibles pour l’indemnité kilométrique déterminée par le barème de l’État, si le salarié se sert de son véhicule personnel.

Quels remboursements pour les grands déplacements ?

Les grands déplacements sont ceux qui empêchent le salarié de regagner son domicile à cause de l’exercice de son activité professionnelle. On considère que c’est le cas si le salarié se retrouve à plus de 50km de son domicile ou si les transports en commun ne permettent pas de parcourir la distance nécessaire en un temps inférieur à 1h30 dans une direction. Dans ce cas, les frais professionnels remboursables incluent les frais de repas et les frais d’hébergement.

Attention : si en dépit des critères ci-dessus remplis, le salarié regagne son domicile en fin de journée ou est hébergé gratuitement, les indemnités versées n’auront plus le caractère de frais professionnels et ne seront pas exonérées des cotisations sociales.

Les remboursements des frais de grands déplacements par allocations forfaitaires sont admis, et sont fractionnés entre les frais de logement et de petit déjeuner d’un côté, et les frais de repas de l’autre. Ceci permet aux entreprises de rembourser une part sur la base du réel (pour le logement et le petit déjeuner, par exemple) et l’autre sur la base du forfait.

L’allocation forfaitaire fait l’objet d’un barème publié par l’État chaque année, qui tient compte des différences de coût de logement entre départements. Le barème est dégressif et subit des abattements en fonction de la durée du déplacement.

Montants d’allocations forfaitaires pour les grands déplacements en métropole au 1er janvier 2022

Les frais des déplacements en Outre-mer

Pour les déplacements temporaires en territoire d’Outre-mer, les allocations forfaitaires sont encore divisées en indemnité d’hébergement et indemnité de repas. Celles-ci sont fixées par jour et selon la destination. Là encore, un barème de l’URSSAF s’applique, qui est soumis à un abattement applicable à l’ensemble des assiettes forfaitaires lorsque le déplacement dure plus de 3 mois, puis à nouveau lorsque le déplacement dure plus de 24 mois. Faites bien attention, comme tous les barèmes fiscaux, celui-ci est publié chaque année et peut changer, donc vérifiez que vous utilisez bien la version courante. 

Allocations forfaitaires des déplacements à l’étranger

Pour les salariés qui se rendent dans un autre pays à fins professionnelles, une indemnité particulière s’applique, et ceci en fonction du pays en question. Si le salarié est logé gratuitement, l’indemnité est réduite de 65%, et jusqu’à 35% en fonction du nombre de repas que celui-ci reçoit. Au-delà de trois mois de séjour à l’étranger, les limites d’exclusion d’assiette des allocations sont réduites de 15%, et de 30% au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.

L’employeur peut néanmoins rembourser les frais de repas en allocations forfaitaires, tout en payant le montant réel d’hébergement sur preuves présentées par le salarié. 

Frais de transport et indemnités kilométriques – comment s’y prendre ?

Bien évidemment, quel que soit le déplacement professionnel effectué, la question des frais de transport se pose immédiatement. Il est clair que tous les frais liés à l’exercice de l’activité professionnelle et encourus par le salarié, comme les frais de participation à des congrès ou formations professionnelles, doivent être remboursés par l’entreprise. Il en est de même pour les billets de train, d’avion, pour le carburant ou les frais supplémentaires de voyage qui ne font pas l’objet d’indemnités forfaitaires mais sont remboursés en frais réels.

Une exception existe lorsque les déplacements professionnels se font avec un véhicule personnel. Il y a là aussi plusieurs critères et conditions qui s’appliquent et qui peuvent être compliquées à naviguer.

Le remboursement des frais kilométriques

Le défraiement kilométrique s’applique lorsque l’entreprise doit rembourser un salarié ou collaborateur qui a effectué un trajet dans le cadre de l’exercice de son travail en utilisant son propre véhicule et à ses propres dépens.

Le défraiement est, tout comme les allocations forfaitaires, encadré par l’administration fiscale à travers d’un barème kilométrique publié chaque année.

Pour bénéficier du défraiement, il faut que le véhicule utilisé ne soit pas immatriculé au nom de la société, et que le salarié puisse pouvoir justifier ses frais de déplacement, le motif du déplacement et la distance parcourue (celle-ci doit être supérieure à 50km ou le trajet doit prendre plus de 1h30 en transports en commun). Il faut bien sûr que le véhicule personnel soit réellement utilisé à titre professionnel pour bénéficier de l’indemnité.

Attention : le défraiement kilométrique par l’entreprise n’inclut pas le remboursement de votre trajet quotidien depuis votre domicile à votre lieu de travail (sauf si vous ne pouvez prouver que vous êtes dans une situation contraignante qui vous oblige à prendre votre véhicule personnel pour votre trajet). En revanche, lors de votre déclaration d’impôts, vous pouvez demander à déduire vos frais réels de votre revenu imposable si vous n’habitez pas à plus de 40 kilomètres de votre lieu de travail.

Le calcul des indemnités kilométriques à l’aide du barème kilométrique

Un barème kilométrique est à votre disposition afin de calculer l’indemnité kilométrique qui vous revient. Le barème prend en compte la distance parcourue ainsi que la puissance fiscale de votre véhicule et intègre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances. Les frais de stationnement ou de péage doivent faire l’objet de notes de frais et être remboursés séparément.

Le barème kilométrique est publié par l’État chaque année, donc faites bien attention d’utiliser la dernière version. Sachez également qu’une majoration de 20% s’applique pour les véhicules électriques.

Barème kilométrique applicable aux voitures (en €) 2022

Un exemple de calcul d’indemnités kilométriques:

• Pour 5 000 km parcourus avec un véhicule de 4 CV, un salarié peut demander le remboursement de frais kilométriques égaux à : 5 000 km x 0,575 = 2 875 €.
• Pour 15 000 km parcourus avec un véhicule de 6 CV, un salarié peut demander le remboursement de frais kilométriques égaux à : (15 000 x 0,355) + 1 382 = 6 707 €.

Vous pouvez trouver ici le simulateur de l’administration fiscale qui pourra vous aider dans vos calculs.

Un autre barème s’applique aux véhicules à deux roues, ainsi qu’aux cyclomoteurs. Vous pouvez les trouver ici.

Le forfait mobilités durables

Le forfait mobilités durables est venu remplacer l’indemnité kilométrique vélo en 2021. Cette prise en charge par l’employeur n’est pas obligatoire, mais est exonérée d’impôts et de cotisations si elle est mise en place.

Elle est censée encourager l’utilisation de moyens de transport plus durables, et inclut les moyens de transport suivants :

• vélo personnel (dont électrique)
• covoiturage
• partage de véhicules électriques ou hybrides, location et libre service de trottinettes ou vélos
• transports publics hors abonnement

Le forfait mobilités durables est d’un montant maximum de 600 € par salarié et par an. Le salarié doit faire une attestation sur l’honneur ou un justificatif de l’utilisation d’un des moyens de transport visés par le forfait. Le montant de la prise en charge doit figurer sur la fiche de paie.

Frais kilométriques réels ou indemnité forfaitaire ?

Si vous êtes salarié, lors de votre déclaration d’impôts, vous pouvez bénéficier d’une allocation forfaitaire de 10% sur votre revenu imposable pour les frais professionnels engagés lors de vos déplacements professionnels. Si vous pensez que ces frais kilométriques s’élèvent à plus de 10% de vos revenus, il faut procéder au calcul des frais réels. Il faut soustraire à votre déclaration tous les frais qui ont été remboursés par l’entreprise au préalable. 

Comme nous l’avons déjà dit, les frais réels doivent tous être justifiables. Les frais sont calculés à l’aide du même barème, et les justificatifs doivent être gardés pendant trois ans – ils incluent les factures, reçus et notes de frais.

Comment faciliter la gestion des frais de déplacement ?

Comme vous l’avez sans doute compris, les frais de déplacement représentent des difficultés de gestion sérieuses, pour l’entreprise comme pour les salariés. Il est facile de se perdre dans la montagne de notes de frais, justificatifs, reçus et autres preuves. De plus, le remboursement lent présente un problème pour les salariés qui doivent prendre la charge des frais sur eux-mêmes, alors que le risque de fraude et d’abus est un danger pour l’entreprise.

Néanmoins, il existe une solution plus simple pour gérer les frais de déplacement, peu importe le type de frais ou la destination.

Soldo est une plateforme de gestion de frais et dépenses qui présente des solutions spécialement adaptées aux déplacements à fins professionnelles, pour les auto-entrepreneurs tout comme pour les PME et grandes entreprises.

L’automatisation des notes de frais et l’intégration de Soldo avec vos logiciels comptables facilitera la vie à votre service comptable comme à vos salariés. Les cartes prépayées Soldo sont une solution plus flexible que les cartes carburant classiques, et peuvent être utilisées en toute sécurité partout en France et à l’étranger. Vos salariés n’ont plus besoin d’avancer leur propre argent, ni à perdre des heures sur les notes de frais. Vos coûts sont réduits et vos frais de déplacement gérés plus sereinement.

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